* Thanh toán tín dụng chứng từ hàng nhập khẩu
Đây là hoạt động đang chiếm doanh số lớn nhất và đem lại nguồn thu lớn nhất cho Chi nhánh trong hoạt động thanh toán quốc tế. Quy trình nghiệp vụ của hoạt động thanh toán này như sau :
Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ xin mở Thư tín dụng
Sau khi kí kết hợp đồng ngoại thương, căn cứ vào điều kiện của hợp đồng, nhà nhập khẩu tiến hành lập đơn yêu cầu mở L/C và gửi tới Chi nhánh NHNo & PTNT Đông Anh hồ sơ xin mở L/C.
Hồ sơ xin mở L/C gửi tới Ngân hàng bao gồm :
- Đơn yêu cầu mở Thư tín dụng (theo mẫu quy định của NHNo & PTNT Việt Nam).
- Bản sao hợp đồng ngoại thương.
- Đăng kí mã số XNK (đối với DN lần đầu giao dịch với Chi nhánh) hoặc giấy phép / hạn ngạch nhập khẩu (quota) (đối với những mặt hàng năm trong danh mục hạn chế nhập khẩu).
- Giấy cam kết sử dụng vốn vay (đối với khách hàng kí quỹ dưới 100% và vay vốn tại Chi nhánh để thanh toán khi đến hạn) hoặc giấy cam kết thanh toán (đối với khách hàng kí quỹ 100% dùng vốn tự có để thanh toán khi đến hạn).
- Hồ sơ pháp lý : quyết định thành lập, đăng kí kinh doanh của DN, quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng (đối với các DN lần đầu tiên giao dịch với Chi nhánh).
- Các thủ tục liên quan đến công tác tín dụng, thanh toán như : ủy nhiệm chi, giấy đề nghị mua ngoại tệ (trong trường hợp mua ngoại tệ kí quỹ) giấy đề nghị vay vốn, hồ sơ dự án đầu tư, tài sản đảm bảo (sử dụng trong trường hợp vay vốn).
Bước 2 : Xác định mức kí quỹ và nguồn vốn đảm bảo thanh toán
Thanh toán viên kiểm tra nội dung yêu cầu mở L/C. Trong trường hợp nội dung không rõ ràng, các điều khoản, điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẫn nhau, thanh toán viên phải có trách nhiệm hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh, bổ sung trước khi mở L/C. Thư yêu cầu mở L/C phải có đầy đủ chữ kí của chủ tài khoản và kế toán trưởng. Lưu ý khách hàng nếu có sự khác biệt giữa nội dung yêu cầu mở L/C với các điều khoản liên quan trong hợp đồng ngoại thương.
Căn cứ vào hồ sơ mở L/C, phòng thanh toán quốc tế thẩm định các điều kiện và điều khoản của thư tín dụng, đề xuất tỷ lệ kí quỹ. Sau đó phòng thanh toán quốc tế chuyển hồ sơ mở L/C và tờ trình mở L/C cho phòng Kinh doanh thẩm định nguồn vốn thanh toán và trình giám đốc phê duyệt.
Nếu L/C thanh toán bằng vốn vay của NHNo & PTNT Đông Anh : Thủ tục xét duyệt hồ sơ cho vay theo chế độ tín dụng hiện hành của NHNo (Ngân hàng không cho vay để kí quỹ).
Trong trường hợp khách hàng kí quỹ dưới 100% : trên cơ sở bảo đảm an toàn thanh toán và thu hút khách hàng trên địa bàn, Giám đốc Chi nhánh quyết định áp dụng hoặc không áp dụng biện pháp yêu cầu khách hàng kí, đóng dấu sẵn đơn xin vay, giấy nhận nợ (theo mẫu đơn xin vay và giấy nhận nợ đang áp dụng) cho phần giá trị chưa được kí quỹ của L/C.
Trường hợp khách hàng kí quỹ 100% giá trị L/C, phòng TTQT của Chi nhánh sẽ trực tiếp nhận hồ sơ của khách hàng để kiểm tra và trình Giám đốc kí duyệt.
Căn cứ nội dung thẩm định và các ý kiến đề xuất của phòng TTQT và phòng Kinh doanh, Giám đốc Chi nhánh kí duyệt hồ sơ mở L/C và kí các chứng từ kèm theo (hồ sơ cho vay bắt buộc), nếu có.
