Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty thép Thăng Long nh sau: Kế toán trưởng
a. Kế toán trởng
Là ngời có trình độ chuyên môn về kế toán và do Giám đốc tuyển chọn. Kế toán trởng là ngời giúp việc cho Giám đốc trong phạm vi hội đồng tài chính kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty trớc hội đồng thành viên và trớc pháp luật.
Kế toán trởng là ngời trực tiếp chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng về các hoạt động tài chính chịu sự kiểm tra giám sát của hội đồng thành viên và giám đốc công ty.
b. Kế toán tổng hợp
Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu, bảng biểu của các kế toán viên, theo dõi tình hình bán hàng và tài khoản của công ty tại ngân hàng
Cuối kì quyết toán lập bảng cân đối các tài khoản, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính.
c. Thủ quỹ
Là ngời nắm giữ ngân sách của công ty, theo dõi tiền mặt tại quỹ, là ng- ời trực tiếp cất giữ, bảo quản và chi các khoản doanh thu bán hàng,… trực tiếp xuất tiền cho các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh khi có lệnh của cấp trên
d. Kế toán thanh toán công nợ
Theo dõi công nợ của khách hàng của công ty đồng thời phản ánh tình hình thanh toán tiền với ngân hàng một cách chính xác đảm bảo đúng chế độ kế toán hiện hành
2.5.2. Tổ chức công tác kế toán
2.5.2.1. Chế độ kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán mới từ ngày 1/1/1996 theo nghị quyết số 1141/TC/CĐKT của Bộ tài chính theo mô hình kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đơn vị tiền tệ đợc sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam, kỳ kế toán tính theo tháng, niên độ kế toán tại công ty đợc tính theo năm. Cuối mỗi niên độ kế toán, giám đốc và kế toán trởng tổ chức kiểm tra công tác kế toán, kiểm tra việc
ghi chép sổ kế toán, tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong doanh nghiệp và tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán đồng thời tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính.
2.5.2.2. Hình thức sổ kế toán
Hình thức kế toán mà công ty Thép Thăng Long áp dụng là hình thức nhật kí chung.
Các loại sổ kế toán công ty sử dụng: + Nhật kí chung
+ Sổ cái
+ Sổ, thẻ kế toán
Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ ở công ty thép Thăng Long
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ nhật ký chung Sổ(thẻ) kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính (1) (1) (2) (3) (4)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có…) kế toán hạch toán số liệu vào các sổ, thẻ hạch toán chi tiết ( sổ theo dõi tiền mặt, thẻ kho, tiền gửi ngân hàng…) đồng thời ghi vào sổ nhật ký chung.Từ nhật ký chung lấy số liệu để lên sổ cái (sổ cái TK 111, sổ cái TK 156, sổ cái TK 131…). Tổng hợp số liệu từ các sổ cái, kế toán lên bảng cân đối tài khoản. Cuối kì lập báo cáo kế toán.
2.5.3.Phơng pháp kế toán
Công ty Thép Thăng Long áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, lấy số liệu thực tế tại phòng kế toán và nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
2.6. Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty thép Thăng Long
2.6.1. Hình thức bán hàng
Công ty chỉ áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ:
2.6.1.1. Bán buôn
Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phơng thức: bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp và bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng. Bán buôn là phơng thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phơng thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hoá với số lơng lớn, tránh hiện tợng thất thoát và thu hồi vốn nhanh, ít có hiện tợng ứ đọng vốn hay khách hàng nợ nần dây da chiếm dụng vốn của công ty. Bán buôn thờng dựa vào chứng từ là hợp đồng kinh tế đã kí hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phơng thức này, hoat động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty
Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu bán hàng. Mức giá bán giới hạn trong khoảng nhất định do phòng kinh doanh đa ra. Khi khách hàng mua hàng với số lợng lớn thì có thể áp dụng phơng pháp giảm giá để khuyến khích khách hàng mua nhiều.
Về phơng thức thanh toán, công ty săn sàng chấp nhận mọi phơng thức thanh toán của khác hàng, thanh toán bằng tiền mặt, séc chuyển khoản, ngân phiếu và ngoại tệ.
2.6.1.2. Bán lẻ
Hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Hàng ngày, thủ kho phải lập báo cáo bán hàng để đua lên phòng kế toán kèm theo báo cáo quỹ tiền mặt và lênh giao hàng
2.6.2. Quy trình xuất kho hàng hoá
+ Bớc 1: Thủ kho nhận lệnh giao hàng (lệnh giao hàng đợc lập theo mẫu số 01/SKT)
+ Bớc 2: Lập phiếu xuất kho
Thủ kho sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập lệnh xuất kho. Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ chính xác tên từng loại hàng và số l- ợng theo yêu cầu xuất trên lệnh giao hàng vào cột “ số lợng theo yêu cầu”.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên: 1 liên lu tai quyển ( thủ kho giữ và vào sổ), 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển cho kế toán, 1 liên chuyển về đơn vị báo cấp hàng.
+ Bớc 3: Phê duyệt xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho những ngời có thẩm quyền phê duyệt. Nếu ban giám đốc không phê duyệt thì chuyển cho thủ kho kiểm tra lại. Nếu phê duyệt ban giám đốc kí vào giấy xuất kho
+ Bớc 4: thủ kho xuất hàng
Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng và ghi số lợng thực vào cột “ số lợng thực xuất” thủ kho phải đối chiếu và kiểm tra khớp đúng thông tin thực tế với thông tin đã đợc cung cấp trên lệnh giao hàng về ngời nhận hàng mới đợc xuất hàng. Ngời nhận hàng có thể là lái xe vận chuyển hoặc đại diện khách mua hàng.
.+Bớc 5: Đại diện nhận hàng ký xác nhận: đã nhận đủ số hàng vào phiếu xuất kho.
+Bớc 6: Bảo vệ kiểm tra hàng hoá khi xe ra cổng và kí nhận vào giấy xuất kho đồng thời phải vào sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng.
+Bớc 7: Chuyển chứng từ cho kế toán: hai liên phiếu xuất kho sẽ đợc chuyển về cho kế toán bao gồm 1 quyển cho kế toán đơn vị, 1 quyển liên chuyển cho kế toán của đơn vị báo cấp hàng để theo dõi công nợ.
+ Bớc 8: Quyết toán công việc.
Kế toán và thủ kho thờng xuyên đối chiếu để đảm bảo hàng hoá nhập xuất, tồn đầy đủ và chính xác. Đầu kỳ lập và gửi báo cáo lên ban giám đốc.
Sơ đồ 11: Quy trình xuất kho hàng hoá
.
Ví dụ: Căn cứ vào đơn đặt hàng vào ngày 28 tháng 12 năm 2004, của cửa hàng Thuỷ Quang, nhân viên bán hàng lập lênh giao hàng nội dung nh sau:
Lệnh giao hàng
Lập phiếu xuất kho
Chuyến chứng từ cho kế toán Thủ kho xuất Đại diện nhận hàng ký xác nhận BGĐốc phê duyệt Bảo vệ kiêm tra Quyết toán công việc
Sổ theo dõi hàng hoá ra vào cổng No
No
Yes
Biểu số 02: Lệnh giao hàng
Công ty thép Thăng Long BM: 01/BH-TL Số: 280
Lệnh giao hàng
Tên khách hàng: Chú Quang – Cửa hàng Thuỷ Quang Điện thoại: 038 871 933 Địa chỉ: Xóm 4 – Văn Sơn - Đo Lơng – Nghệ An . Xuất tại kho: Tam Trinh Tên lái xe: Anh Hải Số xe: 37H – 9924 Điện thoại:
STT Tên hàng/quy cách Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Ô Kẽm Φ 20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.400 20.496.000
2 Ô kẽmΦ 20/27(1,9)VG Cây 113 94.300 10.655.900
3 Ô kẽmΦ 26/34(1,6) szmsco Cây 88 108.700 9.565.600
4 Ô kẽmΦ 26/34(1,9)VG Cây 80 119.500 9.560.000
Tổng cộng: 50.277.500
Số tiền bằng chữ: Năm mơi triệu hai trăm bảy mơi bảy nghìn năm trăm đồng Hình thức thanh toán: Thanh toán hết bằng tiền mặt tại kho Tam Trinh Phơng thức giao nhận: Trên xe bên mua tại kho Tam Trinh
Thời gian và địa điểm giao nhận: Chiều ngày 28/12/2004 tại kho Tam Trinh Các lu ý khác:………
Lệnh giao hàng đợc gửi đi lúc: ……..giờ………….phút…….ngày 28/12/2004
Nhân viên bán hàng đề nghị Nhân viên kế toán kiểm tra Phê duyệt bởi
Biểu số 03: Phiếu điều động phơng tiện
Công ty Thép Thăng Long
Phiếu điều động phơng tiện
Tên ngời đề nghị:… Trần Văn Anh…
Theo lênh giao hàng số 280 ngày 28/12/2004 Tên khách hàng:..Cửa hàng Thuỷ Quang..
Địa chỉ: xóm 4 -Văn Sơn- Đô Lơng- Nghệ An
Thời gian thực hiện: ngày 28/12/2004 tên phơng tiện: ô tô 37H-9924 Nội dung điều động: từ kho Tam Trinh-Nghệ An
Địa điểm thực hiện tại: kho Tam Trinh
Số lợng: 521 cây (ống kẽm) ĐG: TT: 700.000 Thành tiền bằng chữ: bẩy trăm ngàn đồng chẵn
Hà Nội ngày 28 tháng 12 năm 2004 Ngời đề nghị Kế toán kiểm tra Phê duyệt
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Thủ kho Tam Trinh kiểm tra tính hợp lệ của lệnh giao hàng sẽ lập phiếu xuất kho. Hàng sẽ đợc xuất sau khi phiếu xuất kho đợc Ban giám đốc phê duyệt. Lệnh giao hàng này cùng với 01 phiếu thu tiền mặt sẽ đợc chuyển về phòng kế toán
Biểu số 04: Phiếu xuất kho
Đơn vị:công tyTTL
Phiếu xuất kho
Ngày 28- 12-2004 Số: 280 Nợ: 632 Có: 156 Mẫu số:02-VT (QĐsố 1141-TC/CĐKT) ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên ngời nhận hàng: …Anh Hải…Địa chỉ: lái xe bên mua Lý do xuất kho:………bán cho cửa hàng Thuỷ Quang………. Xuất tại kho:…………Tam Trinh………. Số
TT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành Tiền Yêu Cầu Thực Xuất B C D 1 2 3 4 1 Ô kẽmΦ20/27(1,6)szmsco Cây 240 85.000 20.400.000 2 Ô kẽmΦ 20/27(1,9)VG Cây 113 93.500 10.565.500 3 Ô kẽm Φ26/34(1,6)szmsco Cây 88 108.000 9.504.000 4 Ô kẽmΦ26/34(1,9)VG Cây 80 119.000 9.520.000 Cộng 49.989.500
Tổng số tiền( viết bằng chữ): Bốn mơi chín triệu chín trăm tám mơi chín ngàn năm trăm đồng.
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng ngời nhận Thủ kho
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
2.6.3. Kế toán giá vốn hàng bán
Công ty tính giá vốn hàng bán theo phơng pháp nhập trớc- xuất trớc. Xét cụ thể mặt hàng ống kẽm Φ 20/27(1,6)Szmsco của công ty thép Thăng Long từ ngày 01/12-31/12 nh sau:
Ngày 01/12 , tồn đầu tháng: 10.400 cây, ĐG: 84.600đ/cây Ngày 05/12, xuất: 5.000 cây
Ngày08/12, nhập: 10.000 cây , ĐG:85.000 đ/cây Ngày12/12 , xuất: 400 cây
Ngày15/12 , xuất 5.360 cây
Ngày 05/12, xuất 5.000 cây, ĐG : 84.600, TT:423.000.000 Ngày12/12, xuất 400 cây , ĐG: 84.600, TT: 33.840.000 Ngày15/12: 5000x84.600+360x85.000=453.600.000
2.6.4. Kế toán chi tiết
Việc bố trí kế toán chi tiết hàng tồn kho ở công ty Thép Thăng Long đợc tiến hành theo phơng pháp thẻ song song.
* Tại kho: hàng ngày căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn GTGT thủ kho phản ánh số liệu vào cột chứng từ, số lợng vào cột nhập- xuất của thẻ kho. Cuối ngày, dựa vào số tồn cuối ngày trớc và tổng số nhập xuất trong ngày đêr tính ra số tồn kho cuối ngày.
Biểu số 05: Hoá đơn GTGT
Hoá đơn gtgt Mẫu số:01GTKT-3LL
Liên 2 ET/99-B
Ngày 28/12/2004 Đơn vị bán hàng: Nhà máy cán thép Thái Nguyên Địa chỉ : Phờng Tân Lợi –tp Thái Nguyên Điện thoại: MS:
Họ tên ngời mua hàng: Công ty thép Thăng Long Địa chỉ: 1194/12A1- Đờng Láng
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0 1 0 1 0 8 6 3 2 4
STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền
1 Ô kẽm Φ 20/27(1,6)Szmsco Cây 100 77.273 7.727.300 2 Ô kẽm Φ20/27(1,9) VG Cây 750 85.455 64.090.909 3 Ô kẽm Φ26/34(1,6)Szmsco Cây 250 98.182 24.545.500
Cộng tiền hàng 1.100 96.363.709
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.636.371 Tổng cộng tiền thanh toán: 106.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đvị
Biểu số 06: Phiếu nhập kho
Công ty thép Thăng Long
Phiếu nhập kho Ngày 28-12-2004 Số:52 Nợ: 156,133 Có: 111 Mẫu số: 02-VT (QĐ số1141-TC/QĐKT ngày 2-11-1996 BTC
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Văn Hng
Theo … .HĐ… Số… Ngày 28 tháng 12 năm 2004 của công ty cán thép Thái Nguyên
Nhập tại kho: Tam Trinh Số TT Tên hàng hoá Mã số Đvị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo C. Từ Thực nhập 1 ống kẽm Φ20/27(1,6)Szmsco Cây 100 100 85.000 8.500.000 2 Ô kẽm Φ20/27(1,9)VG Cây 750 750 94.000 70.500.000 3 Ô kẽm Φ26/34(1,6)Szmsco Cây 250 250 108.000 27.000.000 Cộng 1.100 106.000.000
Tổng số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh sáu triệu đồng.
Ngày 28 tháng 12 năm 2004 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Thủ kho
Biểu số 07: Hóa đơn GTGT
Hoá đơn gtgt Mẫu số:01GTKT-3LL
Liên 1 ET/99-B
Ngày 28/12/2004 Đơn vị bán hàng: Công ty thép Thăng Long Địa chỉ : 1194/12A1- Đờng Láng
Điện thoại: 04. 7662545 MS: 0 1 0 1 0 8 6 3 2 4
Họ tên ngời mua hàng: Cửa hàng Thuỷ Quang Địa chỉ: Xóm 4- Văn Sơn-Đô Lơng-Nghệ An Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:
STT Tên hàng hoá Đơn vị SL Đơn giá Thành tiền
1 Ô kẽm Φ 20/27(1,6)Szmsco Cây 240 77.646 18.632.727 2 Ô kẽm Φ20/27(1,9) VG Cây 113 85.727 9.687.181 3 Ô kẽm Φ26/34(1,6)Szmsco Cây 88 98.818 8.696.000 4 Ô kẽm Φ26/34(1,9) VG Cây 80 108.636 8.690.909
Cộng tiền hàng 45.706.817
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.570.682
Tổng cộng tiền thanh toán: 50.277.500 Số tiền viết bằng chữ: Năm mơi triệu hai trăm bảy mơi bảy ngàn năm trăm đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đvị
(Ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn GTGT (liên 2)kèm phiếu nhập kho số 52 và hoá đơn GTGT (liên 1) kèm phiếu xuất kho số 280 ,thủ kho phản ánh số liệu vào thẻ kho cho từng mặt hàng để theo dõi số lợng nhập- xuất- tồn
*Xét cụ thể về mặt hàng ống kẽm Φ20/27(1,6) Szmsco
Công ty thép Thăng Long
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01-12-2004 Tờ số: 01
Tên nhãn hiệu , quy cách hàng hoá: ống kẽm Φ20/27(1,6) Szmsco Đơn vị tính: Cây Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lợng KT ký SH N T Nhập Xuất Tồn 01 Tồnđầutháng 10.400 02 PX32 5/12 Xuất kho 5/12 5.000 03 PN25 8/12 Nhập kho 8/12 10.000 04 PX 170 12/12 Xuất kho 12/12 400 05 PX180 15/12 Xuất kho 15/12 5.360 06 PN51 28/12 Nhập kho 28/12 3.900 07 PN52 28/12 Nhập kho 28/12 100 08 PX280 28/12 Xuất kho 28/12 240 Tồn cuối kỳ 13.400 Các mặt hàng khác cũng đợc mở thẻ kho tơng tự nh mặt hàng ống kẽmΦ20/27(1,6) Szmsco
* Tại phòng kế toán: Căn cứ vào các chứng từ mà thủ kho gửi lên, kế toán sẽ mở sổ chi tiết cho từng loại hàng hoá. Sổ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị
Biểu số 09: Sổ chi tiết hàng hoá
Công ty thép Thăng Long
Sổ chi tiết hàng hoá
Từ ngày 01/12/04-31/12/04
Hàng hoá: Ô kẽm Φ 20/27(1,6) Szmsco Đơn vị tính: Cây
Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1/12 Tồn ĐK 84.600 10.400 879.840 PX Số32 5/12 Xuất kho 84.600 5.000 423.000 PN Số25 8/12 Nhập kho 85.000 10.000 850.000