1.3.1. Kế toán tập hợp chi phí vận tải
Tập hợp chi phí vận tải là phương pháp hay hệ thống các phương pháp dùng để tập hợp chi phí vận tải phát sinh trong phạm vi, giới hạn của đối tượng tập hợp chi phí đã chon. Nhiệm vụ của kế toán tập hợp chi phí là kế
toán phải phản ánh một cách kịp thời đầy đủ và chính xác các khoản chi phí thực tế phát sinh đối với tường hoạt động vận tải làm cơ sở cho việc tính giá thành của từng dịch vụ vận tải.
Cụ thể:
Căn cứ vào đặc điểm và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, trình độ quản lý và đặc điểm của từng hoạt động vận tải mà xác định đối tượng tập hợp chi phí cho thích hợp.
Trên cơ sở đối tượng tập hợp chi phí dược xác định, tiến hành tổ chức các tài khoản, sổ chi tiết phù hợp với đối tượng đã xác định. Tổ chức từ việc ghi chép ban đầu đến việc tập hợp và phân bổ từng loại chi phí phát sinh phải theo đúng đối tượng đã kinh doanh bằng phương pháp thích hợp đối với mỗi loại chi phí tập hợp trong kỳ theo các khoản mục chi phí.
Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kỳ tiến hành phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp và các dự toán chi phí đối với chi phí quản lý. Từ đó đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí một cách kịp thời nhằm phục vụ tốt yêu cầu hạch toán kinh tế nội bộ và hạch toán kinh tế toàn xã hội.
Trong các công ty vận tải biển hiện nay việc tập hợp chi phí vận tải được hạch toán theo các khoản mục chung của ngành vận tải. Hàng ngày, khi phát sinh các chi phí liên quan đến hoạt động vận tải, căn cứ vào công dụng của chi phí xem thuộc khoản nào kế toán tiến hành tập hợp theo đúng khoản mục đó. Tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất từng loại chi phí và mối quan hệ của nó đến đối tượng tập hợp chi phí vận tải mà có phương pháp tập hợp chi phí cho thích hợp.
Nội dung chủ yếu của phương pháp tập hợp chi phí vận tải là căn cứ vào đối tượng tập hợp chi phí đã xác định để mở các sổ hoặc thẻ chi tiết để phản
ánh các khoản chi phí vận tải phát sinh đã được phân loại , tổng hợp theo từng đối tượng cụ thể. Hiện nay trong các công ty vận tải biển thường tập hợp chi phí theo các phương pháp sau:
+ Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp
+ Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung
Phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp
Chi phí trực tiếp là những khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến đối tượng tập hợp chi phí và có thể hạch toán trực tiếp cho từng đối tượng. Các khoản chi phí trực tiếp như tiền lương, bảo hiểm xã hội, nguyên nhiên vật liệu…Hàng ngày, khi các khoản chi phí trực tiếp phát sinh liên quan trực tiếp đến đối tượng nào kế toán phải căn cứ vào chứng từ minh họa cụ thể từng khoản chi phí để hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó trên các tài khoản kế toán hoặc sổ chi tiết.
Phương pháp này đảm bảo cho việc tập hợp chi phí vận tải theo đúng đối tượng tập hợp chi phí ở mức độ chính xác cao
Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là những chi phí liên quan đến nhiều đối tượng, phải tổng hợp để phân bổ cho các đối tượng theo tiêu chuẩn hợp lý. Chi phí sản xuất chung không đơn thuần là chi phí quản lý, phục vụ mà đó còn là những chi phí cấu thành nên giá thành dịch vụ. theo phương pháp này, hàng ngày khi nhận được các chứng từ về cá khoản chi phí phát sinh liên quan tới nhiều đối tượng chịu chi phí, kế toán phải tập hợp số liệu vào sổ kế toán chi phí chung, cuối tháng phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí theo các tiêu chuẩn thích hợp. Việc lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ tương đối quan trọng phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Có mối tương quan tỷ lệ thuận đến các chi phí cần phân bổ + Phải đảm bảo tính chính xác
Trình tự tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung như sau:
Bước 1: Tập hợp các chi phí liên quan đến nhiều đối tượng
Căn cứ vào các chứng từ phát sinh chi phí, kế toán ghi vào sổ chi tiết chi phí chung. Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết chi phí chung theo tổng sổ và phân tích theo từng nội dung chi phí.
Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ hợp lý và phân bổ theo từng nội dung chi phí.
Trên cơ sở dựa vào đặc điểm cụ thể về tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ, tổ chức quản lý và tính chất của sản phẩm để lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ thích hợp. Tiêu chuẩn phân bổ hợp lý đối với dịch vụ vận tải thường là tổng chi phí trực tiếp bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp hoặc phân bổ theo tiêu chuẩn doanh thu vận tải.
