Công ty cổ phần Licogi 13 là một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng, trải qua gần 50 năm xây dựng và phát triển mặc dù có những lúc khó khăn nhưng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty đã vượt qua và đưa Công ty phát triển vững mạnh hoà nhịp với sự phát triển của đất nước.
Về công tác quản lý, do đặc thù nghành xây dựng là thi công theo công trình, sản phẩm đơn chiếc phân tán trên những địa bàn khác nhau vì vậy mô hình tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng là hoàn toàn hợp lý. Bộ máy tổ chức của công ty tương đối gọn nhẹ tinh giảm đạt hiệu quả cao trong công việc.
Trong thời gian vừa qua Công ty đã tăng cường tuyển dụng cán bộ giỏi, sắp xếp cán bộ có năng lực theo từng lĩnh vực, từng công việc. Đặc biệt chú trọng đến đội ngũ cán bộ kỹ thuật, công nhân có tay nghề cao phục vụ cho công tác xây lắp và quản lý thiết bị. Do đó bộ máy tổ chức quản lý của Công ty hoạt động càng ngày càng hiệu quả hơn đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển của công ty.
Công ty áp dụng hình thức khoán tương đối chặt chẽ, mỗi công trình đều giao cho một chỉ huy trưởng công trình trực tiếp chỉ đạo thi công, giải quyết mọi vướng mắc phát sinh tại công trình song vẫn chịu sự giám sát chặt chẽ của các phòng ban liên quan. Mỗi công trình sau khi ký kết hợp đồng, chỉ huy trưởng công trình phải lên bản dự toán công trình có sự kiểm tra của phòng ban liên quan rồi trình lên kế toán trưởng và tổng giám đốc công ty ký duyệt. Mọi chi phí phát sinh tại công trường đều được kế toán công trường phản ánh đầy đủ kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập hợp chi phí sản xuất. Với truyền thống của một đơn vị luôn đi đầu trong ngành
xây dựng ,công ty cổ phần Licogi 13 đã và đang hoàn thiện tổ chức sản xuất áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật, thắt chặt hơn nữa kỷ luật sản xuất, kỷ luật lao động nhằm tạo ra những công trình có chất lượng cao góp phần xây dựng nền kinh tế quốc dân.
3.1.2. Đánh giá về công tác kế toán tại Công ty
3.1.2.1. Những ưu điểm
Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung. Kế toán trưởng trực tiếp trực tiếp điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán. Ngoài ra các cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn cao không ngừng học hỏi trau dồi kinh nghiệm thực tế cũng nâng cao trình độ lý luận,nhiệt tình trong công việc và được bố trí phù hợp với khả năng trình độ của từng người. Có sự phối hợp hài hòa đồng bộ giữa các phòng ban chức năng với nhau, giữa phòng kế toán với các phòng khác dưới sự lãnh đạo thống nhất của hội đồng quản trị công ty nên dù khối lượng công việc nhiều công ty vẫn đều hoàn thành đúng tiến độ đảm bảo uy tín chất lượng.
Mặc dù áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung song tại các đội vẫn có bộ phận kế toán riêng có chức năng theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu, nhân công và chi phí máy thi công. Kế toán các đội sản xuất có trách nhiệm tập hợp chứng từ gửi lên phòng kế toán qua đó giảm bớt khối lượng công việc phòng kế toán và tăng cường hiệu quả làm việc.
Về chế độ kế toán của nhà nước , Công ty luôn cập nhật các văn bản mới ban hành, các tài liệu hướng dẫn điều chỉnh đồng thời nâng cấp phần mềm kế toán của mình cho phù hợp. Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán được ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Việc lựa chọn hình thức kế toán nhật ký chung và việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính trong Công ty đã làm giảm đi khối lượng đáng kể công việc kế toán , nâng cao độ chính xác của các thông tin kế toán.
Hệ thống báo cáo tài chính gồm bốn mẫu bắt buộc ngoài ra do đặc điểm kinh doanh Công ty còn lập thêm một số báo cáo khác theo dõi tình hình tài chính cũng như hiện vật Công ty
Có thể nhận định rằng sự thành công của Công ty trong những năm vừa qua có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô công ty, hoạt động phòng tài chính kế toán không chỉ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà còn thực hiện chức năng cung cấp thông tin giúp cho các cấp lãnh đạo công ty đưa ra quyết định đúng đắn hợp lý.
3.1.2.2. Những nhược điểm
Hiện nay bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Licogi 13 chỉ gồm 11 người. Công ty càng ngày càng phát triển lớn mạnh số lượng các nghiệp vụ phát sinh càng ngày càng nhiều do đó bộ máy kế toán của Công ty rất vất vả trong việc hạch toán các loại chi phí nhất là vào thời điểm cuối kỳ. Công ty chỉ có hai nhân viên kế toán tổng hợp trong khi các nghiệp vụ Công ty phát sinh với khối lượng lớn do vậy gây quá tải cho bộ phận kế toán, báo cáo quyết toán thường chỉ được hoàn thành vào cuối tháng 3 như vậy các cổ đông Công ty hoặc những người quan tâm đến các thông tin tài chính của Công ty sẽ không có được những thông tin tài chính kịp thời. Hơn nũa ngày 25/02/2008 Công ty cổ phần Licogi 13 chính thức trở thành Công ty đại chúng với số vốn điều lệ lên tới 60.000.000.000 đồng Việt Nam và rất có thể Công ty sẽ niêm yết trên thị trường chứng khoán trong thời gian sắp tới, việc chậm chễ trong việc Công bố báo cáo tài chính sẽ ảnh hưởng tới tâm lý và định hướng của các nhà đầu tư.
Do đặc diểm của ngành xây dựng các sản phẩm thường đơn chiếc và phân tán nhiều nơi nên việc tập hợp chứng từ còn chậm gây khó khăn cho công tác kế toán. Các kế toán đội sản xuất vì nhiều lí do khác nhau thường không chuyển chứng từ lên phòng kế toán đúng thời hạn, công tác kế toán thường dồn vào cuối kỳ. Công ty cũng nhận thấy những hạn chế này nên đã trang bị cho phòng kế toán những thiết bị hiện đại như máy in, máy Fax, máy vi tính nối mạng…Song Công ty cũng như kế toán viên chưa khai thác hết chức năng của thiết bị này. Kế toán viên còn bị động chờ chứng từ gốc mới cập nhập chứng từ vào sổ sách. Để khắc phục tình trạng này Công ty nên ban hành một quy chế về việc giao nộp chứng từ theo từng đối tượng cụ thể. Với những công trình ở xa Công ty có thể cho phép kế toán các đội thi công gửi
chứng từ bằng máy Fax để kế toán Công ty có cơ sở cho việc hạch toán và lúc đó kế toán các đội phải chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ. Khi chứng từ gốc về kế toán phải tiến hành đối chiếu kiểm tra so với chừng từ được Fax để tránh những gian lận sai sót có thể xảy ra.
Hiện nay Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC song một số nghiệp vụ vẫn chưa được phản ánh theo đúng tài khoản. Nghiệp vụ phân bổ công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần tất cả đều được hạch toán vào tài khoản 142- Chi phí trả trước ngắn hạn, như vậy là không đúng bản chất tài khoản này. Công ty nên hạch toán theo đúng chế độ vào tài khoản 242-Chi phí trả trước dài hạn.
Với sự phát triển kinh tế thị trường thì công tác kế toán quản trị ngày càng trở nên cần thiết, thông tin kế toán quản trị là cơ sở để ra những quyết định quản lý trong Công ty. Song hiện nay công tác kế toán quản trị còn chưa được xem trọng đúng mức. Công ty chưa thực hiện hoạt động phân tích kết quả kinh doanh kết hợp với công tác kế toán quản trị. Trong thời gian tới Công ty nên chú ý đến vấn đề này để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản trong Công ty.
3.1.3. Công tác tổ chức hạch toán TSCĐ.
3.1.3.1. Những ưu điểm
Kế toán đã phân loại TSCĐ hiện có tại Công ty theo đúng quy định của nhà nước mà vẫn phục vụ nhu cầu quản lý riêng của Công ty. Cách phân loại cụ thể, rõ ràng khiến người xem báo cáo tài chính có thể nhận biết được thế mạnh của Công ty và giúp cho công tác kế toán quản lý và hạch toán TSCĐ được thuận tiện và hiệu quả hơn.
Kế toán luôn luôn kết hợp với phòng kế hoạch và kỹ thuật để nắm vững tình trạng kỹ thuật, thời gian sử dụng TSCĐ, để trích khấu hao, tham mưu cho các nhà quản lý trong các quyết định mua sắm mới, thanh lý nhượng bán TSCĐ không còn sử dụng hoặc sử dụng kém hiệu quả
Kế toán tăng, giảm trích khấu hao TSCĐ trên hệ thống các hệ thống sổ sách của Công ty như Nhật ký chung, Sổ cái, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, báo cáo tăng giảm TSCĐ…tương đối đầy đủ đúng trình tự.
3.1.3.2. Những tồn tại cần khắc phục.
Về Công tác quản lý TSCĐ
Công tác quản lý TSCĐ vẫn chưa tốt, không theo quy định. Việc đưa TSCĐ đi vào hoạt động thường không đảm bảo bằng giấy tờ, quyết định, hợp đồng gây ra tình trạng khó theo dõi kiểm soát. Khi được hỏi về các quyết định tăng, giảm tài sản, lệnh điều động TSCĐ hay các biên bản bàn giao TSCĐ thì phòng cả phòng kế toán và phòng vật tư đều nói không giữ và rất nhiều bộ hồ sơ TSCĐ thiếu các giấy tờ này.
Hiện nay, đơn vị đã có thẻ TSCĐ giúp theo dõi đầy đủ tình trạng hoạt động di chuyển của các loại tài sản, đáp ứng được nhu cầu kiểm tra, kiểm kê, điều động TSCĐ của đơn vị. Tuy nhiên việc theo dõi tăng giảm TSCĐ không được thực hiện kịp thời trên sổ sách làm cho giá trị TSCĐ thể hiện không đúng thực tế, việc tính khấu hao không phản ánh đúng giá trị tài dẫn đến việc tính giá thành trong kỳ chưa được chính xác hợp lý.
Điều chuyển TSCĐ trong Công ty diễn ra rất thường xuyên nên có thể những TSCĐ dùng trong công trường không được bảo vệ cẩn thận khi có những hỏng hóc hay hư hại xảy ra thì không có đủ cơ sở để truy cứu trách nhiệm.
Về việc đầu tư TSCĐ
Hiện nay TSCĐ nguồn vốn đầu tư TSCĐ của Công ty chủ yếu là vốn Công ty tự bổ xung. Trong xu thế hiện nay với sự phát triển lớn mạnh của Công ty, Công ty nên đa dạng hóa các nguồn vốn đầu tư để có được hiệu quả cao hơn
Về công tác phân loại TSCĐ
Hiện tại TSCĐ của công ty bao gồm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính. Công ty không tiến hành phân loại TSCĐ thuê tài chính như vây, kế toán Công ty không biết chính xác có bao nhiêu máy móc thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn,…thuộc TSCĐ thuê tài chính đang được sử dụng. TSCĐ vô hình cũng không được phân loại cụ thể. Một số TSCĐ vô hình như phần mềm kế toán, giấy phép, thương hiệu…không được phản ánh như TSCĐ vô hình trong doanh nghiệp. Kế toán coi bản quyền phần mềm kế toán như chi phí lớn và được phân bổ dần cho
các năm còn thương hiệu, giấy phép sản xuất…không được ghi nhận trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Công ty cổ phần Licogi 13 hiện đang phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật của TSCĐ. Điều này là đúng và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên việc chỉ phân loại TSCĐ theo đặc trưng kỹ thuật sẽ gây khó khăn trong công tác quản lý TSCĐ. Cụ thể, việc không phân loại TSCĐ theo tình trạng sử dụng sẽ gây khó khăn cho kế toán trong việc đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ đưa vào sản xuất kinh doanh. Kế toán không nắm được chính xác có bao nhiêu TSCĐ đang dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, những TSCĐ nào không cần dùng, những tài sản nào chờ thanh lý. Công ty chỉ chờ những báo cáo bộ phận gửi lên, với những TSCĐ đã hết khấu hao Công ty thường chờ tập hợp nhiều tài sản mới rồi mới thanh lý cùng một lúc khiến cho những tài sản đã hết khấu hao chờ thanh lý rất lâu.
