2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện việc hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
2.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty CP Thiết bị điện và Chiếu sáng Hồng Phúc
điện và Chiếu sáng Hồng Phúc
Thứ nhất: Về chứng từ, sổ sách:
Để đảm bảo tính pháp lý của các chứng từ, doanh nghiệp cần hoàn thiện những khiếm khuyết như: hoàn thiện đầy đủ chữ ký của các bên liên quan cho các chứng từ : chữ ký kế toán trưởng…. Đơn vị nên đẩy mạnh công tác kiểm tra chứng từ giữa các phòng ban, các nhân viên để khỏi mất công hoàn thiện vào cuối kỳ, tiết kiệm được thời gian và công sức, thành lập các hình phạt nếu vi phạm. Doanh nghịêp cũng nên có hệ thống sổ chi tiết theo dõi doanh thu và giá vốn theo từng cửa hàng để thuận lợi cho công tác quản trị.
Thứ hai: Về tài khoản sử dụng:
Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với những hàng hoá có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp để chứng minh quyền sở hữu và quyền kiểm soát doanh nghiệp đối với chúng. Cuối niên độ kế toán vào ngày 31/12, tính ra mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập theo công thức sau
Mức dự Lượng hàng tồn 9 ( Giá Giá ) ) Phòng giảm = = cuối niên độ * * gốc - - Hàng hoá trên
Giá HTK kế toán Hàng hoá thị
trường(31/12)
Khi bắt đầu lập dự phòng, hạch toán vào giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632:
Sang kỳ sau, tính ra mức dự phòng cần lập so với mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập còn lại ở năm trước:
• Nếu mức dự phòng năm trước lập thiếu thì bổ sung thêm Nợ TK 632:
Có TK 159: mức dự phòng bổ sung
• Nếu mức dự phòng năm trước đã lập nhưng không xảy ra thì hoàn nhập Nợ TK 159: mức dự phòng hoàn nhập
Có TK 632:
Đối với TK 1562 :
Doanh nghiệp nên phân bổ chi phí thu mua trong kỳ cho phù hợp, phản ánh chi phí một cách hợp lý nhất. Chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ được phân bổ theo công thức sau:
Chi phí thu Chi phí thu mua đầu kỳ + chi phí thu mua Trị giá Mua phân bổ phát sinh trong kỳ hàng Cho hàng tiêu = * xuất thụ trong kỳ Trị giá hàng tồn + trị giá hàng xuất tiêu thụ
cuối kỳ tiêu thụ trong kỳ trong kỳ
Ví dụ: Giả sử cuối tháng 12/2007, loại hàng bóng đèn compact S3U có tình hình thu mua như sau:
Chi phí thu mua đầu kỳ là 9.088.920đ
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ là: 70.800.920 đ Trị giá hàng tiêu thụ trong kỳ là:23.000.000.000 Trị giá hàng tồn cuối kỳ là: 5.940.000.000
Chi phí thu mua hàng phân bổ cho hàng bóng đèn compact S3U trong kỳ là: (9.088.920 + 70.800.920) * 23.000.000.000
23.000.000.000 + 5.940.000.000 = 63.491.540 (đ) = 63.491.540 (đ)
Thứ ba: Về hạch toán doanh thu:
Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thương mại: Hình thức này được hạch toán như sau:
Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 33311: Thuế GTGT phải nộp Có TK 131:
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại nói trên sang TK 511 Nợ TK 511:
Có TK 521:
Doanh nghiệp cần chú ý tăng cường công tác kiểm tra chất lượng hàng hoá khi mua vào vì đã xuất hiện tình trạng hàng hoá không đảm bảo chất lượng.Công ty cần thắt chặt hơn khâu này bằng cách thành lập ra một đội kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi nhập kho. Công ty mới chỉ có ban kiểm soát chất lượng hàng hoá trong kho trực thuộc phòng thị trường. Ban này có thể đươc giao trách nhiệm kiểm tra chất lượng khi nhập kho. Khi phát hiện ra hàng hoá kém chất lượng cần nhanh chóng quy trách nhiệm cho những người có liên quan về kiểm định chất lượng hàng và liên hệ với nhà cung cấp để đưa ra các biện pháp giải quyết phù hợp như trả hàng….
