* Các bộ phận tham gia vào hoạt động đấu thầu cung cấp máy móc thiết bị: - Ban giám đốc : Ban giám đốc chịu trách nhiệm giám sát, đồng thời ra quyết định có tham gia dự thầu hay không dựa trên thông tin do phòng xuất nhập khẩu trình lên.
- Phòng xuất nhập khẩu : Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính trong hoạt động đấu thầu của công ty. Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các khâu trong hoạt động đầu thầu : Thu thập thông tin, lập hồ sơ dự thầu, tham gia đấu thầu, và thực hiện gói thầu.
Phòng xuất nhập khẩu sau khi thu thập và xử lý thông tin, lập kế hoạch trình xin ý kiến ban giám đốc, ban giám đốc quyết định có tham gia dự thầu hay không. Sau khi ban giám đốc đồng ý tham gia dự thầu, phòng xuất nhập khẩu lập hồ sơ dự thầu và tiến hành các công việc tiếp theo.
* Các loại hình đấu thầu mà công ty tham dự :
Công ty tham gia ba loại hình đấu thầu : Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi, đấu thầu cạnh tranh hạn chế và chỉ định thầu.
- Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi : Công ty cũng quan tâm đến hình thức này, tuy nhiên xác suất trúng thầu khi tham gia đấu thầu cạnh tranh rộng rãi chưa cao. Thông tin về các gói thầu này được thu thập qua báo chí, công ty vẫn chưa chú trọng đến các thông tin từ internet.
- Đấu thầu cạnh tranh hạn chế : Các gói thầu đã trúng của công ty chủ yếu thuộc hình thức này. Do bên mới thầu là khách hàng quen thuộc của công ty. Một phần khác là do các gói thầu này là máy móc chuyên dụng ngành than.
- Chỉ định thầu : Hình thức này công ty cũng có tham gia nhưng rất ít. Chủ yếu là các gói thầu do tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam chỉ định thầu cung cấp thiết bị cho các mỏ mới ở Đak Nông.