- Kế toán bán hàng nội bộ Kế toán bán hàng nội bộ Kế toán bán hàng nội bộ Kế toán bán hàng nội bộ
Ch−ơng 2 Ch−ơng 2 Ch−ơng
2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của côngty XNK nông sản thực phẩm Hà Nộ
Công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội tên giao dịch là AGREXPORT Hà Nội là một doanh nghiệp nhà n−ớc có trụ sở tại số 6 Tràng Tiền. Năm 1963 ccông ty đ−ợc thành lập theo quyết định của Thủ t−ớng chính phủ mang tên Tổng công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội và do Bộ Th−ơng Mại quản lý.
Năm 1985 công ty đ−ợc chuyển sang Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp quản lý theo quyết định số 08 – HĐBT ngày 14/01/1985.
Đến năm 1995, công ty đổi tên thành công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội thuộc Bộ Nông Nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý theo quyết định số 90 – TTG ngày 17/03/1994 của thủ t−ớng chính phủ và công văn h−ớng dẫn của UBKH nhà n−ớc số 04/UBKH ngày 05/05/1994.
Kể từ ngày thành lập đến nay đã gần 40 năm, công ty đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm và cùng đi lên với phát triển của đất n−ớc.
- Từ năm 1963 – 1975: Là thời kỳ Đảng và Nhà n−ớc ta thực hiện 2 nhiệm vụ lớn là xây dựng XHCN ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng miền Nam thống nhất đất n−ớc. Ph−ơng châm chính của công ty trong giai đoạn này là đẩy mạnh xuất khẩu, tranh thủ nhập khẩụ Về xk, công ty đã thành lập nhiều trạm thu mua từ Cao Bằng-Lạng Sơn đến Nghệ An. Còn về nk, chủ yếu là hàng viện trợ từ các n−ớc XHCN nh−: lúa mì, bột mì, ngô, đậu t−ơng, thịt hộp, thực phẩm
- Từ năm 1975 – 1985: Khi đất n−ớc hoàn toàn giảI phóng, Nhà n−ớc thực hiện cơ chế tập trung bao cấp. Trong thời kỳ này công ty đ−ợc độc quyền trong lĩnh vực kinh doanh xnk hang nông sant thực phẩm với các n−ớc XHCN trên địa bàn hoạt động rất rộng từ trong n−ớc ra đến ngoàI n−ớc. Hàng xnk chủ yếu là gạo, đậu t−ơng, lạc, r−ợu, bia, chè, cà phê, l−ơng thực từ Liên Xô(cũ) , đ−ờng(Cuba) và các n−ớc Đông Âu khác.
- Từ năm 1985 – 1990: Là thời kỳ đầu của quá trình đổi mới đất n−ớc, nhiệm vụ chủ yếu của công ty là thực hiện những nghị định đã ký của n−ớc ta với các n−ớc XHCN. Các mặt hàng xk chủ yếu trong giai đoạn này là: lạc nhân, đậu t−ơng, dầu lạc, cà phê, đậu côve…Và nk chủ yếu là các mặt hàng phục vụ cho sản xuất nông nghiệp và nhu cầu tiêu dùng xã hội nh−: phân bón, thuốc trừ sâu, trù cỏ, mì chính, vải…
- Từ năm 1991 đến nay: Thời kỳ đầu của giai đoạn này công ty gặp rất nhiều khó khăn do Nhà n−ớc chuyển đổi quản lý nền kinh tế từ bao cấp sang cơ chế thị tr−ờng. Trong kinh doanh xnk, công ty đã gặp phải nhiều vấn đề phức tạp và việc cân đối tài chính vẫn do nhà n−ớc trợ giúp. Nh−ng từ năm 1994 đến nay, công ty đã phải tự hạch toán cân đối tài chính, trả khấu hao tscđ, vay vốn ngân hàng, nộp các khoản phải nộp cho ngân sách nhà n−ớc và phải chăm lo đến đời sống cán bộ công nhân viên trong công tỵ
Tính đến ngày 31/12/2000, tổng số vốn kinh doanh của công ty là 13.310.031 nghìn đồng trong đó:
- Vốn ngân sách là 9.102.784 nghìn đồng - Vốn tự bổ sung là 4.207.247 nghìn đồng
Còn số vốn huy động của công ty là 115.694.217 nghìn đồng trong đó: - Vay ngắn hạn : 21.650.470 nghìn đồng
- Vay dài hạn : 89.043.747 nghìn đồng - Huy động khác : 50.000.000 nghìn đồng.
* Công ty AGREXPORT là đơn vị kinh tế trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn có các chức năng sau:
- Tổ chức xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hằng năm về mua bán, chế biến, vận chuyển, bảo quản và xuất khẩu nông sản.
- Tổ chức thu mua nông sản và một số hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng, cùng với đó là tổ chức xuất khẩu các loại sản phẩm hàng hoá theo kế hoạch đ−ợc giaọ
- Tổ chức nhập khẩu các loại vật t− hàng hoá cần thiết phục vụ cho sản xuất nông nghiệp trong n−ớc.
- Tổ chức thực hiện tốt kế hoạch của nhà n−ớc, của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn nhu cầu của sản xuất nông nghiệp và các nghành khác trong n−ớc.
- Cùng với các cơ quan xuất khẩu trong và ngoài nghành tổ chức nghiên cứu tìm kiếm xây dựng tạo thị tr−ờng xuất nhập khẩu và nguồn hàng ổn định.
- Trên cơ sở các văn bản, quy định của nhà n−ớc, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, công ty tổ chức liên doanh liên kết với các cơ sở, đơn vị trong và ngoài n−ớc đảm bảo tự hạch toán kinh doanh, đảm bảo hoàn vốn và có lãị - Tổ chức quản lý và sử dụng hợp lý các cơ sở vật chất, kỹ thuật, ph−ơng tiện trực tiếp phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công tỵ
- Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong nghành. H−ớng dẫn các công ty xuất nhập khẩu trực thuộc thực hiện những kế hoạch, nhiệm vụ cần thiết khác. - Là doanh nghiệp đ−ợc phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng theo giấy phép kinh doanh đ−ợc cấp, bao gồm:
- Nông lâm sản và các sản phẩm chế biến. - Phân bón và thuốc trừ sâu, trừ cỏ các loạị - Các loại hạt ngũ cốc và sản phẩm của nó.
- Các hoá chất phục vụ sản xuất nông nghiệp, công nghiệp. - Thực phẩm và các nguyên liệu sản xuất thực phẩm.
- Dịch vụ xuất nhập khẩụ
- Th−ơng nghiệp bán buôn, bán lẻ, giới thiệu hàng nông sản thực phẩm vật t− nông nghiệp và hàng tiêu dùng.
- Liên doanh, liên kết, đầu t− trong kinh doanh khai thác chế biến sản xuất.
* Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty AGREXPORT:
Cơ cấu tổ chức quản trị của từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp để xây dựng đ−ợc cơ cấu tổ chức quản trị phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp thì mới hoạt động kinh doanh có hiệu quả.AGREXPORT Hà Nội, căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp với cơ chế quản trị doanh nghiệp mớị
- Có mục tiêu chiến l−ợc thống nhất.
- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhaụ - Có sự mềm dẻo về tổ chức.
- Có sự tập trung thống nhất về một đầu mốị
- Bảo đảm phát triển hiệu quả trong kinh doanh dựa vào nguyên tắc trên công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội Giám đốc. Phòng kế hoạch thị tr−ờng Phòng kế toán tài chính Phòng tổ chức hành chính Ban đề án và thanh toánnợ PXnk1 PXnk2 PXnk3 PXnk4 PXnk5 PXnk6 6 PXnk7
* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban :
Mỗi phòng có chức năng nhiệm vụ riêng phù hợp với nhiệm vụ tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể nh− sau:
- Giám đốc là ng−ời trực tiếp quản lý điều hành và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm tr−ớc pháp luật.
- Phó giám đốc giúp giám đốc quản lý đIều hành các mảng hoạt động mà ban giám đốc giao phó, đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý đIều hành các công việc khi đ−ợc uỷ quyền.
- Các phòng quản lý tổng hợp làm chức năng tham m−u cho giám đốc trong công tác quản lý nhà n−ớc, không tham gia trực tiếp xuất nhập khẩụ Cụ thể:
♦ Phòng tài chính kế toán:
Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc kiểm tra, chỉ đạo, quản lý, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của công tỵ Tiến hành hoạt động về quản lý, tính toán kế hoạch thu chi hiệu quả kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn. Kiểm tra việc bảo vệ tài sản, vật t−, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hoạt động tiêu cực vi phạm chính sách chế độ kinh tế tàI chính của nhà n−ớc trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động kinh doanh và chủ động tàI chính của công tỵ
♦ Phòng tổ chức hành chính:
Tham m−u cho giám đốc để bố trí sắp xếp bộ máy tổ chức và công tác cán bộ của công ty nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc trong các hoạt động thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế, thực hiện các chế độ chính sách về đào tạo, bồi d−ỡng cán bộ.Thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen th−ởng và kỷ luật.
Tham m−u cho giám đốc xây dựng ch−ơng trình, kế hoạch mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời chịu trách nhiệm tr−ớc giám đốc và công tác đối ngoại, chính sách thị tr−ờng, th−ơng nhân n−ớc ngoài, về công tác tuyên truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân với thị tr−ờng trong và ngoài n−ớc. Đề xuất, nghiên cứu, kiến nghị với giám đốc những vấn đề có liên quan.
♦ Các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Theo sự chỉ đạo chung của giám đốc, đ−ợc phép kinh doanh tất cả các mặt hàng trong giấy phép kinh doanh của công ty đ−ợc Uỷ ban kế hoạch thành phố cho phép va Bộ th−ơng mại cấp giấy phép, không phân biệt nhóm hàng, mặt hàng cho các phòng nghiệp vụ. Đ−ợc phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoàI n−ớc và các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở ph−ơng án đ−ợc giám đốc duyệt. Đ−ợc phép làm uỷ thác khi thấy cần thiết và hiệu quả.
♦ Ban đề án và thanh toán nợ:
Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài n−ớc tồn đọng tr−ớc đâỵ Xây dựng và đề xuất các ph−ơng án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địa ph−ơng trình để giám đốc duyệt. Đồng thời phối hợp với các phòng kinh doanh tổ chức đối chiếu, đàm phán th−ơng l−ợng với khách hàng trong n−ớc cũng nh− th−ơng nhân n−ớc ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán công nợ. Duy trì và phát triển mối quan hệ với bạn hàng. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm các thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thị Nh− vậy, công ty có cơ cấu theo kiểu trực tuyến, giám đốc là ng−ời trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty thông qua các phòng ban. Các công văn, lệnh từ giám đốc đều xuống đến các phòng ban: phòng tổ chức hành chính, phòng tài chính kế toán, phòng kế hoạch thị tr−ờng, ban đề án thanh toán nợ và các phòng xuất nhập khẩụ Việc quản lý điều hành trực tiếp này giúp ng−ời
ty để từ đó có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, nhanh chóng đảm bảo thu đ−ợc hiệu quả tốt nhất.