2.5.1. Kế toán nguyên vật liệu:
2.5.1.1. Chứng từ sử dụng:
Chứng từ bên ngoài:
o Đối với nguyên phụ liệu mua nội địa: Hóa dơn GTGT
Hợp đồng với nhà cung cấp.
o Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu: Purchase contract (Hợp đồng)
Commercial invoice (Hóa đơn thương mại) Tờ khai hải quan
Chứng từ khác (nếu có) Chứng từ bên trong công ty:
o Hóa dơn
o Phiếu nhập kho
o Phiếu xuất kho
o Lệnh cấp phát kiêm phiếu xuất vật tư theo hạn mức
o Lệnh cấp phát kiêm xuất vật tư thuê ngoài chế biến
o Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
2.5.1.2. Tài khoản sử dụng:
152 Nguyên liệu, vật liệu 152104 Nguyên liệu
152201 Phụ liệu 152401 Nhiên liệu 152501 Phụ tùng thay thế
152801 Vật tư đưa ngoài gia công, chế biến
Các tài khoản liên quan
331103 Phải trả trong nước 331104 Phải trả nước ngoài
154101 CPSXKD DD hàng FOB xuất khẩu 154102 CPSXKD DD hàng FOB nội địa 154103 CPSXKD DD hàng FOB tiết kiệm
154104 CPSXKD DD hàng FOB đưa ngoài gia công 154105 CPSXKD DD hàng gia công xuất khẩu 154106 CPSXKD DD hàng gia công lại xuất khẩu 154107 CPSXKD DD hàng đưa ngoài gia công xuất khẩu 136831 Phải thu nội bộ khu B
136851 Phải thu nội bộ khu C 136861 Phải thu nội bộ khu D 136871 Phải thu nội bộ khu E
136891 Phải thu nội bộ Xí nghiệp may Nam Tiến 138821 Phải thu, chi nội bộ khác
2.5.1.3. Sổ kế toán: Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng kê Nhật ký chứng từ 2.5.1.4. Sơ đồ hạch toán:
2.5.1.4.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết ở kho:
Kế toán kho Nhân viên kho
INVOICE HĐ GTGT
PNK PXK PNK PXK
Sổ chi tiết NPL (trên máy tính) Thẻ kho (trên máy tính)
Tại kho:
o Thống kê kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn về mặt số lượng.
o Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất nguyên phụ liệu thống kê xuất – nhập và căn cứ vào số lượng thực tế giữa thủ kho và người giao nhận ký xác nhận để nhập vào máy. Cuối ngày phần mềm vi tính tự tính ra số tồn kho của từng nguyên phụ liệu, trên từng thẻ kho (trên máy vi tính).
o Cuối kỳ, thống kê kho và kế toán kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho để nhận xét, đánh giá.
Tại phòng kế toán:
o Kế toán nguyên phụ liệu sử dụng thẻ chi tiết nguyên phụ liệu để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn của từng mã nguyên phụ liệu trên máy tính cả về số lượng lẫn giá trị.
o Khi nhận được các chứng từ nhập – xuất, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để vào sổ chi tiết nguyên phụ liệu theo mã nguyên phụ liệu.
o Cuối tháng, kế toán nguyên phụ liệu tính số phát sinh nhập – xuất để tính số tồn kho theo từng mã nguyên phụ liệu và đối chiếu với số trên thẻ kho. Nếu có sai sót sẽ tiến hành điều chỉnh.
o Cuối quý trên bảng báo cáo nhập – xuất – tồn thể hiện giá trị nguyên phụ liệu phát sinh nhập, đưa vào sử dụng trong kỳ, tồn cuối kỳ.
Đối với phần xuất dùng trong tháng, kế toán căn cứ vào bảng tổng cộng trên bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. Sau đó tính số tồn kho cuối tháng.
Sau khi lập bảng kê, kế toán sẽ đối chiếu bảng số 03 với bảng kê nhập – xuất – tồn, sổ cái tổng hợp các tài khoản do phần mềm tạo ra để phát hiện sai sót. Ngoài ra, phần mềm còn giúp lập tài khoản chữ T để giúp kế toán kiểm tra số liệu khi nhập chứng từ thật chính xác.
2.5.1.4.2. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên phụ liệu:
Chứng từ nhập
Thẻ kho Sổ chi tiết NPL
Chứng từ xuất
Việc xuất kho NPL theo từng mã hàng dựa trên định mức tiêu hao NPL do phòng Kế hoạch Thị trường lập phiếu lệnh cấp phát kiêm phiếu xuất kho vật tư. Được lập làm 3 liên đưa xuống kho vật tư. Sau đó tổng hợp số lượng vào thẻ kho rồi chuyển kế toán 1 liên, 1 liên để nơi phát hành phiếu, bên nhận hàng giữ 1 liên. Dựa vào chứng từ xuất kho, kế toán kho vào sổ chi tiết TK 152 theo từng mã hàng.
Sơ đồ 2.7 – Quy trình nguyên phụ liệu
2.5.1.5. Sơ đồ hạch toán chữ T:
TK 331103,331104 TK 152104, 152201 TK 632
NVL mua ngoài NVL xuất bán
TK 1388 TK 1368
NVL nhập hồi NVL xuất nội bộ
TK 154 TK 1388
NVL sử dụng không hết NVL xuất trả, xuất đổi
TK 621 NVL xuất sản xuất
NVL xuất cho may mẫu
TK 157 NVL xuất cho gửi bán
TK 152801 NVL xuất đưa ngoài gia công
2.5.2. Kế toán công cụ, dụng cụ: 2.5.2.1. Chứng từ sử dụng: Tờ trình Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê Công cụ, dụng cụ
2.5.2.2. Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tên Tài khoản
153 Công cụ, dụng cụ
153101 Công cụ, dụng cụ 153201 Bao bì
153301 Đồ dùng cho thuê
2.5.2.3. Miêu tả quy trình kế toán công cụ, dụng cụ:
Khi bộ phận có nhu cầu mua công cụ, dụng cụ, bộ phận đó sẽ làm Tờ trình xin mua đưa cho Giám Đốc ký duyệt. Sau khi công cụ, dụng cụ được mua về được nhập vào kho công cụ, dụng cụ. Căn cứ vào Hóa Đơn bán hàng , kế toán kho sẽ lập Phiếu Nhập Kho gồm 3 liên: 1 liên lưu tại kho, 2 liên chuyển lên phòng kế toán. Dựa vào bộ chứng từ gồm Hóa đơn bán hàng, Tờ trình xin mua, Phiếu Nhập Kho, kế toán công cụ, dụng cụ sẽ Lập tờ trình xin thanh toán đưa TGĐ ký. Khi có chữ ký của TGĐ, kế toán tiền mặt sẽ lập Phiếu Chi.
Sơ đồ 2.8 – Quy trình kế toán CCDC
2.6. Kế toán Tài sản cố định:
Tài sản cố định hữu hình được phản ánh theo giá gốc, trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế.
Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Thời gian khấu hao cụ thể như sau
Các tài sản đang trong quá trình xây dựng phục vụ mục đích sản xuất, cho thuê, quản trị hoặc cho bất kỳ mục đích nào khác được ghi nhận theo giá gốc. Việc tính khấu hao của các tài sản này được áp dụng giống như với các tài sản khác, bắt đầu từ khi tài sản ở vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
2.6.1. Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Hợp đồng kinh tế
Biên bản nghiệm thu Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản thanh lý hợp đồng Lệnh điều động TSCĐ
2.6.2. Tài khoản sử dụng:
Số hiệu Tên Tài khoản
211 TSCĐ hữu hình
211101 TSCĐ hữu hình- Nhà cửa vật kiến trúc 211201 TSCĐ hữu hình- Máy móc thiết bị
211301 TSCĐ hữu hình- Phương tiện vận tải, truyền dẫn 211401 TSCĐ hữu hình- Thiết bị, dụng cụ quản lý 211501 TSCĐ hữu hình- Cây, súc vật làm việc 211801 TSCĐ hữu hình- khác
212 TSCĐ đi thuê tài chính
213 TSCĐ vô hình
213101 TSCĐ vô hình- Quyền sử dụng đất có thời hạn 213201 TSCĐ vô hình- Nhãn hiệu hàng hóa
213301 TSCĐ vô hình- Quyền phát hành 213401 TSCĐ vô hình- Phần mềm máy tính
213501 TSCĐ vô hình- Giấy phép và giấy phép nhượng quyền 213601 TSCĐ vô hình- Bản quyền, bằng sáng chế
213701 TSCĐ vô hình- Công thức pha chế, kiểu mẫu, thiết kế 213801 TSCĐ vô hình- TSCĐ vô hình đang triển khai
214 Hao mòn TSCĐ
214101 Hao mòn TSCĐ hữu hình 214102 Hao mòn TSCĐ đi thuê 214103 Hao mòn TSCĐ vô hình
2.6.3. Sổ kế toán:
2.6.4. Tóm tắt quy trình kế toán Tài sản cố định:
Có 2 trường hợp mua TSCĐ:
Bộ phận hoặc phòng ban có nhu cầu lắp đặt, mua TSCĐ về sử dụng sẽ lập Tờ trình và nộp cho Tổng Giám Đốc ký duyệt.
Các Máy móc thiết bị, Nhà xưởng, Phương tiện vận tải…nằm trong đề xuất của Phó Tổng Giám Đốc sau khi được Hội Đồng Quản Trị ký duyệt xuyên suốt 1 năm, thì Bộ Phận Cơ Điện làm thủ tục xin mua từng đợt nhưng không được vượt quá đề xuất ban đầu.
2.6.4.1. Quy trình TSCĐ tăng do mua sắm:
Trước tiên, Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ sẽ lập Tờ trình xin mua TSCĐ và nộp cho Tổng Giám Đốc duyệt. Sau khi được sự chấp nhận của Tổng Giám Đốc, Bộ phận đó sẽ giao nhân viên mua TSCĐ về và nộp bộ chứng từ gồm: Phiếu Nhập, Hóa đơn, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, Tờ trình xin thanh toán… cho Phòng kế toán. Kế toán TSCĐ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, sau đó sẽ lưu bộ gốc và photo 1 bộ chuyển sang cho kế toán thanh toán. Kế toán TSCĐ nhập liệu vào máy tính rồi hàng quý lập Bảng Kê và Danh sách theo dõi TSCĐ (có tính khấu hao)
2.6.4.2. Quy trình TSCĐ giảm do điều chuyển:
Trường hợp các đơn vị (Xí Nghiệp trực thuộc) cần sử dụng TSCĐ thì đơn vị đó sẽ lập Tờ trình đưa Tổng Giám Đốc ký duyệt. Sau khi có chữ ký của TGĐ trên Tờ trình, bộ phận Quản Lý TSCĐ (P. Cơ Điện) căn cứ vào đó sẽ lập Lệnh Điều Động (2 bản). Bộ phận quản lý giữ 1 bản, đơn vị giữ 1 bản. Đơn vị cầm Lệnh Điều Động chuyển xuống cho bộ phận viết phiếu để lập Phiếu Xuất Kho (3 liên) và phải có đầy đủ chữ ký của Tổng Giám Đốc, Kế Toán Trưởng. Sau đó 1 liên của Phiếu Xuất Kho được lưu ở Phòng Kế Toán và kế toán TSCĐ sẽ đối chiếu TSCĐ đó về Nguyên giá, thời hạn sử dụng, khấu hao đã trích... cho đơn vị nhận TSCĐ. 1 liên Bộ phận lập phiếu giữ, và liên còn lại đơn vị giữ.
2.6.4.3. Quy trình TSCĐ giảm do thanh lý:
Nếu một TSCĐ sau thời gian sử dụng lâu dài, bị hư hỏng hoặc trong trạng thái không sử dụng được nữa thì Bộ phận quản lý lập Tờ trình xin thanh lý TSCĐ rồi đưa cho TGĐ duyệt. Sau đó Tờ trình được chuyển xuống phòng Kế Toán và Kế toán TSCĐ sẽ xem lại Nguyên giá, Khấu hao đã trích rồi báo lại giá trị còn lại cho Hội đồng giá. Hội đồng giá họp và mời khách hàng muốn mua lại TSCĐ để họ tham gia đấu giá. Sau khi Hội đồng giá quyết định bán TSCĐ ở mức giá phù hợp, Hội đồng giá sẽ gửi thông báo trúng thầu cho khách hàng và yêu cầu Phòng kế toán lập Bộ hồ sơ thanh lý. Căn cứ vào bộ hồ sơ đó, bộ phận quản lý bán TSCĐ và lấy Hóa Đơn. Kế toán TSCĐ sẽ ghi giảm TSCĐ.
2.6.5. Ví dụ minh họa:
1. Ngày 02/07/2008, mua mới 4 máy điều hòa nhiệt độ của công ty TNHH Thiên Minh Phú trị giá 33.704.490, VAT 10%, chưa thanh toán.
Nợ TK 211: 33.704.490 Nợ TK 133: 33.704.49 Có TK 331: 37.074.939
2. Ngày 07/10/2008, xuất thanh lý lô thiết bị nguyên giá 560.000.000, đã khấu hao 320.000.000, số tiền thu được từ thanh lý là 147.000.000, VAT 5%
Thanh lý TSCĐ
Nợ TK 214: 320.000.000 Nợ TK 811: 140.000.000
Sơ đồ 2.10 – Quy trình kế toán TSCĐ (2)
Có TK 211: 560.000.000 Tiền thu được từ thanh lý
Nợ TK 131: 147.000.000 Có TK 3331: 7.000.000 Có TK 711: 140.000.000
2.7. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:2.7.1. Nguyên tắc phân phối: 2.7.1. Nguyên tắc phân phối:
Lương cấp bậc bản thân (hệ số lương cơ bản) là cơ sở tính lương những ngày công thời gian, công phép, lễ tết, và công nghỉ hưởng BHXH và để trích nộp BHXH, BHYT cho người lao động.
Thu nhập thực tế sẽ được phân phối theo kết quả sản xuất kinh doanh và được tính theo hệ số lương công việc.
