Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất hợp lý, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và thích ứng nhạy bén với thị trờng. Thực tế đã chứng minh rằng bộ máy quản lý và sản xuất trong doanh nghiệp quyết định lớn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý và các phân xởng sản xuất phải có mối liên hệ thống nhất chặt chẽ phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp và biến động của thị trờng. Bộ máy quản lý Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến. Ban lãnh đạo gồm 1 Tổng giám đốc, 1Giám đốc, 2 phó giám đốc, 6 phòng ban. Giám đốc do cấp trên bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Giám đốc chịu trách nhiệm chung về kỹ thuật kinh doanh, tổ chức lao động ,là ngời thâu tóm một cách chung nhất mọi hoạt động của công ty, ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định một cách hiệu quả nhất. ngoài ra còn có một phó giám đốc kiêm tr- ởng phòng kinh doanh giúp việc cho Giám đốc, đi sâu phụ trách tiêu thụ, sản xuất. Nếu phòng ban phân xởng nào có số CBCNV lớn thì có cả phó trởng phòng, còn đa số không có chức vụ này. ở công ty TNHH Cát Lâm cha hạch toán riêng từ các phân xởng.
Chức năng nhiệm vụ của từng phong ban:
Chức năng và nhiệm vụ của Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là ngời điều hành chung cho toàn Công ty. Thông qua những ý kiến kiến nghị của Giám đốc, Tổng giám đốc căn cứ vào những kiến nghị đó để ra quyết định quản lý một cách đúng đắn. Tổng giám đốc là ngời có quyết định cao nhất về chế độ thởng phạt đối với nhân viên trong Công ty.
Tổng giám hàng ngày theo dõi quá trình làm việc của Công ty thông qua những báo cáo của ban Giám đốc. Hoặc trực tiếp đến từng bộ phận để kiểm tra cụ thể những công việc của nhân viên công ty, tuy nhiên mọi công việc mang tính chất quản lý chung thì Tổng giám đốc chỉ việc giao nhiệm vụ cho cấp dới nh: giám đốc hoặc các phó giám đốc để họ quản lý trực tiếp nhân viên của mình vì hình thức quản lý của Công ty TNHH Cát Lâm là quản lý theo trực tuyến. Cho nên Tổng giám đốc chỉ có trách nhiệm quản lý chung toàn doanh nghiệp chứ không mang tính chất quản lý bộ phận.
Chức năng và nhiệm vụ của ban giám đốc. Chức năng.
Giám đốc Công ty là ngời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trớc hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Quyền hạn.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên.
- Quyết định tất cả những vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu t của Công ty. - Ban hành quy chế nội bộ Công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý của Công ty trừ các chức danh thuộc quyền của Hội đồng thành viên.
- Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty, trừ trờng hợp thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phơng án bố trí tổ chức cơ cấu Công ty.
- Trình báo quyết toán kinh tế hàng năm lên Hội đồng thành viên.
- Kiến nghị phơng án sử dụng lợi nhuận hoặc sử lý các khoản lỗ trong kinh doanh.
- Tuyển dụng lao động.
- Các quyền khác đợc quy định tại điều lệ Công ty, tại hợp đồng lao động mà giám đốc ký với Công ty theo quy định tại Hội đồng thành viên.
Nghĩa vụ.
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao một cách trung thực, mẫn cán vì lợi ích hợp pháp của Công ty.
- Không đợc lạm dụng địa vị và quyền hạn, tài sản của Công ty để thu lợi riêng cho bản thân, cho ngời khác. Không đợc tiết lộ bí mật của Công ty, trừ trờng hợp đợc Hội đồng thành viên chấp thuận.
- Khi Công ty thanh toán đủ các khoản nợ và tài sản khác đến hạn phải trả thì phải thông báo tình hình tài chính của Công ty cho tất cả các thành viên Công ty mà chủ nợ biết; Không đợc tăng tiền lơng, không đợc trả tiền thởng cho công nhân viên của Công ty, kể cả cho ngời quản lý; Phải chịu trách nhiệm cá nhân về thiệt hại xảy ra đối với chủ nợ do không thực hiện các nghĩa vụ đ- ợc quy định tại điều này; Kiến nghị biện pháp khắc phục khó khăn về tình hình tài chính của Công ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ khác do luật phap và điều lệ Công tu quy định.
Chức năng và nhiệm vụ của phó giám đốc
Phó Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Giám đốc công ty, vì vậy, các Phó Giám đốc có nhiệm vụ phải thực hiện mục tiêu của Công ty trên cơ sở quyết định của Giám đốc khi Giám đốc giao nhiệm vụ cho mình.
Phó Giám đốc có trách nhiệm giao nhiệm vụ cho nhân viên cấp dới theo đúng khả năng và chuyên môn của họ. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho họ hoàn thành tốt công việc của mình.
Kiến nghị với giám đốc về chế độ thởng phạt đối với những nhân viên mà mình trực tiếp chỉ đạo.
Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh Trởng phòng kinh doanh
Hoàn thành kế hoạch doanh số đa ra hàng năm, lên kế hoạch kinh doanh, marketing cho từng quý, theo dõi, quản lý, bàn giao, xắp xếp nhiệm vụ công việc cho nhân viên trong phòng, đòi hỏi bảo vệ chế độ quyền lợi về chính sách thởng, lơng, phạt cho phòng mình. Tạo ra lợi nhuận và doanh số cho hoạt động Công ty. Đông thời chịu trách nhiệm cao nhất trớc ban giám đốc về hoạt động kinh doanh của phòng.
Cán bộ kinh doanh
- Lập kế hoạch bán hàng theo tuần, tháng, quý. - Lập kế hoạch marketing cho từng tuần, tháng, quý.
- Chuẩn bị báo giá và cách thức khi trao đổi về giá trớc khi chào hàng.
- Chuẩn bị kỹ thuật và phơng pháp làm thầu (chuyên nghiệp hoá kỹ năng làm thầu)
- Báo cáo lại mọi hoạt động cho trởng phòng kinh doanh về hạch toán bán hàng và marketing theo ngày. tuần, tháng, quý.
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực Công ty hoạt động. - Cuối tuần họp giao ban phòng vào lúc 10h30 (thứ 7).
- Hàng tuần họp bàn giao công việc, trao đổi, bàn bạc các giải pháp làm việc trong ngày vào lúc 8h.
Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận xuất nhập khẩu
- Nhập hàng theo đơn đặt hàng của phòng kinh doanh, đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật, chất lợng và tiến độ giao hàng.
- Nhận thông tin về các hỏng hóc của máy móc từ phòng kỹ thuật, chịu trách nhiệm khiếu nại về nhà cung cấp về các lỗi kỹ thuật để đảm bảo quyền lợi về bảo hành máy móc.
- Truyền tải thông tin giữa ban giám đốc và các nhà cung cấp. - Đánh giá năng lực của nhà cung cấp.
- Tìm kiếm, thiết lập, phát triển và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp.
Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán Kế toán trởng
- Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm trong công tác kế toán của Công ty. Kế toán trởng trong Công ty phải xắp xếp công tác kế toán sao cho phù hợp, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của quản lý của Công ty.
- Thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán một cách phù hợp, khoa học và hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cẩu quản lý của doanh nghiệp.
- Kế toán trởng phải nắm vững luật pháp, chính sách, chế độ cùng những quy định có tính nguyên tắc về quản lý kinh tế tài chính thống kê, nắm vững đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp.
- Kế toán trởng xây dựng tiêu chuẩn và lựa chọn đội ngũ tài chính kế toán thống kê của doanh nghiệp. Nắm vững đặc điểm của doanh nghiệp trong việc vận dụng các chứng từ, vận dụng các tài khoản, hình thức kế toán, tổ chức kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, bồi dỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán thống kê của doanh nghiệp.
- Kế toán trởng có quyền ký báo cáo tài chính, có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận cung cấp đầu t thông tin phục vụ việc kiểm tra kế toán, kiểm kê tài khoản.
- Kế toán trởng có quyền sử dụng, xây dựng quy chế tuyển dụng, có quyền điều chuyển, phân công lại đội ngũ kế toán tài chính thống kê theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
- Kế toán trởng có nghĩa vụ: Tổ chức công tác kế toán, chịu trách nhiệm vận hành tính hiệu quả và chất lợng của bộ máy kế toán, của thông tin tài chính kế toán. Chịu trách nhiệm với các cơ quan chức năng về độ tin cậy.
Chức năng và nhiệm vụ của kế toán viên trong công ty
- Kế toán viên trong công ty có nhiệm vụ hực hiện lịch công công tác mà Kế toán trởng đề ra cho phòng kế toán.
- Có thái độ làm việc độc lập bằng cách hàng tuần phải tự lên kế hoạch làm việc của mình và phải đợc kế toán trởng duyệt.
- Hàng ngày cuối giờ làm việc phải báo cáo công việc hàng ngày cho kế toán trởng. Đồng thời kiến nghị lên kế toán trởng những thuận lợi và khó khăn mà mình gặp phải trong công việc hàng ngày để kế toán trởng có biện pháp tháo gỡ khó khăn đó.
- Kế toán viên có chức năng hỗ trợ cho kế toán trởng trong công việc chung của phòng mình bằng cách phải luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách nhanh nhất khi đợc kế toán trởng giao nhiệm vụ
Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính trong Công ty
- Phòng hành chính có nhiệm vụ kiểm tra, điều hành những quyết định hành chính của Công ty. Thực hiện những văn bản mang tính chất hành chính.
chức năng và nhiệm vụ của phòng dự án
- Phòng dự án có chức năng đề ra những phơng hớng và triển khai thực hiện công việc cho toàn Công ty trong thơì gian tới.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH Cát Lâm
Tổng giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Giám đốc
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty