III. Quá trình xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lợng
2. Quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 ở Công ty da giầy
chất lợng cao và dịch vụ hoàn hảo, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Nhằm đảm bảo duy trì và phát triển liên tục về chất lợng, công ty huy động tất cả các thành viên cùng mọi nguồn lực tham gia xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9002.”
2. Quá trình thực hiện hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 ở Công ty da giầy Hà Nội. Hà Nội.
a. Thành phần tham gia xây dựng hệ thống.
Nhận thức đợc quản lý chất lợng chính là quản lý các quá trình và các giao diện giữa các quá trình có liên quan đến chất lợng, cho nên để thực hiện và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9002, Công ty da giầy Hà Nội đã tổ chức cho tất cả các cán bộ công nhân viên và ngời lao động cùng tham gia xây dựng, trong đó cơ bản và mang ý nghĩa quyết định nhất là ban lãnh đạo công ty. Đó là những ngời khởi xớng, đồng thời trực tiếp chỉ đạo, giám sát việc thực hiện này.
b. Tiến trình thực hiện các công việc.
Xác định lại các HĐ sẽ được kiểm soát Xây dựng danh sách các thủ tục Chỉ định trách nhiệm viết các thủ tục Viết thủ tục Phê duyệt thủ tục Thực hiện Đánh giá chất lượng nội bộ Xin đánh giá và cấp chứng nhận Cấu trúc hệ thống
Danh mục tài liệu
Đào tạo về viết tài liệu
Cập nhật danh mục thủ tục
Cải tiến chất lượng Đào tạo
chuyên gia
Có thể tóm tắt những công việc chính đã làm của công ty trong quá trình thực hiện việc áp dụng mô hình đảm bảo chất lợng ISO 9002 nh sau:
- Quyết định của ban lãnh đạo công ty lựa chọn tiêu chuẩn ISO 9002 làm mục tiêu phấn đấu để đạt chất lợng trong quản lý và bắt đầu thực hiện hệ thống này từ đầu năm 1999.
- Tiến trình tổ chức các khoá đào tạo về ISO 9000, cách thức xây dựng các văn bản và đánh giá chất lợng nội bộ. Các khoá đào tạo này do chuyên gia của Tổng cục TCĐLCL giảng dạy, một phần là do những ngời trong công ty đã đợc đào tạo từ trớc giảng dạy và truyền đạt lại.
- Lập kế hoạch biên soạn các tài liệu cơ bản:
+ 20/8/1999 ban hành sổ tay chất lợng, trong đó bao gồm chính sách chất lợng và 18 thủ tục.
+ 24/9/1999 các thủ tục, hớng dẫn công việc, các biểu mẫu đợc hoàn chỉnh và đợc phê duyệt bởi giám đốc công ty.
- Triển khai thực hiện những điều đã viết trong các thủ tục và hệ thống chất l- ợng, nội dung cụ thể trong bảng.
- Sửa chữa, điều chỉnh, khắc phục những vấn đề cha thoả đáng giữa viết và làm, ngợc lại giữa làm và viết.
- Kiểm tra, đánh giá nội bộ.
- Sửa chữa, khắc phục những điều cha phù hợp giữa thủ tục và thực tế thực hiện. - Làm hồ sơ xin cấp chứng nhận.
- 24/10/1999 Công ty da giầy Hà Nội đợc cấp giấy chứng nhận phù hợp với hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9002. Đây là một cố gắng lớn của toàn công ty. Hiện nay hệ thống chất lợng này đang dần đi vào hoạt động ổn định giúp cho công ty đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm sản xuất ra thoả mãn khách hàng và những đối tác thờng xuyên có quan hệ kinh doanh với công ty.
Bảng 13:Các thủ tục hệ thống chất lợng của Công ty da giầy Hà Nội
Yêu cầu trong ISO 90002 Thủ tục hệ thống chất l- ợng của công ty 4.1 4.2 4.3A 4.3B 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14A 4.14B 4.15 4.16 4.17 4.18A 4.18B 4.19 4.20
Xem xét của lãnh đạo. Hệ thống chất lợng. Xem xét hợp đồng. Thủ tục chế th mẫu.
Kiểm soát thiết kế (không áp dụng) Kiểm soát tài liệu và dữ liệu.
Thủ tục mua hàng
Kiểm soát sản phẩm do KH cung cấp. Nhận biết và xác định nguồn gốc SP. Kiểm soát quá trình.
Kiểm tra và thử nghiệm.
Kiểm soát thiết bị kiểm tra đo lờng và thử nghiệm.
Trạng thái kiểm tra và thử nghiệm. Kiểm soát sản phẩm không phù hợp. Hành động khắc phục và phòng ngừa. Giải quyết khiếu nại của KH.
Xếp dỡ, lu kho, bao gói, bảo quản và giao hàng.
Kiểm soát hồ sơ chất lợng. Đánh giá chất lợng nội bộ. Tuyển dụng lao động. Đào tạo. Dịch vụ (không áp dụng). Kỹ thuật thống kê. HS – TT 01. HS – TT 02. HS – TT 03A. HS – TT 03B. Không áp dụng. HS – TT 05. HS – TT 06. HS – TT 07. HS – TT 08. HS – TT 09. HS – TT 10. HS – TT 11. HS – TT 12. HS – TT 13. HS – TT 14A. HS – TT 14B. HS – TT 15. HS – TT 16. HS – TT 17. HS – TT 18A. HS – TT 18B. Không áp dụng. HS – TT 20 c. Tiến trình đánh giá và chứng nhận.
Trớc khi bên thứ ba đến đánh giá để cấp giấy chứng nhận thì công ty phải tiến hành đánh giá nội bộ. Đây là công việc rất quan trọng trong hệ thống ISO 9000, công ty có thể định kỳ đánh giá chất lợng của hệ thống mà không cần mời tổ chức đánh giá chính thức.
Mục đích của đánh giá nội bộ là khi phát hiện sự không phù hợp, cần tiến hành các hành động khắc phục. Hành động khắc phục yêu cầu điều tra nguyên nhân, xem xét hành động và kiểm soát nhằm đảm bảo ràng hành động cần thiết đợc thực hiện. Đánh giá nội bộ cũng đòi hỏi rằng hành động cần thiết đợc thực hiện có hiệu lực.
Quá trình đánh giá chất lợng nội bộ của Công ty da giầy Hà Nội gồm những bớc sau:
Yêu cầu đánh giá nội bộ Lập lịch trình đánh giá, lập đoàn đánh giá giá Lập kế hoạch đánh giá Thông báo cho bên được
đánh giá Họp khai mạc Tiến hành đánh giá
Họp kết thúc Báo cáo đánh giá
Yêu cầu hành động khắc phục Lập kế hoạch hành động khắc phục Kiểm tra xác nhận Kết thúc hồ sơ
Sau khi kết thúc đánh giá nội bộ và có những hành động khắc phục thì công ty sẽ tiến hành đánh giá để xin cấp chứng nhận bởi các chuyên gia đánh giá bên ngoài. Quá trình này trải qua hai giai đoạn là đánh giá sơ bộ giúp cho công ty thấy đợc những tồn tại để kịp thời chỉnh đốn và đánh giá chính thức gồm đánh giá hồ sơ và đánh giá việc thực hiện. Việc đánh giá của bên thứ ba nhằm đạt đợc sự khách quan, sự thừa nhận về hệ thống chất lợng của công ty.
Công ty cần xem xét các yếu tố nh uy tín, chất lợng, dịch vụ và giá cả của bên đánh giá, đồng thời phải phụ thuộc vào bản chất kinh doanh và năng lực tài chính của công ty để lựa chọn bên đánh giá cho phù hợp. Công ty da giầy Hà Nội đã chọn tập đoàn SGS để tiến hành đánh giá và cấp chứng nhận cho công ty.
Với mạng lới hơn 1200 văn phòng và trên 140 phòng thí nghiệm trên khắp toàn cầu, tập đoàn SGS hiện nay đang là một trong những đơn vị hàng đầu thế giới trong việc kiểm định và cấp giấy chứng nhận chất lợng và làm dịch vụ trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Tại Việt nam, tập đoàn SGS đã có mặt hơn 10 năm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ với sự tham gia của công ty SGS Việt nam, một thành viên của tập đoàn. Thông qua nhiều dịch vụ cấp giấy chứng nhận có uy tín quốc tế, SGS cấp giấy chứng nhận theo các tiêu chuẩn hệ thống chất lợng ISO 9000, ISO 14000, QS 9000, SA 8000, dây chuyền giám hộ, dấu CE...Đối với các ngành nh dệt, may, mặc, giầy dép... SGS Việt nam cung cấp các dịch vụ nh trợ giúp khai thác, đánh giá sản phẩm mẫu, giám định tiền sản xuất, kiểm tra trong quá trình sản xuất, cung cấp chứng nhận.
Sau khi đánh giá với những chứng cứ khách quan về sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9002 thì tổ chức SGS đã cấp giấy chứng nhận phù hợp với hệ thống quản lý chất lợng theo ISO 9002 cho công ty vào ngày 24/10/2000. Giấy chứng nhận này có giá trị 3 năm với điều kiện là hệ thống chất lợng của công ty phải tiếp tục đạt yêu cầu.
Hệ thống chất lợng của công ty vẫn phải đợc duy trì và cải tiến sau khi đã đợc cấp chứng nhận. Công ty thờng xuyên tổ chức đánh giá nội bộ để làm cơ sở cho việc đánh giá, giám sát của tổ chức SGS với thời gian 6 tháng/lần và lần đánh giá, giám sát đầu tiên vào ngày 24/4/2001. Mục tiêu đánh giá lần này là xem hệ thống chất lợng có còn đợc tôn trọng hay không.
Khi lãnh đạo công ty quyết định lựa chọn hệ thống ISO 9002 để áp dụng thì những ngời trong QMR đã tự nghiên cứu và viết các thủ tục theo yêu cầu của ISO 9002, sau đó mới mời chuyên gia về t vấn, đào tạo trên cái mình đã làm, do đó, chi phí cho t vấn, giảng dạy đã giảm đáng kể. Bên cạnh khoản chi phí này, công ty còn phải đầu t cho máy móc thiết bị và dụng cụ quản lý để quá trình xây dựng và áp dụng đợc thuận lợi và nhanh chóng thành công hơn, các khoản chi phí cụ thể nh sau:
Nội dung Tổng chi phí (đ) Nguồn vốn
ngân sách (đ)
Nguồn vốn khác (đ)
1. Chi phí cho t vấn, đào tạo, đánh giá và cấp chứng nhận.
2. Chi phí cho tu sửa, xây dựng nhà xởng. 3. Chi phí cho đầu t máy móc thiết bị.
4. Chi phí cho đầu t dụng cụ quản lý. 154.000.000 290.692.727 1.797.993.058 131.498.845 19.250.000 282.046.205 134.692.000 290.692.727 1.515.946.727 131.498.845
Bảng 14: Chi phí cho quá trình xây dựng HTQLCL ISO 9002 ở Công ty da giầy Hà Nội
Qua bảng chi phí ta thấy công ty đầu t cho máy móc thiết bị rất lớn, việc tập trung đầu t này rất quan trọng và cần thiết vì cơ sở hạ tầng có vững chắc và đồng bộ thì hoạt động mới phát huy đợc hiệu quả. Hơn nữa, việc đầu t này không phải chỉ cho thực hiện việc xây dựng hệ thống chất lợng ISO 9002 mà còn là để đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh mà công ty đề ra. Công ty muốn mở rộng và tăng năng lực sản xuất nhng máy móc thiết bị đã khấu hao nhiều nên tất yếu phải đầu t cho trang thiết bị. Còn khách hàng đỏi hỏi chất lợng ngày càng cao do đó phải đầu t chiều sâu vào công nghệ. Việc thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lợng ISO 9002 và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty là hai hoạt động đan xen, hỗ trợ cho nhau cùng đa công ty tiến lên phát triển vững mạnh và toàn diện.