I. Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Ôtô TM
1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý cũng như phù hợp với điều kiện và trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên trong Công ty. Công ty Cổ phần Ôtô TMT tổ chức hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Công ty có 4 đơn vị trực thuộc, mỗi đơn vị có văn phòng kế toán riêng để theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đó. Nhiệm vụ của văn phòng kế toán mỗi đơn vị là tập hợp chi phí như chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và tính giá thành sản phẩm. Tại văn phòng kế toán Công ty sẽ tiến hành quản lý theo dõi tình hình tiêu thụ, tiến hành xác định kết quả kinh doanh và phân phối lợi nhuận cho toàn Công ty.
Bộ máy kế toán của công ty gồm 10 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ. Các nhân viên này được sắp xếp, phân công vào các phần hành theo đúng năng lực, chuyên môn của từng người, không có sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ với nhau nên đảm bảo được hiệu quả công việc
Biểu 1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
*) Chức năng nhiệm vụ của mỗi phần hành kế toán.
- Bộ phận lãnh đạo: Gồm có 1 trưởng phòng tài chính kế toán và 2 phó phòng. Với nhiệm vụ quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chung về hoạt động của phòng Tài chính Kế toán của Công ty.
- Phần hành kế toán XDCB: Do 1 kế toán XDCB đảm nhận, với nhiệm vụ theo dõi, hạch toán, tổng hợp các nghiệp vụ về XDCB.
- Phần hành kế toán lương và các khoản trích theo lương: Do 1 kế toán lương đảm nhận. Có nhiệm vụ hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, tính và lập các bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH theo từng bộ phận. Trưởng phòng Tài chính – Kế toán Phó phòng Tài chính – Kế toán Phó phòng Tài chính – Kế toán Kế toán XDCB Kế toán Ngân hàng Kế toán Tiền lương Kế toán TSCĐ Kế toán phụ trách khuyến mại Kế toán Tiền mặt Kế toán thanh toán
- Phần hành kế toán công nợ: Do 1 kế toán phải thu và 1 kế toán thanh toán đảm nhận. Theo dõi tình hình công nợ, thanh toán với khách hàng nội địa, khách hàng nước ngoài.
- Phần hành kế toán tiền mặt: Do 1 kế toán tiền mặt phụ trách với nhiệm vụ chính sau:
+ Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt;
+ Kê khai thuế GTGT đầu vào liên quan đến chứng từ tiền mặt;
+ Kiểm tra các chứng từ thanh toán chi trực tiếp bằng tiền mặt trước khi trình kế toán trưởng duyệt;
+ Hỗ trợ kế toán tiền gửi ngân hàng cập nhật, theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng, bằng tiền mặt, báo cáo thống kê tháng, quý, năm theo quy định của luật thông kê.
- Phần hành kế toán ngân hàng
+ Lập hồ sơ, thủ tục vay ngân hàng, ủy nhiệm chi để thanh toán cho người bán trong nước;
+ Trực tiếp giao dịch với ngân hàng để lấy sổ phụ, chứng từ ngân hàng; + Cập nhật, theo dõi các khoản ký cược, ký quỹ tại các ngân hàng;
+ Phối hợp với kế toán thanh tóan quốc tế cân đối hạn mức tín dụng, số dư tiền gửi đảm bảo đủ tiền ký quỹ mở L/C và thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.
- Phần hành kế toán TSCĐ: Do 1 kế toán TSCĐ đảm nhận, với nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ trong doanh nghiệp.
- Phần hành khuyến mại: Do một kế toán khuyến mại đảm nhận hạch toán, lập hồ sơ khuyến mại.