- Nếu số tiền bồi thờng vợt quá phân cấp, phải thông báo và xin ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty trớc khi giải quyết bồi thờng.
2. Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở Công ty Bảo Minh Hà Nội.
2.1. Công tác khai thác bảo hiểm.
Công tác khai thác là một khâu rất quan trọng trong các doanh nghiệp, các công ty, khai thác đợc coi nh là đầu vào cho hoạt động sản xuất tạo ra lợi thế thơng mại cuối cùng cho doanh nghiệp, nó quyết định đến sự sống còn của công ty. Doanh nghiệp bảo hiểm kinh doanh dịch vụ tài chính không có hoạt động sản xuất cho nên họ chủ yếu tập trung vào khai thác thị trờng. Nếu công ty khai thác tốt tức là bán đ- ợc nhiều hợp đồng bảo hiểm, mang lại doanh thu lớn sẽ là cơ sở để tăng lợi nhuận,
chiếm lĩnh thị phần, nâng cao vị thế của mình trên thị trờng bảo hiểm. Chính vì tính chất quan trọng của khâu khai thác mà hầu hết các công ty bảo hiểm phải lập ra các chiến lợc khai thác. Công việc khai thác càng trở nên khó khăn hơn trong điều kiện thị trờng cạnh tranh ngày càng gay gắt, trớc tình hình đó đòi hỏi các công ty phải tổ chức tốt khâu khai thác. Đối với Bảo Minh mục tiêu và cũng là thớc đo hiệu quả của khâu khai thác là xây dựng và phát triển một thị trờng bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu ổn định lâu dài và tăng trởng cao, để làm đợc điều đó công ty càn phải làm đợc một số việc sau:
Vào đầu năm các nhân viên của phòng bảo hiểm hàng hải phải thu thập đợc thông tin về kim ngạch xuất nhập khẩu nh chủng loại hàng hoá, số lợng hàng hoá của từng công ty xuất nhập khẩu, qua đó sẽ tập hợp số liệu để lập kế hoạch khai thác và định mức thu phí trong năm cho các đối tợng. Đối với khách hàng mới thì các cán bộ phải tìm cách tiếp cận để tìm hiểu về ngành hàng, nhóm hàng, cách thức đóng gói chất xếp, luồng vận chuyển. Các nhân viên phải tìm cách tiếp cận đợc với những khách hàng này cho họ thấy sự hiện diện của công ty và giúp họ hiểu hơn về sản phẩm mà công ty có thể cung cấp. Cụ thể Phòng hàng hải phải chuẩn bị tài lêịu chào phí kèm theo điều kiện bảo hiểm, các báo cáo tài chính trong số năm gần đây để chứng minh cho họ thấy vị thế cũng nh khả năng tài chính của doanh nghiệp. Thông qua t vấn giúp đỡ các công ty xuất nhập khẩu lựa chọn các điều kiện bảo hiểm phù hợp.
Đối với khách hàng cũ, các khách hàng truyền thống, các nhân viên phải thuyết phục đợc họ tiếp tục hợp đồng một cách tự nguyện. Lợng khách hàng truyền thống này sẽ đảm bảo cho công ty một doanh thu ổn định. Một công ty bảo hiểm có lợng khách hàng truyền thống chiếm tỉ lệ cao chứng tỏ chất lợng dịch vụ của công ty là rất tốt và biểu phí phù hợp.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, công ty Bảo Minh Hà Nội thờng xuyên cử nhân viên nhắc nhở khách hàng mua bảo hiểm theo đúng thời gian quy định, đồng thời hớng dẫn họ mua bảo hiểm hết phần kim ngạch nhập về theo giá FOB, CIF và phần kim ngạch xuất theo giá CIF. Mặt khác theo dõi số liệu về hàng hoá
xuất nhập khẩu của từng đơn vị và đối chiếu khối lợng khách hàng mua bảo hiểm, nếu tỷ lệ hàng hoá đợc bảo hiểm so với kim ngạch mà thấp thì Tổng công ty còn phải tìm ra lý do để có sự điều chỉnh phù hợp. Tỷ lệ phí là mối quan tâm lớn của khách hàng. Đối với hàng hoá xuất nhập khẩu giá trị rất lớn chỉ cần một tỷ lệ nhỏ trong phí cũng là một khoản phí rất lớn. Vấn đề đặt ra cho phòng hàng hải là phải nắm vững cách thức tính phí, các yếu tố cấu thành nên phí cũng nh là đối tợng đợc bảo hiểm để tính mức phí phù hợp nhất. Đến cuối năm phòng hàng hải tổng kết tập hợp số liệu để tính ra một số chỉ tiêu hiệu quả khai thác, từ đó đề ra một chiến lợc khai thác cho năm nghiệp vụ mới.
* Cấp đơn bảo hiểm:
Khi nhận đợc giấy yêu cầu bảo hiểm, phòng hàng hải phải xem xét việc cấp đơn theo trình tự sau:
a. Kiểm tra chứng từ và đánh giá rủi ro
- Đánh giá rủi ro:
+ Đây là bớc nghiên cứu để dự kiến mức độ rủi ro có thể xảy ra đối với lô hàng và tàu trong suốt hành trình.
+ Đối với tàu chở hàng, các cán bộ khai thác của công ty phải xem xét kỹ các yếu tố sau:
o Thứ nhất: quốc tịch của tàu và chủ tàu. Điều này có ảnh hởng rất lớn đến độ an toàn của hành trình. Chẳng hạn tàu có quốc tịch Đông Âu thờng xảy ra tổn thất thấp hơn tàu của các vùng khác.
o Thứ hai: là nếu tàu đợc bảo hiểm thân tàu tại Bảo Minh thì kiểm tra xem tổng giá trị của tàu và hàng có vợt quá phân cấp 11 triệu USD hay không ? Trờng hợp vợt quá sẽ thông báo cho phòng tái bảo hiểm để thu xếp nhợng tái.
o Thứ ba: là khả năng tài chính của chủ tàu, nếu chủ tàu có khả năng tài chính tốt thì ít xảy ra tranh chấp.
o Thứ t: tuổi của tàu. Đối với tàu già, khả năng gây tổn thất sẽ tăng lên thậm chí không đủ khả năng đi biển. Trong trờng hợp này cần thu thêm phụ phí tàu
già. Nếu khách hàng nhập hàng theo giá CIF thì khai thác viên đề nghị khách hàng áp đặt vấn đề của tàu và bảo lu quyền đòi lại phí tàu già trên hợp đồng mua bán. Đối v ới hàng hoá bảo hiểm các nhân viên cần phải xem xét các vấn đề sau: Vấn đề thứ nhất là loại hàng (bao gồm chủng loại, tính chất, nội tỳ hàng hoá). Vấn đề thứ hai là phơng thức đóng gói, bao bì, chất xếp hàng hoá, phơng thức vận chuyển, ký mã hiệu.
Đối với cảng đi, cảng đến: cũng là yếu tố ảnh hởng đến nguy cơ xảy ra tổn thất cho hàng hoá vì nó chứa đựng rất nhiều các yếu tố liên quan nh ngời bán hàng, ngời nhận hàng, tình trạng bốc xếp, tập quán của cảng. Qua việc nghiên cứu cảng đi, cảng đến, nhân viên bảo hiểm biết đợc những rủi ro hàng hoá nào có thể gặp đối với hành trình, biết đợc lô hàng có phải chuyển tải hay không và chuyển tải ở cảng nào. Từ đó công ty sẽ có biện pháp cần thiết cũng nh khuyến cáo với khách hàng nhằm ngăn ngừa và hạn chế tổn thất.
Khả năng tài chính của khách hàng: khai thác viên luôn phải theo sát quá trình thanh toán phí của khách hàng để có thể phân biệt đợc loại khách hàng theo tiêu chuẩn thanh toán tốt hay xấu, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời, tránh tình trạng dây da nợ đọng phí.
- Kiểm tra chứng từ:
Trớc hết cán bộ bảo hiểm phải kiểm tra tính hợp lý của ngời yêu cầu bảo hiểm, chỉ khi ngời đợc bảo hiểm khai rõ tất cả các đề nghị in sẵn thì giấy yêu cầu bảo hiểm mới đợc coi là hợp lệ.
+ Đối với hàng mới nhập chỉ chấp nhận "báo sau" các đề mục liên quan đến phơng tiện vận chuyển nh: tên tàu, ngày khởi hành, số hợp đồng vận chuyển với cam kết của khách hàng là tàu đủ khả năng đi biển. Đồng thời yêu cầu khách hàng cung cấp đủ các chi tiết khi nhận đợc bộ chứng từ. Nếu khách hàng khai thiếu một trong các đề mục cơ bản sau: Tên mặt hàng, giá trị bảo hiểm, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm thì các khai thác viên yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay.
o Vận tải đơn
o Hoá đơn thơng mại
o Th tín dụng (nếu việc thanh toán mua bán bằng tín dụng)
Bên cạnh đó cán bộ còn phải xem xét kỹ đặc điểm, tính chất hàng hoá, phơng thức đóng gói, xếp hàng, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng yêu cầu. Nếu tàu chở nguyên chuyến một mặt hàng, công ty sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thêm tàu và bảng thông báo chi tiết tàu để tính thêm phụ phí.
b. Xem xét chấp nhận, từ chối bảo hiểm.