Bước 3 : Phát hành L/C
Trên cơ sở hợp đồng ngoại thương, đơn yêu cầu mở L/C của nhà nhập khẩu, thanh toán viên lập điện MT 700 trong chương trình SWIFT (NHNo & PTNT Việt Nam là Ngân hàng phát hành L/C). Trường hợp bức điện MT 700 quá dài, thanh toán viên có thể lập theo mỗi bức điện MT 700 tối đa 3 bức điện MT 701. Thanh toán viên kiểm tra các nội dung của bức điện MT 700 đảm bảo đầy đủ, chính xác, tiến hành chuyển sang người kiểm soát điện và in ra làm 03 bản : 01 bản chuyển bộ phận kế toán ngoại tệ hạch toán, 01 bản lưu hồ sơ L/C của thanh toán viên, 01 bản giao cho khách hàng như một bản L/C gốc để nhận hàng. Sau khi kiểm tra, nếu đảm bảo đúng, thanh toán viên sẽ trình Ban giám đốc Chi nhánh để quyết định cho phát hành L/C với nội dung như bức điện MT 700 đã in ra.
Khi đã có ý kiến đồng ý phê duyệt của Ban giám đốc, thanh toán viên chuyển bộ hồ sơ và điện mở L/C cho lãnh đạo phòng chuyển điện về Sở Quản lý Kinh doanh vốn và ngoại tệ - NHNo & PTNT Việt Nam qua mạng SWIFT nội bộ để phát hành ra nước ngoài cho người thụ hưởng.
Từ 01/07/2007, mọi L/C phát hành qua NHNo & PTNT Chi nhánh Đông Anh đều dẫn chiếu đến việc áp dụng bản UCP 600 ICC 2007 (nếu không có quy định khác trong L/C).
Bước 4 : Việc tu chỉnh, hủy bỏ và tra soát L/C
Việc tu chỉnh hay hủy bỏ L/C chỉ được Ngân hàng thực hiện khi có đề nghị chính thức bằng văn bản có đủ tính pháp lý của nhà nhập khẩu kèm theo văn bản thỏa thuận giữa hai bên mua bán. Bản tu chỉnh sẽ trở thành một bộ phận và không thể tách rời của L/C.
Sau khi kiểm tra đầy đủ các điều kiện của tu chỉnh hay hủy bỏ L/C, thanh toán viên nhập dữ liệu tu chỉnh vào tập tin MT 707. Quy trình thực hiện phát hành tu chỉnh hay hủy bỏ L/C được thực hiện như quy trình mở và phát hành L/C.
Trong trường hợp sửa đổi L/C làm tăng giá trị của L/C thì khách hàng phải nộp thêm tiền kí quỹ. Kế toán sẽ hạch toán nội bảng số tiền kí quỹ thêm, hạch toán ngoại bảng giá trị L/C tăng thêm.
Tất cả mọi sự điều chỉnh, sửa đổi hay hủy bỏ đều phải thông báo cho Ngân hàng thông báo hoặc Ngân hàng xác nhận nếu có. Các điều khoản không sửa đổi được quy định rõ trong bản tu chỉnh là vẫn có giá trị như cũ. Nếu không có quy định khác trong L/C thì mọi điều khoản khác của tu chỉnh đều được lập và thực hiện dựa trên cơ sở các quy tắc và thực hành thống nhất về Tín dụng chứng từ (UCP 600).
Sau khi nhận được sự xác nhận lại từ phía Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu về việc hủy bỏ L/C, NHNo & PTNT Chi nhánh Đông Anh sẽ không có trách nhiệm thanh toán với các L/C đó.
Bên cạnh đó, NHNo & PTNT Đông Anh sẽ không chấp nhận hủy L/C trong trường hợp khách hàng đã nhận hàng thông qua bảo lãnh nhận hàng của
ngân hàng hoặc có sự tranh chấp thương mại hoặc hai bên mua bán đã thỏa thuận nhưng chưa được sự chấp thuận hủy L/C của các ngân hàng liên quan.
Bước 5 : Nhận, kiểm tra chứng từ và thanh toán
Sau khi nhận được L/C và sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng của mình, nhà xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến Chi nhánh thông qua Ngân hàng phục vụ nhà xuất khẩu (Paying/ Accepting/Negotiating Bank). Chi nhánh có trách nhiệm nhận, kiểm tra và thanh toán bộ chứng từ theo quy định.
