III. Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin ở Ngân hàng ngoại thơng Hà nội.
2. Quy trình luân chuyển thông tin của hệ thống thông tin hiện nay.
2.1. Phân loại hoạt động thông tin.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội ta có thể sắp xếp các hoạt động thông tin này thành :
- Công tác quản lý công văn, hồ sơ, văn bản, sổ sách phục vụ cho hoạt động của ngân hàng.
- Công tác nghiên cứu, tổng hợp và lập báo cáo lên cấp trên theo qui định.
- Công tác lu trữ cho mục đích lâu dài.
2.2. Các thông tin đến.
* Các nguồn thông tin :
- Cấp trên: Các văn bản pháp qui, nghị định, nghị quyết, chỉ thị, quyết định.
- Các ngân hàng cùng cấp: Thông báo, công văn. - Các chi nhánh trực thuộc: báo cáo, tờ trình. - Các bộ phận chuyên ngành.
- Thành viên của hệ thống * Các loại thông tin : - Thông tin dạng văn bản - Thông tin dạng số liệu - Thông tin dạng hình ảnh * Hình thức truyền tin - Qua mạng cục bộ
- Qua fax, th tín, bu điện
Đối với các thông tin mang tính chất nghiệp vụ ngân hàng, do các cơ sở trực thuộc truyền đến một cách thờng xuyên, liên tục qua mạng cục bộ, đợc truyền trực tiếp đến phòng tin học của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội sau đó đợc xử lý và lu trữ trên hệ thống máy chủ).
Còn đối với các thông tin dới dạng văn bản nh: báo cáo, tờ trình, nghị quyết, nghị định, đợc truyền đến qua fax, th tín, bu điện đến bộ phận văn th ở phòng Hành chính- Nhân sự để làm thủ tục công văn đến.
2.3. Các thông tin đi.
* Địa chỉ của các thông tin đi.
- Cấp trên: Ngân hàng ngoại thơng Việt nam báo cáo, tờ trình. - Các ngân hàng cùng cấp: thông báo, công văn
- Các chi nhánh trực thuộc: quyết định, chỉ thị - Các thành viên của hệ thống: giải quyết, trả lời * Các loại thông tin :
- Thông tin dạng văn bản - Thông tin dạng số liệu - Thông tin dạng hình ảnh * Hình thức truyền tin - Qua mạng cục bộ - Qua điện thoại, điện tín - Qua fax, th tín, bu điện
Đối với các thông tin mang tính chất nghiệp vụ ngân hàng, đợc truyền đi thờng xuyên, liên tục qua hệ thống máy chủ đặt tại phòng tin học của Ngân hàng ngoại thơng Hà nội lên Ngân hàng ngoại thơng Việt nam.
Hình 1: Sơ đồ về qui trình thu thập- phân loại- chuyển phát thông tin
2.4.Qui trình xử lý thông tin
Hình 2: Sơ đồ về quy trình xử lý thông tin
Thu thập, phân loại chuyển phát thông tin
Tiếp nhận-phân loại lưu công văn đến
Ghi sổ- lấy dấu công văn đi
Công văn đến đã xác định bộphận
xử lý
Công văn, báo cáo đi chưa qua
văn thư
Phân tích-xử lý và tổng hợp
thông tin
Công văn đến Báo cáo từ cơ sở
trực thuộc
Công văn đi
Hệ thống thông tin quản
lý Bộ phận văn thư Thông tin văn bản gốc Trạm làm việc Trạm làm việc Trạm làm việc
* Đối với thông tin đến.
- Đối với văn bản pháp qui, ghi vào sổ sách sao, chép gửi đi các nơi, có thể tra cứu để phục vụ công việc
- Đối với các nghị quyết, quyết định, chỉ thị... vào sổ sao chép, lu trữ, gửi đến các địa chỉ liên quan, theo dõi quá trình triển khác, thu thập các báo cáo về các kết quả triển khai.
- Đối với các thông báo, công văn, công điện vào sổ gửi đến các địa chỉ liên quan
- Đối với các báo cáo, tờ trình: Vào sổ, chuyển lãnh đạo, chuyên viên xử lý, theo dõi cập nhật (nếu là báo cáo số liệu), tổng hợp báo cáo.
- Đối với các loại thông tin có liên quan đến hệ thống: phân loại, cập nhật, chuyển các nơi xử lý, lu trữ.
* Đối với thông tin đi.
- Đối vơi văn bản pháp qui: vào sổ, sao chép, lu trữ, gửi đi các nơi - Đối với quyết định, chỉ thị: chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo ký duyệt, vào sổ, sao chép, lu trữ, gửi đi các địa chỉ liên quan theo dõi quả trình triển khai, thu thập các báo cáo về kết quả triển khai
- Đối với thông báo, công điện: chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo duyệt ký, vào sổ gửi đến các địa chỉ liên quan.
- Đối với báo cáo tờ trình: chuyên viên tổng hợp dữ thảo, lãnh đạo ký duyệt, vào sổ lu trữ, gửi đi
- Đối với các loại thông tin khác: chuyên viên tổng hợp dự thảo trình ngời có trách nhiệm ký duyệt vào sổ, gửi đI
2.5. Các quy trình làm việc trong hệ thống
2.5.1.Quy trình làm việc của chuyên viên
Chuyên viên là ngời có chuyên môn về một lĩnh vực và thờng đợc lãnh đạo giao nhiệm vụ thực hiện các công việc nh xử lý vụ việc nghiên cứu, đề xuất phơng án, lập báo cáo gửi lên cấp trên về các vấn đề liên quan đến lĩnh vực chuyên môn đó, chuyên viên có vai trò quan trọng trong bộ máy quản lý ngân hàng.
Chuyên viên nhận đợc công văn cần phải giải quyết từ văn th, nghiên cứu công văn nhận đợc, tham khảo các tài liệu, hồ sơ khác và khảo sát thực tế, chuyên viên có nhiệm vụ đề xuất phơng án giải quyết dới dạng một dự thảo công văn để trình lên lãnh đạo. Sau khi đợc duyệt công văn đ- ợc đa qua văn th đánh máy, trình ký, sau đó đợc vào sổ và phát hành. Các tài liệu trong quá trình giải quyết đợc gọi là hồ sơ của vụ việc và đợc chuyên viên xử lý việc đó lu giữ, ngoài ra chuyên viên còn có nhiệm vụ lập báo cáo nh theo quy định.
2.5.2. Qui trình thu thập và tổng hợp báo cáo.
Các báo cáo định kỳ tại Ngân hàng ngoại thơng Hà nội đợc lập theo tháng, quý, năm. Các báo cáo đợc nhân viên nắm chủ yếu qua các văn bản. Các thông tin chủ yếu của báo cáo là tình hình hoạt động kinh doanh của ngân hàng (tài chính, nhân lực, thị trờng).
Các báo cáo gửi lên Ngân hàng ngoại thơng Hà nội là các báo cáo tháng, quý, năm. Ngân hàng nhận báo cáo từ các chi nhánh trực thuộc và kiểm tra độ chính xác của báo cáo đó. Các chuyên viên tổng hợp lập báo cáo từ số liệu thu đợc qua báo cáo của cấp dới sau đó trình lãnh đạo, nếu đợc duyệt, báo cáo đợc gửi lên Ngân hàng ngoại thơng Việt nam.
Hình 3: Sơ đồ quy trình phân tích, xử lý và tổng hợp thông tin
2.5.3 .Quy trình lu trữ thông tin .
Mục đích của bộ phận này là lu trữ các thông tin để cho công việc tra cứu sau này các thông tin thuộc diện đợc lu trữ là:
- Các văn bản
- Các sổ sách ghi lại công việc - Các hồ sơ vụ việc - Các thông tin về khách hàng Ban hành quyết định tại Ngân hàng ngoại thương Hà nội Phân tích , xử lý và tổng hợp thông tin Tổng hợp báo cáo của Ngân hàng ngoại thư ơng Hà nội
Xử lý công văn đến Báo cáo đi chư
a qua văn thư Dự thảo báo cáo, quyết định
Kết quả duyệt báo cáo Công văn đi
chưa qua văn thư
Thu thập, phân loại và chuyển phát thông tin
Báo cáo đến đã qua văn thư
Dự thảo công văn đi Kết quả duyệt dự thảo công văn đi Công văn đến đã qua phần xử lý
Bộ phận lu trữ phân loại và sắp xếp thông tin theo những chỉ tiêu phục vụ cho công việc tìm kiếm, tra cứu theo nguyên tắc bảo đảm an toàn và an ninh dữ liệu
Hình 4: Sơ đồ tiếp nhận- phân loại - lu công văn đến
Công văn đến đã được tiếp nhận
Công văn đến đã phân loại
Ghi sổ công văn vào sổ Phân công bộ phận xử lý công văn đến Công văn đến cần phân công xử lý Tiếp nhận công văn đến Công văn đến Công văn đến
Hình 5: Sơ đồ làm thủ tục và lu công văn đi
Hình 6: Quy trình luân chuyển thông tin
Công văn đã đư ợc duyệt
Lãnh đạo ngân hàng
Công văn dã ký và lấy dấu
Vào sổ lưu công văn
Công văn đi đã vào sổ lưu Phát hành công
văn Công văn đi
Quy trình phân loại, xử lý, thu thập, tổng hợp của các nhân viên Quyết định của lãnh đạo
Công văn đi Công văn đến Công văn dến Thông tin Lưu trữ Thông tin
2.6. Vai trò của Hệ thông thông tin trong hoạt động của ngân hàng.
Nh đã đề cập ở phần trên, việc đảm bảo thông tin trong hoạt động của ngân hàng phải luôn luôn đợc chú trọng đến và nâng cao chất lợng thông tin , đội ngũ cán bộ phải có khả năng thực hiện có hiệu quả các công việc đợc giao, rút ngắn thời gian giải quyết công viêc và tạo điều kiện thuận tiện, nhanh chóng cho khâu dịch vụ.
Do nhu cầu về thông tin ngày càng tăng mạnh mẽ trong tơng lai việc bảo đảm thông tin và ứng dụng tin học vào hoạt động của ngânh hàng là rất cấp thiết. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của ngân hàng sẽ khắc phục đợc các vấn đề tồn tại và tăng hiệu quả bộ máy quản lý lãnh đạo.
Việc phân tích một cách có hệ thống quá trình luân chuyển thông tin của hệ thống hiện nay giúp cho ta có một cách nhìn chính xác và chi tiết hơn các hoạt động luân chuyển và xử lý thông tin, từ đó có thể ứng dụng tin học trong quản lý Hệ thông thông tin, khắc phục đợcc ác tồn tại của Hệ thống hiện tại, mở ra những khả năng mới cho quá trình tổ chức và xử lý thông tin trong tơng lai.
Ngoài ra các khả năng về nhân lực, về cơ sở hạ tầng của ngân hàng cũng là điều kiện cần thiết để thực hiện mô hình quản lý Hệ thông thống tin trên máy vi tính, đảm bảo tốt cho hệ thống hoạt động nhịp nhàng và phát triển tốt.
Việc ứng dụng tin học và quản lý các công văn đến, các công văn đi và quá tình giải quyết công việc, trợ giúp cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo và công tác xử lý của chuyên viên, xử lý tổng hợp một cách khoa học,
có hệ thống, nhanh chóng các báo cáo định kỳ, lu trữ và cung cấp các thông tin để tra cứu sau này.