Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở trên môi trường Windows trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Các đối tượng chính trong cơ sở dữ liệu Access là bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, các macro và module.
1.Bảng (Table)
Là nơi chứa dữ liệu của một đối tượng nào đó như sản phẩm và nhà cung cấp. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định. Bảng tổ chức thành các cột (các trường) và các hàng (các bản ghi). Mỗi trường trong bảng chứa các thông tin khác nhau chẳng hạn như bảng “biên bản” chứa thông tin về khách hàn như : “họ tên”, “địa chỉ”, “số điện thoại”. Mỗi bảng chứa thông tin đầy đủ, chi tiết về một sản phẩm. Thông thường một trường thường liên quan đến hai bảng đó người ta có thể lấy dữ liệu giữa hai bảng này để view, sửa, xóa. Khi tạo bảng thường có một hoặc nhiều trường được chọn là khóa chính để xác định duy nhất một bản ghi. Điều này giúp :
- Tự động tạo chỉ mục (Index) trên khóa nhằm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác
- Khi nhập dữ liệu sẽ kiểm tra sự trùng lặp trên khóa chính - Dùng khóa chính để tạo sự liên kết
- Để hiện cửa sổ nhập liệu, ta chọn chứa năng Datasheet View - Để hiện cửa sổ thiết kế, ta chọn chứa năng Design View
Quản lý điểm học sinh THPT Trường Đại học Bách Khoa HN 2. Truy vấn (Query)
Là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp tìm kiếm dữ liệu. Trong Access có thể tạo các truy vấn bằng phương pháp viết lệnh SQL. Loại thông dụng nhất là Select query (Truy vấn chọn) với các khả năng:
- Chọn bảng, query khác làm nguồn dữ liệu - Chọn các trường hiển thị
- Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn
- Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn - Đưa vào các trường dùng để sắp xếp
Khi muốn thay đổi định ngiã của một truy vấn ở chế độ Design, muốn nhập dữ liệu ta mở truy vấn ở chế độ Datasheet.
3. Mẫu biểu
Là công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện, cập nhật dữ liệu cho các bảng và tổ chứa giao diện chương trình, mẫu biểu gồm các ô điều khiển thuộc các thể loại, công cụ khác nhau.
Nguồn dữ liệu của mẫu biểu là bảng hoặc một truy vấn. Khi nguồn dữ liệu, mẫu biểu dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn. Mẫu biểu không có nguồn dữ liệu (Unbound) thường được dùng để tổ chức giao diện chương trình. Cũng có thể thiết kế một kiểu mẫu để chạy một Macro hay một Module để đáp ứng một sự kiện nào đó.
Quản lý điểm học sinh THPT Trường Đại học Bách Khoa HN
+ Header để chứa các tiêu đề
+ Footer dùng chứa các nút lệnh thao tác trên bản ghi hoặc các dòng tổng cộng
- Đầu và cuối trang (Page header/ Footer): Là ít quan trọng nhất vì nó chỉ liên quan đến hình ảnh của Form khi in ra giấy. Đó là tiêu đề đầu và cuối mỗi trang được dùng để xác định hoặc ngắt bằng dấu hiệu ngắt ngang.
- Thân (Detail): Phần quan trọng nhất của Form. Với những Form có dữ liệu, đây chính là phần lặp lại mỗi bản ghi. Do vậy muốn dữ liệu được hiển thị như những phiếu nhập dữ liệu, dàn dọc các điều khiển trong phần Detail. Muốn dữ liệu được hiển thị dưới dạng bảng, dàn ngang các điều khiển trong phần Detail.
Riêng với Form dạng Datasheet chỉ cần kéo đủ các điều khiển vào Detail không cần quan tâm đến vị trí.
4. Báo biểu (Report)
Là đối tượng được thiết kế để quy định cách tính toán, in và tổng hợp các dữ liệu đã được chọn. Báo biểu dùng để:
- Thể hiện thông tin chính của bảng/ truy vấn - In dữ liệu dưới dạng bảng biểu
- Sắp xếp dữ liệu trước khi in
- Sắp xếp các phân nhóm dữ liệu. Thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng hợp trên các nhóm. So sánh, đối chiếu dữ liệu tổng hợp của các nhóm với nhau.
Để thiết kế hay thay đổi cấu trúc của một báo biểu ta mở màn hình ở chế độ Design, còn để xem hình ảnh với kích thước và dữ liệu thật của nó ta mở màn hình ở chế độ Print Preview.
Quản lý điểm học sinh THPT Trường Đại học Bách Khoa HN
- Detail: Lặp lại theo từng bộ phận
- Page Header/ Footer: Lặp lại mỗi trang một lần, phần này thường chứa số trang, ngày, tháng lập báo biểu.
- Report Header/ Footer: Mỗi báo biểu lặp lại một lần. Phần này chứa các tiêu đề chung của một báo cáo và các dòng tổng cộng
Ngoài ra các báo cáo có phân nhóm còn chứa Group Header/ Footer dùng làm tiêu đề và các dòng tổng cộng cho từng nhóm trong báo cáo.
5. Lệnh vĩ mô (Macro)
Là một đoạn chương trình, gồm một dãy các hành động hóa các thao tác và tổ chức giao diện chương trình.
Macro là hình thức lập trình đơn giản, nó làm cho các đối tượng chủ yếu trong Access gắn kết với nhau, tuy nhiên lập trình bằng Macro không được linh hoạt lắm.
Macro thường được gắn với các nút lệnh hoặc dùng để tạo menu chính trong chương trình. Macro cũng được đưa vào các sự kiện gắn với các đối tượng cơ sở dữ liệu như Form, Report.
Cấu trúc một hành động gồm: Tên hành động (Action) và các tham số. Khi Macro được kích hoạt bằng thao tác thì xử lý các dữ liệu trong báo cáo và mẫu biểu sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.
Quản lý điểm học sinh THPT Trường Đại học Bách Khoa HN
CHƯƠNG IV:
THIẾT KẾ HỆ THIẾT KẾ QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC