I. NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG VỀ QUẢN Lí TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
2. Phương phỏp quản lớ Tài sản cố định hiệu quả
Trong NHNN&PTNT Nam Hà Nội cỏc TSCĐ phần nhiều được cấp từ NHNN&PTNT Việt Nam theo qui định đối với TSCĐ được cấp được quản lý như sau:
Nguyờn giỏ TSCĐHH được cấp là giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn của TSCĐ ở cỏc đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển... hoặc giỏ trị theo đỏnh giỏ thực tế của hội đồng giao nhận cộng cỏc chi phớ mà bờn nhận TS phải chi ra tớnh đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thỏi sẵn sàng sử dụng như: chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, chi phớ nõng cấp, lắp đặt chạy thử, lệ phớ trước bạ (nếu cú)...
Riờng nguyờn giỏ TSCĐHH điều chuyển giữa cỏc đơn vị thành viờn hạch toỏn phụ thuộc trong doanh nghiệp là nguyờn giỏ trị phản ỏnh ở đơn vị bị điều chuyển phự hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đú. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyờn giỏ, số khấu hao lũy kế, giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn và bộ hồ sơ của TSCĐ đú để phản ỏnh vào sổ kế toỏn. Cỏc chi phớ cú liờn quan đến việc điều chuyển TSCĐ giữa cỏc đơn vị thành viờn hạch toỏn phụ thuộc.
Nguyờn giỏ TSCĐ trong doanh nghiệp chỉ được phộp thay đổi khi: - Đỏnh giỏ lại TSCĐ theo qui định của phỏp luật
- Nõng cấp TSCĐ
- Thỏo gỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ
Khi thay đổi nguyờn giỏ TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biờn bản ghi rừ cỏc căn cứ thay đổi và xỏc định lại cỏc chỉ tiờu nguyờn giỏ, giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn, số khấu hao lũy kế của TSCĐ và tiến hành hạch toỏn theo qui định hiện hành.
Việc phản ỏnh tăng giảm nguyờn giỏ TSCĐ được thực hiện tại thời điểm tăng, giảm TSCĐ
Nguyờn tắc quản lý TSCĐ
Mọi TSCĐ trong doanh nghiệp phải cú bộ hồ sơ riờng (bộ hồ sơ gồm cú biờn bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, húa đơn mua TSCĐ và cỏc chứng từ cú liờn quan). TSCĐ phải được phõn loại, thống kờ, đỏnh số và cú thẻ riờng, được
theo dừi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ỏnh trong sổ theo dừi TSCĐ.
Mỗi TSCĐ phải được quản lý theo nguyờn giỏ, số khấu hao lũy kế và giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn: Giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn của TSCĐ = Nguyờn giỏ của TCSĐ - Số khấu hao lũy kế của TSCĐ
Doanh nghiệp phải thực hiện quản lý đối với những TSCĐ đó khấu hao hết nhưng vẫn chưa tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ thụng thường.
Định kỳ vào cuối năm tài chớnh, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kờ TSCĐ. Mọi trường hợp phỏt hiện thừa, thiếu TSCĐ đều phải lập biờn bản, tỡm nguyờn nhõn và cú biện phỏp xử lý.
Qui trỡnh quản lý TSCĐ
- TSCĐ mua sắm từ vốn đầu tư phỏt triển của NHNo&PTNT Việt Nam, bao gồm một phần vốn điều lệ, vốn tớch lũy, vốn tớn dụng thương mại để đầu tư phỏt triển, quỹ dự phũng tài chớnh (bự đắp tổn thất TS), quỹ phỳc lợi (TS phục vụ cho mục đớch phỳc lợi), vốn khấu hao TSCĐ và cỏc khoản nhà nước để lại cho doanh nghiệp để đầu tư, vốn sửa chữa lớn TSCĐ.
- Đối tượng cụ thể sau:
Cỏc mỏy múc thiết bị lẻ, thiết bị phũng chỏy chữa chỏy, thiết bị bỏo động tự bảo vệ, thiết bị kho quỹ khụng gắn với giai đoạn đầu tư xõy dựng, mỏy tớnh, mỏy Photocopy, mỏy Fax và cỏc thiết bị văn phũng khỏc.
Phương tiện vận chuyển như ễ tụ con, ụ tụ tải, xe chở tiển, cỏc phương tiện vận chuyển chuyờn dựng khỏc (xuồng ghe, xe mỏy, tời điện...)
