2.3.1. Về mô hình tổ chức:
Xem xét mô hình tổ chức SeABS chúng ta nhận thấy công ty sử dụng mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng kết hợp mô hình bộ phận theo địa dư với việc mở chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Đây cũng là dạng mô hình phổ biến mà các công ty chứng khoán đang sử dụng hiện nay nhằm không ngừng mở rộng quy mô hoạt động của mình. Các phòng ban trong công ty được chia làm 3 khối riêng biệt là khối kinh doanh, khối môi giới và khối hỗ trợ. Theo như cách phân loại này ta có thể nhận thấy công ty chia các bộ phận trong tổ chức của mình thành 2 khối chức năng:
- Khối Front Office: Là 2 khối kinh doanh và môi giới. Đây là khối có chức năng giao dịch trực tiếp với khách hàng để thực hiện nghiệp vụ của mình. Hoạt động của khối
này thể hiện bộ mặt của công ty. Khách hàng thường đánh giá được công ty thông qua hoạt động của khối này.
- Khối Back Office: Chính là khối hỗ trợ, là khối hậu thuẫn cho hoạt động của khối front office.
Như đã phân tích ở trên về cơ cấu bộ phận theo chức năng, ưu điểm của dạng mô hình này là hiệu quả tác nghiệp cao với các hoạt động được chuyên môn hoá cao, nguồn nhân lực cũng được đào tạo dễ dàng. Xét về các điều kiện về quản trị cũng như năng lực nhân sự Việt Nam nói chung và các CTCK nói riêng thì đây là dạng mô hình phù hợp. Hơn nữa, thực tế các CTCK tại các nước có thị trường chứng khoán phát triển cho thấy, đây vẫn là dạng mô hình được sử dụng phổ biến bởi một lý do chi phối chính là do hoạt động kinh doanh chứng khoán được chia ra thành các nghiệp vụ điển hình. Các nghiệp vụ đó là:
- Môi giới; - Tự doanh; - Bảo lãnh; - Tư vấn.
Tại các nước có thị trường chứng khoán phát triển, do TTCK đã khá hoàn chỉnh khiến các CTCK thường tồn tại dưới dạng mô hình Ngân hàng đầu tư nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng cũng như để phù hợp với thị trường. Do đó họ phát triển thêm các nghiệp vụ kinh doanh khác như cho vay cầm cố chứng khoán, các nghiệp vụ nợ, quản lý tài sản..
Tại Việt Nam hiện nay chưa thể cho phép SeABS hay các công ty chứng khoán khác hoạt động theo mô hình ngân hàng đầu tư bởi thị trường chứng khoán Việt Nam là thị trường mới nổi, còn có nhiều bất ổn và rủi ro thị trường là rất lớn. Bằng chứng thị trường chứng khoán Việt Nam trong thời gian qua cho thấy rõ điều đó. Thị trường đã có lúc phát triển ngoạn mục, nhưng cũng có những lúc xuống dốc thảm hại. Sự biến động lớn này nhìn về bề nổi ta có thể thấy tác động của nhà nước đến TTCK là nhân tố rất lớn
khi mà các văn bản điều chỉnh của nhà nước thường xuyên có sự thay đổi, từ việc hạn chế cho vay đầu tư chứng khoán (chỉ thị 03/2007/CT-NHNN) để kiềm chế lạm phát đến động thái mua vào chứng khoán của SCIC, hay kiểm soát biên độ giao dịch chứng khoán, giãn thời gian cổ phần hoá các công ty lớn.. Các nhân tố đó đều có tác dụng mạnh mẽ đến thị trường. Nhưng xét cho cùng, các tác động đó tới thị trường là cần thiết bởi tình hình thực tế của Việt Nam hiện nay không còn nhiều thuận lợi, thị trường chứng khoán lại đang bước những bước chập chững đầu tiên, nếu như phát triển thị trường một cách thái quá sẽ khó có thể kiểm soát được tình hình. Các công ty chứng khoán là một chủ thể hoạt động trên thị trường chứng khoán Việt Nam nên cũng buộc phải bị hạn chế trong hoạt động nghiệp vụ của mình.
Biểu đồ VN-INDEX* từ khi TTCK Việt Nam bước vào hoạt động:
(Nguồn: Uỷ Ban Chứng Khoán Nhà Nước – www.ssc.gov.vn)
2.3.2. Về chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:
Mô hình SeABS được cấu tạo theo mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, mỗi phòng ban có chức năng riêng, được giao những quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể. Các hoạt động được thực hiện một cách độc lập tương đối.
Khi sử dụng mô hình dạng này, SeABS cũng gặp những hạn chế nhất định. Thứ nhất, chính là việc chồng chéo trong việc thực hiện các nghiệp vụ cụ thể. Để thực hiện một nghiệp vụ cụ thể đòi hỏi sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau. Điều này gây ra sự phụ thuộc lẫn nhau, hạn chế trong việc độc lập thực hiện nghiệp vụ. Xin đưa ra đây ví dụ về quy trình tư vấn bảo lãnh phát hành chứng khoán để thấy rõ hơn mối quan hệ này. Quy trình này được kèm theo quyết định số 49/2007/QĐ-TGĐ ngày 12/01/2007 của TGĐ SeABS (Nguồn: Phòng TVTCDN)
Quy trình nghiệp vụ Đơn vị thực hiện chính
Tiếp nhận đề nghị Bảo lãnh
Khảo sát Doanh nghiệp
Thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
Tổng giá trị Bảo lãnh Thống nhất với khách hàng Xác định giá trị DNghiệp Xác định giá trị Bảo lãnh Giá trị Bảo Lãnh nhỏ hơn giá trị được phép Mời đối tác đồng bảo lãnh Đàm phán kí hợp đồng BL (Đồng BL) )
Đấu giá và phân phối CK
CK được bán hết
P. Tư Vấn TCDN
Phòng K.Doanh - Đầu Tư
Ban Lãnh Đạo
Phòng Môi Giới *Các giá trị bất thường là giá trị của những ngày giao
Qua ví dụ trên ta cũng có thể thấy được các phòng ban chỉ mang tính độc lập tương đối, các bộ phận có mối quan hệ mật thiết, phụ thuộc lẫn nhau. Hoạt động của bộ phận này sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của bộ phận khác, chính vì vậy đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng trong quá trình thực hiện nghiệp vụ nhằm hướng toàn bộ tổ chức tới mục tiêu chung. Việc kết hợp các hoạt động riêng lẻ trong một nhiệm vụ thống nhất là một thách thức với công ty khi sử dụng mô hình này, bởi như chúng ta đã biết, dạng mô hình bộ phận theo chức năng thường có mức độ chuyên môn hoá cao. Mô hình này chỉ có thể hoạt động tốt khi có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
Hạn chế khác có thể gặp phải ở mô hình dạng này là sự thiếu tập trung về dịch vụ khi tìm kiếm khách hàng. Khi các phòng ban khác nhau thực hiện việc chào dịch vụ tới khách hàng khác nhau, các khách hàng có thể sẽ không thể hiểu hết các dịch vụ mà SeABS cung cấp, cũng như khó có thể hình dung ra cách thức hoạt động khi thực hiện dịch vụ cho khách hàng.
Chương 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS
3.1. Những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức SeABS.3.1.1. Chiến lược:
Trong bản chào tới các khách hàng của SeABS nêu rõ:” SeABS không ngừng lỗ lực phát triển dịch vụ của mình nhằm đáp ứng được tốt nhất các nhu cầu ngày càng cao của nhà đầu tư. Hết năm 2007, tổng số cán bộ nhân viên của SeABS là 105 người. Với số vốn điều lệ ban đầu là 50 tỉ đồng, sau 1 năm hoạt động lợi nhuận của SeABS đạt hơn 45 tỉ đồng. Vào ngày 31.12.2007, SeABS chính thức tăng vốn điều lệ lên 200 tỉ đồng. với định hướng trở thành một trong những công ty chứng khoán hàng đầu và tập đoàn ngân hàng đầu tư chuyên nghiệp, SeABS xác định lộ trình tăng vốn dạt quy mô 1000 tỷ đến năm 2010”.
Như vậy, chiến lược của SeABS là trở thành một ngân hàng đầu tư chuyên nghiệp, điều này cho thấy công ty sẽ không dừng ở việc chỉ kinh doanh trên Thị trường Chứng khoán mà sẽ mở rộng hoạt động kinh doanh sang thị trường Tài Chính - Tiền Tệ. Chiến lược này của SeABS hoàn toàn có thể thực hiện được bởi mô hình ngân hàng đầu tư tại các CTCK là xu hướng tất yếu của tương lai.
Khi đi theo dạng mô hình này, SeABS sẽ phải mở rộng các nghiệp vụ kinh doanh sang các lĩnh vực tài chính tiền tệ khác. Các nghiệp vụ mà các công ty chứng khoán lớn trên thị trường chứng khoán hiện đang thực hiện là cho vay cầm cố chứng khoán, dịch vụ cho mua khống, bán khống..
