Thuộc về vật chất kỹ thuật phục vụ của bộ phận lễ tân
Ở khách sạn Kim liên thì bộ phận sản được sắp xếp ở ngay tầng 1 nơi đây rất thuận lợi cho khách giao dịch và nhận đặt phòng. Vị trí tại quầy lễ tân được bố trí rỗng với rất nhiều bộ bàn ghế cho khách ngồi nghỉ đến nhận phòng.Với tiêu chỉ tạo thuận tiện khách thì ngay từ khi khách đến có thế cảm nhận được cở sở vật chất của khách sạn ngay khi đặt chân vào sảnh của khách sạn. Quầy lễ tân bố trí và sắp xếp dễ nhìn và các thiết bị như: bàn ghế, vị trí làm việc được trang bị toàn bằng lim vừa đẹp lại vừa điều hòa đám bảo công việc cho nhân viên được tốt.
Đế đáp ứng cao chất lượng dịch vụ bộ phận lễ tân thì khách sạn còn trang bị cho nhân viên lễ tân phòng thay đồ và vệ sinh riêng nhằm tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên làm việc tốt.
Bên cạnh đó tại nơi làm việc luôn được trang bị các thiết bị phục vụ cho công việc của từng nhân viên trong bộ phận lễ tân là:
Hệ thống công nghệ thông tin cho bộ phận lễ tân
Thông qua máy tính trang thiết bị cho nhân viên lễ tân phục vụ khi làm háo đơn, chứng từ , … thì còn trang bị hệ thống mạng Lan và mạng intenet đế các bộ phận trong khách sạn có thế liên lạc với nhau tiện lợi hơn. Như việc bộ phận Marketing có khách lien hệ tới đặt phòng thì phải gửi ngay tới cho bộ phận lễ tân đế kiểm tra xem tình trạng phòng và khả năng đáp ứng như thế nào đế tiếp nhận và bố trí khách khi khách tới thuê phòng.
Giá cung cấp thông tin: cung cấp bảng danh sách tên khách theo trật tự anphabê và số buồng của khách sử dụng tại bộ phận tổng đài.
Giá biểu diễn tình trạng buồng (room rack): cho ta biết tình trạng buồng, buồng có sẵn để bán, buồng đang có khách ở buồng đang làm vệ sinh để bán, buồng đã có khách đặt.
Giá đựng thư và chìa khoá của khách: giá có những ô nhỏ dùng để đựng thư và chìa khoá của khách.
Máy đóng dấu thời gian: Máy được sử dụng để đóng dấu thời gian lên thư từ, nhắn tin, fax, phiếu đăng ký khách sạn, thời gian chuyển hành lý..
Máy cài thẻ tín dụng: máy được sử dụng để cài số thẻ của khách nhằm mục đích kiểm tra và xin chấp thuận thanh toán
Máy nạp mã vào chìa khoá từ: máy được sử dụng để nạp mã vào chìa khoá buồng cho khách trong thời gian lưu trú
Máy vi tính và máy in : đối với các công việc trong bộ phận lễ tân thì đói hói phải thống kê chính xác các dịch vụ và giá cho dịch vụ nên đòi hỏi độ chính xác cao, việc lưu trữ các công việc xử lý hóa đơn, đặt chỗ và đăng ký thực hiện đều bằng máy vi tính. Đối với khách sạn kim liên thì cũng xác định chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng là tốt thì ngay tại quầy lễ tân đã trang bị cho đội ngũ nhân viên với 3 máy tính luôn đám bảo hoạt động tốt và sử dụng một cách cách hiệu quả nhất. Giúp cho khách trả phòng nhanh chóng và tự động khai báo cho nhân viên bộ phận khác.
Điện thoại.
Máy photocopy
Tủ đựng sổ sách biểu mẫu.
Quản lý việc cung cấp thông tin
Sự đồng bộ và tổ chức hợp lý quy trình phục vụ khách của đội ngũ nhân viên lễ tân khách sạn