I. Đánh giá về công tác quản lý chi phí kinh doanh và định hướng phát triển sản xuất kinh
1. Định hướng chiến lược phát triển kinh doanh của công ty
Tuy đã có được những thành công trong thời gian qua nhưng Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội không ngừng hoàn thiện và phát triển. Mục tiêu của công ty là phấn đấu để giảm chi phí kinh doanh để tăng lợi nhuận, tăng cường bán ra, mở rộng quy mô kinh doanh. Từ đó làm tăng khả năng cạnh tranh, thu hút đầu tư của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, xây dựng các mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
Từ những mục đích đó, Công ty đã có kế hoạch tiêu thụ, đổi mới cơ cấu kinh doanh nhằm thoả mãn nhu cầu tối đa của người tiêu dùng. Công ty cũng có kế hoạch mở rộng địa bàn kinh doanh có triển vọng đồng thời xây dựng chiến lược phát triển trong tương lai.
Công ty tiến hành mở rộng thị trường, củng cố giữ vững thị trường hiện tại nhằm đảm bảo khả năng tiêu thụ hàng hoá. Đồng thời tìm kiếm những bạn hàng mới nhằm mở rộng thị trường, tạo cho mình khả năng chủ động trong kinh doanh, cũng như sự linh hoạt để theo kịp sự phát triển của nền kinh tế thị trường.
Để thực hiện được mục tiêu chiến lược trên công ty rất coi trọng nhân tố con người. Công ty luôn tiến hành các khoá đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên, khuyến khích nhân viên tự học hỏi, tự trang bị cho mình vốn kiến thức
vững vàng đáp ứng được đòi hỏi khắt khe trong kinh doanh. Tích cực nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn hàng, cử cán bộ có kinh nghiệm đi sâu nắm bắt thị trường… Các kế hoạch này dựa trên tình hình thực tế tại công ty, từ đó phát huy mặt mạnh và khắc phục điểm yếu còn tồn tại từ năm trước.
II.Một số giải pháp nhằm hạ thấp CPKD của công ty.
Nhận thức được vai trò quan trọng của việc hạ thấp chi phí kinh doanh trong quá trình hoạt động thì công ty có thể áp dụng một số giải pháp nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh như sau:
1.1.Tăng cường bán ra, tìm kiếm các công trình.
Mục tiêu phát triển của công ty là tăng doanh thu để rồi tăng lợi nhuận. Như vậy thì công ty cần phải tăng cường bán ra, cần phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng.
Công ty còn có chức năng xây lắp, vì vậy cần phải tìm kiếm thêm các công trình không những tại Hà Nội mà còn ở các tỉnh thành lân cận.
Trong điều kện cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế, làm thế nào để chiếm lĩnh thị trường, tạo lập vị thế và uy tín trên thị trường không chỉ là vấn đề riêng của công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà Nội. Như vậy, công ty càng phải đưa ra những chính sách thích hợp như chính sách khuyến mại, giảm giá đối với những khách hàng mua với số lượng lớn đối với thương mại. Còn đối với xây lắp thì phần bảo hành công trình cũng nên chú ý hơn, từ đó kích thích sức mua và tăng doanh thu cho công ty.
Để thực hiện tốt quá trình bán hàng đồng thời tiết kiệm được chi phí, công ty cần nghiên cứu tìm kiếm nguồn hàng hợp lý. Yếu tố này cũng giúp công ty giảm được một số chi phí như: chi phí vận chuyển, bảo quản. Ngoài ra, công ty cũng cần tổ chức bán hàng hoá phù hợp với đặc điểm khu vực tiêu thụ mà công
chi phí bảo quản, hao hụt,… Mặt khác, công ty cũng cần tổ chức tốt nguồn hàng vì mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Mục đích của việc mua vào là để bán ra, do vậy muốn quá trình bán ra được tốt thì quá trình mua vào cũng phải đảm bảo. việc tổ chức tốt quá trình mua hàng cũng giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí kinh doanh.
Để tạo được uy tín trên thị trường, ngoài việc cung cấp mặt hàng có chất lượng tốt, công ty còn cần chú trọng đến vấn đề về bảo quản hàng hoá, giữ được chất lượng hàng hoá tốt, công ty còn áp dụng một số chính sách hậu mãi tốt tạo niềm tin đối với khách hàng.
1.2.Quản lý và sử dụng các nguồn lực có hiệu quả.
Đối với công ty, yếu tố quan trọng nhất trong kinh doanh là vấn đề lợi nhuận. Và để có được điều đó, công ty phải nỗ lực hết mình trong việc tổ chức quản lý và sử dụng nguồn lực có hiệu quả. Tổ chức và quản lý cán bộ nhân viên hoạt động có hiệu quả, thái độ phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo…góp phần thúc đẩy bán ra, công tác tổ chức sao cho tạo môi trường đoàn kết và có trách nhiệm, có ý thức sao cho trong công việc, đây là việc cần làm trong công ty.
Ngoài ra, công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ các phương án kinh doanh, quản lý chặt chẽ ác yếu tố đầu vào cả về lượng và giá trị. Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban đảm bảo con số thống kê chính xác, theo dõi thường xuyên hang tồn kho để có kế hoạch nhập hàng hợp lý.
Công ty phải quản lý hành chính tốt, tiết kiệm tối đa những khoản chi phí như tiếp khách, hội họp … Mặt khác, trong việc sử dụng các tiện nghi văn phòng cần cố gắng phát huy sao cho hết hiệu quả mà không lãng phí.
Đồng thời công ty còn phải thực hiện kích thích tinh thần người lao động bằng các chế độ lương thưởng hợp lý, điều này là đòn bẩy kích thích tinh thần,
Trả cho nhân viên các khoản phụ cấp đi đường thay vì sử dụng ô tô công ty. Nó sẽ giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí bảo hiểm, xăng xe, bảo dưỡng và nhiều chi phí khác. Vận chuyển sản phẩm trực tiếp từ nhà sản xuất tới khách hang để công ty không còn lo lắng về các chi phí lưu kho, chi phí bảo hiểm và thuê địa điểm. Những khoản chi phí này luôn ăn đáng kể vào lợi nhuận của công ty. Ngoài ra, có thể cung cấp các các trợ cấp bảo hiểm cho nhân viên thay vì mua các bảo hiểm sức khoẻ trọn gói. Công ty có thể trả cho họ một khoản tiền nhát định để họ tự trang trải bảo hiểm cho bản thân. Công ty sẽ tiêt kiệm đáng kể khoản chi phí bảo hiểm trong khi không gây tổn hại tới quyền lợi của nhân viên.
Việc sử dụng các nhà thầu phụ giúp công ty chỉ phải trả tiền công cho những công việc cần thiết chứ không phải trả các khoản lương toàn thời gian. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lương, mà còn chi phí về thuế và bảo hiểm.Việc sử dụng các nhà thầu phụ không chỉ giúp công ty hạ thấp chi phí, mà còn sử dụng nhiều công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý hiện đại trong các hoạt động kinh doanh, cho phép công ty giải quyết những nhiệm vụ lớn hơn và phát triển nhanh hơn.
1.3.Nâng cao năng suất lao động của nhân viên.
Năng suất lao động trong doanh nghiệp thương mại được thể hiện bằng doanh số bán ra trên một giờ công lao động hay trên một nhân viên bán hàng. Việc tăng năng suất lao động cho phép giảm tương đối chi phí lao động trong quá trình lưu thông hàng hóa, hạ thấp chi phí kinh doanh nâng cao thu nhập và tích lũy của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên khuyến khích tăng năng suất lao động trên một nhân viên bằng các chế độ tiền lương, tiền công, sự khuyến khích lợi ích vật chất. Từ đó kích thích nhân viên chủ động sáng tạo toàn tâm toàn ý với công việc
Ngoài ra, công ty nên đầu tư thêm một số trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động.
Công ty phải thường xuyên có định mức về chi phí đào tạo để nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên. Trình độ nghiệp vụ cũng là một yếu tố quan trọng thúc đẩy tăng năng suất lao động.
1.4.Nghiên cứu thị trường ( thị trường sản phẩm, dịch vụ đầu ra, thị trường yếu tố đầu vào ) và các đối thủ cạnh tranh.
Sản phẩm dịch vụ của công ty là mặt hang xăng dầu, một mặt hang thiết yếu trong đời sống nhân dân cũng như sự hoạt động của các nhà máy. Do vậy, Công ty cần nắm rõ sự biến động của thị trường, cần tìm được nguồn hang đầu vào tốt, cần có những khách hang tiềm năng, khách hang trung thành để tăng doanh thu. Nghiên cứu thị trường tốt sẽ cung cấp hang loạt thông tin về khách hang, sản phẩm và đổi thủ cạnh tranh. Để thực hiện tiết kiệm chi phí một cách có hiệu quả công ty có thể sử dụng các biên pháp như:
+ Nói chuyện trực tiếp với khách hang và khách hang tiềm năng. Mặc dù việc gửi trực tiếp bằng đường bưu điện bảng câu hỏi, chiến dịch marketing trực tiếp thông qua điện thoại, các buổi thảo luận tập trung… là các biện pháp hữu hiệu để khảo sát khách hang và khách hang tiềm năng. Song, chúng thường quá tốn kém. Vì vậy, công ty có thể tổ chức một cuộc họp mặt không chính thức để lấy số liệu.Mời một số khách hang đi ăn trưa và tìm hiểu những đánh gia skhông chính thức của họ về sản phẩm hay dịch vụ mới của công ty. Hoặc công ty có thể gọi điện để hỏi các câu hỏi có tính chất tương tự. Như vậy, công ty vừa có thể có được một số thông tin về xu hướng chung vừa có thể giảm bớt chi phí.
+ Sử dụng sinh viên: công ty có thể liên lạc với sinh viên các trường tham gia nghiên cứu thị trường. Với cách này, ngoài việc tiết kiệm được chi phí, làm
việc với sinh viên cũng có thể giúp công ty thu được những ý kiến hoàn toàn mới về việc thiết kế hay thực hiện một cuộc nghiên cứu thị trường.
+ Sự tăng hoặc giảm giá cũng ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu và lợi nhuận của công ty. Do vậy, công ty cũng cần biết rõ thời điểm tăng hoặc giảm giá trên thị trường để có chính sách nhập hang hợp lý.
+ Công ty cũng cần nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh một cách cẩn thận, đầy đủ, khách quan, đánh giá đúng hiệu quả của chính mình. Từ đó lựa chọn được hướng đi đúng cho chính doanh nghiệp của mình, xây dựng các chiến lựơc kinh doanh hợp lý, nâng cao năng lực cạnh tranh và cắt giảm được các chi phí cần thiết so với đối thủ.
1.5.Áp dụng chính sách giảm giá, chiết khấu, phần trăm hoa hồng.
Để tăng doanh thu bán hang và tiêu thụ sản phẩm tốt, công ty cần áp dụng các chính sách giảm giá, chiết khấu với những khách hang mua với số lượng lớn hoặc mua thường xuyên. Như vậy vừa có thể thoả mãn lợi ích về vật chất vừa thoả mãn lợi ích tinh thần cho khách hang. Sự thoả mãn này đem đến cho khách hang sự tin tưởng và muốn mua hang nhiều hơn. Đây là cơ hội để công ty đẩy mạnh việc bán ra làm tăng lợi nhuận, giảm chi phí. Công ty nên pgát triển các thoả thuận thanh toán với khách hang để giảm thiểu các chi phí bổ sung phát sinh. Việc công ty bán được bao nhiêu sản phẩm sẽ không còn ý nghĩa khi công ty chưa nhận được tiền thanh toán. Mục đích của nhiệm vụ này là đảm bảo sự thoả thuận chủ động qua đó có được các điều khoản thanh toán rõ rang và công ty có được các khoản tiền của mình nhanh chóng nhất. Đặc biệt, đối với những khách hang trung thành công ty cần áp dụng chính sách giảm giá, triết khấu hoặc cắt phần trăm hoa hồng để tăng sức mua, nâng cao sản lượng bán ra.
Khoa học công nghệ từ lâu đã đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp trên thế giới. Những tiến bộ khoa học kỹ thuật đã làm một ‘cuộc cách mạng’ to lớn trong phong cách sống và làm việc của các doanh nghiệp nói chung và công ty Thương mại và đầu tư xây dựng hà nội nói riêng.
Công ty không chỉ kinh doanh thương mại mà còn hoạt động về mảng xây lắp. Do vậy, công ty cần áp dụng khoa học công nghệ nhằm tiết kiệm nhân công, đẩy nhanh tiến độ thi công. Để cắt giảm chi phí kinh doanh thì biện pháp giảm chi phí quản lý hành chính là một trong những biện pháp hữu hiệu. Việc áp dụng các tiến bộ khoa học trong quản lý hành chính đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, giúp cho việc tinh giảm bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy quản lý phù hợp với sự phát triển của công ty. Từ đó, giảm bớt các thủ tục không cần thiết, giảm bớt các khoản chi tiêu có tính chất hình thức, phô trương. Bên cạnh đó, việc áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật giúp công ty tiết kiệm được chi phí sản xuất, sản phẩm có chất lượng cao, bộ máy hoạt động của công ty cũng được hoàn thiện hơn. Cụ thể Công ty có thể sử dụng các công nghệ như: điện thoại internet, lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Bởi việc liên lạc qua internet co chi phí thấp hơn nhiều so với việc liên lạc bằng điện thoại bàn hay di động. Đây là một trong những tiện ích từ mạng internet có sẵn và internet càng ngày càng có thêm nhiều chức năng mới với giá rẻ khác. Việc lưu trữ dự phòng các dữ liệu quan trọng một cách an toàn và đảm bảo bằng internet chỉ tốn một chi phí thấp đến kinh ngạc.Các dữ liệu lưu trong máy tính các nhân đôi khi bị hư hỏng hoặc bị mất dữ liệu nhưng chỉ cần một chi phí nhỏ công ty có thể thuê một ‘ổ cứng lưu động’ trên mạng để lưu trữ dự phòng các dữ liệu theo một lịch trình đã định sẵn.
1.7.Tăng cường tiết kiệm chi phí quản lý chặt chẽ quá trình tiết kiệm chi phí.
Giảm được chi phí kinh doanh đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp trong kỳ. Nên thực hiện tiết kiệm chi phí kinh doanh cũng là một biện pháp tăng lợi nhuận. Tiết kiệm chi phí kinh doanh không có nghĩa là cắt giảm tuỳ tiện mà giảm tối thiểu các khoản chi phí không cần thiết, không phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Công ty luôn phải tính toán đến hiệu quả chi phí bỏ ra. Như vậy khi bắt tay vào xây dựng, một điều vô cùng quan trọng mà công ty không thể bỏ qua là phải tính đến việc chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào để có biện pháp tiết kiệm thích hợp. Rõ ràng yếu tố chi phí luôn đóng vai trò quan trọng trong bất cứ kế hoạch mở rộng và tăng trưởng kinh doanh nào. Công ty muốn tăng trưởng và đẩy mạnh lợi nhuận cần không ngừng tìm kiếm những phương thức quản lý và sử dụng hiệu quả nhất các nguồn vốn, chi phí kinh doanh, đồng thời phải tái đầu tư các khoản tiền đó cho những cơ hội tăng trưởng triển vọng nhất. Do vậy, để hạ thấp chi phí thì các chương trình cắt giảm chi phí đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp các công ty tiết kiệm chi phí, đạt mục tiêu lợi nhuận, song hiếm khi đem lại kết quả cải thiện bền vững về vị thế cạnh tranh.
Kết luận
Trên đây là một số lý luận và thực tiễn về chi phí kinh doanh tại Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội trong hai năm 2005 và 2006.
Quản lý chi phí kinh doanh nhằm tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng của chúng là một vấn đề quan trọng và thu hút được sự chú ý của doanh nghiệp, vì nó có tính thực tiễn cao, liên quan trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong kinh doanh thương mại thì chi phí kinh doanh luôn luôn