đờng biển ở PJICO.
Hoạt động khai thác là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm nói chung và lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển nói riêng. Tuy còn nhiều hạn chế so với các công ty bảo hiểm nớc ngoài và một số doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam rất lớn mạnh nh Bảo Việt, Bảo Minh nhng công ty bảo hiểm PJICO trong thời gian qua đã nỗ lực cố gắng vợt qua những khó khăn trong điều kiện hầu hết các mối quan hệ với khách hàng mới đợc thiết lập và còn ít ngoài sự ủng hộ nhiệt tình của các khách hàng trong cổ đông. Các khách hàng lớn và lâu năm còn cha có hoặc nếu có thì chỉ nhận đợc bảo hiểm phần nào trong tổng giá trị hàng hoá trong ngoại thơng. Việc xây dựng và phát triển một thị trờng bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu ổn định, lâu dài chính là mục tiêu đợc đặt ra trong hoạt động khai thác của PJICO. Hoạt động khai thác phải có kế hoạch, chiến lợc hết sức cụ thể và chặt chẽ. Nó phải đ- ợc dựa trên cơ sở các số liệu, chỉ tiêu về kim ngạch xuất nhập khẩu của các mặt hàng cũng nh kế hoạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá. Đối với khách hàng cũ, công ty luôn luôn phải đảm bảo giữ uy tín, thuyết phục tái tục hợp đồng hớng dẫn mua bảo hiểm đúng thời hạn và bảo hiểm hàng nhập theo gía FOB, CF hay kim ngạch hàng xuất theo giá CIF. Các khách hàng cũ mà có ít rủi ro xảy ra tổn thất, tăng cờng các biện pháp đề phòng và hạn chế tổn thất thì PJICO có thể điều chỉnh lại tỷ lệ phí cho phù hợp nhằm thiết lập mối quan hệ lâu dài với họ. Đối với khách hàng tiềm năng PJICO sẽ có các phơng pháp chào phí riêng dới nhiều hình thức nhằm khuyến khích, thu hút họ tham gia bảo hiểm tại công ty. Ngoài ra chất lợng phục vụ khách hàng và chất lợng quản lý cũng đợc PJICO không ngừng nâng cao làm tăng thêm uy tín của mình với thị trờng bảo hiểm trong nớc. Công tác nghiên cứu thị trờng, mở rộng và phát triển đại lý, cộng tác viên cũng đợc chú trọng nhằm nắm bắt đựơc các thông tin từ khách hàng, từ thị trờng, từ đó có kế hoạch khai thác một cách hiệu quả và triệt để.
Quy trình khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu của PJICO - ban hành kèm theo quyết định của Tổng giám đốc PJICO số 113/BH-HH/95 ngày 15/07/1995 bao gồm 2 khâu cơ bản.
- Một là : Quá trình khai thác bảo hiểm. - Hai là : Quá trình cấp đơn bảo hiểm.
1.1. Quá trình khai thác bảo hiểm: Quá trình khai thác đợc chia ra làm 2 b-ớc: ớc:
• Bớc 1: Xây dựng kế hoạch thu phí và ký kết hợp đồng với khách hàng: Trớc hết là phải nắm vững kim ngạch các mặt hàng và số lợng hàng hoá nhập khẩu hàng năm từ các nguồn vốn xuất nhập khẩu của các đơn vị xuất nhập khẩu (nguồn vốn trung ơng, địa phơng, viện trợ, tự có, vay nợ ...) để xây dựng kế hoạch thu phí trong năm, cụ thể là đầu năm thông qua các đơn vị xuất nhập khẩu để nắm số liệu kế hoạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị. Trên cơ sở đó xác định số kim ngạch sẽ qua bảo hiểm để xây dựng kế hoach thu phí bảo hiểm trong năm đó của từng kkhách hàng theo mặt hàng. Trong số kim ngạch xuất khẩu của khách hàng cần tách riêng kim ngạch của từng khu vực theo giá CIF, CF và FOB để lập kế hoạch thu phí sát với thực tế. Sau đó chuẩn bị hợp đồng bảo hiểm để ký kết với khách hàng hàng năm.
• Bớc 2: Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch: Từng quý có số liệu hàng nhập về của từng khách hàng qua đó đối chiếu kim ngạch qua bảo hiểm để nắm đợc khối lợng hàng về thực tế nhằm kịp thời điều chỉnh kế hoạch thu phí đầu năm đã xây dựng. Đôn đốc khách hàng mua bảo hiểm theo đúng thời hạn đã quy định và mua bảo hiểm hết phần kim ngạch hàng nhập về theo giá FOB và CF hay kim ngạch hàng xuất đi theo giá CIF. Thờng xuyên quan hệ với khách hàng để khai thác những nguồn hàng nhập hoặc kế hoạch nhập bổ xung hoặc ngoài kế hoạch nhằm tranh thủ bảo hiểm và chuẩn bị tài liệu để chào phí. Phải đi sâu tìm hiểu rõ tính chất và quy cách đóng gói thích hợp của các lô hàng xuất nhập khẩu để áp dụng các điều kiện bảo hiểm thích hợp theo tập quán và quy định, Nắm vững các mặt hàng có tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập qua đó phân tích ảnh hởng của các nhân tố đối với số phí thu. Thu thập đầy đủ và nghiên cứu các thông tin về bảo hiểm nh các quy tắc, tỷ lệ phí, điều khoản bảo hiểm của thị trờng nớc ngoài để khi cần có thể đề nghị các văn bản của ta hoặc giải thích và sử dụng chính những điều khoản đó khi có yêu cầu của khách hàng. Kết hợp với bộ phận bồi th- ờng để tính đợc kết quả bảo hiểm đối với từng khách hàng theo năm nghiệp vụ để kịp thời đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phí cho thích hợp nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác kinh doanh và phù hợp với từng đối tợng bảo hiểm. Cuối năm chuẩn bị đầy đủ số liệu để họp khách hàng thông báo tình hình tham gia bảo hiểm, nêu những u nhợc điểm trong năm qua và những vấn đề cần khắc phục cho năm tới của từng khách hàng nhằm hạn chế đợc nhầm lẫn, sai sót và tổn thất cho hàng hoá, qua đó giúp PJICO làm tốt công tác giám định, đề phòng và hạn chế tổn thất, bồi thờng đối với hàng hoá đợc bảo hiểm và đòi ngời thứ ba. Phối hợp chặt chẽ với các phòng liên quan nh Tài vụ, Tái bảo hiểm, phối hợp để giải quyết kịp thời các vớng mắc trong khâu thu phí bảo hiểm, phân tán rủi ro liên quan đến
nghiệp vụ gốc và điều chỉnh kế hoạch thu phí bảo hiểm trong năm đó. Xây dựng văn bản, thể lệ giám định bảo hiểm, khuyến mại và bồi thờng tổn thất.
1.2. Quá trình cấp đơn bảo hiểm: quá trình cấp đơn bảo hiểm ở PJICO có sự khác nhau đối với hàng hoá nhập khẩu và hàng hoá xuất khẩu. khác nhau đối với hàng hoá nhập khẩu và hàng hoá xuất khẩu.
1.2.1. Đối với hàng hoá nhập khẩu, bao gồm 4 bớc sau:B B
ớc 1 : Kiểm tra chứng từ liên quan.
Khi nhận đợc giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng (giấy này làm theo hình thức một đơn bảo hiểm) phải đợc kiểm tra xem chứng từ có hợp lệ không? Một giấy yêu cầu bảo hiểm đợc coi là hợp lệ phải có đủ những yêu cầu sau:
− Trên giấy yêu cầu phải kê khai rõ ràng tất cả các đề mục đã in sẵn trên đơn. Trong trờng hợp khai thiếu những đề mục nh: số B/L, ký mã hiệu, trọng l- ợng, số kiện (do cha đợc thông báo đầy đủ) thì vẫn chấp nhận cấp đơn nhng yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay khi nhận đợc thông báo.
− Nếu thiếu một trong những đề mục cơ bản nh: số tiền bảo hiểm (trị giá hàng FOB hoặc C&F), tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm thì giấy yêu cầu đó coi nh cha hợp lệ cần trả lại cho khách hàng đồng thời giải thích rõ yêu cầu của bảo hiểm để họ kê khai đầy đủ mới cấp đơn bảo hiểm.
Phải xem xét kỹ tính chất và phơng thức xếp dỡ của từng mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn không để giải thích và yêu cầu khách hàng điều chỉnh lại cho thích hợp với mặt hàng đó. Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải đòi hỏi khách hàng trả lời đợc các nội dung yêu cầu của phòng Kế toán- tài vụ quy định nhằm giúp phòng làm đủ các thủ tục thu phí một cách nhanh chóng.
Lu ý: Giấy yêu cầu bảo hiểm phải có đẩy đủ tên, dấu và chữ ký của khách hàng. Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đánh máy đủ 08 bản. cần xem kỹ tên tàu vận chuyển (nếu là tàu vận chuyển), phải yêu cầu khách hàng kê khai quốc tịch tàu, tuổi tàu. Nếu là tàu già phải thu thêm phí nh đã quy định trong biểu phí bảo hiểm. Trờng hợp trị giá hàng bảo hiểm cao trên mức quy định phân cấp của công ty, trớc khi cấp đơn cần thông báo và trao đổi ý kiến với phòng tái bảo hiểm để có kế hoạch phân tán rủi ro.
B
ớc 2 : Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn và xếp chuyến tàu:
Sau khi kiểm tra xong các chứng từ liên quan nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Sổ đơn bảo hiểm lấy theo sổ thứ tự trong sổ cấp đơn. Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký số tàu.
− Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rõ trong đơn, số chuyến ghi trớc và số đơn bảo hiểm ghi sau.
Ví dụ: Số đơn bảo hiểm là 100, số tàu là 8 thì ghi: 8/100
B
ớc ba: Tính phí bảo hiểm sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm.
Trớc khi tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo hiểm đợc tính theo công thức: