II/ Thực trạng nghiệp vụ kế toán cho vay tại Ngân hàng
6/ Về quy trình hạch toán:
6.1/ Kế toán giai đoạn cho vay.
Bộ phận kế toán cho vay sau khi nhận đợc hồ sơ vay vốn , kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của bộ hồ sơ xem đã đúng quy định cha, sau đó nếu thấy hợp lệ và căn cứ vào số ièn cho vay sẽ hạch toán nh sau:
Nợ : tài khoản cho vay thích hợp ( chi tiết từng khách hàng) Có: tài khoản thích hợp ( tiền mặt , tiên gửi của ngời thụ hởng)
Đồng thời lập phiếu nhập tài khoản ngoại bảng: tài khoản thế chấp, cầm cố. Xét trờng hợp cụ thể sau:
Ngày 10/4/2004 ông Đỗ Văn An đến Ngân hàng Công thơng Đống Đa- Hà Nội xin vay vốn để sản xuất kinh doanh số tiền là 20 triệu đồng, có tài sản thế chấp cầm cố 7 triệu đồng với lãi suất 0,7%/tháng, lãi đợc trả hàng tháng vào ngày 24.Khi đó kế toán cho vay căn cứ vào hợp đồng tín dụng đã đợc ký kết giữa ông An và ngân hàng, các chứng từ sổ sách liên quan hạch toán nh sau:
Ghi nợ: tài khoản cho vay ông An :20 triệu đồng
Ghi có: tài khoản tiền mặt :20 triệu đồng. Đồng thời ghi nhập tài khoản ngoại bảng 994 : 7 triệu đồng.
Kế toán cho vay phải theo dõi ghi chép đầy đủ các yếu tố trên hợp đồng tín dụng nh ngày tháng năm, số tiền vay, ngày trả nợ, trả lãi...sau đó ký và lấy chữ ký nhận tiền vay của khách hàng. Giao một liên hợp đồng tín dụng kiêm khế ớc vay tiền cho khách hàng, một liên kèm các chứng từ khác trong bộ hồ sơ vay vốn lu lại bộ phận kế toán cho vay để thu nợ.
6.2/Kế toán giai đoạn thu nợ:
Khi đến thời hạn thanh toán nợ vay thì khách hàng có trách nhiệm phải trả nợ cho ngân hàng, có thể trả bằng tiền mặt hay trích từ tài khoản tiền gửi của mình để trả nợ, kế toán căn cứ vào chứng từ để hạch toán:
Nợ: tài khoản thích hợp ( tiền mặt hay tiền gửi của khách hàng) Có: tài khoản cho vay.
Đồng thời ghi phụ lục hợp đồng tín dụng số tiền đã thu, ngày tháng năm và rút số d, cũng nh ví dụ trên nếu ông An đem tiền mặt đến trả nợ cho ngân hàng khi đó kế toán sẽ hạch toán nh sau:
Ghi nợ: tài khoản tiền mặt: 20 triệu đồng
Ghi có: tài khoản cho vay ông An: 20 triệu đồng.
6.3/ Kế toán giai đoạn gia hạn nợ:
Kế toán cho vay khi nhận đợc thông báo gia hạn nợ đã đợc giám đốc ngân hàng phê duyệt sẽ xử lý:
-Đóng dấu khắc sẵn hoặc ghi chu vào phần trên cùng mặt trớc hợp đồng tín dụng để thuận tiện cho việc theo dõi những hợp đồng tín dụng đã gia hạn nợ.
-Điều chỉnh thời hạn số tiền đợc gia hạn nợ, ngày tháng năm cho gia hạn nợ trên phụ lục hợp đồng tín dụng và dữ liệu lu giữ trong máy tính theo đúng thông báo gia hạn đợc phê duyệt.
6.4/ Kế toán chuyển nợ quá hạn.
Hiệu quả, an toàn của công tác tín dụng là yêu cầu quan trọng hàng đầu trong hợp đồng kinh doanh tiền tệ của ngân hàng nói chung và của Ngân hàng Công thơng Đống Đa- Hà Nội nói riêng. Công tác tín dụng chiếm một tỷ trọng
lớn trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của ngân hàng và chiếm tỷ lệ tơng ứng trong tổng lợi nhuận đạt đợc của ngân hàng.
Nợ quá hạn là những khoản nợ của khách hàng vay vốn ngân hàng đến hạn không trả đợc nếu không đợc ngân hàng gia hạn nợ thì chuyển sang nợ quá hạn và phải chịu lãi suất cao hơn lãi suất thông thờng, con số nợ quá hạn phần nào nói lên chất lợng tín dụng tuy nhiên để đánh giá đợc chất lợng tín dụng ngoài việc nhìn nhận trên khía cạnh nợ quá hạn ta phải nhìn bao quát đến hiệu quả kinh tế xã hội mà tín dụng mang lại.
Tại Ngân hàng Công thơng Đống Đa- Hà Nội việc đảm bảo và nâng cao chất lợng tín dụng luôn đợc quan tâm để hạn chế đến mức thấp nhất các khoản nợ quá hạn có thể xảy ra. Chính vì vậy, mà tình hình nợ quá hạn của Ngân hàng Công thơng Đống Đa- Hà Nội đang ngày càng đợc cải thiện, đặc biệt là trong 3 năm gần đây không có nợ quá hạn dài hạn còn nợ quá hạn ngắn hạn thì đang giảm dần, điều này đợc thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 6: Tình hình nợ quá hạn tại Ngân hàng Công thơng Đống Đa Hà Nội.
ĐVT: Tỷ đồng
Nợ quá hạn Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
-Quốc doanh -Ngoài quốc doanh -Ngắn hạn -Trung dài hạn 3 11 11 0 2 8 10 0 4 4 8 0 Tổng 14 10 8
Nguồn: Báo kết quả kinh doanh của Ngân hàng Công thơng Đống Đa Hà Nội.
Nh vậy nếu đến ngày cuối cùng mà khách hàng vay không trả đợc nợ và không đợc ngân hàng gia hạn nợ thì đến ngày làm việc tiếp theo kế toán cho vay sẽ lạm thủ tục chuyển số nợ này sang nợ quá hạn đồng thời lập thông báo chuyển nợ quá hạn gửi cho cán bộ tín dụng để thông báo cho khách hàng. Khi đó sẽ hạch toán:
Nợ: Tài khoản nợ quá hạn tơng ứng Có: Tài khoản cho vay khách hàng.
Đồng thời kế toán phải ghi rõ trạng thái nợ quá hạn vào phần theo dõi nợ quá hạn và lu hợp đồng tín dụng vào tập hồ sơ nợ quá hạn.
Xét tiếp ví dụ trên ta sẽ hạch toán nh sau:
Ghi nợ: tài khoản nợ quá hạn ông An : 20 triệu đồng Ghi có: tài khoản cho vay ông An :20 triệu đồng.
6.5/ Kế toán thu lãi cho vay:
Căn cứ vào thoả thuận về việc trả lãi vào một ngày nhất định trong tháng, khi khách hàng trả lãi cho ngân hàng thì kế toán sẽ hạch toán vào tài khoản lãi cho vay phải thu:
Lãi phải thu =( Nợ gốc x Lãi suất tháng x Số ngày)/30.
Dựa vào số lãi tính đợc và số lãi khách hàng trả kế toán sẽ hạch toán nh sau: Nợ : tài khoản thích hợp
Có: tài khoản thu lãi cho vay.
Đồng thời kế toán phải ghi vào phụ lục hợp đồng tín dụng số tiền thu lãi, đối với những khoản lãi cha thu đợc trong tháng thì kế toán phải hạch toán vào tài khoản ngoại bảng để theo dõi và báo cho cán bộ tín dụng thu lãi.
Ghi nhập: tài khoản lãi cha thu đợc.
6.6/ Kế toán trích lập và sử dụng dự phòng rủi ro tín dụng.
Việc trích lập dự phòng rủi ro tín dụng phải đợc thực hiện theo quy định của cơ chế tài chính, theo tỷ lệ đã quy định.
-Đối với nợ quá hạn dới 180 ngày tỷ lệ trích là 20%
-Đối với nợ quá hạn từ 180 ngày đến 360 ngày tỷ lệ trích là 50% -Đối với nợ quá hạn trên 360 ngày tỷ lệ trích là 100%.
Hàng quý căn cứ vào bảng kê phân loại tài sản có đã đợc lập riêng cho từng khoản nội tệ để xác định số tiền phải trích lập dự phòng. Nếu số đã trích còn thiếu so với quy định thì ngân hàng phải trích lập tiếp cho đủ, nếu trích thừa thì phải thoái thu.
Nợ: tài khoản liên hàng tới
Có: tài khoản các khoản phải trả khác.
Tuy nhiên việc trích lập và sử dụng dự phòng rủi ro tại chi nhánh ngân hàng Công thơng Đống Đa- Hà Nội đợc thực hiện theo tỷ lệ quy định cụ thể của Ngân hàng Công thơng Việt Nam.
7/Về lu giữ và quản lý hồ sơ vay:
Trong kế toán cho vay việc lu giữ hồ sơ chính là việc lu giữ các chứng từ quan trọng và không chỉ là lu giữ đơn thuần mà chính là bảo quản một khối lợng lớn tài sản của ngân hàng.
Thực tế tại Ngân hàng công thơng Đống Đa- Hà Nội các giấy tờ chứng từ trong hồ sơ vay vốn đợc sắp xếp rất khoa học và hợp lý theo từng loại cho vay, từng loại nguồn vốn, từng loại khách hàng để tiện cho việc theo dõi kỳ hạn trả nợ, thu nợ, thu lãi vừa đảm bảo an toàn vừa dễ tìm thấy khi cần thiết, nhất là khi thu nợ thu lãi hay cung cấp số liệu cho ban lãnh đạo chỉ đạo điều hành.
Đối với những khế ớc vay tiền đợc sắp xếp theo thứ tự tài khoản vay vốn từ nhỏ đến lớn, do vậy rất thuận tiện cho việc theo dõi của kế toán nhất là khi khách hàng đến trả nợ, trả lãi hay khi ngân hàng có nhu cầu xem lại hồ sơ.
Đối với các tài sản tín chấp, thế chấp, cầm cố đợc các cán bộ kế toán của ngân hàng sắp xếp theo thứ tự tài khoản từ nhỏ đến lớn đối với từng khách hàng và sắp xếp theo từng loại tài khoản và đợc lu giữ cẩn thận trong kho.