Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu thép của Tổng Công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện xuất khẩu thép
(Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh) 2.2.2.1. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi hợp đồng xuất khẩu đợc ký kết, Tổng công ty tiến hành chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu. Sản lợng thép cán sản xuất trong năm 2007 đạt 1.409.248 tấn , tăng 113.1% so với cùng kỳ năm 2006. Một mặt phục vụ nhu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Kiểm tra L/C
Thuê tàu
Giao nhận hàng Mua bảo hiểm
Thủ tục hải quan Mua bảo hiểm Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Kiểm tra L/C
Kiểm tra thông số của tàu
Giao nhận hàng Mua bảo hiểm
Thủ tục hải quan Mua bảo hiểm
cầu thép thành phẩm trong nớc, mặt khác tiến hành xuất khẩu sang các thị trờng Lào, Campuchia…
Hàng hóa đợc kiểm tra chất lợng, số lợng trớc khi đa ra cảng để đảm bảo về chất lợng ghi trong hợp đồng.
2.2.2.2. Kiểm tra L/C
Đôn đốc bên nhập khẩu mở th tín dụng (L/C- Letter of Credit) đúng thời hạn.
Những nội dung của L/C cần kiểm tra kỹ là: Số tiền của th tín dụng, ngày hết hạn hiệu lực của th tín dụng, loại th tín dụng, thời hạn giao hàng, cách giao hàng, cách vận tải, chứng từ thơng mại…
2.2.2.3. Mua bảo hiểm
Trong quá trình vận chuyển hàng từ nớc mình sang các nớc nhập khảu do hàng đợc vận chuyển bằng đờng biển nên thờng gặp rủi ro có thể xảy ra ra tổn thất, h hỏng mất mát về hàng hóa nh tàu bị mắc cạn, đắm, đâm va nhau, nổ, mất tích không giao hàng...Mà theo tập quán quốc tế trách nhiệm của ngời vận tải là rất hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đòi ngời vận tải bồi thờng là rất phức tạp, khó khăn và kéo dài. Công ty thờng mua bảo hiểm hàng hóa để phòng ngừa rủi ro, bảo vệ hàng hóa của mình. Với mỗi lô hàng xuất khẩu khi mua bảo hiểm Công ty thờng thực hiện các công việc:
- Căn cứ mức chi phí cạnh tranh và chất lợng dịch vụ, đề xuất công ty bảo hiểm cho lô hàng.
- Gửi giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá tới công ty bảo hiểm đề nghị cấp giấy chứng nhận bảo hiểm cho lô hàng.
- Sau khi có giấy chứng nhận bảo hiểm của công ty bảo hiểm , tiến hành kiểm tra giấy chứng nhận bảo hiểm
- Làm tờ trình lãnh đạo Tổng công ty và chuyển phòng tài chính kế toán thanh toán phí bảo hiểm. Trờng hợp có hợp đồng bảo hiểm bao/hợp đồng nguyên tắc với công ty bảo hiểm thì sẽ thanh toán theo quy định của hợp đồng. Để tránh việc thỏa thuận lại các điều kiện về bảo hiểm đối với mỗi lần giao hàng và tránh việc phải thực hiện một hợp đồng riêng biệt cho từng chuyến hàng có chi phí rất cao Công ty thờng ký hợp đồng bảo hiểm bao (Open Policy) để bảo hiểm cho tất cả các lô hàng xuất khẩu tại bất cứ thời điểm nào trong một thời hạn nhất định (thờng là một năm) theo các điều kiện và điều khoản nh đã thỏa thuận trớc.
Công ty thờng mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm lớn và có uy tín của Việt Nam nh Bảo Việt, Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex (PJICO)… Và tỷ lệ phí bảo hiểm cho mỗi lô hàng là 0.08% trị giá bảo hiểm.
2.2.2.4. Kiểm tra thông số tàu
Việc chuyên chở trong hoạt động ngoại thơng đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó đợc coi nh mạch máu nối liền các bên với nhau và đây cũng là một yêu cầu tất yếu gắn chặt với việc thực hiện hợp đồng mua bán ngoại th- ơng. Trong thơng mại quốc tế, các công ty có thể áp dụng nhiều phơng tiện vận tải khác nhau nh ôtô, đờng biển, đờng sắt, đờng hàng không...Hiện nay Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép sử dụng phơng thức vận tải biển là chủ yếu.
