TỔNG CÔNG TY THIẾT BỊ ĐIỆN VIỆT NAM 2.1.Giới thiệu về công ty Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam.
2.3. Đánh giá công tác tham gia dự thầu cung cấp vật tư thiết bị tại công ty mẹ Tổng công ty Thiết bị điện.
Tổng công ty Thiết bị điện.
2.3.1. Những điểm mạnh trong công tác dự thầu tại công ty.
Sau 12 năm công ty áp dụng và đầu tư phát triển hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị vào hoạt động sản xuất kinh doanh (từ 1996 đến 2007), công ty đã đạt được nhiều kết quả to lớn, không những đóng góp phần doanh thu và lợi nhuận lớn vào toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn giúp công ty tồn tại và ngày càng phát
triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt mà còn giúp công ty quảng bá hình ảnh, nâng cao uy tín trong thị trường trong nước cũng như thị trường quốc tế.
* Năng lực dự thầu ngày càng được hoàn thiện.
Trong quá trình tham gia dự thầu, công ty đã dần rút kinh nghiệm để tự hoàn thiện, nâng cao năng lực và hiệu quả của công tác dự thầu.
Về mặt cơ sở pháp lý: công ty tuân thủ nghiêm chỉnh luật pháp, các quy chế và quy định của Nhà nước và các bên liên quan về nội dung, trình tự dự thầu và có đủ cơ sở pháp lý cần thiết cho các cuộc đấu thầu tiếp theo. Các gói thầu tham gia dự thầu đều được triển khai theo đúng nội dung, quyết định của ban giám đốc cũng như các cấp có thẩm quyền.
Mỗi lần dự thầu, Hồ sơ dự thầu đều được phòng Kế hoạch-Thị trường và các phòng ban có liên quan khác chuẩn bị kĩ lưỡng. Hồ sơ dự thầu và chào hàng cạnh tranh đều được chuẩn bị các nội dung: Hồ sơ chào kỹ thuật do phòng Thiết kế chuẩn bị, giới thiệu về các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm trong phạm vi cung cấp, bảng kê dữ liệu kỹ thuật chào thầu, bản vẽ thiết kế và các quy định của phần chào kỹ thuật theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; Các chứng chỉ kiểm định, type test và routine test như trong hồ sơ mời thầu do Phòng Quản lý chất lượng cung cấp; Phần chào thương mại, biểu giá và các điều kiện giao hàng, các điều kiện về thương mại, thực hiện thủ tục dự thầu do Phòng Kế hoạch-Thị trường xây dựng và các báo cáo tài chính, các bảng kê tài chính theo quy định trong hồ sơ mời thầu do Phòng Tài chính-Kế toán cung cấp. Các loại giấy tờ, tài liệu đều có sự xác nhận, kiểm tra của các phòng ban, các cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính trung thực, chính xác, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu do bên mời thầu đặt ra. Sự chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị cũng như tuân thủ đúng theo quy chế đấu thầu của Nhà nước tạo ra được sự tin tưởng, tín nhiệm đối với các chủ thầu và nâng cao được uy tín, khả năng cạnh tranh của công tytrên thị trường.
* Hiệu quả hoạt động cao: trong những năm qua, công ty ngày càng có khả năng tham gia dự thầu nhiều gói thầu và xác suất trúng thầu cũng ngày càng tăng. Các hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị có giá trị ngày càng lớn, thể hiện sự tiến bộ về năng lực, trình độ cũng như chất lượng công tác dự thầu. Doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động dự thầu cung cấp vật tư thiết bị chiếm chủ yếu trong tổng doanh thu và lợi nhuận từ sản xuất kinh doanh của công ty.
Thêm vào đó, trình độ nhân lực hoạt động trong lĩnh vực đấu thầu cũng ngày càng được nâng cao. Nhờ thường xuyên tham gia các cuộc đấu thầu mà các cán bộ, công nhân viên của công ty ngày càng trưởng thành, có trình độ chuyên môn vững vàng, từng bước đáp ứng được các yêu cầu của công việc, tăng cường hiểu biết về luật kinh doanh, kinh nghiệm quản lý, các sai lầm mắc phải khi trượt thầu đều được phân tích, rút kinh nghiệm cho các gói thầu sau.
* Hoạt động dự thầu giúp công ty mở rộng thị trường, vươn xa đến các khu vực thị trường mới mẻ.
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì đấu thầu là một hình thức kinh doanh đảm bảo sự cạnh tranh công bằng và hiệu quả. Nhờ tham gia dự thầu mà công ty đã giành được nhiều hợp đồng cung cấp vật tư thiết bị cho các công ty điện lực lớn trong cả nước như: Công ty Điện lực 1, Công ty Điện lực 2, Công ty Điện lực 3, các công ty điện lực các địa phương như điện lực Hà Nội, Hải Phòng, Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Đà Nẵng, Hải Dương, Thanh Hoá, Xí nghiệp điện cao thế miền Bắc,… cũng như nhiều công ty xây dựng, lắp đặt điện và các doanh nghiệp thương mại…và nhờ uy tín cũng như kinh nghiệm 12 năm trong lĩnh vực đấu thầu, công ty còn trúng thầu các dự án Năng lượng nông thôn II do Ban quản lý dự án Sở Nông nghiệp các tỉnh mời thầu. Sản phẩm của công ty đã được cung cấp và sử dụng tại hầu hết các tỉnh, thành phố trong cả nước, chiếm tới hơn 80% thị phần trong nước. Thông qua hình thức thầu phụ, công ty còn mở rộng hoạt động đến nhiều nước như: Campuchia, Myanmar, Lào, Bangladesh, Philippin, Butan, ....
Để đạt được những kết quả như vậy, công ty mẹ - Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam đã phải cố gắng rất nhiều. Thứ nhất, công ty luôn tôn trọng và có sự đầu tư thích đáng đối với tất cả các quy định về hoạt động kinh doanh, đầu tư, đấu thầu và tất cả các văn bản có liên quan của Nhà nước cũng như từ phía các nhà tài trợ. Trong quá trình thực hiện, công ty luôn bám sát và tuân thủ nghiêm chỉnh, đầy đủ các quy định trên. Thứ hai, đội ngũ nhân lực của công ty luôn làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết, khách quan và minh bạch trong mọi hoạt động, thường xuyên nắm bắt nhu cầu của thị trường, tìm hiểu xu thế phát triển kinh doanh, không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn, rút ra những bài học kinh nghiệm từ những sai lầm, thất bại trước để có thể tham gia dự thầu cũng như thực hiện hợp đồng, đáp ứng tốt nhất các yêu cầu
của bên mời thầu trong những lần sau. Thứ ba, nhờ thực hiện tốt các hợp đồng được trao, công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc trên thị tường, có những mối quan hệ đối ngoại tốt, tạo được sự phối hợp cũng như lòng tin của tất cả các bạn hàng, đối tác kinh doanh và các cơ quan chức năng có liên quan.
2.3.2. Các mặt yếu kém và nguyên nhân.
Mặc dù công tác đấu thầu đã trở thành một trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty, đem lại hiệu quả cao, nhưng thực tế vẫn còn một số hạn chế cả khách quan và chủ quan dẫn đến số lượng gói thầu trượt thầu tương đối cao, hay bên mời thầu huỷ bỏ, phát hành lại hồ sơ mời thầu,… làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của công ty.
Trong những năm gần đây, trong các gói thầu chính, chào hàng cạnh tranh mà công ty tham dự thì số lượng trượt thầu chiếm từ 7-10%, số gói thầu phụ không trúng thầu vào năm 2006 là 25 trên tổng số 34 gói thầu phụ tham dự (73,5%), năm 2007 trượt 3 trên 8 gói thầu phụ (37,5%). Trong số các sản phẩm chính của công ty là các loại công tơ điện 1 pha, 3 pha và các loại TI, TU trung, hạ thế thì các gói thầu trượt chủ yếu rơi vào các loại mặt hàng công tơ điện tử và TU vỏ khô.
- Nguyên nhân khách quan dẫn đến việc trượt thầu của công ty là thuộc về phía bên chủ đầu tư khi họ đưa ra các yêu cầu quá cao so với khả năng của đa số các nhà thầu mà ngay cả các nhà thầu lớn, có uy tín và kinh nghiệm của nước ngoài cũng không thể đáp ứng được. Một lý do nữa là các bên mời thầu thường đặt ra mức giá trần cho các gói thầu thấp hơn thực tế, khi không tính đến sự trượt giá của thị trường, hoặc có tính nhưng mức dự đoán nhỏ hơn so với sự biến động thực tế của thị trường tiền tệ, nguyên vật liệu, … Do đó mà mức giá dự thầu của công ty và các nhà thầu khác thường cao hơn mức giá trần mà bên nhà thầu đặt ra trước đó khiến cho hợp đồng không thể thực hiện được. Còn trong số các lô thầu phụ không trúng thầu, nguyên nhân chính là do nhà thầu chính không trúng thầu. Đối với các lô này tỉ trọng hàng EMIC trong phạm vi cung cấp đều rất nhỏ, giá trị thấp, không quyết định đến tổng giá bỏ thầu của nhà thầu chính.
- Nguyên nhân chủ quan thuộc về phía nhà thầu trong việc trượt các gói thầu chính thường là do công ty không đáp ứng được yêu cầu về năng lực nhà thầu (về tài chính, công nghệ, kỹ thuật, kinh nghiệm). Đặc biệt là về mặt hàng công tơ điện tử, do đây là mặt hàng công ty mới khai thác sản xuất nên thường chưa đáp ứng được yêu cầu
rất nghiêm ngặt về chất lượng của thị trường. Các loại máy biến dòng, biến áp trung hạ thế của công ty được sản xuất theo điều kiện tiêu chuẩn khí hậu nhiệt đới nên thường không đáp ứng được các đòi hỏi về độ thích nghi với khí hậu, nhiệt độ của các nước khác. Một số lý do khác dẫn đến trượt thầu như hồ sơ dự thầu không đáp ứng đủ yêu cầu của bên mời thầu, ví dụ yêu cầu về biên bản thử nghiệm, khiến năm 2007 công ty đã trượt 1 gói thầu cung cấp TI trung hạ thế cho Công ty điện lực 1. Một yêu cầu nghiêm ngặt đối với sản phẩm dự thầu được quy định trong hồ sơ mời thầu là phải phù hợp tính pháp lý: phải được phê duyệt mẫu đúng chủng loại, ký mã hiệu vật tư thiết bị, phù hợp hoàn toàn về tiêu chuẩn quy định trong hồ sơ mời thầu dẫn đến một số lô thầu của công ty phải huỷ bỏ, ví dụ như trong năm 2006, công ty đã trượt 1 gói thầu cung cấp công tơ cho Công ty điện lực Hà Nội với nguyên nhân sản phẩm của công ty khác biệt với tiêu chuẩn bảo vệ IP54 cho vỏ hộp công tơ theo yêu cầu từ phía Điện lực Hà Nội.
Ngoài ra, một nguyên nhân nữa là năm 2006, EVN không khuyến khích dùng hàng 35kV đúc epôxy của công ty trên lưới vì nguyên nhân chất lượng dẫn tới trượt thầu nhiều các lô thầu phụ cung cấp CT, PT cho các trạm biến áp 110kV, 220kV của các công ty truyền tải điện, ban quản lý dự án các công trình điện,…
- Hạn chế về nguồn nhân lực: ngoài việc trượt thầu do hồ sơ dự thầu không đáp ứng đủ yêu cầu về năng lực nhà thầu (công nghệ, kỹ thuật, kinh nghiệm), thì còn một lý do nữa ảnh hưởng đến khả năng tham dự trúng thầu của công ty là do công ty chưa có đội ngũ cán bộ, chuyên gia chuyên về lĩnh vực đấu thầu. Tuy đã có sự phối hợp giữa các phòng ban nhưng cán bộ, nhân viên phụ trách đấu thầu đều chưa được đào tạo chính thức chuyên sâu. Những kiến thức và hiểu biết mà họ có được là do kinh nghiệm làm việc, tìm hiểu qua những gói thầu tương tự nên chưa phát huy được hết tối đa hiệu quả. Điều này đã dẫn đến các thất bại trong công tác đấu thầu của công ty như: nộp muộn hồ sơ làm rõ theo yêu cầu của bên mời thầu do chưa có đủ các chứng chỉ kiểm định, không chú ý kỹ dẫn đến hiệu lực của bảo lãnh dự thầu thiếu 1 ngày so với yêu cầu,…
- Hoạt động xúc tiến thương mại chưa được quan tâm đúng mức. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, nhất là khi Việt Nam đã là thành viên của WTO, có rất nhiều nhà thầu cung ứng cùng loại vật tư thiết bị như EMIC thì hoạt động xúc tiến thương mại phải được đầu tư chú trọng trong quá trình dự thầu của công ty. Tuy nhiên, hoạt động xúc tiến thương mại, quảng cáo, tiếp thị ở công ty chưa được quan tâm. Công ty mới thành lập
Phòng Marketing trực thuộc Phòng Kế hoạch-Thị trường là một bộ phận chuyên trách riêng nhưng cán bộ phụ trách công việc này là những người chưa qua một khoá đào tạo chính thức về marketing, nhân viên đều từ phòng Kế hoạch chuyển sang, do đó hoạt động chủ yếu dựa vào kinh nghiệm. Vì vậy, thông tin nhận được chưa thực sự hiệu quả do thông tin thu thập từ nhiều nguồn nhưng một số chưa được tổng hợp, phân tích chính xác, và hoạt động quảng bá, tiếp thị hình ảnh trên thị trường quốc tế chưa được đầu tư, chú trọng nên hiện nay công ty chưa mở rộng thêm được thị trường quốc tế mà còn mất đi một số khách hàng quen thuộc như Lào, Bangladesh.