- Từ chối bảo hiểm: Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ không hợp lệ và không thể căn cứ vào đó để cấp đơn bảo hiểm, khai thác viên bảo hiểm sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi bằng fax hay qua đờng bu điện kèm theo các tài liệu giải thích cho khách hàng hiểu.
- Chấp nhận bảo hiểm: Sau khi kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, phân tích số liệu thống kê, phân tích khả năng tài chính của khách hàng, đánh giá rủi ro nếu thấy đạt yêu cầu thì Công ty quyết định bảo hiểm, đồng thời thoả thuận thời gian giao kết hợp đồng chính thức.
c. Cấp đơn bảo hiểm.
Khi đã đồng ý bảo hiểm, khai thác viên vào sổ cấp đơn, số đơn bảo hiểm đợc lấy theo số thứ tự trong sổ. Tiếp theo tiến hành tính số tiền bảo hiểm, tỷ lệ phí bảo hiểm, ngời đợc bảo hiểm có thể yêu cầu bảo hiểm theo một trong các giá trị: FOB, CF, CIF và thêm vào đó tỷ lệ lãi ớc tính.
Công ty Bảo Minh Hà Nội đợc phép chủ động nhận bảo hiểm cho những hàng hoá xuất nhập khẩu có số tiền bảo hiểm dới 6 triệu USD. Khi áp dụng các điều khoản biểu phí, quy định, hớng dẫn hiện hành của Tổng công ty, nếu thấy cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế công ty sẽ trình đơn xin ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty và chỉ đợc thực hiện khi Tổng công ty chấp nhận.
Các điều kiện bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển hiện đang đợc Bảo Minh áp dụng gồm: Bộ điều khoản ICC 01/01/1982 hay
01/11/1963 hoặc QTC-90. Tuy nhiên ICC 01/01/1982 là thông dụng nhất và đang đ- ợc sử dụng ở hầu hết các hợp đồng trong đó gồm có:
- Điều khoản bảo hiểm hàng hoá (Institute Cargo Clauses), (A), (B), (C) ngày 01/01/1982.
- Điều khoản bảo hiểm chiến tranh cho hàng hoá (Institute War Clauses) 01/01/1982.
- Điều khoản bảo hiểm đình công cho hàng hoá (Institute War Clauses) 01/01/1982.
Đối với một số hàng hoá đặc biệt nh xăng dầu chở rời, thực phẩm đông lạnh, thịt cá đông lạnh chỉ áp dụng các điều khoản tơng ứng:
- Điều khoản bảo hiểm thực phẩm đông lạnh (A), (B), (C). - Điều khoản bảo hiểm thịt đông lạnh.
Hiện nay chi nhánh đang áp dụng cách tính phí bảo hiểm nh sau: CIF = C1−+RF
Bớc 1: Tính số tiền bảo hiểm theo công thức Trong đó:
C: giá trị hàng hoá F: cớc phí vận tải
R: Tổng tỷ lệ phí áp dụng cho từng mặt hàng theo từng điều kiện bảo hiểm. (R = R1 + R2 + )…
R1: Tỷ lệ gốc + Tỷ lệ phí theo luồng
R2: Tỷ lệ phụ phí khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ nh bảo hiểm chiến tranh, đình công, truyền tải, tuyến.
Bớc 2: Phí bảo hiểm đợc tính trên cơ sở số tiền và giá trị bảo hiểm. Igốc = Số tiền bảo hiểm * R
Trên thực tế, phí bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu đợc áp dụng với Bảo Minh Hà Nội với cách tính nh trên dao động khoảng từ 0,1 đến 0,3% tuỳ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện bảo hiểm, loại hàng bảo hiểm, tuyến hành trình, kỹ thuật chất xếp, chèn lót, phơng thức bao gói, cụ thể là:
Nếu hàng hoá tham gia bảo hiểm với điều kiện bảo hiểm càng rộng thì phí bảo hiểm càng cao và ngợc lại. Mặt khác, loại hàng hoá đợc bảo hiểm cũng là nhân tố ảnh hởng tới tỷ lệ phí chính, đối với những hàng hoá chịu tác động lớn của môi tr- ờng bên ngoài, khó bảo quản thì tỷ lệ bảo hiểm cao hơn.
Tỷ lệ phí chính cao hay thấp còn phụ thuộc vào phơng thức đóng gói, chất xếp, chuyên chở hàng hoá. Nếu hàng hoá đóng trong container hoặc chở nguyên chuyến thì tỷ lệ phí thấp hơn hàng chở rời hoặc đóng thùng.