Cỏc loại TS khỏc phục vụ cụng tỏc chuyờn mụn
Cỏc dự ỏn ứng dụng tin học và bản quyền sở hữu cụng nghệ, cỏc dự ỏn cụng nghệ chuyờn dựng khỏc sẽ cú quy định riờng.
- Việc đầu tư mua sắm mới TSCĐ phải phự hợp nhu cầu sử dụng và tiờu chuẩn, định mức của Nhà nước được cõn đối vào kế hoạch hàng năm do hội
đồng quản trị (HĐQT) phờ duyệt và phải được hạch toỏn giỏ trị khấu hao theo chế độ.
- Đối với những TSCĐ là thiết bị chuyờn dựng (thiết bị an toàn kho quỹ, phương tiện chuyờn chở hàng đặc biệt...) phải tuõn thủ qui định của NHNo
- Những TSCĐ đó hết nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng khụng cũn hiệu qủa được phộp thanh lý, nhượng bỏn hoặc điều chuyển nhằm sử dụng hiệu quả vốn đầu tư. TS phải được kiểm kờ đỏnh giỏ hàng năm về số lượng, giỏ trị và hiện trạng sử dụng.
- Ban quản lý TS: Là bộ phận chuyờn mụn nghiệp vụ cú nhiệm vụ tham mưu cho HĐQT và Tổng GĐ thực hiện cụng tỏc quản lý mua sắm, SCL, thanh lý TSCĐ trong toàn bộ hệ thống theo đỳng chế độ của nhà nước. Kế toỏn trưởng ngành, ban tài chớnh kế túan và ngõn (quĩ gọi tắt là ban tài chớnh kế toỏn) thực hiện chức năng quản lý cấp phỏt vốn đầu tư theo kế hoạch được phờ duyệt hàng năm, ban kiểm soỏt hội đồng quản trị, ban kiểm tra hội đồng kiểm toỏn nội bộ cú trỏch nhiệm giỏm sỏt kiểm tra giỳp hội đồng quản trị và tổng GĐ kịp thời phỏt hiện và xử lý những sai phạm trong đầu tư mua sắm tài sản.
Phương phỏp xỏc định nguyờn giỏ đối với TSCĐ
Đối với TSCĐ mua sắm:
- Nguyờn giỏ TSCĐ (kể cả mua cũ và mua mới) là giỏ trị thực tế phải trả cộng với cỏc khoản thuế (khụng bao gồm khoản thuế hoàn lại), cỏc chi phớ liờn quan trực tiếp phải chi ra tớnh đến thời điểm đưa TSCĐ vào hoạt động như tiền lói vay đầu tư cho TSCĐ, chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, chi phớ nõng cấp, chi phớ lắp đặt, chạy thử, lệ phớ trước bạ…
- Đối với mua trả chậm, trả gúp thỡ nguyờn giỏ TSCĐ là giỏ trị thực tế phải trả ngay tại thời điểm mua cộng với cỏc khoản thuế (khụng bao gồm khoản thuế hoàn lại), cỏc chi phớ liờn quan trực tiếp phải chi ra tớnh đến thời điểm đưa TSCĐ vào hoạt động như tiền lói vay đầu tư cho TSCĐ, chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, chi phớ nõng cấp, chi phớ lắp đặt, chạy thử, lệ phớ trước bạ…Khoản chờnh lệch giỏ giữa mua chậm và mua trả tiền ngay được hạch toỏn vào chi phớ tài
chớnh theo hạn thanh toỏn, trừ khi số chờnh lệch đú được tớnh vào nguyờn giỏ TSCĐ theo qui định vốn húa chi phớ lói vay.
Nguyờn giỏ TSCĐ được cấp hay điều chuyển đến :
- Nguyờn giỏ TSCĐ được cấp hay điều chuyển đến là giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn của tài sản cố định ở cỏc đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển … hoặc giỏ trị theo đỏnh giỏ thực tế của hội đồng giao nhận cộng với cỏc chi phớ mà bờn nhận tài sản phải chi tớnh đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thỏi sẵn sàng sử dụng như: chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, chi phớ nõng cấp, chi phớ lắp đặt, chạy thử, lệ phớ trước bạ…
- Nhưng đối với TSCĐ điều chuyển giữa cỏc đơn vị thành viờn hạch toỏn phụ thuộc trong danh nghiệp là nguyờn giỏ phản ỏnh ở đơn vị bị điều chuyển phự hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đú. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyờn giỏ, số khấu hao lũy kế, giỏ trị cũn lại trờn sổ kế toỏn và bộ hồ sơ của TSCĐ đú để phản ỏnh vào sổ kế toỏn. Cỏc chi phớ liờn quan đến việc điều chuyển TSCĐ giữa cỏc đơn vị thành viờn hạch toỏn phụ thuộc khụng hạch toỏn tăng nguyờn giỏ TSCĐ mà hạch toỏn vào chi phớ kinh doanh trong kỡ.
Nguyờn giỏ TSCĐ được cho, biếu, tặng, nhận vốn gúp liờn doanh, nhận lại vốn gúp, do phỏt hiện thừa…
- Là giỏ trị theo đỏnh giỏ thực tế của hội đồng giao nhận cộng cỏc chi phớ mà bờn nhận phải chi ra cho đến thời điểm TSCĐ sẵn sàng hoạt động như: chi phớ vận chuyển, bốc dỡ, chi phớ nõng cấp, chi phớ lắp đặt, chạy thử, lệ phớ trước bạ…
Nguyờn giỏ TSCĐ trong doanh nghiệp thay đổi trong cỏc trường hợp sau:
- Đỏnh giỏ lại giỏ trị TSCĐ theo qui định của phỏp luật - Nõng cấp TSCĐ
- Thỏo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ
Khi thay đổi nguyờn giỏ của TSCĐ, trong doanh nghiệp phải lập biờn bản cỏc căn cứ thay đổi và xỏc định lại cỏc chỉ tiờu nguyờn giỏ, giỏ trị cũn lại trờn sổ sỏch, khấu hao lũy kế của TSCĐ và thời gian sử dụng của TSCĐ. Từ đú tiến hành hạch toỏn lại TSCĐ theo qui định hiện hành.
2.1. TSCĐ do NHNo&PTNTVN cấp
Khi NHNo&PTNT Nam Hà Nội cú nhu cầu được cung cấp TSCĐ thỡ cần lập kế hoạch mua sắm TSCĐ. Giỏm đốc chi nhỏnh cấp 1 Nam Hà Nội lập kế hoạch mua sắm tài sản hàng năm của đơn vị mỡnh trỡnh Tổng Giỏm đốc. Sau đú Tổng Giỏm đốc trỡnh HĐQT phờ duyệt theo nguyờn tắc:
-Danh mục TSCĐ đề nghị kế hoạch phải phự hợp với nhu cầu sử dụng và khả năng cõn đối nguồn vốn hàng năm
- Kế hoạch phải do Giỏm đốc chi nhỏnh Nam Hà Nội ký và trực tiếp trỡnh duyệt và là người chịu trỏch nhiệm trước cấp trờn cũng như phỏp luật. Khụng ủy quyền cho người thứ hai ký vào tờ trỡnh xin phờ duyệt kế hoạch đầu tư, mua sắm, SCL TSCĐ gửi cấp trờn.
- Kế hoạch mua sắm hàng năm phải thực hiện từ đầu quớ I và xem xột điều chỉnh vào đầu quớ III năm kế hoạch. Đơn vị phải gửi kế hoạch đầu tư, mua sắm mới, SCL TSCĐ hàng năm của đơn vị về trụ sở chớnh trước ngày 15/10 của năm trước và 1/6 năm kế hoạch đối với cỏc yờu cầu điều chỉnh bổ xung
-Việc thuờ TS tài chớnh cỏc đơn vị thuờ phải cú phương ỏn kinh doanh trỡnh TGĐ phờ duyệt, chỉ tiờu thuờ tài sản, thuờ tài chớnh của toàn ngành hàng năm phải đưa vào kế hoạch trỡnh HĐQT phờ duyệt
- Những trường hợp mua sắm, SCLTSCĐ khẩn cấp do thiờn tai địch họa theo yờu cầu thực tế của cỏc đơn vị do TGĐ trỡnh thường trực HĐQT phờ duyệt. TGĐ chỉ đạo Ban quản lý tài sản hướng dẫn cỏc đơn vị thiết lập kế hoạch đầu tư hàng năm. theo nội dung trờn.
