II. Một số biện pháp nhằm nâng cao CLSP của dây chuyền lắp ráp xe máy ở
2. Biện pháp thứ hai: Xây dựng và hoàn thiện “nhóm chất lợng“
2.1. Cơ sở lý luận.
Cũng nh quản trị kinh doanh nói chung, quản trị chất lợng nói riêng là khoa học đồng thời cũng là một nghệ thuật. Khoa học thì có thể là những nguyên tắc chung cho mọi doanh nghiệp, còn nghệ thuật thì rất dễ áp dụng tuỳ thuộc vào từng điều riêng có của doanh nghiệp. Khoa học quản lý chất lợng đã phát triển từ rất sớm và tồn loại hình thức khácnhau. Trớc đây quản lý chất lợng ở nớc ta chủ yếu đều qui bằng phơng pháp kiểm tra. Giống nhiều nh những doanh nghiệp Nhà nớc khác công ty điện máy - xe đạp - xe máy cũng lập ra phòng KCS nhng qua nhiều việc áp dụng phơng pháp này xuất hiện nhiều tồn tại. Đến nay, khoa học quản lý chất lợng trên thế giới đề cập nhiều đến quản lý chất lợng đồng bộ (TQM). Đây thực sự là một phơng pháp quản lý tiên tiến.
Muốn áp dụng TQM một cách có hiệu quả, trớc hết cần có sự hoạt động của nhóm chất lợng ăn sâu vào các doanh nghiệp.
Nhóm chất lợng là một nhóm nhỏ gồm từ 3 đến 10 ngời đợc lập ra để thực hiện các hoạt động quản lý chất lợng dựa trên tinh thần tự nguyện, tự ý và tự quản. Họ thờng xuyên gặp gỡ để thảo luận, trao đổi một chủ đề có ảnh hởng lớn đến công việc hoặc nơi làm việc của họ nhằm mục đích hoàn thiện chất lợng công việc cũng nh cải thiện môi trờng làm việc. Thành viên của nhóm là những công nhân làm việc trong cùng một công đoạn sản xuất.
Nhóm chất lợng mang nhiều lợi thế trong việc huy động sức mạnh tổng hợp, tài năng và trí tuệ của mọi ngời nhằm thực hiện mục tiêu chất lợng đó là:
- Tạo nên sự cộng hởng làm tăng năng suất lao động. - Có nhiều sáng kiến cải tiến và nâng cao CLSP. - Việc ra quyết định tập thể sẽ đúng đắn hơn.
- Tạo động lực khuyến khích sự thi đua giữa cá nhân trong cùng một nhóm hoặc giữa các nhóm khác nhau góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, lành mạnh trong toàn công ty.
2.2. Cơ sở thực tiễn.
Qua tìm hiểu thực trạng quản lý chất lợng ở công ty điện máy - xe đạp - xe máy nhận thấy tại công ty cha thực sự hình thành nhóm chất lợng. Việc quản lý chất lợng chủ yếu ở công tác kiểm tra. Quan hệ giữa những ngời thực hiện kiểm tra chất lợng là việc kiểm tra tiêu chuẩn chất lợng đề ra. ở công ty, hàng tháng thờng có cuộc họp của ban lãnh đạo với các thành viên của phân xởng lắp ráp,
nh các tổ trởng, kỹ s. Với cách thức tổ chức nh vậy, chơng trình chất lợng cha lan toả đến từng công nhân. Công ty cha tận dụng hết chất xám của con ngời trong công ty. Ngời công nhân trực tiếp làm việc lắp ráp, họ có sự am hiểu thành tạo riêng trong công đoạn của mình. Nếu phát huy đợc năng lực của ngời công nhân thì chính họ sẽ là ngời phát hiện và khắc phục những nguyên nhân gây trục trặc.
2.3. Phơng thức tiến hành.
Tổ chức nhóm chất lợng sẽ tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức, để họ tự “thể hiện mình” và đó cũng là tạo môi trờng trong sạnh, thoả mãn mọi nhân viên trong công ty. Đối với công ty TODIMAX thì việc hình thành nhóm chất lợng ở dây chuyền lắp ráp xe máy dạng IKD càng tỏ ra hiệu quả vì qui trình lắp ráp xe máy dạng IKD rất phức tạp (chúng ta đã xem ở phần thực trạng), việc hiểu kỹ từng chi tiết của qui trình lắp ráp vợt qua tầm kiểm soát của bất kỳ một cá nhân nào. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề liên quan đến các qui trình đó là sử dụng kiểu hợp tác nhóm. Việc hình thành nhóm chất lợng tạo ra nhiều lợi thế để các cá nhân hợp tác cùng nhau giải quyết các vấn đề về CLSP. Dựa vào cơ sở lý luận và thực tiễn nh vậy, công ty điện máy - xe đạp - xe máy nên nhanh chóng hình thành “nhóm chất lợng” trong công ty. Cụ thể công ty lên thực hiện các biện pháp sau:
* Thứ nhất: phải tạo đợc môi trờng “hoàn hảo” để nhóm chất lợng có thể
hoạt động tốt. Để thực hiện đợc điều này công ty cần phải có:
- Xây dựng bầu không khí thích hợp cho nhóm chất lợng cấp lãnh đạo cần phải nắm những chơng trình nhóm chất lợng để tuyên truyền giải thích cho mọi ngời. Có thể công khai một số vấn đề còn tồn tại của công ty cho mọi ngời rồi sau đó trng cầu ý kiến của nhân viên nhằm tạo ra bầu không khí đoàn kết, mong muốn cùng nhau hợp tác xây dựng công ty ngày một phát triển.
- Chơng trình mang tính tự nguyện: khi xây dựng nhóm chất lợng trong công ty, lãnh đạo công ty nên đa ra dới hình thức tự nguyện. Nội dung chơng trình “nhóm chất lợng” phải nêu đợc lợi ích xã hội mà công nhân sẽ đợc hởng nhằm khuyến khích mọi ngời dễ tham gia.
- Huấn luyện là rất cần thiết cho mọi ngời. Mục đích của huấn luyện là để công nhân cũng nh lãnh đạo công ty phải đợc chuẩn bị tốt cho chơng trình, để họ nắm rõ những gì liên quan. Nếu huấn luyện không tốt, chơng trình sẽ bị đào thải.
* Thứ hai: chỉ định nhóm trởng và th ký nhóm chất lợng. Để nhóm chất l- ợng hoạt động đợc tốt thì phải chỉ định, đề xuất nhóm trởng. Ngời đó có quyền quyết định những vấn đề liên quan đến hoạt động của nhóm và những khi nhóm thảo luận mà không đa ra đợc quyết định cuối cùng. Nhóm trởng cũng là ngời thờng xuyên báo cáo với lãnh đạo về hoạt động và kết quả của nhóm để có những chỉ đạo kịp thời. Th ký nhóm cũng đợc chỉ định có trách nhiệm ghi chép tình hình công việc của nhóm, theo dõi hoạt động và chỉ ra đợc những mặt tốt và những điều còn hạn chế của nhóm để khắc phục.
* Thứ ba: tiến hành hoạt động của “nhóm chất lợng”.
Nhóm chất lợng có nhiệm vụ đa ra đợc các vấn đề, sau đó cùng nhau phân tích và triển khai cách giải quyết.
- Đa ra các vấn đề: đối với xe máy do qui trình lắp ráp nó phức tạ nên nó có nhiều nguyên nhân gây ra những sai hỏng không phù hợp với yêu cầu đồng thời đa ra cách giải quyết các vấn đề đó. Sau khi hình thành đợc các nhóm chất lợng, mỗi nhóm quyết định một loạt các vấn đề mà các thành viên mong muốn giải quyết. Sau đó với từng vấn đề phải thu thập dữ liệu và phân công công việc từng ngời trong nhóm. Thu thập dữ liệu giúp loại bỏ các vấn đề không cần thiết và tìm ra đợc phơng hớng và cách giải quyết. Cuối cùng, mọi ngời trong nhóm sẽ thông qua cùng một vấn đề để giải quyết.
- Phân tích vấn đề: mục đích tìm ra nguyên nhân chính để giải quyết. Nếu nhóm đi đúng hớng thì bắt đầu triển khai cách giải quyết. Đôi khi phải tiến hành thực hiện hai, ba lần mới tìm đúng nguyên nhân.
- Triển khai cách giải quyết: sau khi xác định đợc nguyên nhân lúc này các thành viên cùng nhau hợp tác hết mình để làm việc và đề suất cách giải quyết. Giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại của nhóm, hàng tuần lên hợp từ 30-40 phút tuỳ theo tình hình thực hiện công việc của mỗi nhóm.
- Báo cáo lãnh đạo: công việc báo cáo giúp cho lãnh đạo có thể nắm rõ công việc thực hiện của từng nhóm, đa ra các ý kiến chỉ đạo và hớng giải quyết đối với từng vấn đề. Lãnh đạo là ngời quản lý ở tầm vĩ mô. Vì vậy việc báo cáo thờng xuyên sẽ giúp cho lãnh đạo có cái nhìn tổng thể và định hớng công việc của toàn công ty đi theo một định hớng nhất định, tránh tình trạng mất kiểm soát. Đây là hình thức quan trọng để các nhóm thể hiện sự năng nổ, hiệu quả làm việc của nhóm mình. Công ty nên áp dụng các biện pháp khuyến khích bằng vật chất (thởng) hoặc tinh thần cho nhóm chất lợng hoạt động có hiệu quả nh đi thăm quan, nghỉ mát để tạo lên sự hng phấn làm việc của mỗi nhóm.
Việc xây dựng “nhóm chất lợng” trong công ty mang lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty đồng thời thu hút mọi ngời vào công việc, giảm tối thiểu sự vắng mặt của công nhân, giảm đợc lãng phí và nâng cao năng suất lao động,
trách nhiệm vì lợi ích chung của công ty. Xây dựng “nhóm chất lợng”
trong công ty cũng chính là xây dựng tinh thần đồng đội, hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên. Vì vậy, lãnh đạo công ty nên khuyến khích và thờng xuyên quan tâm tới các nhóm chất lợng. Nhóm nào làm việc hiệu quả cao thì phải thởng thích đáng tạo nên phong trào thi đua lẫn nhau cạnh tranh lẫn nhau tạo nên động lực thúc đẩy ngời công nhân làm việc có sáng tạo nhằm đem lại lợi ích cho ngời lao động và cho toàn công ty.
2.4. Điều kiện thực hiện giải pháp.
- Có chế độ thởng phạt nghiêm minh đối với các nhóm.
- Lãnh đạo công ty thờng xuyên xem xét tiến độ hoạt động của mỗi nhóm. - Các thành viên trong công ty phải thấy đợc trách nhiệm, quyền lợi và mục
đích của việc tham gia vào xây dựng và hoàn thiện “nhóm chất lợng”.