tại xí nghiệp
3.2. Tăng cờng quản lý và hạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu.
3.2.1. Nội dung của biện pháp.
Quản lý và hạch toán tiêu dùng nguyên vật liêu ngày càng đợc quan tâm do vai trò của NVL trong cấu thành thực thể sản phẩm. Mặt khác do sự phát triển không ngừng của công nghiệp, tầm quan trọng của công tác hạch toán nguyên vật liệu cũng đợc tăng lên một cách vững chắc.
Công tác cấp phát NVL tại XN đợc thực hiện theo phơng thức hạn mức, hình thức cấp phát này đợc đánh giá là phù hợp với sản xuất, đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng nh cấp phát. Do đó giữ nguyên công tác cấp phát theo hạn mức vì nó có nhiều u điểm nh quản lý, hạch toán việc tiêu dùng NVL chặt chẽ, chính xác.
Việc thanh quyết toán NVL đợc tiến hành giữa các phân xởng sản xuất , cán bộ quản lý kho và phòng kế toán. Quản lý kho theo hình thức thể song song, trong quan hệ đối chiếu cần giảm bớt thủ tục so cho gọn nhẹ, nhanh chóng. Quản lý phân xởng cũng cần có sổ sách theo dõi lợng NVL nhận về xởng mình, thông qua đó có thể rút ngắn thời gian đối chiếu giữa phân xởng và thủ kho. Kiểm tra đợc lợng NVL tồn đọng trong phân
xởng và lợng giao nộp cho thủ kho. Tiến hành đối chiếu có thể tiến hành một tháng một lần, mục đích của việc đối chiếu thờng xuyên giúp cho việc theo dõi tình hình quản lý và sử dụng NVL đợc chặt chẽ hơn.
Hình thức kiểm kê nh sau:
Tên NVL Chủng loại Đơn vị Ngời cung ứng Mã NVL NVL tồn đầu kỳ NVL nhập NVL thc có NVL xuất Đã phân bổ Còn lại 1 2 3 4 5 6 7 8=6+7 9 10 8-9-10
Cán bộ quản lý phải ghi chép , phải có sổ sách đầy đủ để theo dõi tình hình NVL biến động, kiểm tra thờng xuyên việc sử dụng NVL.
Đối với công nhân sử dụng NVL, quy định trách nhiệm theo hớng ngời sử dụng phải tự bảo đảm tốt khối lợng , chất lợng từ khi NVL đợc nhận về phân xởng cho đến khi hết quy trình sản xuất. Nếu sử dụng tiết kiệm NVL thì họ sẽ đợc hởng chế độ thởng theo quy định của XN. Ngời lao động không đợc đổi NVL cho ngời khác vì nh vậy rất khó kiểm soát, ảnh hởng tới tình hình quản lý NVL. Nếu NVL mất mát không rõ nguyên nhân thì ngời sử dụng ơhải bồi thờng theo đúng giá trị NVL.
3.2.2. Điều kiện thực hiện.
Phải xây dựng đợc hệ thống nội quy và quy chế quản lý kho tàng rõ ràng nh : nội quy ra vào cửa, bảo quản , nội quy nhập xuất NVL, những nội quy về phòng cháy chữa cháy và kiểm tra định kỳ. Ngoài ra còn có quy định về kỷ luật khen thởng đối với công nhân viên.
Để thực hiện tốt điều này cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách rõ ràng, luôn theo dõi sát sao, nắm vững lợng nhập xuất của NVL. Kho phải có sơ đồ sắp xếp hợp lý. Tổ chức vệ sinh kho theo một chu kỳ nhất định.
Mọi nguyên vật liệu cấp phát phải có giấy tờ hợp lệ, phải kiểm tra chu đáo trớc khi nhập hoặc xuất về số lợng ,chủng loại, chất lợng để dễ dàng quản lý.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm cho mọi ngời có liên quan trong quá trình quản lý và sử dụng NVL.
Đảm bảo việc hạch toán đầy đủ, chính xác NVL vào giá thành sản phẩm.
Kiểm soátn đợc số lợng, chất lợng cũng nh chủng loại NVL ở mọi thời điểm, đảm bảo việc sử dụng hợp lý và tiết liệm NVL.