Đối với Cơ quan văn phòng Tổng Công ty Thép Việt Nam cũng nh nhiều doanh nghiệp khác ở Việt Nam thì nghiệp vụ thuê tàu còn nhiều hạn chế do cha có nhiều kinh nghiệm, cha có nhiều thông tin về các hãng tầu quốc tế... Do vậy, hiện nay các hợp đồng xuất khẩu đợc thực hiện tại công ty hầu hết
bên nhập khẩu sẽ tiến hành nghiệp vụ thuê tàu và thông báo cho công ty về ngày tàu cập cảng để lấy hàng.
- Sau khi nhận thông báo của ngời Mua về dự kiến chỉ định tàu chở hàng, công ty tiến hàn kiểm tra các thông số của tàu xem có phù hợp với các quy định trong hợp đồng hay không.
- Thông báo và yêu cầu công ty bảo hiểm xác nhận bằng văn bản đồng ý bảo hiểm hàng hoá đợc chuyên chở trên con tàu do ngời Mua chỉ định thuê.
- Thông báo xác nhận bằng văn bản cho ngời Mua
- Thờng xuyên liên hệ với đại lý tàu để nắm các thông tin về tàu và lịch tàu.
Khi kiểm tra các thông số của tàu Công ty kiểm tra tuổi tàu xem con tàu đó đã đóng lâu cha?, kiểm tra xem con tàu đó có là thành viên của hiệp hội tàu biển quốc tế hay không? hay kiểm tra xem con tàu đó đã “sổ tàu” bao giờ ch- a?...
2.2.2.5. Làm thủ tục hải quan
- Khi hàng đa ra cảng, đầu tiên nhân viên phòng kinh doanh của công ty chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các loại chứng từ chủ yếu sau:
+ 1 hóa đơn thơng mại + Bảng kê chi tiết + Phiếu đóng gói + Vận đơn
+ Giấy chứng nhận xuất xứ
- Công ty thuê công ty đại lý giao nhận làm các thủ tục hải quan, giao hàng, bốc dỡ và chuyển hàng cho khách hàng của công ty, đồng thời làm giấy uỷ quyền gửi tới cảng, hải quan, đại lý tàu thông báo để các bộ phận này giúp đỡ công ty đại lý giao nhận thực hiện tốt công việc của họ. Vì công ty thuê
lô hàng xuất khẩu nên mỗi năm công ty thờng ký một hợp đồng uỷ thác giao hàng và với mỗi lô hàng công ty chỉ cần làm các Phụ lục thuộc hợp đồng uỷ thác của năm đó để gửi tới công ty đại lý giao nhận
Nh vậy công ty không trực tiếp tiến hành các thủ tục thông quan, giao hàng hoá mà thuê một công ty khác làm. Điều này có u điểm là rút ngắn thời gian thông quan, giao hàng tại cảng do các công ty này có chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm nên tiến hành các công việc này nhanh hơn công ty. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải chịu mất một khoản chi phí làm ảnh hởng đến lợi nhuận của công ty và hơn nữa công ty sẽ không chủ động nếu có sự cố gì đó xảy ra trong quá trình thông quan, giao hàng hóa.
2.2.2.6. Giao hàng
Sau khi có thông báo tàu cập cảng Công ty chuẩn bị việc giao hàng tại cảng bao gồm các công đoạn sau:
- Thông báo bằng văn bản cho các bên liên quan đến lô hàng xuất khẩu về thời gian tàu nhận hàng.
- Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giao hàng và khẩn trơng làm thủ tục giao hàng.
- Chuyển bộ hồ sơ giao hàng cho đơn vị đợc Tổng công ty uỷ quyền làm thủ tục giao hàng: đơn vị trực thuộc ngời Bán, văn phòng đại diện hoặc công ty đại lý Giao nhận Vận tải (công ty đại lý vận tải Quốc tế phía Bắc).
- Phối hợp với các đơn vị đợc uỷ quyền giao nhận theo dõi việc giao nhận hàng.
Việc thuê công ty khác làm thủ tục giao nhận hàng hoá giúp công ty rút ngắn thời gian giao nhận hàng hoá do các công ty này có chuyên môn, nghiệp vụ và thông thạo trong việc này. Tuy nhiên công ty cũng sẽ phải mất một khoản chi phí và thiếu đi sự chủ động trong việc giải quyết các sự việc phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hoá.