Do đã được trang bị máy tính Công ty nên có những chuyển đổi phù hợp để ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Vì vậy Công ty nên xem xét chuyển đổi hình thức ghi sổ kế toán sang hình thức “Nhật ký chung” vì đây cũng là hình thức ghi sổ cho phép quản lý các nghiệp vụ kinh tế khá chặt chẽ và đặc biệt là nó thuận tiện ch việc xử lý thông tin trên máy vi tính.
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hình thức “Nhật ký chung” gồm: - Các sổ nhật ký chuyên dùng.
- Sổ Nhật ký chung.
- Các sổ cái các Tài khoản. - Các sổ kế toán chi tiết.
Đặc trưng cơ bản cảu hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung có thể được khái quát theo sơ sồ sau:
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu
Khi áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung” kế toán tiêu thụ sẽ phải sử dụng các sổ kế toán sau:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái các tài khoản 155. 111, 112, 131, 632, 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911
- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết.