II. Kiến nghị các giải pháp đối với Nhà nớc và công ty
1. Ký kết hợp đồng XNK có nội dung đầy đủ , chặt chẽ về khía cạnh pháp lý và kỹ thuật
1.1 Các biện pháp hạn chế tranh chấp trong khi ký kết hợp đồn g:
Trong điều kiện bùng nổ thông tin nh hiện nay thì trong kinh doanh ai làm chủ đợc thông tin thì ngời đó sẽ thuận lợi hơn nhiều vì thông tin là cơ sở hết sức quan trọng để đảm bảo sự thành công khi thực hiện một hợp đồng , tránh những tranh chấp không đáng có .
Trớc khi xây dựng hợp đồng ngoại thơng và tiến hành đàm phán ký kết , các nhà kinh doanh XNK cần nắm đợc những thông tin quan trọng sau :
Thông tin về hàng hoá mà mình định buôn bán :
- Khía cạnh thơng phẩm học của hàng hoá để hiểu rõ giá trị , công dụng , các tính chất lý hoá của nó .
- Yêu cầu của thị trờng đối với mặt hàng nh quy cách , phẩm chất , bao bì , nhãn mác , cách lựa chọn , phân loại ...
- Tình hình sản xuất mặt hàng nh thời vụ , khả năng cung ứng , công nghệ sản xuất để chủ động trong đàm phán giao dịch .
- Tình hình cạnh tranh trong thu mua , trong bán hàng trên các khía cạnh : sự khan hiếm hay dồi dào về nguồn cung cấp , sức bán hàng , giá cả , mẫu mã ...của các bạn hàng cùng ngành .
- Xác định tính hiệu quả của mặt hàng kinh doanh thông qua tỷ suất ngoại tệ của mặt hàng kinh doanh .
Tỷ suất ngoại tệ còn gọi là tỷ suất huy động hàng xuất khẩu . Về thực chất ,tỷ suất huy động hàng kinh doanh là chỉ tiêu đánh giá để có 1 USD bán hàng xuất khẩu thì công ty phải bỏ ra bao nhiêu chi phí tính bằng đồng Việt nam .Tỷ suất huy động hàng xuất khẩu phải nhỏ hơn tỷ giá hối đoái dự kiến ở thời điểm thanh toán thì công ty mới có lãi .
* Biện pháp thu thập thông tin về hàng hóa : - Trên các báo , tạp chí chuyên san .
- Tham gia các câu lạc bộ ngành hàng nh ở Việt nam có hiệp hội cafê , hiệp hội xuất khẩu gạo ...
- Mua thông tin từ các hãng kinh doanh thông tin có uy tín nh hiện nay ở Việt nam đã có chi nhánh của các hãng tin Reuter , DownJohn...là những hãng kinh doanh thông tin có uy tín trên thế giới .
- Theo dõi thông tin trên Internet cũng là một phơng pháp có thể tiết kiệm đợc thời gian và chi phí trong khi vẫn nắm bắt kịp thời các chi tiết bổ ích cho sự hiểu biết hàng hóa của mình kinh doanh .
Thông tin về thị trờng , giá cả hàng hóa :
- Dung lợng thị trờng nớc ngoài , tập quán và thị hiếu của ngời tiêu dùng về mặt hàng mà mình đang kinh doanh .
- Chiều hớng giá cả đang lên hay đang xuống , có những biến động gì lớn về giá cả hay không và nguyên nhân của biến động là do đâu ?.
- Khi xuất khẩu các lô hàng lớn , cần phải chú ý đến tình hình thu mua hàng trong nớc có gặp khó khăn hay cạnh tranh lớn gì không ? và giá thu mua ở mức tối đa và tối thiểu ra sao ?
Thông tin về đối tác
Để đảm bảo hợp đồng ký kết có hiệu lực về chủ thể thì khi giao dịch ký kết hợp đồng XNK các doanh nghiệp Việt Nam cần tìm hiểu kỹ đối tác về t cách pháp lý của họ .
Nếu không coi trọng việc tìm hiểu t cách chủ thể của đối tác sẽ có thể dẫn đến trờng hợp là hợp đồng đã đợc ký kết nhng lại không đảm bảo điều kiện hiệu lực vì chủ thể ký kết không đủ t cách pháp lý , khi đó các doanh nghiệp Việt Nam có thể bị thiệt hại mà không biết khiếu nại hoặc kiện ai .
Mặt khác , ngời thay mặt bên đơng sự ký kết hợp đồng phải là ngời có thẩm quyền , cho nên phải kiểm tra thẩm quyền của ngời ký kết .Nếu hợp đồng do ngời đại diện không có thẩm quyền ký kết thì sau này dễ phát sinh tranh chấp và hậu quả là hợp đồng bị coi là vô hiệu .Hơn nữa , ngời thay mặt các bên ký vào văn bản sửa đổi bổ sung hợp đồng cũng phải là ngời có thẩm quyền . Nếu không khi bên đ- ơng sự kia không thừa nhận thì văn bản sửa đổi bổ sung đó sẽ không có giá trị pháp lý do đó cán bộ kinh doanh cần nắm đợc các thông tin sau về đối tác :
- Khả năng tài chính : đối tác có uy tín trong thanh toán qua ngân hàng hay không ? Có vấn đề gì nổi cộm trong tình hình tài chính của công ty hay không ?
- Uy tín kinh doanh của công ty : công ty có nhiều đối tác trong kinh doanh hay không ? tình hình kinh doanh của công ty nh thế nào ?
- Chiến lợc kinh doanh , tiềm lực , thế mạnh ,điểm yếu của họ ra sao ? - T cách pháp lý của đối tác .
* Biện pháp tìm hiểu thông tin về đối tác :
Muốn có những thông tin chính xác về đối tác nớc ngoài thì công ty nên tham khảo ý kiến t vấn của các cơ quan dịch vụ đầu t hay cơ quan kiểm toán có uy tín .Bắt đầu từ ngày 01/09/1997 , các doanh nghiệp có thể đăng kí với Trung tâm thông tin tín dụng –Ngân hàng nhà nớc Việt nam để tìm hiểu về đối tác kinh doanh nớc ngoài .Các thông tin này do Trung tâm thông tin tín dụng phối hợp với Công ty D&B (Singapo) cung cấp .
Tóm lại trong kinh doanh , để tránh rủi ro xảy ra công ty nên chọn bạn hàng là công ty lớn , có uy tín , đã từng giao dịch nhiều năm để hạn chế bớt rủi ro và đồng thời nên giao dịch mua bán với các công ty có chi nhánh hợp pháp tại nớc mình để lợi dụng các u thế nh họ phải tôn trọng luật pháp của nớc ta , thủ tục khiếu nại
tơng đối dễ thực hiện hơn so với khi thực hiện đối với một công ty ở khá xa nớc ta .
Thông tin về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu trong nớc:
Cơ chế quản lý XNK ở Việt nam thờng xuyên thay đổi , ảnh hởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh ngoại thơng .
Do vậy công ty cần nắm những thông tin mới nhất để dự báo những khả năng thay đổi cơ chế nh thay đổi biểu thuế , bảng giá tính thuế , thay đổi về quản lý các mặt hàng ...
* Biện pháp thu thập thông tin :
- Để thu thập đợc thông tin về cơ chế quản lý XNK của Nhà nớc thì công ty cần phải tạo mối quan hệ thờng xuyên với các cơ quan của Bộ Thơng mại , Bộ Tài chính , Tổng cục hải quan , Tổng cục thuế
- Việc theo dõi thờng xuyên các thông tin trên các báo đài , các phơng tiện truyền thông ...cũng là việc cần thiết.
Những thông tin trên sẽ giúp công ty có đợc cái nhìn tổng thể về thơng vụ sắp ký kết để từ đó có đợc những cân nhắc trớc khi đặt bút ký hợp đồng .
Nắm bắt đợc những thông tin về hàng hoá và tình hình thị trờng thì công ty sẽ tránh đợc những trờng hợp phải huỷ hợp đồng khi cha nắm vững thị trờng , giá cả , cha tìm hiểu rõ đối tác nớc ngoài , cha nắm đợc quy chế XNK của nớc ta đã vội vã ký hợp đồng , sau đó vì thấy bất lợi hoặc không thể thực hiện đợc lại xin điều chỉnh hoặc sửa đổi , thậm chí xin huỷ hợp đồng dẫn đến việc bị phạt hợp đồng , nặng hơn là dẫn đến việc kiện tụng ...làm mất uy tín kinh doanh của chính mình trên thơng trờng .
Thực tiễn kinh doanh đã có không ít trờng hợp vì nhiều nguyên nhân khác nhau nên ngay sau khi ký hợp đồng phía doanh nghiệp Việt Nam đã xin huỷ hợp đồng mà không đa ra đợc những lý do có thể thuyết phục đợc khách hàng nớc ngoài .Khi đó khó tránh khỏi các tranh chấp phát sinh theo chiều hớng bất lợi cho phía Việt Nam .
Khi tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thơng thì công ty cần đảm bảo làm sao để ký đợc một hợp đồng có giá trị pháp lý thực hiện trong thực tế và trở thành cơ sở để giải quyết tranh chấp ( nếu có) xảy ra giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng thì . Để làm đợc điều này thì công ty cần phải chú trọng thoả mãn các yêu cầu sau của hợp đồng :
- Hợp đồng phải đợc xây dựng trên cơ sở pháp lý vững chắc , cụ thể là cán bộ xây dựng hợp đồng ngoại thơng phải nắm vững :
+ Luật của nớc ngời mua , nớc ngời bán
+ Các luật và các tập quán có liên quan đến hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế nh : Incoterm 2000 , Công ớc Vienne năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế ,UCP 500 ...