Doanh nghiệp cũng nên phân cấp tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thành các tiểu khoản theo loại hình hoạt động như sau
TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 5111: doanh thu bán hàng
TK 5112: doanh thu cung cấp dịch vụ
Đối với giá vốn hàng bán, doanh nghiệp cũng nên phân cấp các tiểu khoản giống như các tiểu khoản của doanh thu
Bước đầu doanh nghiệp nên thành lập thêm một đội kỹ thuật nữa hoạt động trong miền Nam để tính hoạt động liên tục cao hơn khi nhận được đơn đặt hàng về loại hình dịch vụ và khai thác tốt hơn tiềm năng về loại hình này
Thứ tư: Về thu hồi nợ:
Công ty có thể áp dụng các chính sách sau:
• Khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra lại tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng đặc biệt là đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Nếu thấy khả năng thanh toán của khách hàng không cao hoặc dây dưa nợ, công ty có thể từ chối ký kết các hợp đồng có giá trị lớn, nhưng vẫn có thể bán hàng với khối lượng nhỏ cho các khách hàng này. Điều này có thể làm cho doanh nghiệp mất
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng
51111 Doanh thu bán nhãn hàng AC
511111 Doanh thu hàng Công tắc AC – B12 511112 Doanh thu hàng Công tắc Series AC 511113 Doanh thu hàng ống và phụ kiện AC 511114 Doanh thu hàng đèn pha Công nghiệp AC 511115 Doanh thu hàng chấn lưu, tắc te AC 511116 Doanh thu hàng đèn AC phản quang 511117 Doanh thu hàng đèn AC Tán quang
đi một khoản lợi nhỏ nhưng rủi ro lại thấp – phù hợp với một công ty mới phát triển như Hồng Phúc
• Trong ký kết hợp đồng cần nêu rõ thời hạn và phương thức thanh toán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có), các điều khoản yêu cầu về chịu trách nhiệm thanh toán và giao hàng giữa các bên phải rõ ràng và hợp pháp. Đặc biệt, phải có các điều khoản phạt về vi phạm thời hạn thanh toán, có yêu cầu thế chấp đối với những hợp đồng có giá trị lớn
• Cần có các hình thức khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn như: các chương trình khuyến mại linh hoạt và mềm dẻo, sử dụng chiết khấu thanh toán một cách hiệu quả. Tỷ lệ chiết khấu hợp lý do công ty đưa ra sẽ phải nhỏ hơn hoặc bằng với lãi suất vay vốn trên thị trường liên ngân hàng. Điều này sẽ khuyến khích khách hàng trả tiền sớm tránh tồn đọng vốn của công ty. Nó hiệu quả hơn nếu công ty không thực hiện chính sách này nhưng phải vay vốn với lãi suất cao để mở rộng kinh doanh.
• Doanh nghiệp nên thêm cột tỷ lệ chiết khấu thanh toán với từng khách hàng trong sổ chi tiết doanh thu và cuối tháng có một bảng liệt kê số tiền chiết khấu thanh toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng (như mẫu dưới đây)
• Doanh nghiệp nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để hạn chế rủi ro về nợ xấu. Cuối niên độ, kế toán phải tính ra số dư nợ khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ này phải có căn cứ rõ ràng như: tên, địa chỉ, số nợ còn lại, các bằng chứng do cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh khả năng thanh toán thấp. Cuối mỗi năm tài chính, kế toán theo dõi các phải thu khó đòi để tính ra tỷ lệ trích lập và tính ra mức dự phòng cần trích cho niên độ tiếp theo.
Số dự phòng phải thu khó đòi = ∑ (khoản phải thu * tỷ lệ trích lập)
Trong đó, theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, tỷ lệ trích lập dự phòng phải thu khó đòi được tính như sau:
• Từ 3 tháng - dưới 1 năm: tỷ lệ là 10% • Từ 1 năm – 3 năm : tỷ lệ là 20% • Trên 3 năm : tỷ lệ là 30%
Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
• Khi bắt đầu trích lập dự phòng Nợ TK 642:
Có TK 139 (chi tiết theo từng đối tượng) : mức dự phòng cần lập
• Sang kỳ kế toán tiếp theo, kế toán so sánh số dự phòng của năm trước còn lại với mức cần lập dự phòng cho niên độ tới:
Nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn so với số cần lập thì bổ sung thêm số thiếu: Nợ TK 642:
Có TK 139: số bổ sung
Nếu số dự phòng còn lại lớn hơn so với số cần lập thì hoàn nhập dự phòng
Nợ TK 139: số hoàn nhập Nợ TK 642:
• Khi thu hồi hay xoá sổ các khoản đã trích lập dự phòng, hạch toán như sau Nợ TK 111, 112…: số tiền thu hồi
Nợ TK 139: trừ vào dự phòng
Nợ TK 642: số thiệt hại còn lại sau khi xoá sổ Có TK 131: số nợ bị xoá
Đồng thời ghi Nợ TK 004 (chi tiết từng đối tượng): số đã xoá sổ
• Nếu sau khi lập dự phòng mà thu hồi được toàn bộ số nợ phải thu thì hoàn nhập dự phòng
Nợ TK 139: số hoàn nhập Nợ TK 642:
CÔNG TY CP THIẾT BỊ VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC VÀ CHIẾU SÁNG HỒNG PHÚC
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG (Trích)
Khách hàng: Công ty ACE Năm: 2007
Đơn vị: Nghìn đồng
Chứng từ
Diễn giải Chiết khấu được hưởng
TK đối ứng
Sô phát sinh Số dư
Ngày thán g Số hiệu Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.635.951 31/12 HĐ546 Thu tiền hàng 111 1.500.000 31/12 HĐ556 Bán hàng 28.499 (2%) 511313 331 1.295.400 129.540 31/12 HĐ345 Thu tiền hàng 111 275.000 31/12 HĐ444 Bán hàng cho 7.029 (3%) 511313 331 213.000 21.300 ……… ………… ………… Cộng phát sinh 3.180.340 3.735.946 Số dư cuối kỳ 1.080.345
Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi họ tên)
Doanh nghiệp nên cập nhật thường xuyên các thông tin về giá cả hàng hoá thông qua một bộ phận nghiên cứu thị trường. Từ đó, so sánh giá thị trường của hàng hoá với giá gốc của hàng hoá, nếu thấy có sự tăng, giảm đột biến sẽ đưa ra các chính sách xử lý linh hoạt tuỳ theo tình hình cụ thể
Thứ sáu: Về công tác quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp:
TK 642 nên được phân cấp thành các tài khoản cấp 2 và cấp 3 như sau:
TK 6421: phản ánh chi phí bán hàng, được chi tiết theo các cửa hàng bán lẻ tại 64 tỉnh thành trong cả nước và ngay tại công ty ở ngoài Hà Nội.Ví dụ như:
• TK 64211: Cửa hàng tại Hà Tây • TK 64212: Cửa hàng tại Hải Phòng • TK 64213: Cửa hàng tại Hồ Chí Minh • TK 64214: Cửa hàng tại Lai Châu • TK 64215: Cửa hàng tại Đà Nẵng
………
TK 6422: Phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp, được chi tiết theo các cửa hàng bán lẻ tại 64 tỉnh thành và ngay tại công ty ở ngoài Hà Nội.Ví dụ như:
• TK 64221: Cửa hàng tại Hà Tây • TK 64222: Cửa hàng tại Hải Phòng • TK 64223: Cửa hàng tại Hồ Chí Minh • TK 64224: Cửa hàng tại Lai Châu • TK 64225: Cửa hàng tại Đà Nẵng
……… Doanh nghiệp nên có phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho mỗi cửa hàng theo tiêu thức thích hợp là doanh thu tiêu thụ thuần của mỗi cửa hàng. Cụ thể như sau:
Chi phí quản lý Tổng chi phí QLDN Doanh thu
Doanh nghiệp phân = * thuần vềBH
bổ cho từng Tổng doanh thu thuần của từng cửa
Chi phí Tổng chi phí bán hàng Doanh thu
Bán hàng phân = * thuần vềBH
bổ cho từng Tổng doanh thu thuần của từng cửa
cửa hàng về bán hàng hàng
Ví dụ : Cuối tháng 12/2007 chi phíQLDN phân bổ cho cửa hàng bán lẻ ở Hà Tây như sau:
Chi phí 912.757.081
QLDN phân = * 800.391.020 = 29.026.767
bổ cho cửa hàng 25.168.581.947
ở Hà Tây `
Tương tự các cửa hàng bán lẻ khác cũng có thể phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng và được thể hiện trên bảng phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng như ví dụ sau: