3. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin
3.2.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Giai đoạn này được tiến hành sau khi đã có bản báo cáo đánh giá yêu cầu. Với mục đích xem xét hệ thống đang tồn tại và mục tiêu của hệ thống trong tương lai, giai đoạn này rất cần có một phân tích viên có những hiểu biết sâu sắc về môi trường mà hệ thống đang tồn tại trong đó cũng như hoạt động chính của hệ thống.
Trong tiến trình phân tích chi tiết, phân tích viên cần xem xét bảy công đoạn sau:
a) Lập kế hoạch với việc thành lập đội ngũ để tiến hành phân tích, lựa chọn phương pháp, công cụ và xác định thời hạn cho công việc này.
b) Nghiên cứu môi trường: Vấn đề môi trường được đặt ra ở đây vì môi trường là một tác nhân quan trọng ảnh hưởng tới tổ chức và hệ thống. Đó là một tập hợp rất nhiều nhân tố bên ngoài hay còn gọi là các ràng buộc. Môi trường trong trường hợp này có thể phân làm các lĩnh vực: môi trường ngoài, môi trường tổ chức, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật.
c) Nghiên cứu hệ thống có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của hệ thống, mối liên hệ của nó với hệ thống khác trong tổ chức, những người sử dụng, các bộ phận cấu thành, các phương thức xử lý, dữ liệu mà nó thu nhận, thông tin được sinh ra, khối lượng dữ liệu mà nó xử lý, giá cả gắn liền với thu thập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu,…Thêm vào đó là xác định những
vấn đề nảy sinh có liên quan cùng nguyên nhân của chúng. Do đó, khối lượng thông tin thu thập và phân tích sẽ rất lớn so với các hoạt động trước đó.
Công việc này gồm 3 phân đoạn:
- Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại với những dữ liệu và tài liệu sau: Hoạt động chung của hệ thống, dữ liệu vào, thông tin ra, xử lý, cơ sở dữ liệu, vấn đề của hệ thống.
- Xây dựng mô hình vật lý ngoài nhằm mục đích tạo thành tư liệu hệ thống như nó đang tồn tại hay nói cách khác đó là bức tranh trung thực của hệ thống nghiên cứu.
- Xây dựng mô hình logic: từ các dữ liệu thu thập trước đây và tư mô hình vật lý ngoài. Sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu, sơ đồ cấu trúc dữ liệu sẽ là tài liệu về hệ thống.
d) Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp:
Việc đưa ra chẩn đoán là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ. Phân tích viên cần biết sử dụng mọi công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này một cách có hiệu quả. Khi đó, kỹ thuật phân tích nguyên nhân sẽ làm cho công việc này trở nên dễ dàng hơn. Nguyên lý của phân tích nguyên nhan rất đơn giản. Với mỗi thực tế liên quan tới vấn đề, phân tích viên cần ngay lập tức tự hỏi những ảnh hưởng có thể của yếu tố đó và những nguyên nhân có thế. Với mỗi nguyên nhân vừa xác định, phân tích viên lại tiếp tục tìm kiếm các điều kiện có thế dẫn đến nó. Quá trình diễn ra cho đến khi nó không còn mang lại một thông tin thiết thực nào cả.
Sau khi việc đưa ra các chẩn đoán hoàn tất có thể chuyển sang giai đoạn xác định các yếu tố của giải pháp. Những yếu tố này gắn chặt với những nguyên
nhân đã được phân tích ở trên. Từ đó, xác định được mục tiêu mà hệ thống mới cấn đạt được.
e) Đánh giá lại tính khả thi
Quá trình đánh giá khả thi trong giai đoạn này đã trở nên chính xác hơn nhờ một lượng không nhỏ thông tin thêm về hệ thống và môi trường của nó, về nguyên nhân và các giải pháp. Tuy nhiên về nội dung cơ bản vẫn không có nhiều thay đổi. Việc đánh giá vẫn thực hiện trên các mặt tổ chức, tài chính, kỹ thuật, thời hạn hoàn thành.
f) Thay đổi đề xuất dự án
Trải qua thời gian thu thập thêm thông tin và tái đánh giá tính khả thi, giờ đây những nhà phát triển hệ thống sẽ đưa ra những sửa đổi đối với đề xuất dự án.
g) Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Báo cáo được chuẩn bị và trình bày nhằm phục vụ ra quyết định tiếp tục hay hủy bỏ dự án. Bản báo cáo nên chứa đựng những thông tin căn bản nhất, xúc tích, và hữu ích nhất với một số mô hình cũng như tài liệu có thể được đính kèm theo.