3.1.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động:
SeABS nằm trong tốp các CTCK tầm trung bình tại Việt Nam, với quy mô vốn điều lệ 200 tỷ đồng và quy mô số lượng nhân viên là trên 100, số lượng tài khoản được mở tại SeABS khoản trên 3000. Tuy chưa thể so sánh với các công ty có nguồn lực lớn tại Việt Nam cũng như các công ty chứng khoán nước ngoài nhưng SeABS đang dần khẳng định được thương hiệu của mình trên thị trường chứng khoán. SeABS cũng đang hoạt
động trên tất cả các lĩnh vực kinh doanh chứng khoán được nhà nước cho phép, tham gia tư vấn niêm yết và bán cổ phần thành công cho nhiều công ty lớn như Công ty cổ phần Ống Thép Việt Đức, Ngân Hàng Công thương Việt Nam, Công ty In Công Đoàn..
Trong tương lai không xa, SeABS sẽ không ngừng gia tăng cả về quy mô lẫn hoạt động của mình nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường chứng khoán.
3.1.3. Năng lực nhân sự:
Với việc lựa chọn kĩ lưỡng nguồn nhân lực đầu vào, tới nay SeABS có được một đội ngũ nhân viên có chất lượng cao. Nhân viên tại SeABS đều được tuyển dụng từ những trường Đại học trong và ngoài nước, là các cán bộ có kinh nghiệm làm việc tại các công ty lớn. Đây là lực lượng nhân viên có khả năng độc lập cao trong công việc, có kiến thức và kĩ năng về chứng khoán và thị trường chứng khoán.
3.1.4. Môi trường kinh doanh:
Những nhân tố môi trường có ảnh hưởng tới SeABS là:
- Thị trường chứng khoán Việt Nam đang bước vào giai đoạn có những điều chỉnh tạm thời, nguyên nhân là do những ảnh hưởng của tình hình kinh tế trong và ngoài nước buộc chính phủ phải có những can thiệp nhất định vào thị trường chứng khoán. Tuy nhiên, thị trường chứng khoán ngày càng phát triển là xu hướng tất yếu, bởi thị trường chứng khoán chính là phong vũ biểu cho một nền kinh tế phát triển.
- Nhu cầu về các dịch vụ của một công ty chứng khoán tại Việt Nam là rất lớn, nhu cầu đó tới từ các công ty đang trong giai đoạn chuẩn bị cổ phần hoá và niêm yết trên thị trường. Nhu cầu đó cũng tới từ các nhà đầu tư chứng khoán. Theo thống kê, thị trường chứng khoán Việt Nam mới chỉ thu hút chưa quá 5% dân số tham gia, các nhà đầu tư mới chỉ tập trung chủ yếu ở các thành phố lớn như Hà Nội hay TP. Hồ Chí Minh, như vậy khối lượng khách hàng tiềm ẩn của các công ty chứng khoán là rất lớn.
- Thách thức cho các công ty chứng khoán nói chung và SeABS nói riêng chính là khả năng gia nhập thị trường của các công ty chứng khoán nước ngoài trong thời gian sắp tới khi mà cam kết gia nhập WTO của Việt Nam vào năm 2011 được thực hiện.
Hiện nay, thị trường chứng khoán Việt Nam đã có sự hiện diện của chi nhánh các công ty chứng khoán nước ngoài như Mirae Asset, Blackhorse Asset..
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức SeABS:
3.2.1. Sáp nhập bộ phận dịch vụ khách hàng với bộ phận PR&MARKETING
a, Cơ sở:
Bộ phận dịch vụ khách hàng với bộ phận PR&Marketing có chức năng và nhiệm vụ tương đối giống nhau. Bộ phận PR&Marketing có chức năng chính là nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty, vì vậy quan hệ và phục vụ khách hàng cũng là một phần không nhỏ trong nhiệm vụ của phòng ban này
b, Thực trạng:
Xét cơ cấu tổ chức của SeABS như ở sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy công ty đang tồn tại song song 2 bộ phận có mối quan hệ mật thiết là bộ phận PR&Marketing và bộ phận dịch vụ khách hàng. Bộ phận PR&Marketing do phòng PR&Marketing đảm nhận, còn bộ phận dịch vụ lại do phòng môi giới đảm nhận. Điều này có thể gây lãng phí và chồng chéo nghiệp vụ trong công ty.
c, Giải pháp:
Sáp nhập bộ phận dịch vụ khách hàng vào bộ phận PR&Marketing, tăng cường chức năng nhiệm vụ của phòng PR&Marketing đồng thời bổ sung nguồn nhân lực cho phòng này từ bộ phận dịch vụ khách hàng. Như vậy công việc phục vụ nhu cầu khách hàng sẽ chuyên nghiệp hơn nhờ kĩ năng của phòng Marketing.
3.2.2. Thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP. HCM
a, Cơ sở:
Hiểu biết về địa bàn hoạt động là lợi thế của bất kì công ty nào. Các chi nhánh tại các địa phương của các công ty cũng cần thiết phải nâng cao được hình ảnh của mình và nâng cao năng lực kinh doanh thông qua việc tạo lập mối quan hệ với khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và hình ảnh của toàn thể công ty.
b, Thực trạng:
TP. HCM là trọng điểm kinh tế của cả nước, rất nhiều các công ty chứng khoán đang hoạt động tại đây nên tình hình cạnh tranh nhằm gia tăng thị phần khá gay gắt. Chi nhánh TPHCM của SeABS lại chưa có phòng Marketing nên có thể ảnh hưởng phần nào đến năng lực cạnh tranh của công ty.
c, Giải pháp:
Nhanh chóng thành lập phòng Marketing tại chi nhánh TP HCM với chức năng
chính là xây dựng hình ảnh công ty cũng như của chi nhánh và xúc tiến công việc tìm
kiếm khách hàng.
3.2.3. Mở phòng giao dịch của Ngân hàng Đông Nam Á tại sàn SeABS:
a, cơ sở:
Ngân hàng và các công ty chứng khoán có mối liên hệ khăng khít với nhau, thực tế cho thấy công ty chứng khoán cần phát triển các loại hình kinh doanh dịch vụ ngân hàng nhằm tạo ra các nghiệp vụ liên hoàn trong hoạt động tài chính. Tại Việt Nam hiện nay chưa cho phép các công ty chứng khoán phát triển theo mô hình ngân hàng đầu tư vì thực trạng thị trường chưa cho phép, nhưng đây chính là xu hướng của tương lai.
Hiện nay rất nhiều các ngân hàng thành lập nên các công ty chứng khoán, ngoài nguyên nhân tận dụng năng để mở rộng hoạt động ra còn có một nguyên nhân khác không kém phần quan trọng đó chính là việc bảo trợ nhằm hạn chế rủi ro trong kinh doanh tiền tệ. Việc khách hàng rút tiền trong tài khoản đề đầu tư chứng khoán sẽ là một rủi ro với bất cứ ngân hàng nào, việc mở các công ty chứng khoán nhằm đón bắt nhu cầu đầu tư của khách hàng là việc nên làm.
Ngược lại, tuy chưa được phép phát triển công ty theo mô hình ngân hàng đầu tư nhưng các công ty chứng khoán, đặc biệt là các công ty chứng khoán do các ngân hàng lập nên cần tổ chức mở văn phòng giao dịch tại sàn của công ty nhằm mục đích chủ yếu là phục vụ một cách tiện lợi cho khách hàng muốn giao dịch.
SeABS có diện tích sàn giao dịch khá rộng, khoảng 250m2. Với diện tích như vậy công ty hoàn toàn có thể tận dụng một phần diện tích sàn để mở một văn phòng giao dịch của Ngân hàng Đông Nam Á. Việc tận dụng diện tích này có thể mang lại lợi ích cho Ngân hàng là chủ yếu nhưng SeABS cũng sẽ có đực những lợi ích không nhỏ từ việc cho thuê mặt bằng sử dụng và quan trọng hơn là các công ty có thể tận dụng được nguồn khách hàng của nhau.
c, Giải pháp:
Phối hợp cùng với Ngân hàng Đông Nam Á mở văn phòng giao dịch tại sàn của công ty theo hình thức cho thuê diện tích sàn sử dụng hoặc có thể theo hình thức phân chia lợi nhuận theo thoả thuận giữa hai bên.
Sau khi thực hiện các giải pháp trên mô hình cơ cấu SeABS sẽ như sau:
Đ.HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG ĐẦU TƯ P. KSNB & QT RỦI RO
KHỐI HỖ TRỢ KHỐI MÔI GIỚI
KHỐI K.DOANH Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TƯ VẤN TCDN P. MÔI GIỚI