Tính toán, phân bổ chi phí chung theo công thức: Chi phí chung phân bổ
cho từng đối tượng =
Tổng chi phí cần phân bổ
x Tiêu chuẩn phân bổ cho từng đối tượng Tổng tiêu chuẩn phân bổ
Trong công ty vận tải biển hiện nay các chi phí vận tải gồm các khoản mục sau + Tiền lương, tiền công lái tàu, phụ tàu
+ Nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế + Khấu hao cơ bản TSCĐ
+ Chi phí sũa chữa lớn, sữa chữa thường xuyên
+ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Chi phí khác như: Đại lý phí, cảng phí, bến bãi, bảo hiểm tàu, hoa hồng môi giới, lãi vay dài hạn, chi phí hai đầu bến.
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí nhân công trực tiếp
1.3.1.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ
Trong giá thành dịch vụ vận tải, nhiên liệu là khoản chi phí trực tiếp chiếm tỷ trọng cao nhất. Chi phí nhiên liệu cao hay thấp phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác nhau như loại phương tiện vận tải, mức độ mới hay cũ, trình độ lái tàu, tình hình thực tế để định mức nhiên liệu tiêu hao cho từng loại tàu.
Để tập hợp chi phí nhiên vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tài khoản này được sử dụng để tập hợp các khoản chi phí về nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất sản phẩm lao vụ. Tài khoản này mở chi tiết cho từng đối tượng hạch toán chi phí hoặc đối tượng tính giá thành ( nếu được )
Kết cấu tài khoản 621 như sau:
Nợ 621 Có
- Tập hợp chi phí nguyên - Trị giá NVL sử dụng vật liệu thực tế phát sinh không hết nhập lại kho
- Kết chuyển chi phí NVL trực Tiếp vào TK tính giá thành X
Chi phí nhiên vật liệu trực tiếp trong vận tải biển thường được hạch toán chi tiết theo từng đầu tàu, đội tàu nhằm kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện định mức tiêu hao nhiên liệu của từng tàu, đội tàu.
Sơ đồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Để hạch toán nghiệp vụ tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( Ghi Nợ TK 621 ), kế toán căn cứ váo các chứng từ như: phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng với nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất, hóa đơn bán hàng và các biên bản bàn giao, bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm cho các nghiệp vụ mua dùng ngay và hàng mua đang đi đường về dùng ngay, bảng báo cáo sản phẩm và bảng tính giá thành nguyên vật liệu tự chế, biên bản bàn giao sản phẩm cho nghiệp vụ sử dụng ngay sản phẩm của doanh nghiệp làm nguyên vật liệu…
Cuối kỳ căn cứ vào phiếu nhập kho cho các phế liệu, nguyên vật liệu thừa hạch toán giảm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong tháng. Đồng thời kế toán xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong tháng và kết chuyển vào tài khoản chi phí sản xuất dở dang
Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên:
TK152 TK621 TK152 Xuất kho dùng sản xuất NVL hoàn nhập
TK111,112,311
Mua đưa vào sản xuất
TK 154
TK154 Cuối kỳ kết chuyển
NVL tự chế đưa vào sử dụng
+ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ thường được áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ kinh doanh thuần túy chỉ xác định một đối tượng tập hợp chi phí vì giá trị nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng vào sản xuất ( Ghi Nợ TK 621 ) không căn cứ vào các chứng từ cụ thể cho tùng lấn sử dụng mà được ghi một lần vào cuối kỳ và xác định theo công thức sau:
Giá trị NVL xuất cho sản xuất = Giá trị NVL tồn đầu kỳ +
Giá trị NVL tăng trong kỳ ( mua, nhập kho hàng đang đi đường )
-
Giá trị NVL tồn
Trong đó giá trị nguyên vật liệu tồn cuối kỳ được lấy từ các biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng hàng tồn kho: được xác định thông qua công tác kiểm kê thực tế
Đơn giá hàng tồn kho do kế toán tính theo các phương pháp doanh nghiệp đang áp dụng
Giá tri hàng tồn kho = Số lượng tồn kho x Đơn giá của hàng tồn kho
Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi phí NVL trực tiếp theo phương pháp kiểm kê định kỳ
TK152 TK 611 TK621
TK631
Giá trị NVL tồn Giá trị NVL xuất Kết chuyển
đầu kỳ cho sản xuất CP NVL
trực tiếp TK111,112,331 Giá trị NVL TK152 tăng trong kỳ Giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 152
1.3.1.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí nhân công trực tiếp trong dịch vụ vận tải biển bao gồm tiền lương, khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của lái tàu, phụ tàu trực tiếp tạo nên dịch vụ.
Để tập hợp chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
Tài khoản 622 được sử dụng để tập hợp tất cả các khoản chi phí liên quan đến bộ phận lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm lao vụ ( tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương ). Tài khoản này mở chi tiết cho từng đối tượng hạch toán chi phí hoặc đối tượng tính giá thành ( nếu được ).
Kết cấu TK 622:
Nợ 622 Có
- Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp - Kết chuyển chi phí nhân công trực thực tế phát sinh tiếp vào tài khoản tính giá thành X
Sơ đồ kế toán chi phí nhân công trực tiếp.
Để ghi tăng chi phí nhân công trực tiếp trong kỳ, kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Bảng thanh toán lương và các khoản phụ cấp theo lương, bảng thanh toán tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ, bảng phân bổ bảo hiểm xã hội…
Cuối kỳ kế toán xác định chi phí nhân công trực tiếp và kết chuyển vào tài khoản tính giá thành. Có thể khái quát quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:
TK 334 TK632 TK154 (631) Lương và phụ cấp phải Cuối kỳ kết chuyển
trả CNTT sản xuất phần chi phí được đưa vào giá thành
TK 335
Trích trước lương nghỉ phép
TK632 Phần chi phí được quyết
TK338 định đưa vào giá vốn
Các khoản trích theo lương
1.3.1.3. Hạch toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung được tập hợp vào tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đây là những khoản chi phí chung phát sinh ở các tổ dịch vụ, các bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí. Bao gồm:
+ TK 6271 – Chi phí nhân viên phân xưởng + TK 6272 - Chi phí vật liệu
+ TK 6274 – Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6275 – Chi phí sữa chữa TSCĐ
TK 62751 – Sữa chữa lớn
TK 62752 – Chi phí sữa chữa thường xuyên + TK 6276 – Chi phí bảo hiểm
+ TK 6277 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 62771 – Điện nước
TK 62772 – Chi phí thông tin TK 62773 – Chi phí thuê tài sản TK 62774 – Cảng phí
TK 62775 – Bốc xếp TK 62778 – Dịch vụ khác + TK 6278 – Chi phí bằng tiền khác Sơ đồ kế toán chi phí sản xuất chung
Để tập hợp chi phí vật liệu và dụng cụ sản xuất, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, biên bản bàn giao công cụ dụng cụ….
Để hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định, căn cứ vào bảng tính và phaan bổ khấu hao tài sản cố định
Các chi phí cho dịch vụ hay chi bằng tiền được ghi nhận dựa vào hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ, phiếu chi tiền mặt, bảng phân bổ chi phí cần phân bổ như chi phí bảo hiểm, chi phí sửa chữa….
Cuối kỳ kế toán xác định chi phí sản xuất chung trong kỳ và kết chuyển vào tài khoản xác định giá thành sau khi loại trừ các khoản ghi giảm chi phí.
Sơ dồ 1.4: Hạch toán chi phí sản xuất chung
TK 334,338 TK 627 TK 154
Chi phí nhân viên CP SXC phân bổ vào chi phí chế biến trong
TK 152 kỳ cho các đối tượng Chi phí vật liệu TK 153(142,242) TK 632 Chi phí CCDC CP SXC không được phân bổ trong kỳ TK214 Chi phí KHTSCĐ TK 111,112 Chi phí khác bằng tiền TK 111,112
Các khoản thu hồi ghi giảm chi phí
TK 331,335
Chi phí dịch vụ mua ngoài
X Trong đó:
Chi phí công cụ dụng cụ có thể đưa ngay một lần vào chi phí sản xuất chung trong kỳ, cũng có thể được phân bổ cho nhiều kỳ sử dụng nếu chi phí công cụ dụng cụ có giá triij lớn và có ảnh hưởng nhiều đến giá thành. Tương tự với các khoản chi phí sản xuất chung khác có giá trị lớn và doanh nghiệp quyết định phân bổ cho nhiều kỳ, kế toán sẽ sử dụng tài khoản trung gian 142 – chi phí trả trước ngắn hạn và 242 – chi phí trả trước dài hạn.
Một số doanh nghiệp có thể tiến hành trích trước các chi phí lớn và phải chi trong tương lai như chi phí sữa chữa, chi phí dự phòng ngừng hoạt động….kế toán sủ dụng tài khoản 335 – chi phí trích trước
1.3.2. Kế toán tính giá thành dịch vụ trong các công ty vận tải
Giá thành vận tải là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp, phản ánh chất lượng công tác quản lý của doanh nghiệp vận tải. Thông qua chỉ tiêu giá thành có thể xác định được hiệu quả của việc sủ dụng nhân , tài , vật lực trong doanh nghiệp cũng như đánh giá một cách có cơ sở các biện pháp tổ chức quản lý, kỹ thuật mà doanh nghiệp đã thực hiện trong quá trình hoàn thành dịch vụ vận tải.
Trong các doanh nghiệp vận tải biển, giá thành vận tải được tính cho những sản phẩm lao vụ dịch vụ đã hoàn thành của từng tàu, từng đoàn tàu. Kỳ tính giá thành thường là 3-6 tháng, có trường hợp đặc biệt (đối với tàu biển đi