Hệ số lương công việc được xác định căn cứ vào tính chất công việc, khối lượng công việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Lương sản phẩm sẽ được phân phối theo kết quả sản xuất kinh doanh và được tính theo hệ số trượt. Hệ số trượt được xác định từ kết quả sản xuất kinh doanh hàng tháng của mỗi đơn vị.
2.7.2. Hình thức trả lương: Có 3 hình thức trả lương
Lương sản phẩm (đối với công nhân trực tiếp sản xuất) Lương sản phẩm = Đơn giá x Sản lượng x Hệ số trượt Lương thời gian (đối với bộ phận phục vụ)
Lương thời gian = Ngày công x Mức lương công việc x Hệ số trượt Lương tạm tuyển (đối với nhân viên thử việc và công nhân đào tạo)
o Nhân viên có trình độ Đại học: 1.800.000 đồng / tháng.
o Nhân viên có trình độ Cao đẳng, Trung cấp: 1.500.000 đồng / tháng.
o Công nhân đào tạo tuỳ theo nhu cầu tuyển dụng và mức độ phức tạp của công việc. Ngoài lương sản phẩm làm được trong thời gian đào tạo (nếu có), người lao động sẽ được hưởng thêm phụ cấp đào tạo. Phụ cấp đào tạo sẽ trả theo quy chế tuyển dụng lao động.
2.7.3. Cơ sở tính toán:
- Doanh thu nhập kho hàng tháng.
- Lương cấp bậc bản thân (hệ số lương cơ bản – thực hiện theo thang bảng lương Nhà nước quy định).
- Hệ số lương công việc đối với nhân viên và cán bộ quản lý được Tổng Giám Đốc duyệt hệ số cho từng phòng. Đối với công nhân theo đơn giá của từng công đoạn trong quy trình sản xuất.
- Định mức thời gian (định mức chuẩn của công ty)
2.7.4. Cách tính:
Lương sản phẩm:
Lương thời gian:
Lương phép:
Lương làm thêm:
2.7.5. Phụ cấp lương & các khoản có tính chất lương:
Phụ cấp trách nhiệm: đối với người lao động giữ chức vụ từ chuyền trưởng, tổ trưởng trở lên, thủ phụ kho, thủ quỹ, phụ trách kế toán các khu, trưởng phó phòng, Giám đốc & Phó giám đốc xí nghiệp, Quản đốc, Ban Tổng Giám đốc… Mức phụ cấp được hưởng là 8% tiền lương sản phẩm hoặc tiền lương cấp bậc công việc. Việc chi trả phụ cấp trách nhiệm được trích từ quỹ lương của đơn vị.
Phụ cấp kiêm nhiệm: tuỳ theo năng lực và sự phân công của lãnh đạo, nếu người lao động có khả năng kiêm nhiệm thêm công việc khác ngoài việc chính mà tổ chức giao thì sẽ được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm. Khoản phụ cấp này do Tổng giám đốc duyệt tùy theo mức độ công việc kiêm nhiệm.
Phụ cấp độc hại hoặc độc nóng: những công nhân trực tiếp làm việc trong những môi trường như: công nhân hàn xì, công nhân nồi hơi, công nhân nấu ăn,… Mức phụ cấp được hưởng là 10% tiền lương sản phẩm hoặc tiền lương cấp bậc công việc.
Tiền lương dự trữ: những công nhân được điều động sang bổ trợ các công đoạn khác thì được bổ sung tiền lương. Tiền lương được bổ sung phải đảm bảo cao hơn tiền lương lúc ban đầu.
Các khoản lương bị trừ (Cán bộ quản lý có quyết định của Tổng giám đốc):
o Doanh thu kế hoạch không đạt
o Không đủ chuẩn ATLĐ / Bị lập biên bản ATLĐ
o Giao hàng sau 21 giờ
o Lập chậm / sai báo cáo
Tiền thưởng & phân phối tiền thưởng: dựa vào mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân, mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất trong năm của Công ty mà phân phối tiền thưởng phù hợp.
2.7.6. Các khoản trích theo lương:
Ngoài các khoản tiền lương chính, lương phụ, tiền thưởng, công ty và CNV còn phải thực hiện nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội (BHXH ), bảo hiểm y tế ( BHYT ) … theo quy định của Nhà nước, cụ thể như sau :
Quỹ bảo hiểm xã hội: Được hình thành từ việc trích lập bằng một tỷ lệ theo quy định là 15% trên tiền lương phải trả cho CNV. Công ty được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ từ lương phải trả cho CNV là 5%. Nhằm chi trả, trợ cấp cho CNV tạo điều kiện làm việc tốt nhất
Quỹ bảo hiểm y tế: Được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ là 2% trên lương phải trả cho CNV và công ty được khấu trừ từ lương phải trả cho CNV là 1%.
Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Là khoản được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ 2% trên tiền lương của CNV và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. KPCĐ