II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà
3. Kế toán chi tiết vật liệu
3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ đợc Xí nghiệp quy định nh sau:
3.1.1. Đối với vật liệu nhập
Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà đợc nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia công chế biến, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu ta thu hồi.
- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia công chế biến.
Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật t khi về đến Xí nghiệp đều phải tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhng thực tế ở Xí nghiệp may Minh Hà thì chỉ có NVL chính nh bông mới tiến hành kiểm nghiệm trớc khi nhập kho. Tuy nhiên, đối với các loại vật liệu phụ khi nhập kho phát hiện có sự khác biệt lớn về chủng loại, số lợng, giá trị giữa hoá… đơn và thực nhập thì phải lập biên bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng
(phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn của bên bán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên. Một liên đợc lu tại phòng xuất nhập khẩu, một liên giao cho ngời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm căn cứ thanh toán với ngời bán. Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng đắn chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số lợng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế toán vật t để ghi sổ kế toán
Sơ đồ 14
Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại xí nghiệp
Hoá đơn
Biểu số 1
Hoá đơn bán hàng
Liên 2 giao cho khách hàng Mã số GTKT 3LL Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam Số 051883 Địa chỉ: Thị xã Hà nam Số tài khoản Điện thoại: Mã số:
Họ và tên ngời mua: Xí nghiệp may Minh Hà Đơn vị:
Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị - ý yên - Nam Định Hình thức thanh toán: TM Mã số:
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Bông gầm ý kg 10.333,4 2.250 23.250.150
Cộng tiền hàng: 23.250.150
Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 23.250.15 Tổng cộng tiền thanh toán: 25.751.165
Số tiền viết bằng chữ: Hai mơi lăm triệu năm trăm bảy mơi năm ngàn một trăm sáu mơi lăm đồng.
Ngời mua hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trởng (đã ký) Thủ trởng đơn vị (đã ký) Nh đã nêu ở trên, khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đã tiến hành kiểm nghiệm và kết quả kiểm nghiệm đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm nh sau:
0 7 0 0 1 8 9 3 5 0
Biểu số 3:
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 10 tháng 11 năm 2003
Căn cứ quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật t của Giám đốc Xí nghiệp.
STT Tên vật t MS Phơng thức
kiểm nghiệm ĐVT Số lợng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng yêu cầu Số lợng không đúng yêu cầu 1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333,
ý kiến của ban kiểm nghiệm Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên) Trởng ban kiểm nghiệm (ký, họ tên)
Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan khác (nếu có) bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho.
Biểu số 4
Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Mẫu số: 01 - VT
QĐ số: 1141-TC/CĐKT Ngày 1/1/2003 của BTC
Họ và tên ngời giao hàng: Số 7/11
Theo hoá đơn số:……. Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Nợ
Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung Có Nhập tại kho: Bông
STT Tên, nh n hiệu, quyã
cách, phẩm chất vật t MS ĐVT Theo chứng từSố lợngThực nhập Đơn giá Thành tiền
1 Bông gầm ý Kg 10.333,4 10.333,4 2250 23.250.150
Cộng 23.250.150
Viết bằng chữ: Hai mơi ba triệu hai trăm năm mơi nghìn một trăm năm mơi đồng.
Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2003
Phụ trách Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng (Ký và đóng dấu) - Đối với phế liệu nhập kho do tiết kiệm đợc trong sản xuất hoặc phế liệu thu hồi.
Trong trờng hợp này ở phân xởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm mà không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu đợc phế liệu thì đem lên kho. Thủ kho sẽ làm một số thủ tục nh kiểm tra, cân sau đó phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 3 liên. Một liên để lại trên phòng Xuất nhập khẩu để làm chứng từ lu, một liên giao cho phân xởng sản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉtiêu số lợng) sau đó gửi lên phòng kế toán vật liệu theo dõi.
3.1.2. Đối với vật liệu xuất kho.
Vật liệu xuất kho của Xí nghiệp chủ yếu xuất cho các phân xởng sản xuất để sản xuất ra sản phẩm cung ứng trên thị trờng ngoài ra Xí nghiệp còn xuất vật liệu ra ngoài để thu gia công chế biến hoặc xuất để nhợng bán cho các đơn vị sản xuất khác. Với mỗi một mục đích xuất kho Xí nghiệp sử dụng một loại Phiếu xuất kho khác nhau.
Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật t. Phân xởng lập Phiếu xuất kho với sự cho phép của ngời phụ trách vật liệu. Sau đó Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau đó ngời nhận sẽ cùng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lợng thực xuất vào Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một kho. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên, một liên lu lại trên cuốn sổ của phân xởng hai liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuenr cho phòng kế toán.
Biểu số 5
Phiếu xuất kho
Ngày 15 tháng 11 năm 2003 Số 5111 - Mẫu số: 02-VT QĐ số: 114 - TC/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Họ và tên ngời nhận hàng: Chị Liên - bộ phận quản lý Số 3/11
Xuất kho Nợ
Xuất tại kho: Bông Có
STT Tên, nh n hiệu, quy cách, phẩmã
chất vật t sản phẩm hàng hoá
M sốã ĐVT Số lợng Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Bông gầm ý Kg 1908 1908 4.293.000
4.293.000
Viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm chín moi ba nghìn đồng.
- Đối với trờng hợp chi Xí nghiệp đa vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chế biến thì dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng xuất nhập khẩu lập thành 2 liên (đối với di chuyển nội bộ giữa các kho trong Xí nghiệp, thành ba liên đối với việc chuyển đến các đơn vị nhận gia công chế biến).
Khi xuất kho và ngời vận chuyển ký vào phiếu trong trờng hợp lập thành 2 liên thì một liên giao cho ngời thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng xuất khẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trờng hợp lập thành 3 liên thì một liên giao cho ngời vận chuyển làm chứng từ đi đờng và thanh toán nội bộ, hai liên còn lại tơng tự nh trờng hợp trên.
Biểu 6
Mẫu số 03 - Vật t - 3LL
Ban hành theo QĐ số 1141TC/C Ngày 1/1/1995 của BTC
Phiếu xuất kho AA - 02 - B
Kiêm vận chuyển nội bộ Quyển số 126 Ngày 17 tháng 11 năm 2003 Số 126
Liên 3 dùng thanh toán nội N0 0031778
Căn lệnh điều động số ngày . tháng . năm 2003 của Xí nghiệp… … … may Minh Hà về việc mang đi gia công ngoài.
Họ và tên ngời vận chuyển: Trần Văn Thảo - hợp đồng số .… Phơng tiện vận chuyển: Phòng XNK - Xí nghiệp may Minh Hà. Xuất tại kho: Công cụ Xí nghiệp may Minh Hà.
Nhập tại kho: Cơ sở sản xuất cơ điện dệt thuê Nam Định.
Tên nh n hiệu, quy cách,ã
phẩm chất vật t
MS ĐVT Số lợng Đơn giá bình
quân
Thành tiền Thực xuất Thực nhập
Phục hồi bản kim văng ý Cái 1780 1780
Ngày xuất 17/11/2003
Ngời lập quỹ
(Đã ký) Thủ kho xuất (Đã ký) Ngời vận chuyển (Đã ký) Thủ kho nhận (Đã ký) Khi xuất hiện nghiệp vụ nhợng bán vật t cho các đơn vị khác, Xí nghiệp sử dụng dụng hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho, Phiếu này lập thành ba liên, một liên giao cho khách hàng, một liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng vật t.
Biểu số 7
hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Liên dùng để thanh toán N0 0666877 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp may Minh Hà
Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị Điện thoại: Mã số:
Họ và tên ngời mua: Đặng Văn Nghĩa
Đơn vị: Xí nghiệp chế tạo thiết bị cơ điện Hà Nội.
Địa chỉ: Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: . Mã số:
Cộng tiền hàng: 1.545.450 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.545.45
Tổng cộng tiền thanh
toán: 1.699.995
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm chín mơi chín nghìn chín trăm chín năm đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)