II. Thực trạng hoạt động gia công hàng may mặc xuất khẩu của công ty
1. Tổ chức hoạt động gia công hàng may mặc xuất khẩu của công ty
1.2 Ký kết hợp đồng gia công
Sau khi lựa chọn được đối tác đặt gia công thì bước tiếp theo là tổ chức kí kết hợp đồng gia công. Ban Marketing và phòng kế hoạch của công ty chịu trách nhiệm kí kết, thực hiện các hợp đồng gia công xuất khẩu. Phòng kế hoạch của công ty phụ trách bộ phận gia công của công ty, trong đó có hai phó phòng trực tiếp chịu trách nhiệm hoạt động mảng gia công, bao gồm một phó phòng chịu trách nhiệm mảng gia công theo phương thức nhận nguyên liệu, giao thành phẩm, một phó phòng chịu trách nhiệm mảng gia công theo phương thức mua nguyên liệu, bán thành phẩm. Khi khách hàng có yêu cầu đặt gia công thì bộ phận Marketing và bộ phận phụ trách gia công sẽ phụ trách kí hợp đồng với khách hàng đó.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Nếu là khách hàng quen thuộc của công ty, đã đặt hàng với số lượng lớn, thời gian dài với mức giá cụ thể thì những hợp đồng này sẽ được gửi cho cán bộ phụ trách mặt hàng gia công đã từng kí hợp đồng với khách hàng trước đó. Tại bộ phận gia công của công ty có 4 cán bộ phụ trách các mặt hàng khác nhau. Nếu khách hàng không chấp nhận mức giá cũ mà yêu cầu đàm phán mức giá mới hoặc công ty yêu cầu đàm phán mức giá mới thì các cán bộ trên sẽ lưu hồ sơ của khách hàng bằng một phiếu yêu cầu hoặc dùng chính văn bản chào giá của khách hàng làm phiếu yêu cầu, đánh số theo dõi và trình lên cho trưởng phòng kế hoạch, các phó phòng phụ trách bộ phận gia công xem xét và quyết định.
Với những khách hàng mới thì việc chào giá gia công cũng tương tự như khi khách hàng quen thuộc của công ty không chấp nhận mức giá cũ, hoặc khi công ty không chấp nhận mức giá gia công đã kí ở những hợp đồng trước đó.
Bước 2: Xem xét khả năng đáp ứng của công ty
Trưởng và các phó phòng kế hoạch sẽ xem xét các phiếu yêu cầu do các cán bộ phụ trách mặt hàng của công ty trình lên. Các nội dung chủ yếu cần phải xem xét trong phiếu yêu cầu là:
- Loại hàng đặt gia công, số lượng sản phẩm đặt hàng và tính toán khả năng đáp ứng của công ty
- Đơn giá và giá trị của từng mặt hàng, từng sản phẩm
- Khả năng công nghệ của công ty có đáp ứng được yêu cầu về chất lượng
- Bên cung cấp nguyên phụ liệu - Thời hạn giao hàng
- Điều kiện thanh toán
Sau khi xem xét và thấy khả năng của công ty có thể đáp ứng được, trưởng và phó phòng kế hoạch sẽ hoàn thành biểu mẫu “Xem xét hợp đồng” hoặc biểu mẫu “Xem xét phụ lục hợp đồng”. Trưởng phòng kế hoạch kí tên vào biểu mẫu và trình lên Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt. Nếu tổng giám đốc đồng ý thì gửi một xác nhận tới khách hàng bằng mail, sau đó tiến hành kí kết hợp đồng. Nếu tổng giám đốc không đồng ý có thể e-mail để đàm phán. Nếu hai bên vẫn không đồng ý thì sẽ tổ chức gặp mặt để đàm phán.
Bước 3: Soạn thảo và kí kết hợp đồng
Việc soạn thảo hợp đồng có thể do công ty cổ phần May 10 hoặc do bên đặt gia công soạn thảo. Nếu do công ty phụ trách soạn thảo thì việc soạn thảo sẽ do cán bộ phụ trách các mặt hàng phụ trách. Việc soạn thảo hợp đồng sẽ dựa trên các điều khoản giữa công ty và khách hàng đã đàm phán. Sau khi soạn xong hợp đồng, cán bộ phụ trách hợp đồng trình lên cho trưởng phòng kế hoạch xem xét và kiểm tra lại, và trình lên cho Tổng giám đốc kí. Nếu Tổng giám đốc hoặc người phụ trách kí hợp đồng hoặc bên đặt gia công
không đồng ý với hợp đồng này thì các cán bộ phụ trách soạn thảo sẽ phải soạn lại cho phù hợp.
Sau khi kí kết được hợp đồng, các cán bộ này sẽ phải tiến hành theo dõi hợp đồng bằng sổ theo dõi hợp đồng. Nếu một trong hai bên phát sinh những yêu cầu khác so với hợp đồng thì những nội dung ấy của hợp đồng ấy sẽ được xem xét sửa đổi. Nếu những yêu cầu sửa đổi được đưa ra từ phía đối tác thì cán bộ phụ trách sẽ lưu những yêu cầu này bằng phiếu “Yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng và phụ lục hợp đồng”, sau đó trình phó phòng, trưởng phòng kế hoạch, cuối cùng trình Tổng giám đốc để xem xét.