I- Tổng quan về công ty cổ phần đầu t−và phát triển công nghệ Đông á
4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
4. 1-Tổ chức bộ máy kế toán
- Tr−ởng phòng tài vụ kiêm kế toán tr−ởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về công tác kế toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại văn phòng công tỵ
- Phó phòng tài vụ kiêm kiểm soát Tài chính : thực hiện các công việc do tr−ởng phòng giao, trực tiếp giải quyết một số công việc nh−: sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán (có sự thông qua của kế toán trởng), phân phối công việc, có thể giải quyết một số công việc khi tr- ởng phòng đi vắng trong phạm vi đ−ợc giaọ
- Nhóm vật t− : Quản lý các kho hàng, các nguồn cung ứng vật t− cho đơn vị sản xuất. + Kho hàng : Đây là bộ phận chuyên cung cấp nguồn hàng cho việc sản xuất và kinh doanh.
+ Thủ kho : Là ng−ời có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa xem số l−ợng hàng hóa trong kho nhập xuất ra saọ
- Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một ng−ời làm công tác phân tích tài chính giúp tr- −ởng phòng đ−a ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm soát viên do phó phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các nhân viên kế toán.
- Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản lý, đ−ợc chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp.
+ Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế toán ,sổ kho cho tài khoản 156.
tr−ởng phòng kế toán tr−ởng
phó phòng
nhóm vật t− nhóm phân tích nhóm kế toán
Tổ hàng hóa Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền Tổ tổng hợp
• Hình thức ghi sổ : Sổ TK 511, sổ TK 632, sổ kho, thẻ kho, sổ Tk 156.
• Quy trình ghi sổ : Hàng hóa nhập về gồm có giấy tờ giao nhận hàng hóa tổ hàng hóa sẽ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ vào sổ kho và thẻ kho, kế toán sẽ vào sổ TK 156, kế toán sẽ theo dõi giá cả nhập vào và số l−ợng hàng nhập còn thủ kho sẽ theo dõi số l−ợng hàng nhập.
+ Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả nh− phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà n−ớc...(vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...)
• Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 331, quỹ tiền mặt 111, sổ TK 112, sổ giá vốn 632, sổ Tk 113, sổ TK 333, sổTK 334, sổ TK 338.
• Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh toán khi có lệnh chi của phòng kế toán xuất ra, khi có đầy đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết cho 1 nghiệp vụ thanh toán và đ−ợc thể hiện trên sổ Tk 111, sổ TK 112, phiếu chị
+ Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu nh−: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138...)
• Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-111, sổ phải thu-131, sổ doanh thu 511, sổ TK 136, sổ TK 138.
• Quy trình ghi sổ :Tổ phải thu sẽ thực hiện các nghiệp vụ phải thu khi có hóa đơn chứng từ ch−a đ−ợc khách hàng thanh toán và sổ công nợ 131 mà phòng kế toán yêu cầụ
+ Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng nh−: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà n−ớc khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh toán... các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải trả chuyển sang.
• Hình thức ghi sổ : Sổ TK 1111, sổ TK 1112, sổ TK 112, phiếu thu, phiếu chị
• Quy trình ghi sổ : Sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi dựa trên các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán tổ phải thu, phải trả đ−a về và theo dõi tiền theo sổ TK 111, sổ TK112
+ Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định:
Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ
Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ nh−: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nh−ợng bán TSCĐ...
• Hình thức ghi sổ : Sổ TK 642, sổ TK 511, sổ TK 632, sổ TK 331, sổ TK 131, phiếu nhập, phiếu xuất, sổ cái, sổ TK 911, sổ theo dõi thuế GTGT 133, sổ TK 211.
• Quy trình ghi sổ : Tổ tổng hợp là tổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày có thể tổng hợp lại số liệu ngay khi nghiệp vụ kế toán phát sinh xong hoặc cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng…
Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng háo theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ đ−ợc chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà n−ớc.
(1) Khi tới hạn thanh toán tổ phải trả sẽ làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán.
(2) Khi tiêu thụ hàng hoá, tổ hàng hoá sẽ làm thủ tục xuất kho và tiến hành ghi nhận hàng đã xuất khọ Tổ phải thu căn cứ vào chứng từ bán hàng để theo dõi thanh toán với khách hàng.
(3) Đối với những khách hàng đã tới hạn thanh toán tổ phải thu phải tiến hành công tác thu nợ, khi khách hàng chuyển ,trả tiền hàng thì tổ tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu, phản ánh nghịêp vụ phát sinh. Trong tr−ờng hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH thì tổ tiền sẽ căn cứ vào giấy báo có để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.
4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền
Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt
Phiếu chi Biên bản kiểm kê qui
Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc
Giấy báo Nợ, giấy báo Có
Chứng từ vật t−, hàng hoá
Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật t−, hàng hoá
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng Hoá đơn GTGT
Chứng từ lao động tiền l−ơng
Hợp đồng lao động
Bảng thanh toán l−ơng
Giấy đi đ−ờng Bảng kê thanh toán Lệnh đìêu xe
Chứng từ TSCĐ
Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ
Bange kê khấy hao TSCĐ
Phiếu xuất kho tài sản (*) BB đánh giá lại TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ
(*): TSCĐ mua về đều đ−ợc nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng. Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 ) ( 4 ) ( 3 ) ( 2 )
4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng :
Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thông t− số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính h−ớng dẫn bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Nh−ng do công ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ – dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh th−ơng mại nên công ty ASIAN chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với công tác kế toán của mình. Đồng thời công ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc.
4. 4- Tổ chức sổ kế toán.
Việc hạch toán của công ty đ−ợc tiến hành theo ph−ơng pháp kê khai th−ờng xuyên.
Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nh−ng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã bỏ qua công tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản.
Các loại sổ sử dụng :
Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết :
- Thẻ khọ
- Sổ chi tiết TK đ−ợc mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với ng−ời bán, với ng−ời mua, với Ngân sách Nhà n−ớc. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vaỵ
. . .
Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ nh− sau :
(1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận đ−ợc chuyển trực tiếp cho kế toán chi tiết, kế toán kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách lập phiếu kế toán.
(2) Sau khi nhận đ−ợc các thông tin do kế toán nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ cái kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính.
4. 5- Hệ thống báo cáo kế toán :
Các Baó cáo theo qui định chung của Nhà n−ớc :
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng kê khai mức l−ơng của công ty Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế GTGT
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo l−u chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Chứng từ gốc Sổ chi tiết Tổng hợp chi tiết Sổ Cái Báo cáo (1) (2) (3)
Bảng cân đối kế toán
Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ :
Báo cáo bán hàng(số l−ợng , giá cả, chủng loại …) Báo cáo các khoản phải thu
Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải trả
Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ
Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu
II- hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t− và phát triển công nghệ đông á.
1 - Đặc điểm tổ chức các nghiệp vụ thanh toán.
Do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh th−ơng mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với ng−ời bán, với khách hàng và với Nhà n−ớc là các nghiệp vụ th−ờng xuyên diễn ra đòi hỏi có sự tổ chức công tác một cách hợp lý và có hiệu quả. Chính vì vậy số l−ợng kế toán viên làm công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn và đ−ợc chia làm hai tổ : tổ phải thu (AR) và tổ phải trả (AP). Các khách hàng đ−ợc quản lý theo vùng, theo loại hình kinh doanh. Tất cả các đối t−ợng : khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan đều đ−ợc mã hoá để ghi chép và quản lý.
2-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng−ời bán.
Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong n−ớc và n−ớc ngoài nh−ng đối với mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ và ngoại tệ chủ yếu là USD.
Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm :
• Hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng.
• Vận đơn
• Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt , séc chuyển khoản,uỷ nhiệm chi )
• Phiếu Chi
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ng−ời bán, kế toán sử dụng tài khoản : TK 331- Phải trả ng−ời bán. Tài khoản này đ−ợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 : - TK 3311 : Phải trả ng−ời bán
- TK 3312 : Đặt tr−ớc cho ng−ời bán
Các tài khoản này đ−ợc mở chi tiết cho từng ng−ời bán, cả những nhà cung cấp th−ờng xuyên và nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của công ty đều đ−ợc hạch toán qua TK 331 bao gồm cả tr−ờng hợp thanh toán ngay bằng tiền.
Công ty áp dụng tỷ giá thực tế.
VD1 : Ngày 15/04/2003 cổ phần đầu t− và phát triển công nghệ ASIAN mua hàng của Công ty TNHH tin học Tân Thái Bình .Giá trị hàng mua : 2073 USD, thuế suất VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 475VND/USD.
Thời hạn thanh toán theo thoả thuận : ngày 15/04/2003 .Thời hạn thanh toán là sau 15 ngày kể từ ngày muạ
Ngày 24/04/2003 công ty thanh toán tiền hàng cho ng−ời bán bằng tiền mặt, tỷ giá 15. 478VND/USD. Do thanh toán tr−ớc hạn nên đ−ợc h−ởng chiết khấu 1% trên tổng số tiền thanh toán.
Hoá đơn ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 3 tháng 12 năm 2003 Số 042616 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tân Thái Bình .
Địa chỉ :197 Nguyễn Chí Thanh– Hà Nội Số tài khoản Điện thoại : 7335462 MS : 0101107422
Họ tên ng−ời mua hàng :
Đơn vị : Công ty cổ phần đầu t− và phát triển công nghệ ASIAN Địa chỉ : số 250 đ−ờng Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản :
Hình thức thanh toán : MS : 0101301010
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV
tính
Số l−ợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 01 Noterbook Amada Bộ 03 15252300 45756900 CPU PIV 2.4 Ghz/ Đram 256mb/HĐ 40Gb/FĐ Monitơr 15 DFX Cộng tiền hàng 45756900
Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 2287845
Tổng cộng tiền thanh toán 48044745
Số tiền viết bằng chữ : Bốn m−ơi tám triệu không trăm bốn bốn ngàn bảy trăm bốn năm đồng
Ng−ời mua hàng Kế toán tr−ởng Thủ tr−ởng đơn vị
Cùng ngày hàng hoá đ−ợc nhập kho, kế toán vật t− lập Phiếu nhập khọ Căn cứ vào tỷ giá trong ngày là 15875VND/USD tính ra giá trị hàng nhập bằng tiền Việt Nam.
Ngày24 tháng 04năm 2003 : Căn cứ vào hoá đơn VAT, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả ng−ời bán (biểu số 1), sổ chi tiết theo dõi cả nguyên tệ và tiền VND. Tỷ giá 15. 478VND/USD. (Đơn vị VND) Nợ TK 156 :31207350 Nợ TK 133 : 315225.75 Có TK 331- 3311 : 31522575 C1442 24/04/03 Trả tiền mua hàng 111 31528686 Chiết khấu thanh toán 711 315286. Điều chỉnh tỷ giá 413 6111 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng PS 315286 Số d− cuối kỳ 4235286.
Ngày 24/04/2003 tiến hành trả tiền cho ng−ời bán. Tỷ giá : 15. 478VND/USD. Biểu Số 1 Công ty cổ phần đầu t− và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết TK : 3311 – Phải trả ng−ời bán
Tên : Công ty TNHH tin học Tuấn Thành Mã NCC : 3040041 Từ ngày 15/04/2003 đến ngày 30/04/2003 Đơn vị tính : VNĐ Số ghi nợ Số ghi có Sốhiệu CT
Ngày Diễn giải TK đối ứng Loại NT Tỷ giá NT VNĐ NT VNĐ Số d− đầu kỳ 3.920.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/04/03 Mua hàng Tuấn Thành 156 USD 1547 5 194 0 30021500 VAT 5% 133 USD 15.47 5 97 1501075 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Chiết khấu đ−ợc h−ởng 315286.86VND. Kế toán lập phiếu chi, số tiền thực chi là 31213400VND.
công ty EAST-ASIAN
phiếu chi
Ngày 24 tháng 04 năm 2003
Họ và tên ng−ời nhận tiền : Công ty TNHH tin học Hoàng Thành Địa chỉ : 24E Lý Nam Đế- Hà Nộị
Lý do chi : Trả tiền mua noterbook cho hoá. đơn Số tiền : 31213400VNĐ
Bằng chữ :Ba m−ơi mốt triệu hai trăm m−ời ba ngàn bốn trăm đồng. Kèm theo : Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập khọ
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ) : Ba m−ơi mốt triệu hai trăm m−ời ba ngàn bốn trăm đồng
Chi, ngày24 tháng 04năm 2003
Thủ tr−ởng đơn vị KTT Ng−ời lập Thủ quỹ Ng−ời nhận tiền
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả ng−ời bán (Biểu số 2). Số chênh lệch tỷ giá đ−ợc hạch toán vào TK 515 hoặc TK 635.
Nợ TK 3311 : 31522575 Nợ TK 635 : 6111 Có TK 111 : 31213400 Có TK 515 :315286
Cuối kỳ, căn cứ vào số d− đầu kỳ, tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, số d− cuối kỳ của