3.2.1. Sáp nhập bộ phận dịch vụ khách hàng với bộ phận PR&MARKETING
a, Cơ sở:
Bộ phận dịch vụ khách hàng với bộ phận PR&Marketing có chức năng và nhiệm vụ tương đối giống nhau. Bộ phận PR&Marketing có chức năng chính là nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty, vì vậy quan hệ và phục vụ khách hàng cũng là một phần không nhỏ trong nhiệm vụ của phòng ban này
b, Thực trạng:
Xét cơ cấu tổ chức của SeABS như ở sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy công ty đang tồn tại song song 2 bộ phận có mối quan hệ mật thiết là bộ phận PR&Marketing và bộ
phận dịch vụ khách hàng. Bộ phận PR&Marketing do phòng PR&Marketing đảm nhận, còn bộ phận dịch vụ lại do phòng môi giới đảm nhận. Điều này có thể gây lãng phí và chồng chéo nghiệp vụ trong công ty.
c, Giải pháp:
Sáp nhập bộ phận dịch vụ khách hàng vào bộ phận PR&Marketing, tăng cường chức năng nhiệm vụ của phòng PR&Marketing đồng thời bổ sung nguồn nhân lực cho phòng này từ bộ phận dịch vụ khách hàng. Như vậy công việc phục vụ nhu cầu khách hàng sẽ chuyên nghiệp hơn nhờ kĩ năng của phòng Marketing.
3.2.2. Thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP. HCM
a, Cơ sở:
Hiểu biết về địa bàn hoạt động là lợi thế của bất kì công ty nào. Các chi nhánh tại các địa phương của các công ty cũng cần thiết phải nâng cao được hình ảnh của mình và nâng cao năng lực kinh doanh thông qua việc tạo lập mối quan hệ với khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và hình ảnh của toàn thể công ty.
b, Thực trạng:
TP. HCM là trọng điểm kinh tế của cả nước, rất nhiều các công ty chứng khoán đang hoạt động tại đây nên tình hình cạnh tranh nhằm gia tăng thị phần khá gay gắt. Chi nhánh TPHCM của SeABS lại chưa có phòng Marketing nên có thể ảnh hưởng phần nào đến năng lực cạnh tranh của công ty.
c, Giải pháp:
Nhanh chóng thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP HCM với chức năng chính là xây dựng hình ảnh công ty cũng như của chi nhánh và xúc tiến công việc tìm kiếm khách hàng.
3.2.3. Mở phòng giao dịch của Ngân hàng Đông Nam Á tại sàn SeABS:
Ngân hàng và các công ty chứng khoán có mối liên hệ khăng khít với nhau, thực tế cho thấy công ty chứng khoán cần phát triển các loại hình kinh doanh dịch vụ ngân hàng nhằm tạo ra các nghiệp vụ liên hoàn trong hoạt động tài chính. Tại Việt Nam hiện nay chưa cho phép các công ty chứng khoán phát triển theo mô hình ngân hàng đầu tư vì thực trạng thị trường chưa cho phép, nhưng đây chính là xu hướng của tương lai.
Hiện nay rất nhiều các ngân hàng thành lập nên các công ty chứng khoán, ngoài nguyên nhân tận dụng năng để mở rộng hoạt động ra còn có một nguyên nhân khác không kém phần quan trọng đó chính là việc bảo trợ nhằm hạn chế rủi ro trong kinh doanh tiền tệ. Việc khách hàng rút tiền trong tài khoản đề đầu tư chứng khoán sẽ là một rủi ro với bất cứ ngân hàng nào, việc mở các công ty chứng khoán nhằm đón bắt nhu cầu đầu tư của khách hàng là việc nên làm.
Ngược lại, tuy chưa được phép phát triển công ty theo mô hình ngân hàng đầu tư nhưng các công ty chứng khoán, đặc biệt là các công ty chứng khoán do các ngân hàng lập nên cần tổ chức mở văn phòng giao dịch tại sàn của công ty nhằm mục đích chủ yếu là phục vụ một cách tiện lợi cho khách hàng muốn giao dịch.
b, Thực trạng:
SeABS có diện tích sàn giao dịch khá rộng, khoảng 250m2. Với diện tích như vậy công ty hoàn toàn có thể tận dụng một phần diện tích sàn để mở một văn phòng giao dịch của Ngân hàng Đông Nam Á. Việc tận dụng diện tích này có thể mang lại lợi ích cho Ngân hàng là chủ yếu nhưng SeABS cũng sẽ có đực những lợi ích không nhỏ từ việc cho thuê mặt bằng sử dụng và quan trọng hơn là các công ty có thể tận dụng được nguồn khách hàng của nhau.
c, Giải pháp:
Phối hợp cùng với Ngân hàng Đông Nam Á mở văn phòng giao dịch tại sàn của công ty theo hình thức cho thuê diện tích sàn sử dụng hoặc có thể theo hình thức phân chia lợi nhuận theo thoả thuận giữa hai bên.
3.2.4. Nâng cao vai trò, chức năng phòng PR & Marketing:
a, Cơ sở:
Đ.HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG ĐẦU TƯ P. KSNB & QT RỦI RO
KHỐI HỖ TRỢ KHỐI MÔI GIỚI
KHỐI K.DOANH Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TƯ VẤN TCDN P. MÔI GIỚI PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KTTC PHÒNG HCNS PHÒNG TTĐT PHÒNG KD & ĐẦU TƯ
PHÒNG TƯ VẤN TCDN
BỘ PHẬN MG NIÊM YẾT
BỘ PHẬN MÔI GIỚI OTC
PHÒNG PR/MARKETING PHÒNG KTTC PHÒNG T.TIN ĐIỆN TOÁN PHÒNG HCNS BP G.DỊCH & LƯU KÍ BP KTTC P. PR&MAR P. PHÁP CHẾ P. MARKETING V. PHÒNG GIAO DỊCH SeBANK
PR & Marketing là phòng ban có chức năng chính là tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp, tạo dựng mối quan hệ với các đối tác, được coi là mũi nhọn khi hướng hoạt động của doanh nghiệp ra thị trường. Hình ảnh của DN phụ thuộc rất lớn vào hoạt động của phòng ban này.
b, Thực trạng:
Hiện nay, SeABS sử dụng 2 kênh liên hệ với khách hàng là sự chủ động tìm kiếm khách hàng của các phòng ban và sự chủ động tìm tới công ty của khách hàng. Tuy thương hiệu chứng khoán SeABS đã được đăng kí bản quyền sở hữu trí tuệ nhưng hình ảnh công ty vẫn chưa được biết tới nhiều. Hoạt động tìm kiếm khách hàng của SeABS chủ yếu là gửi bản chào tới các khách hàng riêng lẻ, chưa chú trọng nhiều tới việc quảng bá thương hiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. SeABS có được một lợi thế là hình ảnh của công ty được gắn liền với thương hiệu Ngân hàng Đông Nam Á (SeABANK), một thương hiệu đang lên tại Việt Nam. Tuy vậy, hoạt động nghiệp vụ tại Ngân hàng SeABANK và Chứng khoán SeABANK là không giống nhau nên SeABS cần tích cực hơn nữa trong việc quảng bá thương hiệu nhằm giúp khách hàng hiểu kĩ hơn nữa hoạt động và sử dụng các dịch vụ tại công ty. Công việc này nên dành cho phòng PR & Marketing đảm nhận.
c, Giải pháp:
Giao cho phòng PR & Marketing phối hợp cùng các phòng ban có liên quan thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tìm kiếm ý tưởng quảng cáo ấn tượng lột tả được các hoạt động tại SeABS và quảng bá thương hiệu SeABS trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong giai đoạn đầu thực hiện, chi phí quảng cáo của SeABS sẽ tăng cao nhưng xét về lâu dài đây là biện pháp mang lại hiệu quả bởi trong thực tế cạnh tranh như hiện nay thương hiệu là một trong những nhân tố chính mang lại thành công cho bất kì một công ty nào.
- Thay các phòng khác thực hiện công việc tìm kiếm khách hàng, chào các dịch vụ của SeABS. Ưu điểm của việc làm này là giúp việc chào dịch vụ được thực hiện một
cách tập trung, giúp các phòng ban chức năng tập trung vào công việc chủ đạo của mình. Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này chính là hoạt động tìm kiếm khách hàng của SeABS có phần phụ thuộc vào hoạt động của phòng PR & Marketing, nhưng hoạt động này chính là lĩnh vực của phòng vì vậy đây sẽ không phải là hạn chế quá lớn.
3.2.5. Mở rộng địa bàn hoạt động:
a, Cơ sở:
- Bất kì một doanh nghiệp nào muốn mở rộng tầm ảnh hưởng của mình và gia tăng doanh thu cần không ngừng mở rộng hoạt động cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Trong tình hình thực tế hiện nay, khi mà nhà nước vẫn còn sử dụng những biện pháp hạn chế hoạt động của một CTCK thì việc mở rộng các lĩnh vực kinh doanh là chưa thể. Vì thế mở rộng địa bàn hoạt động là giải pháp trước mắt của bất kì CTCK nào.
- Thực tế cho thấy, các CTCK hiện nay cũng không ngừng mở rộng phạp vi hoạt động của mình. Công ty chứng khoán SSI hiện có chi nhánh tại HN và hơn 20 đại lý nhận lệnh trên cả nước. Các CTCK lớn như CTCK Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín Sacombank, CTCK Ngân hàng Đầu Tư và Phát triển (BIDVS), CTCK Ngân hàng Ngoại Thương (VCBS)... đều có mặt tại hầu hết các thành phố lớn trong cả nước.
b, Thực trạng:
SeABS hiện có 1 chi nhánh đặt tại Tp. Hồ Chí Minh. Trong thời gian trước mắt, khi mà thị trường chứng khoán đang có những bước điều chỉnh tạm thời thì việc mở rộng quy mô hoạt động là chưa cần thiết. Nhưng xét về mặt đón bắt cơ hội lâu dài, SeABS cần không ngừng mở rộng tầm ảnh hưởng của mình.
Hiện nay có khoàng trên 80 công ty chứng khoán đang hoạt động, nhưng chủ yếu tập trung ở 2 thành phố lớn là Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Tại Hải Phòng cũng đã có mặt của 2 công ty chứng khoán lớn là Công ty chứng khoán Hải Phòng và chi nhánh công ty chứng khoán Sài Gòn (SSI). Còn lại hầu hết các thành phố khác trong cả nước chỉ có các đại lý nhận lệnh của các công ty. Phần đông dân số và các doanh nghiệp Việt Nam chưa tham gia vào thị thị trường chứng khoán vì vậy nhu cầu tham gia vào thị trường
được dự báo là không ngừng tăng cao trong thời gian tới, đặc biệt là tại các thành phố lớn. SeABS cần có chiến lược đón bắt trước cơ hội bằng việc mở rộng phạm vi hoạt động của mình.
c, Giải pháp:
Trước hết, SeABS cần có những nghiên cứu cụ thể để tìm kiếm những khu vực thị trường có tiềm năng nhất. Công việc này có thể được thực hiện bằng cách thành lập một nhóm nghiên cứu thị trường, hoặc có thể giao cho phòng Kinh Doanh và Đầu tư, những người có khả năng phân tích tốt. Bằng cách này có thể lựa chọn ra các thị trường tiềm năng một cách nhanh chóng, nhưng cũng có thể dẫn tới các sai lầm nếu như các yếu tố được phân tích về thị trường là không đầy đủ.
Cách thứ 2 có thể được sử dụng là SeABS thuê các văn phòng tại các địa phương làm Đại lý nhận lệnh cho mình, thông qua các Đại lý nhận lệnh quảng bá thương hiệu và các dịch vụ tại SeABS, và dựa trên kết quả hoạt động tại các Đại lý đó có thể lựa chọn ra các Đại lý có khả năng hoạt động tốt nhất, trên cơ sở đó mở các chi nhánh hoạt động chính thức và lâu dài.
3.2.6. Đưa Phòng Pháp chế vào hoạt động:
a, Cơ sở:
Trong tình hình pháp luật đang trong quá trình không ngừng thay đổi để hoàn thiện như hiện nay, nhu cầu nhận được sự tư vấn về pháp luật của khách hàng, cũng như nhu cầu của chính tổ chức đòi hỏi bất cứ một tổ chức nào cũng phải có một bộ phận chuyên trách trong lĩnh vực pháp luật, đó là nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài.
b, Thực trạng:
Phòng Pháp Chế SeABS hiện tại chưa đi vào hoạt động trong thực tế. Việc cập nhật các thông tin về các văn bản pháp luật vẫn do Phòng Hành Chính Nhân Sự và các phòng ban tự đảm nhận. Việc này trước mắt có lợi ở chỗ tiết kiệm nguồn lực về con người, tuy nhiên xét về lâu dài không nên để tình trạng này tồn tại quá lâu bởi các lí do sau:
- Trong thực trạng nền kinh tế đang có những bước thay đổi lớn thì các văn bản pháp luật không ngừng thay đổi để theo kịp với các hoạt động trong thực tiễn. Việc thích ứng nhanh với các thay đổi pháp luật cần được một bộ phận chuyên môn đảm trách.
- Thực tế các phòng ban phải luôn tự tìm hiểu các vấn đề về pháp luật có liên quan đến công việc của mình, nhưng không phải công việc đó lúc nào cũng dễ dàng. Vì vậy cần thiết phải có một phòng ban có chức năng giúp đỡ các phòng ban trong vấn đề này.
c, Giải pháp:
Thuê hoặc tuyển dụng một cán bộ có kinh nghiệm về phụ trách phòng pháp chế, đồng thời tuyển dụng từ 2 đến 3 nhân viên có năng lực và trình độ về pháp luật để phụ giúp trưởng phòng pháp chế trong các công việc cụ thể. Phòng pháp chế được giao phó các chức năng chủ yếu sau:
- Phụ trách các vấn đề có liên quan tới pháp luật của công ty; - Thay mặt công ty giải quyết các vấn đề tranh chấp, kiện tụng;
- Cung cấp tài liệu, tra cứu các văn bản pháp luật cho các phòng ban khi có yêu cầu;
- Thực hiện nghiệp vụ tư vấn pháp luật mang lại nguồn thu cho công ty.
3.2.7. Đầu tư các phần mềm công nghệ mới trong hoạt động tác nghiệp:
a, Cơ sở:
Trong điều kiện công nghệ đang phục vụ tích cực cho hoạt động của con người, hoạt động của máy móc giúp giảm thiểu các hoạt động mang tính chất lặp đi lặp lại của con người, tạo điều kiện cho con người tập trung hoạt động vào các công việc khác có tỷ trọng lao động chất xám cao hơn. Do đó, cần thiết phải có một sự đầu tư hợp lí vào các công nghệ mới sẽ đem lại một hiệu quả thiết thực.
SeABS hiện được trang bị đầy đủ trang thiết bị vi tính văn phòng, đây là điều kiện tiền đề cho việc đầu tư vào các công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. SeABS hiện đang sử dụng các phần mềm chuyên dụng cho các hoạt động của mình như BOSC (phần mềm giao dịch chứng khoán), Metastock (Phần mềm phân tích kỹ thuật chứng khoán), cùng các phần mềm tác nghiệp dành cho nghiệp cụ kế toán, lưu kí..
Tuy nhiên, thực tế khi tác nghiệp cho thấy cần thiết phải có các phần mềm mang tính tự động hoá cao. Các kết quả đầu ra sẽ được hệ thống tự động thông báo khi nhập vào các yếu tố đầu vào. Trên thị trường hiện có những nhóm chuyên gia chuyên thiết kế các phần mềm chuyên dụng dành cho các công ty chứng khoán.
c, Giải pháp:
Để thực hiện việc hiện đại hoá các hoạt động tác nghiệp nêu trên, SeABS có thể sử dụng 2 giải pháp cơ bản để thực hiện:
- Với các phần mềm đơn giản, mức độ không quá phức tạp, có thể được thiết kế trong nội bộ công ty thì công ty cần có chế độ khuyến khích nhân viên của mình tham gia thực hiện, đặc biệt cần có sự phối hợp về hoạt đông nghiệp vụ giữa các phòng ban để tạo nên các phần mềm hoàn chỉnh, trong đó phòng IT đóng vai trò là trung tâm.
- Với các phần mềm có độ phức tạp cao, công việc thực hiện phức tạp, trải qua nhiều công đoạn thực hiện thì công ty có thể thuê các chuyên gia viết phần mềm thực hiện bằng cách cung cấp cho họ các quy trình nghiệp vụ cụ thể, cùng các yêu cầu cụ thể cho phần mềm. Sau đó công việc hướng dẫn sử dụng các phần mềm sẽ do phòng IT thực hiện sau khi đã có sự trao đổi với các chuyên gia.
KẾT LUẬN
SeABS là một trong các công ty chứng khoán hoạt động tốt trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Với các nguồn lực của mình, SeABS đang dần khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực tài chính, một lĩnh vực đang là tâm điểm trong nền kinh tế. Cơ
cấu tổ chức của SeABS về cơ bản đáp ứng được các yêu cầu đối với một công ty chứng khoán trong tình hình hiện tại, nhưng mọi thứ đều không thể tồn tại mãi theo thời gian, vì thế SeABS cần không ngừng hoàn thiện hệ thống tổ chức của mình nhằm đáp ứng được với những thay đổi mới của môi trường kinh doanh.
Xét trên góc độ của một người viết báo cáo, do năng lực còn nhiều hạn chế và trong