I. Tổng quan về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Châu
3. Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán tại công ty
3.3. Tổ chức hạch toán kế toán.
* Chế độ chứng từ kế toán: Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành thống nhất trong cả nớc từ 1 - 1 - 1996 (Quyết định số 1141 TC(CĐKT ngày 1 - 11 - 1995). Nhng cũng tuỳ theo từng phần hành cụ thể mà bộ phận kế toán áp dụng các chứng từ phù hợp với phần phành đó. Ví dụ khi hạch toán về tiền mặt thì kế toán cần phải viết phiếu, chi là các hoá đơn bán hàng, giấy đề nghị cho tạm ứng, các hoá đơn mua hàng... Cách thức ghi vào các chứng từ về cơ bản là giống nh chế độ đã ban hành hớng dẫn cho các doanh nghiệp (yếu tố cần thiết), tuy nhiên để cụ thể hơn cho các bộ phận phòng ban và cán bộ công nhân viên trong công ty thì trong một số chứng từ của công ty có thêm yếu tố bổ sung. Đặc biệt khi hạch toán về NVL kế toán thờng sử dụng thêm các chứng từ do BTC hớng dẫn ví dụ nh phiếu xuất vật t theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ... thờng thì chứng từ đợc sử dụng trong công ty đợc viết thành ba liên: Liên màu tím (màu đen) dùng để lu, liên màu đỏ dùng để giao cho khách hàng, liên màu xanh dùng để giao cho
Kế toán trưởng Trưởng phòng tài vụ Phó phòng tài vụ KT TSCĐ & XDCB Phó phòng tài vụ KT thuế - tiêu thụ Thủ quỹ KT - TSCĐ KT - NVL KT - ngân hàng T.hợp KT - Thành phẩm KT - Lương BH T.ứng KT - công nợ KT - tiền mặt
thủ quỹ hoặc thủ kho ghi sổ sau đó đợc chuyển cho kế toán. Để biết cụ thể hơn về các chứng từ công ty đang sử dụng và các chứng từ không đợc áp dụng tại công ty có thể xem thêm ở phần.
Nh vậy công ty sử dụng hầu hết các chứng từ: Lao động, tiền lơng, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ và TSCĐ chỉ có một số chứng từ hớng dẫn công ty không sử dụng nh phiếu báo làm giờ, hợp đồng giao khoán.Thêm vào đó là một số chứng từ công ty không sử dụng đến đo đặc điểm sản xuất của công ty nh hoá đơn cho thuê nhà, hoá đơn bán vàng bạc đá quý, hoá đơn khối lợng xây dựng cơ bản hoàn thành, bảng kê vàng bạc đá quý.
* Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty: Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản đã đợc ban hành trớc đây và một số tài khoản bổ sung theo thông t số 105/2003/TT - BTC ngày 04/11/2003 của Bộ tài chính (từ Tài khoản loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, loại 6, loại 7, loại 8, loại 9 và các tài khoản ngoài bảng). Hiện nay công ty vẫn chỉ để số hiệu tài khoản ở cấp hai chứ cha chi tiết nhỏ hơn mặc dù trong một số trờng hợp là cần thiết. Ví dụ nh khi xuất NVL cho các phân xởng thì lại không có số hiệu tài khoản riêng của từng phân xởng mà chỉ ghi chung một số hiệu và ghi chú bên cạnh. Bên canh đó, công ty Bánh kẹo Hải Châu là công ty sản xuất do đó các tài khoản đợc dùng trong xây lắp chủ yếu là không sử dụng đến (ví dụ nh TK 337), hay các tài khoản dùng trong trờng hợp doanh nghiệp hạch toán theo phơng pháp KKĐK nh TK611, TK631... thì công ty cũng không sử dụng.
* Hình thức sổ kế toán sử dụng ở công ty: Công ty sử dụng cả sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Do đặc thù của công ty là một doanh nghiệp vừa có số lợng nghiệp vụ kinh tếphát sinh nhiều, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao và thờng sử dụng máy vi tính vào kế toán nên sổ tổng hợp đợc áp dụng tại công ty là sổ nhật ký chung và vào sổ cái cho các tài khoản. Ngoài ra không sử dụng các loại sổ NK đặc biệt là vì hình thức này có đặc điểm:
Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào 2 sổ kế toán riêng biệt là sổ NKC và sổ cái.
Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán là sổ kế toán tổng hợp và chi tiết.
Cuối tháng phải lập bảng cân đối TK để kiểm tra chính xác của việc ghi chép ở các TK tổng hợp.
Sơ đồ 3: Quá trình hạch toán trên hệ thống sổ kế toán đã mở theo hình thức Nhật ký chung.
Qua sơ đồ trên có thể hiệu trình tự ghi sổ tổng hợp của công ty nh sau: Căn cứ vào chứng từ kế toán đã đợc kiểm tra kế toán viên tiến hành ghi sổ, định khoản và vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào số liệu của Nhật ký chung hàng ngày chuyển sang sổ cái cho những tài khoản tơng ứng.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung (Nhật ký chuyên dùng)
Sổ kế toán
chi tiết Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ cái
Bảng chi tiết
số phát sinh Bảng cân đối TK
Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác
Công ty cũng sử dụng sổ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ hiện hành.Tuy nhiên do đặc thù của công ty là doanh nghiệp sản xuất nên có một số sổ thờng xuyên đợc sử dụng tại công ty nh:
Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa. Thẻ kho.
Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (Dùng cho các tài khoản 621, 622, 627, 154, 641, 642, 142, 335).
Khi ghi vào các sổ kế toán ghi tiết này kế toán viên cũng phải căn cứ vào các chứng từ gốc để vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản .
Vào cuối kỳ bộ phận kế toán công ty sẽ thực hiện khoá sổ kế toán tính ra số d cuối kỳ trên sổ cái và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Khi lập bảng cân đối phát sinh thì kế toán dựa trên cơ sở số liệu của sổ cái, còn khi lập báo cáo kế toán thì dựa trên cơ sở lập bảng cân đối phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết.
* Tổ chức luân chuyển chứng từ: Nhìn chung chế độ luân chuyển chứng từ tại công ty cũng không có gì khác so với quy trình của chế độ kế toán nó cũng bao gồm các giai đoạn chủ yếu sau:
Lập chứng từ: Khi lập các chứng từ cũng tùy theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà kế toán sử dụng chứng từ thích hợp. Ví dụ nh khi xuất nhập vật t thì phải sử dụng phiếu nhập vật t và phiếu xuất vật t...
Kiểm tra chứng từ: Đây là nhân tố quan trọng và phải thực hiện ngay sau khi nhận đợc chứng từ (Cụ thể cần kiểm tra về các yếu tố của chứng từ, chữ ký của ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ).
Sử dụng chứng từ: Chứng từ đợc sử dụng để cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ, lập định khoản kế toán và vào sổ kế toán.
Chuyển chứng từ vào lu và huỷ: Sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán chứng từ đợc chuyển sang lu trữ, bảo đảm an toàn. Khi kết thúc thời hạn thanh toán chứng từ đợc đem huỷ.