Về công tác hạch toán TSCĐ
Công ty không mở sổ theo dõi TSCĐ cho từng bộ phận sử dụng. Tại các bộ phận sử dụng như các đội thi công kế toán ở đây chỉ theo dõi TSCĐ về mặt số lượng chứ không theo dõi về giá trị của TSCĐ. Như vậy kế toán các đội thi công không thể nắm bắt được giá trị tài sản từ đó gây khó khăn trong quá trình quản lý tài sản.
Về Công tác trích khấu hao TSCĐ
Kế toán cũng chưa lập bảng phân bổ khấu hao theo từng bộ phận công trình do vậy công tác tính toán và quản lý khấu hao chưa được chặt chẽ và đầy đủ.
Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng tương đối phù hợp, song trong công thức tính khấu hao Công ty không trừ đi giá trị thu hồi ước tính vào giá trị tính khấu hao. Do vậy khi những TSCĐ đã khấu hao hết và giá trị còn lại bằng không nhưng vẫn chưa được thanh lý nhượng bán sẽ làm ứ đọng vốn. Nhìn chung, việc thanh lý nhượng bán TSCĐ đã hết khấu hao, hỏng hóc hoặc không phù hợp với sản xuất của Công ty cũng chưa được tích cực.
Về hệ thống sổ sách kế toán
Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung. Với bộ phận kế toán TSCĐ, nhật ký chung được mở riêng cho tài khoản TSCĐ hữu hình, vô hình và thuê tài chính. Công
việc kế toán được động hóa bằng máy tính. Nhìn chung mẫu sổ nhật ký chung của Công ty là hợp lý và thể hiện sự phân công công việc rõ ràng tránh việc trùng lặp giữa các bộ phận. Mẫu sổ cái cái của Công ty cũng rõ ràng đầy đủ. Song cả hai mẫu sổ này còn tồn tại một số nhược điểm sau
BIỂU 10: MẪU SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Qúy III năm 2007 Ngày ghi
sổ
Số hiệu
Diễn giải Mã tài khoản Số phát sinh
Nợ Có Nợ Có
…………. ……. …….
Cộng phát sinh
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
BIỂU 11: MẪU SỔ CÁI
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Qúy …. năm 200..
Tên các tài khoản: Sửa chữa lớn TSCĐ Số hiệu tài khoản:
Đơn vị tính : VNĐ
Ngày ghi sổ
Số hiệu
Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh
Nợ Có
Số dư đầu kỳ 0
…….
Cộng phát sinh 120.942.500 120.942.500
Số dư cuối kỳ 0
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ở mẫu sổ nhật ký chung không có cột “đã ghi sổ cái” cột này có tác dụng ghi nhận những nghiệp vụ ở nhật ký chung đã phản ánh vào sổ cái. Công ty sử dụng kế toán trên máy vi tính nên các số liệu ở sổ nhật ký chung sẽ tự động được cập nhập vào sổ cái, song một số nghiệp vụ dù đã phản ánh ở sổ nhật ký chung nhưng không thể ghi vào sổ cái. Vì vậy khi theo dõi nhật ký chung không thể biết nghiệp vụ nào đã ghi vào sổ cái nghiệp vụ nào chưa ghi vào sổ cái. Trong mẫu sổ cái của Công ty cũng không có cột “trang sổ nhật ký chung”, vì vậy người sử dụng không biết số liệu phản ánh trong sổ cái nằm trong trang nào của nhật ký chung gây khó theo dõi cho việc kiểm tra, kiểm soát.
3.2. Hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty cổ phần Licogi 13
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán TSCĐ và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty cổ phần LICOGI 13.
Trong điều kiện cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ như hiện