Là một đơn vị kinh doanh thuần tuý về thơng mại nên đối với PITCO Hà Nội việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là rất quan trọng và trên thực tế nó sẽ quyết định việc chi nhánh có thực hiện đợc hợp đồng xuất khẩu đã kí kết hay không.Vấn đè đợc đặt ra cho chi nhánh là
Tập chung hàng xuất khẩu
Tập chung hàng hoá đủ về số lợng phù hợp về chất lợng và đúng thời điểm ,tối u hoá chi phí luôn là mục tiêu của chi nhánh trong việc tập chung hàng phục vụ cho hợp đồng xuất khẩu.
Để có thể tập chung đợc nguồn hàng có chất lợng đảm bảo cung cấp cho các hợp đồng xuất khẩu sang thị trờng Malaysia theo các êu cầu về chất lợng hàng hoá theo hợp đồng trớc hết chi nhánh phải tiến hành tìm hiểu và nghiên cứu về khả năng cung ứng mặt hàng thiếc trong nớc.Việt Nam là một quốc gia đợc thiên nhiên u đãi có nhiều tài nguyên.Trữ lợng thiếc của Việt Nam qua thăm dò ớc khoảng 200 ngàn tấn và tập chung ở các khu vực :Quỳ Hợp –Nghệ An,Cao Bằng ,Lâm Đồng…Thiếc ở đây tồn tại dới dạng quặng đợc khai thác sau đó phải qua quá trình luyện thiếc mới cho ra sản phẩm thiếc thỏi có chất lợng theo nh quy định của Nhà Nớc (sẽ đợc trình bày kĩ hơn trong phần kiểm tra chất lợng hàng hoá).Do đó để có đợc nguồn hàng phục vụ cho các hợp đồng xuất khẩu thiếc thỏi sang thị trờng Malaysia chi nhánh phải tiến haàn tìm hiểu các thông tin về các công ty có khả năng cung cấp mặt hàng mà chi nhánh cần mua.
Hiện tại chi nhánh đang tiến hành thu mua mặt hàng thiếc từ những công ty thuộc Nhà Nớc hay công ty cổ phần có giấy phép khai khoáng và chủ yếu thuộc tổng công ty khoáng sản Việt Nam.Các công ty khai khoáng này chủ yếu nằm ở các tỉnh nh Nghệ An ,Cao Bằng ,Thái Nguyên.Để có đợc nguồn hàng phục vụ xuất khẩu chi nhánh phải tiến hành gửi các bản chào mua tới các công ty khai khoáng.Trong các bản chào mua chi nhánh sẽ nêu các thông tin về yêu cầu chất lợng của thiếc ,khối lợng cần mua ,giá cả ,phơng thức thanh toán ,vận chuyển , …Sau đó nếu công ty mà chi nhánh gửi bản chào có thông tin phản hồi chấp nhận bản chào thì chi nhánh sẽ tiến hành đàm phán và kí kết hợp đồng mua chính thức.Cũng có trờng hợp có thông tin hoàn giá chi nhánh sẽ tiếp tục đàm phán với các nhà cung cấp để có thể đạt đợc các thoả thuận phù hợp và chấp nhận đợc với hai bên.
Trong thời điểm hiện tại ở Việt Nam mặt hàng thiếc đang trong tình trạng cầu lớn hơn cung nên trong việc thu mua có sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty cùng kinh doanh mặt hàng thiếc này (chủ yếu để phục vụ cho xuất khẩu ).Do vậy nên chi nhánh luôn chủ động trong việc tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp.Trong các mối quan hệ kinh doanh chi nhánh luôn giứ chữ tín và đợc sự tín nhiệm của các đối tác trong hoạt động kinh doanh.
Hợp đồng chi nhánh kí kết với các nhà cung cấp thuộc loại hợp đồng mua bán hàng hoá và phù hợp với Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 29/5/1998.Trong hợp đồng mua bán quy định rõ một số nội dung cơ bản nh :tên mặt hàng thiếc (mác thiếc),quy định về chất lợng của thiếc ,quy định về thời gian và địa diểm giao nhận hàng ,quy định về giá cả và phơng thức thanh toán giữa chi nhánh và các nhà cung cấp. Tất nhiên những nội dung nh chất lợng thiếc ,giá cả hay thời gian giao nhận phải phù hợp và đảm bảo đợc hiệu quả trong việc thực hiện thành công các hợp đồng xuất khẩu.Chi nhánh hiện tại tổ chức hoạt động thu mua hàng phục vụ cho các hợp đồng xuất khẩu một cách th- ờng xuyên theo kế hoạch và phù hợp với khả năng kinh doanh và khả năng tài chính cho phép ,tất nhiên là phải phụ thuộc vào nguồn cung có thể đợc đáp ứng hay không.