+ Luật Thơng mại của Việt nam ban hành năm 1997 , Nghị định số 57/1998/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Thơng mại về hoạt động XNK , gia công và đại lý mua bán hàng hoá với nớc ngoài , Quyết định số 46/2001/QĐ-TTg về quản lý xuất nhập khẩu hàng hoá thời kỳ 2001-2005 , và các thông t hớng dẫn thực hiện .
- Chủ thể của hợp đồng ngoại thơng phải hợp pháp :
Chủ thể của hợp đồng phải là thơng nhân hợp pháp có điều kiện kinh doanh XNK trực tiếp theo luật định .
Ơ Việt nam theo Nghị định số 57/1998/NĐ-CP nêu rõ : Thơng nhân là các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế đợc thành lập theo quy định của pháp luật đợc phép xuất khẩu, nhập khẩu theo ngành nghề đã đăng ký trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và những thơng nhân này có quyền ký hợp đồng mua bán với nớc ngoài. Trớc khi tiến hành hoạt động kinh doanh XNK , doanh nghiệp phải đăng kí mã số doanh nghiệp kinh doanh XNK tại Cục Hải quan tỉnh , thành phố . Theo Quyết định số 46/2001/QĐ-TTG thì đã mở rộng đối tợng mua bán của hợp đồng , các doanh nghiệp đợc phép kinh doanh những mặt hàng không có trong giấy phép kinh doanh miễn là không phải là mặt hàng cấm XNK .
Những ngời tham gia ký kết hợp đồng phải là những ngời đại diện hợp pháp cho mỗi bên : Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách về kinh doanh , ngời khác ký phải có giấy uỷ quyền hợp lệ bằng văn bản của ngời đại diện hợp pháp .
- Hình thức của hợp đồng phải hợp pháp :
Luật Thơng mại Việt nam trong mục 4 điều 81 quy định nh sau : “ Hợp đồng mua bán hàng hoá với thơng nhân nớc ngoài phải đợc lập thành văn bản .” .Điều 49 của Luật Thơng mại cũng nêu rõ “ Điện báo , telex, fax , email và các hình thức thông tin điện tử khác cũng đợc coi là hình thức văn bản .”
Cho nên tại Việt nam , mọi hình thức thoả thuận bằng lời nói đều không có giá trị pháp lý thực hiện .
- Nội dung của hợp đồng phải hợp pháp :
Tính hợp pháp của nội dung đợc thể hiện trên hai vấn đề :
+ Nội dung chủ yếu của hợp đồng phải đầy đủ , theo điều 50 Luật Thơng mại Việt nam quy định hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế phải có tối thiểu những nội dung chủ yếu sau:
- Tên hàng - Số lợng
- Quy cách phẩm chất - Giá cả
- Phơng thức thanh toán
- Địa điểm và thời hạn giao nhận hàng + Trong hợp đồng không chứa bất cứ nội dung nào trái pháp luật hiện hành của nớc ngời bán , nớc ngời mua và trái với tập quán buôn bán quốc tế.
- Hợp đồng phải đợc ký kết trên cơ sở tự nguyện của các bên tham gia mới có hiệu lực .
Việc bảo đảm cho hợp đồng XK có đủ các điều khoản chủ yếu theo quy định của pháp luật mới chỉ đảm bảo đợc tính hợp pháp của hợp đồng . Muốn có đợc hiệu quả kinh doanh cao thì nội dung của hợp đồng còn phải đảm bảo tính kỹ thuật , nghĩa là hợp đồng còn phải có cả những điều khoản khác mà pháp luật không bắt buộc phải có nhng nó trực tiếp liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên . Ngoài ra các doanh nghiệp cần có chuyên gia pháp lý để hỗ trợ cho mình trong việc đàm phán ký kết hợp đồng .
Sau khi tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng thì khâu thực hiện hợp đồng rất quan trọng , lúc này quan hệ hợp đồng không chỉ còn là quan hệ giữa hai bên đối tác trong hợp đồng nữa mà đã liên quan đến công ty vận tải , công ty bảo hiểm và ngân hàng thanh toán ( nếu hình thức thanh toán hợp đồng là L/C ) . Do vậy trong quá trình này cũng hay phát sinh tranh chấp do sự không nắm vững quy trình , nguyên tắc lập chứng từ ... gây khó khăn , tốn kém về thời gian và tiền bạc cho các bên .
Vì vậy rất cần thiết có các biện pháp nhằm hạn chế những tranh chấp có thể xuất hiện trong các mối quan hệ này .