2.2. Thanh lý và chuyển nhượng TSCĐ
Những TSCĐ bị hư hỏng khụng cú khả năng phục hồi, lạc hậu về kỹ thuật khụng cú nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng khụng hiệu quả và khụng thể nhượng bỏn nguyờn trạng được phộp tổ chức thanh lý.
Những TSCĐ khi sử dụng khụng cũn hiệu quả mà xem xột về mặt kinh tế thỡ việc chuyển nhượng để thu hồi vốn. Sử dụng cho mục đớch kinh doanh khỏc đem lại hiệu quả cao hơn thỡ được phộp tổ chức chuyển nhượng
Thẩm quyền quyết định và tổ chức thực hiện:
Thực hiện theo điều 8 QĐ số 555 QD,HĐQT ngày 7/12/2001 của chủ tịch HĐQT về việc ban hành qui chế tài chớnh của NHNN&PTNT Việt Nam.
GĐ chi nhỏnh cấp 1 (hoặc tương đương) là người chịu trỏch nhiệm trước hội đồng quản trị, tổng GĐ và trước phỏp luật về kết quả thực hiện. Sau khi thực hiện thanh lý TSCĐ cỏc đơn vị gửi bỏo cỏo về trụ sở chớnh (ban quản lý TS) để tổng hợp theo dừi.
Hội đồng giao nhận, hội đồng thanh lý, hội đồng nhựơng bỏn... TSCĐ trong doanh nghiệp do doanh nghiệp quyết định thành lập gồm cỏc thành viờn bắt buộc là Giỏm đốc DN, kế toỏn trưởng của DN, một chuyờn gia kĩ thuật am hiểu về loại TSCĐ (trong hay ngoài doanh nghiệp), đại diện bờn giao TS (nếu cú) và cỏc thành viờn khỏc do doanh nghiệp quyết định. Trong những trường hợp đặc biệt hoặc theo qui định của chế độ quản lý tài chớnh hiện hành, doanh nghiệp mời thờm đại diện cơ quan tài chớnh quản lý và cơ quan quản lý kinh tế, kĩ thuật (nếu cú) cựng tham gia cỏc hội đồng này.
2.3. Nõng cấp, sửa chữa TSCĐ
Cỏc chi phớ doanh nghiệp chi ra để nõng cấp TSCĐ được phản ỏnh tăng nguyờn giỏ TSCĐ đú, khụng được hạch toỏn cỏc chi phớ này vào chi phớ kinh doanh trong kỳ.
Cỏc chi phớ sửa chữa TSCĐ được coi như khoản phớ tổn và được hạch toỏn trực tiếp hoặc phõn bổ dần dần vào chi phớ kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa khụng quỏ 3 năm.
Đối với một số ngành cú chi phớ sửa chữa TSCĐ lớn và phỏt sinh khụng đều giữa cỏc kỳ cỏc năm, doanh nghiệp được trớch trước chi phớ sửa TSCĐ vào chi phớ kinh doanh trong kỳ với điều kiện sau khi trớch trước doanh nghiệp vẫn kinh doanh cú lói. Doanh nghiệp phải lập kế hoạch trớch trước chi phớ sửa chữa TSCĐ và thụng bỏo cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Doanh nghiệp phải quyết toỏn chi phớ sửa chữa thực tế phỏt sinh với chi phớ sửa chữa đó trớch trước. Nếu chi phớ sửa chữa lớn hơn chi phớ đó trớch thỡ phần chờnh lệch được hạch toỏn toàn bộ hoặc được phõn bổ dần dần vào chi phớ
trong kỳ nhưng tối đa khụng quỏ 3 năm. Nếu chi phớ thực tế nhỏ hơn số đó trớch thỡ phần chờnh lệch được hạch toỏn giảm chi phớ kinh doanh trong kỳ.
Cỏc chi phớ liờn quan đến TSCĐ vụ hỡnh phỏt sinh sau khi nhận ban đầu được đỏnh giỏ một cỏch chắc chắn làm tăng lợi ớch kinh tế của TSCĐ vụ hỡnh so với mức hoạt động ban đầu, thỡ được phản ỏnh tăng nguyờn giỏ của TSCĐ. Cỏc chi phớ khỏc liờn quan đến TSCĐ vụ hỡnh phỏt sinh sau khi nhận ban đầu được hạch toỏn vào chi phớ sản xuất kinh doanh.