Giá trong các hợp đồng mua bán của chi nhánh với các nhà cung cấp là giá đã qua tham khảo giá thế giới qua thị trờng giao dịch kim loại mầu London (LME ).Chi nhánh luôn theo dõi chặt chẽ các biến động về giá cả của mắt hàng thiếc trên thị trờng thế giới để từ đó đa ra các bản chào mua có giá phù hợp với các diễn biến mới nhất trên thị trờng thế giới.Đây là một hình thức hoạt động đem lại cho chi nhánh nhiều lợi thế trong việc tổ chức các hoạt động thu mua hàng để phục vụ cho các hợp đồng xuất khẩu.Vì giá cả của thiếc diễn biến rất thất thờng thay đổi theo từng phút trên thị tròng giao dịch do vậy giá mà chi nhánh đa ra luôn sát với mức giá diễn biến trên thị trờng thế giới ( tất nhiên giá này còn phù hợp với chất lợng kèm theo các mác thiếc khác nhau).Giá mua thiếc của chi nhánh còn đợc cân nhắc với các chi phí khác trong hoạt động kinh doanh và với mức giá xuất khẩu mà chi nhánh đã ký kết với khách hàng trong hợp đồng xuất khẩu.Hoặc là giá tạm tính mà chi nhánh đã gửi đi trong các bản chào bán thiếc gửi đi cho các đối tác tại Malaysia.Việc quan sát diễn biến của giá cả trên thị trờng thế giới là rất quan trọng không chỉ cho việc chuẩn bị hàng xuất khẩu mà nó còn liên quan đến việc hợp đồng xuất khẩu đã ký có đạt hiệu quả mong muốn hay không.Với thị trờng thiếc thì thông tin về giá là khá hoàn hảo.Do vậy việc quan sát giá trong điều kiện biến động từng giờ sẽ giúp chi nhánh đa ra các quyết định phù hợp và kịp thời.
Nói chung việc thu mua hàng hoá hiện nay của chi nhánh là khá thuận lợi.Do trong thời gian hoạt động kinh doanh vừa qua chi nhánh đã tạo đợc uy tín với các nhà cung cấp hàng hoá cho mình.Chi nhánh cũng luôn theo sát các diễn biến của thị trờng,đặc biệt về giá đây là một điểm mạnh trong việc tổ chức thu mua hàng xuất khẩu của chi nhánh.Tuy nhiên cũng do giá cả biến động thờng xuyên nên trong một vài trờng hợp có nhà cung cấp không muốn giao hoặc trì hoãn việc giao hàng.Đây là một khó khăn cơ bản trong quá trình thu mua hàng xuất khẩu của chi nhánh hiện nay.
Sau khi ký kết hợp đồng mua bán với các công ty cung cấp hàng hoá để phục vụ xuất khẩu.Chi nhánh sẽ chuẩn bị việc tiếp nhận hàng hoá và thanh toán tiền hàng.
Việc thanh toán tiền hàng luôn đợc chi nhánh chú ý thực hiện đúng thời gian ,số lợng.Vì đây là một trong những nhân tố quan trọng trong việc tạo uy tín với đối tác đặc biệt trong điều kiện với mặt hàng thiếc hiện nay thì ngời mua nhiều hơn ngời bán.Việc thanh toán tiền hàng của chi nhánh thờng đợc thực hiện bằng phơng thức chuyển khoản.Chi nhánh sẽ thực hiện việc thanh toán trung bình từ 3 tới 5 ngày sau khi nhận hàng.Tiền sẽ đợc chuyển từ tài khoản của chi nhánh tại ngân hàng Vietcombank Hà Nội tới tài khoản của nhà cung cấp tại ngân hàng phục vụ họ nh quy định đã nêu trong hợp đồng.Việc các đối tác của chi nhánh chấp nhận thanh toán bằng phơng thức chuyển khoản (vốn có nhiều rủi ro vơi ngời bán ) đã chứng tỏ chi nhánh có uy tín lớn với họ và họ tin tởng chi nhánh sẽ thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng đã đợc ký kết.Trên thực tế việc thanh toán của chi nhánh với các nhà cung cấp luôn diễn ra nhanh chóng và an toàn đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.Ngoài ra trong một số trờng hợp do đặc điểm của thị trờng nh đã trình bày ở trên là cầu luôn lớn hơn cung do vậy trong một số lô hàng chi nhánh phải thanh toán trớc 70% số tiền hàng theo hợp đồng ,và số còn lại chi nhánh sẽ trả sau khi nhận hàng.Những trờng hợp này chỉ áp dụng với các công ty là công ty của Nhà nớc,và có mối quan hệ tin cậy với chi nhánh.
Việc thanh toán của chi nhánh với các nhà cung cấp luôn diễn ra an toàn và thuận lợi.Do hai bên có sự tin tởng lẫn nhau nên việc thanh toán diễn ra thờng nhanh gọn và chính xác không phát sinh nhiều vớng mắc phức tạp.
