6. Phản ánh trị giá vật liệu thiếu hụt, mất mát:
3.1Nhận xét về công tác kế toán vật liệu ở Trung tâm chế bản-in
Trước đây, trung tâm phụ thuộc rất nhiều vào công ty, từ kế hoạch tài chính đến phương pháp hạch toán kế toán gây ra nhiều hạn chế trong công tác hạch toán cũng như quản lý. Vào thời gian đó, trung tâm không có bộ phận kế toán hoàn chỉnh mà chỉ bố trí nhân viên tập hợp chứng từ, hoá đơn, ghi sổ, theo dõi chi tiết rồi báo sổ cho kế toán của công ty, công ty có trách nhiệm hạch toán cho trung tâm.
Trong suốt hai năm qua, tuy mới tự mình làm việc nhưng phòng nhưng phòng kế toán của trung tâm đã khẳng định được mình và có trách nhiệm trong công việc trước công ty.
Trong công tác kế toán, nhất là kế toán nguyên vật liệu đã có những chuyển biến tiến bộ. Hai năm trước, kho của trung tâm hoàn toàn không có những nguyên vật liệu như giấy, mực in máy, mực in nilon, màng nilon ...mà
mỗi một chủng loại lại có nhiều cỡ, nhiều khổ, nhiều màu của nhiều hãng khác nhau. Điều đó đòi hỏi thủ kho phải nhận biết, tìm hiểu rõ và phân biệt được các chủng loại khác nhau để đảm bảo tính chính xác, tính kinh tế trong công tác nhập, xuất nguyên vật liệu. Do tính chất, đặc thù của công việc, nên Giám đốc trung tâm và bộ phận kế toán đang cần tìm cách hoàn thiện công tác kho và hạch toán nguyên vật liệu sao cho thật phù hợp, gọn nhẹ, hiệu quả.
3.1.1 Ưu điểm của công tác hạch toán vật liệu ở trung tâm chế bản - in :
Trung tâm chế bản - in có một bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng trợ giúp công tác quản lý cho giám đốc một cách hiệu quả, nhanh chóng.
Nhân viên kế toán có trình độ, năng lực, nhiệt tình, trung thực. Công ty áp dụng hình thức kế toán “ chứng từ ghi sổ”, hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, tuy nhiên do bộ máy kế toán của trung tâm lại không dùng thẻ kho để cập nhật số lượng nhập xuất hàng ngày. Vì trung tâm không có nhân viên thủ kho riêng nên kế toán nguyên vật liệu kiêm thủ kho phản ánh luôn vào “ sổ chi tiết nguyên vật liệu”, điều này làm giảm bớt một phần công việc, rút ngắn một giai đoạn công việc, các thủ tục cũng được tiến hành nhanh hơn.
Về công tác hạch toán vật liệu, ngoài việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi để tránh hao hụt, mất mát, trung tâm còn bố trí tạo điều kiện về trang thiết bị hiện đi như máy tính, máy
in, máy fax cho nhân viên kế toán. Giúp công tác hạch toán, nhất là hạch toán nguyên vật liệu có nhiều thuận lợi, chín xác, góp phần giảm bớt gánh nặng công việc sổ sách cho kế toán. Về phần kế toán, thủ kho, nhờ những thiết bị này mà nguyên vật liệu được theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kế toán được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng, giảm bớt một phần đáng kể khối lượng giấy tờ cần lưu giữ hay cần theo dõi mỗi ngày.
Về việc bảo quản nguyên vật liệu, trung tâm đã lắp máy điều hoà trong kho luôn ưu tiên sắp xếp riêng mỗi loại nguyên vật liệu vào một chỗ quy định.
Tuy mặt bằng của kho chưa được rộng rãi nhưng trong kho vẫn luôn gọn gàng, đầy đủ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, đảm bảo thuận tiện cho việc nhập xuất nguyên vật liệu nhanh chóng.
Về tình hình cung cấp nguyên vật liệu, giữa phòng tài vụ và phòng kinh doanh luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong việc thu mua vật liệu đảm bảo cho trung tâm không bị chậm công việc vì thiếu vật liệu, hay kho tàng tồn đọng nhiều làm ảnh hưởng đến vốn kinh doanh của trung tâm.
Về hình thức tổ chức kế toán, công ty đang áp dụng là hình thức kế toán tập trung đã tạo điều kiện chỉ đạo, kiểm tra nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo, tập trung thống nhất của giám đốc. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với nhân viên kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin.