I/ Nâng cao hiệu quả thu thập và xử lý thông tin tạI công ty XNK lắp máy
3/ Thông tin từ các ”văn phòng đại diện ảo”
Thật ra khái niệm “văn phòng đại diện ảo” không còn xa lạ đối với các nhà kinh doanh Đài Loan, Singapore. Các nớc này họ rất hay dùng “văn phòng đại diện ảo” trong kinh doanh. Nguyên nhân chính để dùng “văn phòng đại diện ảo” là vấn đề về chi phí.
Nếu nh đặt một văn phòng đại diện ở nớc ngoài thờng rất tốn kém và khó khăn về thủ tục thì phơng thức “văn phòng đại diện ảo” đã khắc phục đợc các khó khăn trong khi vẫn đảm bảo đợc các chức năng hoạt động của một văn phòng đại diện thật.
“văn phòng đại diện ảo” chỉ cần một nhân viên và các phơng tiện liên lạc nh: máy tính nối mạng internet, telephone, fax. Theo yêu cầu của Công ty mà nhân viên sẽ tìm hiểu các thông tin cần thiết và tiến hành cung cấp lại cho Công ty.
Việc ra đời phơng thức giao dịch văn phòng đại diện ảo thực sự đã giải quyết đợc:
- Tối thiểu hoá các chi phí cho việc thu thập thông tin từ văn phòng đại diện. Theo tính toán, chi phí bỏ ra hàng tháng cho “văn phòng đại diện ảo” chỉ bằng 1/15 chi phí bỏ ra cho văn phòng đại diện thật.
- Không phức tạp cho việc quản lý. - Giảm tối thiểu các thủ tục hành chính.
Khó khăn duy nhất đối với việc xây dựng “văn phòng đại diện ảo” là phải tìm đợc cộng tác viên trung thực, có đầy đủ trình độ để hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh đợc giao.
Trong thời gian tới, Công ty XNK lắp máy nên nghiên cứu xem xét việc xây dựng kênh thông tin này vì thực sự công tác nghiên cứu thông tin nhập khẩu của Công ty còn kém. Ví dụ: Do thiếu kinh phí nên Công ty rất hạn chế cử ngời sang nghiên cứu thông tin ở nớc ngoài, do đó phần lớn các quan hệ làm ăn với nớc ngoài đều do Phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam hoặc Bộ xây dựng giới thiệu.