Tổ chức vận chuyển hàng hoá
Trong các hợp đồng mua bán thờng thoả thuận chi nhánh phải tới nhận hàng tại kho của ngời bán.Việc nhận hàng tại kho của ngời bán khiến chi nhánh phải là bên thuê phơng tiện vận tải.Các công ty cung cấp cho chi nhánh ở các tỉnh nh Nghệ An ,Cao Bằng ,Thái Ngyên…nên thuê phơng tiện vận tải theo từng chuyến.Trên các tuyến đờng mà chi nhánh thực hiện việc nhận hàng có những công ty chuyên vận tải trên những tuyến đờng đó.Việc thuê phơng tiện vận tải là khá thuận lợi vì thị trờng này có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ và họ thờng xuyên gửi các bản chào tới cho chi nhánh.Với mỗi tuyến chi nhánh sẽ ký hợp đồng nguyên tắc với một công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển trên tuyến
đó.Sau đó khi có yêu cầu vận chuyển tuỳ theo mức giá thị trờng thay đổi nh thế nào chi nhánh sẽ thoả thuận với công ty vận tải về giá cả và thời gian cụ thể… Do đặc thù mặt hàng kinh doanh nên quá trình vận chuyển hàng của chi nhánh thờng không có nhiều tổn thất.Việc thuê phơng tiện vận chuyển của chi nhánh cũng rất thuận lợi.Tuy nhiên do giá nhiên liệu tăng cao nên chi phí vận chuyển trên các tuyến mà chi nhánh hay vận chuyển hiện nay có xu hớng tăng cao.Đây là một khó khăn buộc chi nhánh phải tìm hớng giải quyết trong thời gian tới nhằm đảm bảo chi phí kinh daonh không tăng quá cao.
Nhập kho và bảo quản hàng hoá
Sau khi hoàn tất các thủ tục để nhận hàng từ nhà cung cấp các công ty vận chuyển mà chi nhánh thuê sẽ chở hàng về tổng kho khu vực1 Đức Giang –Gia Lâm –Hà Nội là nơi mà chi nhánh thuê kho chứa hàng hoá.Tại đây hàng hoá sẽ đợc đa vào kho bằng các xe nâng chuyên dụng không dùng nhiều nhân lực.Chi nhánh sẽ cử cán bộ tới để giám sát và điều hành các công việc nhận hàng và sắp xếp hàng trong kho đã thuê.Hàng đợc chuyển vào kho sẽ đợc nhận theo số lợng phù hợp với hoá đơn và vận đơn.Vì đặc thù hàng hoá của chi nhánh là hàng rời kim loại nên trong thực tế rất ít xảy ra việc mất mát và h hỏng trong quá trình vận chuyển.Việc bảo quản hàng hoá trong kho đợc chi nhánh hết sức quan tâm.Trong việc lựa chọn thuê kho hàng,xác định vị trí từng nhóm hàng sao cho phù hợp.Đảm bảo khoảng cách và phải tiết kiệm diện tích kho chứa. Kho hàng đợc chi nhánh ký hợp đồng thuê hàng năm với nơi cung cấp dịch vụ.
Việc chi nhánh thuê kho chứa hàng tại Tổng kho khu vực 1- Đức Giang-một đơn vị trong ngành xăng dầu-là một thuận lợi.Tại đây tuy chi phí để thuê kho cao hơn các kho khác nhng có cơ sở vật chất đảm bảo việc bảo quản và có các phơng tiên chuyên dụng trong việc xuất nhập hàng.Tuy nhiên nguy cơ cháy nổ tại đây lại cao hơn những kho khác.
Đóng gói hàng xuát khẩu
Để thực hiện các hợp đồng xuất khẩu chi nhánh sẽ tiến hành đóng gói hàng hoá.Với mặt hàng thiếc thỏi của chi nhánh thì thông thờng có 3 cách đóng gói
việc đóng gói các lô hàng thờng tuỳ thuộc vào quy định cụ thể trong mỗi hợp đồng:
-In bulk: xếp 20 thỏi(500kg) thành một chồng và chất vào container
-In bundles: cũng xếp nh “in bulk” nhng mỗi chồng buộc thêm dây thép cho chắc chắn – dùng để vận chuyển đi các tuyến xa.
-In pallets: 2 bundle nh trên sẽ đợc xếp trên một pallet go(Wooden pallet). Khoảng 1MT/1pallet
Do đăc thù của hàng hoá và theo thông lệ buôn bán thiếc thỏi trên thế giới thì sau khi đóng hàng không cần phải kẻ mã kí hiệu hàng hoá.Và việc đóng gói hàng hoá của mặt hàng thiếc cũng đơn giản và không tốn kém nhiều nh nhiều mặt hàng khác.
Sau khi đóng gói hàng hoá,chi nhánh sẽ thực hiện việc xuất kho giao hàng để đóng hàng vào các container (do hãng tầu chi nhánh thuê chở hàng trong hợp đồng ngoại thơng cung cấp).Sau khi đã đóng hàng vào các container chi nhánh se thuê vận tải nội vận chuyển các container đã đóng hàng từ kho khu vực 1 Đức Giang xuống cảng Hải Phòng để chuẩn bị cho các quy trình tiếp theo nhằm thực hiện hợp đồng xuất khẩu.