Ngay khi nhận chứng từ do bưu điện gửi đến, cán bộ thanh toán phải sổ theo dõi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ và nội dung liên quan đến chứng từ. Đồng thời thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra, xác định sự phù hợp và hoàn hảo của bộ chứng từ với các điều kiện của L/C đã phát hành trước đây.
- Nếu chứng từ không phù hợp với các quy định trong L/C và giữa nội dung của các chứng từ không phù hợp với nhau, Chi nhánh phải tập tức thông báo ngay cho Ngân hàng chuyển chứng từ bằng điện MT 799. Đồng thời Chi nhánh phải thông báo cho nhà nhập khẩu các sai sót của bộ chứng từ bằng văn bản để chờ chấp nhận thanh toán. Mọi sai sót và khiếm khuyết của chứng từ phải được thông báo đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không được phép thông báo bổ sung sai sót.
- Thực hiện thanh toán cho khách hàng trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ nếu chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến chấp nhận sai sót của nhà nhập khẩu theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ nếu là thanh toán ngay.
- Thông báo chấp nhận thanh toán trong vòng 3 ngày làm việc nếu L/C thanh toán có kỳ hạn hoặc thanh toán chậm. Đồng thời thanh toán viên
phải lập sổ theo dõi và thanh toán khi đến hạn đúng như đã chấp nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng chuyển chứng từ.
- Trường hợp nhà nhập khẩu không chấp nhận thanh toán thì phải điện báo ngay cho Ngân hàng chuyển chứng từ và nêu rõ chứng từ nằm dưới sự định đoạt của Ngân hàng chuyển chứng từ. Tất cả các điện báo từ chối chứng từ phải được thực hiện không quá 7 ngày làm việc của tất cả các Ngân hàng kể từ ngày nhận chứng từ.
- Giao chứng từ cho nhà nhập khẩu để họ đi nhận hàng sau khi họ đã hoàn tất các thủ tục thanh toán cần thiết.
- Chi nhánh trực tiếp lập điện MT 202 để thanh toán cho nhà xuất khẩu theo chỉ dẫn thanh toán.
- Đối với những L/C thanh toán chậm hoặc thanh toán có kỳ hạn, sau khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên:
+ Nếu chứng từ phù hợp với những điều khoản và điều kiện của L/C thì thanh toán viên làm thông báo cho đơn vị biết về bộ chứng từ phù hợp với các điều kiện và điều khoản của L/C và yêu cầu doanh nghiệp gửi văn bản chấp thuận hay không chấp thuận thanh toán (nếu không chấp thuận thanh toán thì phải ghi rõ lý do không chấp thuận) trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo. Thanh toán viên căn cứ công văn trả lời của doanh nghiệp, lập điện MT 799 thông báo cho ngân hàng gửi chứng từ biết.
+ Trước 03 ngày đến hạn trả hối phiếu, thanh toán viên phải gửi thư nhắc nợ tới nhà nhập khẩu và yêu cầu họ thu xếp nguồn vốn ngoại tệ để trả nợ đúng hạn và thông báo cho Phòng Kinh doanh để phối hợp đôn đốc trả nợ.
+ Trong trường hợp nhà nhập khẩu không có khả năng thanh toán vào ngày đến hạn thì phải thông báo ngay cho Phòng Kinh doanh xét duyệt để trình lên lãnh đạo xin chỉ thị xử lý.
- Trường hợp mở L/C xác nhận hoặc L/C cho phép đòi tiền bằng điện: Khi nhận được điện đòi tiền từ Ngân hàng thương lượng/chiết khấu chỉ ra rằng chứng từ được kiểm tra hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C và chứng từ đã được gửi tới Chi nhánh. Chi nhánh tiến hành kiểm tra nội dung bức điện theo đúng nội dung quy định trong L/C. Nếu thấy phù hợp, Chi nhánh tiến hành thông báo cho nhà nhập khẩu làm thủ tục thanh toán và lập điện MT 202 thanh toán cho Ngân hàng gửi điện theo chỉ dẫn trong điện đòi tiền. Trước khi giao chứng từ cho nhà nhập khẩu , thanh toán viên phải kiểm tra lại chứng từ, thông báo cho nhà nhập khẩu những sai sót của chứng từ như trường hợp trên hoặc có thể đòi hoàn tiền trong trường hợp chứng từ bị nhà nhập khẩu từ chối thanh toán.
- Sau khi thanh toán xong cho nhà xuất khẩu, Chi nhánh sẽ hết trách nhiệm ràng buộc theo L/C và tiến hành đóng hồ sơ theo dõi L/C theo quy định.
* Thanh toán tín dụng chứng từ hàng xuất khẩu
Có thể thấy hoạt động thanh toán Tín dụng chứng từ hàng xuất khẩu ở Chi nhánh đang còn nhỏ, lẻ bởi đây là địa bàn hoạt động chủ yếu là hàng thủ công mỹ nghệ, nông lâm sản của các DN ngoài quốc doanh, quy mô hoạt động nhỏ, năng lực tài chính hạn chế nên giá trị của các L/C hàng xuất khẩu còn nhỏ.
Quy trình nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ hàng xuất khẩu như sau :
Bước 1 : Nhận, thông báo, xác nhận L/C
Tất cả các L/C, sửa đổi L/C do ngân hàng nước ngoài gửi đến NHNo & PTNT Đông Anh trước khi thông báo cho khách hàng đều phải được Sở Quản lý kiểm tra, xác thực. Trường hợp Chi nhánh NHNo & PTNT Đông Anh nhận được L/C hoặc sửa đổi L/C trực tiếp từ ngân hàng khác, Chi nhánh phải gửi
bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C về Sở Quản lý để xác thực chữ ký, mẫu dấu của ngân hàng thông báo thứ nhất.
Sau đó thanh toán viên sẽ tiến hành lập văn bản thông báo L/C để thông báo cho nhà xuất khẩu trong đó nêu rõ L/C đã được xác thực hay chưa, Chi nhánh có kèm theo sự xác nhận trên L/C gốc đó hay không.
Việc xác nhận L/C chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của Tổng Giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam.
Để đảm bảo quyền lợi của Ngân hàng và nhà xuất khẩu, thanh toán viên NHNo & PTNT Chi nhánh Đông Anh trong quá trình tiếp nhận và thông báo L/C, luôn xem xét cụ thể chi tiết từng điều kiện, điều khoản trong L/C có ràng buộc trách nhiệm của mình cùng với các đơn vị xuất khẩu không, có phù hợp với lơi ích của nhà xuất khẩu hay không. Đồng thời qua đó tư vấn cho các nhà xuất khẩu những giải pháp tối ưu nhất như yêu cầu hủy bỏ hoặc sửa đổi điều khoản trong L/C nếu các điều khoản đó không đảm bảo quyền lợi cho họ.
Bước 2: Sửa đổi, hủy bỏ L/C
Khi nhận được bản sửa đổi hay hủy bỏ L/C từ Ngân hàng nước ngoài thông qua mạng SWIFT nội bộ từ Hội sở chính hoặc từ các ngân hàng khác trong nước gửi đến, Chi nhánh tiến hành xác thực bản sửa đổi, hủy bỏ L/C đó. Sau đó tiến hành lập thông báo và thông báo cho nhà xuất khẩu như trường hợp thông báo L/C gốc.
Bước 3: Nhận chứng từ do nhà xuất khẩu gửi đến và kiểm tra chứng từ Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng, nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ hàng hóa kèm một công văn uy quyền đòi tiền hộ theo L/C, L/C gốc và các tu chỉnh gốc, thông báo L/C, tu chỉnh L/C gốc gửi tới Chi nhánh NHNo & PTNT Đông Anh.
Nếu L/C, sửa đổi L/C trước đó do Ngân hàng khác thông báo mà Chi nhánh chưa xác thực thì Chi nhánh phải xác thực lại L/C thông qua Phòng Quan hệ đại lý của NHNo & PTNT Việt Nam. Đồng thời phải chắc chắn L/C còn giá trị chưa thanh toán để có thể thương lượng ở bất cứ một Ngân hàng nào (đối với L/C thanh toán và giao hàng từng phần). Giá trị thanh toán hay thương lượng tại Chi nhánh phải đúng với giá trị thanh toán của lần giao hàng cần thanh toán.
Trước khi thương lượng thanh toán và gửi chứng từ đòi tiền cần kiểm tra số lượng, loại chứng từ đối chiếu với bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong L/C, kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ đảm bảo khớp đúng với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sự thống nhất giữa các loại chứng từ.
Một bộ chứng từ hoàn hảo phải đảm bảo được các điều kiện sau: Loại, số lượng chứng từ; thời hạn xuất trình chứng từ; nội dung của chứng từ phải phù hợp với quy định của L/C. Đối với các giấy chứng nhận luôn phải có chữ ký của người lập, chứng từ phải phù hợp với nhau và số lượng kiện hàng,