Đối với các tỷ lệ phụ phí: Phụ phí luồng thờng dao động trong khoảng 0,02 - 0,03% tuỳ theo luồng vận tải (ví dụ luồng châu Âu là 0,02%, luồng châu Mỹ là 0,03%). Phụ phí chuyển tải thờng chiếm 0,03% số tiền bảo hiểm (sở dĩ có tỷ lệ thu phụ phí này vì trên thực tế đã có nhiều trờng hợp tổn thất xảy ra tại cảng chuyển tải). Phụ phí rủi ro chiến tranh, đình công hoặc đợc áp dụng theo tỷ lệ do Uỷ ban định phí rủi ro chiến tranh công bố là 0,0275% ở khu vực không có chiến tranh, còn với khu vực đang có chiến tranh mà xác suất rủi ro xấp xỉ là 100% thì Bảo Minh có quyền từ chối bảo hiểm.
- Trong trờng hợp phát sinh phụ phí tàu già. Itàu già = Số tiền bảo hiểm * Rtàu già
(Rtàu già : Tỷ lệ phụ phí tàu già) Lúc này tổng phí bảo hiểm sẽ là: I = Igốc + Itàu già
Tỷ lệ phụ phí tàu già mà Bảo Minh đang áp dụng là vào khoảng 0,125% - 0,375% tuỳ theo nhóm tuổi tàu (căn cứ vào biểu phí tính thêm cho mỗi tàu già của hiệp hội bảo hiểm London).
Việc xác định tỷ lệ phí không chỉ dựa vào kết quả của tính toán, thống kê hay các quy định phổ biến trên thế giới, mà để đáp ứng đợc yêu cầu của tình hình thực tế, chi nhánh còn thờng xuyên theo dõi sự biến động của thị trờng, khách hàng, nhằm đa ra mức phí cạnh tranh hợp lý. Việc điều chỉnh này không những đảm bảo đợc lợi ích kinh doanh của công ty mà còn nâng cao ý thức trách nhiệm cũng nh hiệu suất công việc của cán bộ làm công tác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển. Mặt khác đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Có thể thấy sự thay đổi linh hoạt của biểu phí thông qua bảng sau:
Bảng 1: Doanh thu phí bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển tại Bảo Minh Hà Nội.
TT Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 2001 2002 2003 2004 1 Tổng kim ngạch BH triệu đồng 1.346.696 1.475.270 1.790.445 1.913.704 2.070 2.264.320 2 Tổng doanh thu phí triệu đồng 8.041.880 9.650,16 11.773,20 18.813,20 15.011 1.702.13 3 Tỷ lệ phí bình quân % 0,597 0,652 0,65 0,722 0,725 0,751
(Nguồn: Số liệu thống kê của Bảo Minh Hà Nội)
Qua bảng trên cho thấy kim ngạch bảo hiểm lần tổng doanh thu phí bảo hiểm đều có xu hớng tăng. Cụ thể là kim ngạch bảo hiểm năm 2002 tăng 9,77% so với năm 2001, về số tuyệt đối tăng lên 131.537,78 triệu đồng; tiếp đến năm 2003 tăng 8,19% so với năm 2002, về số tuyệt đối tăng 156.806 triệu đồng. Do kim ngạch bảo hiểm tăng lên kéo theo sự tăng lên của doanh thu phí bảo hiểm, doanh thu phí bảo hiểm năm 2000 so với năm 1999 đã tăng lên 19,99%, năm 2001 số phí bảo hiểm tăng 20,5% so với năm 2000, năm 2002 tăng 17,32% so với năm 2001 và năm 2003 tăng 8,68% so với năm 2002. Doanh thu phí năm 2004 tăng 11,34% so với năm 2003. Sở dĩ doanh thu phí tăng lên là do có sự tăng lên về kim ngạch bảo hiểm song
tỷ lệ phí bảo hiểm thấp hơn so với tốc độ tăng của kim ngạch bảo hiểm là một yếu tố rất quan trọng, nó có tác động rất lớn trong việc thu hút khách hàng cũng nh việc tăng kim ngạch bảo hiểm. Qua đây ta thấy đợc tình hình khai thác của công ty qua một số năm gần đây là tơng đối tốt. Công ty cần có những biện pháp để nâng cao hơn nữa kết quả khai thác của nghiệp vụ này.
d. Thu phí và theo dõi sau khi cấp đơn bảo hiểm.
Đây có thể coi là một trong các khâu quan trọng nhất của quy trình khai thác có tác động trực tiếp đến việc hoàn thành kế hoạch thu phí và tiến độ thu phí, doanh số thu. Đồng thời nó cũng phụ thuộc nhiều vào khả năng tài chính của khách hàng cũng nh mức độ khéo léo của cán bộ bảo hiểm khi giao kết hợp đồng và trong quá trình thu phí. Hiện nay hình thức thu phí của chi nhánh rất linh hoạt, có thể thu trực tiếp bằng hoá đơn hoặc thu qua chuyển khoản bằng giấy báo nợ. Thời hạn thu phí là