2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Chứng từ sử dụng
Chi phí bán hàng là các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng của Công ty như:
+ Chi phí lương nhân viên bán hàng
+ Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng + Chi phí thuê cửa hàng, văn phòng đại diện.
+ Chi phí quảng cáo, tổ chức hội nghị khách hàng...
Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641” Chi phí bán hàng”
Tài khoản này có kết cấu như sau:
- Bên nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ.
- Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản 911để xác định kết quả kinh doanh.
Các chứng từ sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng bao gồm:
- Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận bán hàng.
- Các phiếu chi kèm theo các chứng từ liên quan đến việc chi cho hoạt động bán hàng.
Ngày 7/11/08 Công ty tổ chức hội nghị khách hàng tại Hải Phòng với chi phí là 11,425,500đ. Kế toán sẽ lập phiếu chi theo mẫu sau:
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tầm Nhìn Địa chỉ: A5B Giảng Võ - Ba Đình - Hà Nội
Mẫu số 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 1/11/2008 Quyển số: 5 Số:……….. Nợ:……….. Có:……….. Họ và tên người nộp tiền: Trần Vũ Thao
Địa chỉ: Phòng Kinh Doanh
Lý do nộp: Chi tổ chức hội nhị khách hàng tại Hải Phòng
Số tiền: 11.425.500 (Viết bằng chữ): Mười một triệu, bốn trăm hai mươi lăm nghìn, năm trăm đồng chẵn./.
Kèm theo: 02 chứng từ gốc
Ngày 1 tháng 11 năm 2008
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
( Ký, họ tên, đóng dấu) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Mười một triệu, bốn trăm hai mươi lăm nghìn, năm trăm đồng chẵn./.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):
+ Số tiền quy đổi: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
... (Liên gửi ra ngoài phải có dấu)
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 8 năm 2008
CÔNG TY CỔ PHẦN TẦM NHÌN
STT Họ và tên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 .... Công thời
gian Thêm giờ Nghỉ phép 1 Đặng Thanh Bình x x x x x N X x ... 22 2 0 2 Trần Thị Nhàn X x x x x N x x ... 23 1 0 3 Trần Duy Trung x x x x x N x x ... 21 1 0 4 Nguyễn Mai Quỳnh x x x x x N x x ... 21 1 0 5 ...
6 Tổng
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
SỔ CÁI
Tài khoản: 641"Chi phí bán hàng" Tháng 11/2008
ĐVT: VNĐ
NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải đối ứngSHTK Số tiền
SH NT Nợ Có
1/11/2008 Số dư đầu kỳ
Phát sinh trong kỳ
7/11/2008 PC98-2 7/11/2008 Chi tổ chức hội nghị khách hàng 111 11,425,500 9/11/2008 PC104-2 9/11/2008 Chi quảng cáo trên báo Lao động 111 2,050,000
…. …. …. ….. ….. …..
30/11/08 Trích khấu hao TSCĐ ở bộ phậnbán hàng 214 1,050,000
30/11/2008 30/11/08 Phân bổ tiền thuê cửa hàng tháng 11 142 15,000,000
30/11/08 Kết chuyển TK 641 sang TK 911 911 56,985,500
30/11/08 Cộng phát sinh 56,985,500 56,985,500
30/11/08 Số dư cuối kỳ
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
* Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các khoản chi phí liên quan đến toàn bộ hoạt động của toàn doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí sau:
+ Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương. + Chi phí văn phòng phẩm, đò dùng văn phòng. + Chi phí khấu hao TSCĐ.
+ Chi phí thuế môn bài.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, điện thoại, tiền nước...
Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 642” Chi phí quản lý doanh nghiêp” (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài khoản này có kết cấu như sau:
- Bên nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.
- Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản 911.
Các chứng từ sử dụng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghueepj bao gồm:
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán lương
- Phiếu chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp
- Các hoá đơn mua ngoài như hóa đơn tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại...
VD: Ngày 25/11 chi trả tiền điện thoại 3085695đ khi đó kê stoán lập phiếu chi theo biểu mẫu sau:
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Đơn vị: Công ty Cổ phần Tầm Nhìn Địa chỉ: A5B Giảng Võ - Ba Đình - Hà Nội
Mẫu số 01 - TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 1/11/2008 Quyển số: 5 Số:……….. Nợ:……….. Có:……….. Họ và tên người nộp tiền: Hoàng Thị Mai
Địa chỉ: Bưu điện quận Hoàn Kiếm
Lý do nộp: Chi trả tiền điện thoại tháng 11/2008
Số tiền: 3.085.695 (Viết bằng chữ): Ba triệu, không trăm tám mươi năm nghìn, sáu trăm chín mươi năm đồng chẵn./.
Kèm theo: 02 chứng từ gốc
Ngày 25 tháng 11 năm 2008
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
( Ký, họ tên, đóng dấu) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
( Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu, không trăm tám mươi năm nghìn, sáu trăm chín mươi năm đồng chẵn./.
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):
+ Số tiền quy đổi:
... (Liên gửi ra ngoài phải có dấu)
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
SỔ CÁI
Tài khoản: 642"Chi phí quản lý doanh nghiệp" Tháng 11/2008 ĐVT: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải SHTK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 11/01/08 Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
11/03/08 PC85-2 11/03/08 Chi mua văn phòng phẩm 111 1,786,500 11/03/08 PC86-2 11/03/08 Chi trả tiền thuế môn bài tháng 11 111 265,000
11/10/08 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 2,075,000
…. …. …. ….. ….. …..
25/11/08 PC 104-2 25/11/08 Chi trả tiền điện thoại tháng 11 111 3,085,695 25/11/08 PC 105-2 25/11/08 Lương phải trả cho CNV 334 70,653,550
…. …. …. ….. ….. …..
30/11/08 Kết chuyển TK 642 sang TK 911 911 97,650,855
30/11/08 Cộng phát sinh 97,650,855 97,650,855
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẦM NHÌN
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương pháp hoàn thiện
3.1.1. Ưu điểm
Sau khi nước ta gia nhập WTO, đặc biệt là khi chúng ta phải tháo dỡ hàng rào thuế quan, nền kinh tế sẽ có rất nhiều biến đổi mạnh mẽ, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn, các đối thủ cạnh tranh có tiềm lực kinh tế lớn vào Việt Nam ngày càng nhiều. Đây là những nhân tố tác động lớn đến hoạt động Kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Cổ phần Tầm Nhìn nói riêng.
Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường. Ban lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn. Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế, Công ty đã hiểu được “Bán hàng là sức sống”, cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của Công ty đã quan tâm thích đáng tới công tác hạch toán kế toán.
Nền kinh tế luôn vận động và phát triển mạnh mẽ. Do đó, Ban lãnh đạo Công ty phải có sự năng động, sáng tạo, đồng thời cần nắm rõ vấn đề thu chi tài chính. Đặc biệt là công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ. Với tầm nhìn như vậy, Ban giám đốc Công ty Cổ phần Tầm Nhìn đã lãnh đạo Công ty gặt hái được rất nhiều thành công, đưa công ty trở thành một
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Hơn nữa, để có thể tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp thương mại nói riêng và các doanh nghiệp nói chung phải tìm cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường. Đối với doanh nghiệp thương mại giải quyết đầu ra cho sản phẩm là một trong những yếu tố rất quan trọng.
Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt công tác bán hàng, có doanh nghiệp chỉ quan tâm tới lợi nhuận mà quên mất việc tìm hiểu nhu cầu thị trường lại có doanh nghiệp chú trọng khuyếch trương sản phẩm mà không tính đến mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận dẫn đến nhiều sai lầm trong kinh doanh. Nhưng với bộ máy quản lý linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh Công ty Cổ phần Tầm Nhìn đã đạt được những thành tựu lớn và ngày một khẳng định được vị trí của mình trên thị trường.
Cùng với sự phát triển của Công ty, trình độ quản lý của Công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hoá, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành hàng hóa tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ.
Với hàng hoá Công ty có một hệ thống kho, được xây dựng kiên cố, chắc chắn để đảm bảo hàng hóa tránh khỏi tác động của thiên nhiên như ẩm, chống mất mát, chống bụi bẩn. Hệ thống kho được bố trí một cách khoa học, hợp lý theo từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hoá tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý kiểm tra số lượng hàng hoá nhập, xuất, tồn của từng chủng loại hàng hoá. Ngoài ra các cửa hàng cũng có kho hàng hoá của riêng mình.
Công ty đã đặc biệt coi trọng tới khâu bán hàng. Phòng kinh doanh cùng với các tổ công tác đã được mở rộng để tìm kiếm thị trường, khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hóa bán ra. Cùng với phòng kinh doanh là
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
các nhân viên tiếp thị tại cửa hàng ngày ngày tìm kiếm mở rộng thị trường phục vụ cho người tiêu dùng.
Góp phần quan trọng trong sự thành công của Công ty không thể không nói đến những đóng góp của bộ máy quản lý, bộ máy kế toán trong công ty.
* Bộ máy quản lý:
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu phân cấp chức năng, việc tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình này giúp phát huy hết khả năng, năng lực của từng cán bộ quản lý. Đồng thời giúp ban giám đốc dễ dàng quản lý nắm bắt tâm lý của cán bộ từ đó có thể có hình thức động viên, khách lệ kịp thời.
Khi cơ chế thị trường thay đổi, khi có sự hội nhập WTO cũng là lúc Công ty gặp nhiều khó khăn về vốn, thị trường tiêu thụ nhưng với sự khoa học về cung cách quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh đa dạng hóa các mặt hàng, tìm kiếm bạn hàng mới... đã đem lại cho công ty một kết quả đáng mừng. Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, dần lớn mạnh, đóng góp nghĩa vụ với nhà nước ngày càng nhiều, góp phần phát triển kinh tế nước nhà.
* Về chuyên môn nghiệp vụ:
Nhận thức được chiều sâu của sự phát triển là yếu tố con người, Ban giám đốc cũng khá chú trọng đến việc đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, tạo điều kiện cho nhân viên đi học nâng cao, ngoài ra Ban giám đốc còn mời các chuyên gia về những lĩnh vực liên quan đến công ty để nói chuyện chuyên đề giúp cho cán bộ công nhân viên được học hỏi nhiều hơn, từ đó nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chính của Công ty và là bộ phận quan trọng quyết định sự thành bại trong kinh doanh. Vì vậy, Công ty sớm nhận ra vai trò của bộ máy kế toán trong việc giám sát, quản lý hoạt động kinh doanh:
+) Kế toán đề ra các phương án kinh doanh, xác định nhu cầu sử dụng vốn để từ đó hoạch định ra chương trình vay vốn, đầu tư vốn và kêu gọi các nhà đầu tư nếu cần thiết và có kế hoạch cụ thể cho các chương trình chiến lược kinh doanh.
+) Kế toán thường xuyên kiểm tra các chi phí phát sinh, phát hiện những nghiệp vụ bất thường cần điều chỉnh lại, đôn đốc thu tiền và cho biết nguồn tài chính hiện tại của Công ty, phản ánh lên sổ sách kế toán và là nơi lưu giữ những thông tin tài chính quan trọng.
+) Khách hàng và đối tác của Công ty rất nhiều và là các đối tượng khác nhau. Vì vậy việc lập báo cáo tài chính một cách khoa học và chặt chẽ rất quan trọng. Với đội ngũ kế toán giỏi, tinh thông nghiệp vụ đặc biệt là kế toán trưởng có trình độ cao, am hiểu nhiều lĩnh vực đã cho ra những bản Báo Cáo Tài Chính phù hợp với mọi đối tượng.
- Phòng kế toán hiện đang có 1 Kế toán trưởng và 4 nhân viên kế toán. Tất cả đều đã tốt nghiệp Cao đẳng, đại học do đó có trình độ, nghiệp vụ vững vàng, có thể giải quyết tốt các công việc trong phòng.
- Việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung từ trên xuống tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công công việc và phối hợp thực hiện công việc, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trưởng trong chỉ đạo nghiệp vụ chung và phối hợp với sự chỉ đạo của ban Giám đốc đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh trong công ty.
* Về hình thức sổ sách kế toán công ty đang sử dụng.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống TK kế toán.Việc lựa chọn hình thức ghi sổ nào cho phù hợp với từng đơn vị
Khoa Kế toán - ĐH Kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
phải tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty mở một hệ thống sổ sách hợp lý, hoàn chỉnh, gọn nhẹ, có độ tin cậy cao. Đặc biệt việc mở sổ tổng hợp tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được khách quan, nhanh chóng, thuận lợi trong việc phân tích hoạt động kinh tế.
Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung trong hạch toán, đây là hình thức sổ được áp dụng rất phổ biến trong các donh nghiệp hiện nay vì hình thứuc sổ này rất dễ làm, dễ kiểm tra, phù hợp với mọi qui mô, mọi trình độ quản lý, mọi trình độ kế toán và đặc biệt thuận lợi trong sử dụng kế toán bằng máy vi tính.
* Hệ thống chứng từ công ty đang áp dung.
Hệ thống chứng từ hiện nay đang được áp dụng tại công ty theo đúng qui định của bộ tài chính. Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số 15/2006 của Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ đều đúng biểu mẫu qui định phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, không có chứng từ nào mang tính đặc thù riêng.
Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu