- Các công tác khác: Việc nâng cao trình độ, các kỹ năng kiến thức, đào tạo qua mạng chưa được áp dụng thực hiện, ngoài các công việc, theo quy
2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NÂNG CAO HIỆU QUẢ:
2.5.2. Về quy trình quản lí chuyển nhận thông tin:
- Trước hết từ kết quả phân tích hệ thống cần xây dựng danh mục văn bản đến và văn bản đi cần đưa vào cơ sở dữ liệu.
- Xác định yêu cầu tra tìm theo nhiều yếu tố khác nhau, nhằm phát huy tối đa ưu điểm xử lí thông tin trên máy tính.
- Chọn phần mềm ứng dụng phù hợp. Hiện nay, các phần mềm thường dùng là các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, như CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO,
PARADOX, ORACLE.
- Thiết kế biểu ghi nhập dữ liệu, tương tự như các mục trên sổ đăng ký công văn đến, công văn đi. Cũng có thể mở rộng ghi thêm “tóm tắt nội dung văn bản”, nếu người sử dụng có yêu cầu.
- Việc quản lí cơ sở dữ liệu trên máy phân làm 2 loại cơ sở dữ liệu riêng biệt: văn bản đến và văn bản đi; tuy tách riêng nhưng chúng có liên quan chặt chẽ với nhau.
- Đối với văn bản đi, một số được lưu toàn văn trên đĩa từ, song vẫn cần lập 2 bản chính có ký tên để lưu ở văn thư và đơn vị ra văn bản. Một số văn bản khác chỉ lưu theo các mục đăng ký trên biểu ghi văn bản đó.
- Để sử dụng cơ sở dữ liệu, phải truy xuất thông tin theo các mã quy ước kết hợp với từ chuẩn yêu cầu tra cứu, khai thác cơ sở dữ liệu giống như các nhu cầu mà cơ quan vẫn tra cứu trên các văn bản cụ thể trong hồ sơ. Nhưng ở đây, máy tính có thêm khả năng tối ưu là tìm các thông tin tổng hợp theo nhiều yếu tố khác nhau một cách nhanh chóng và chính xác.
- Văn bản do các bộ phận chuyên môn trong cơ quan soạn thảo sẽ chuyển về bộ phận văn thư làm thủ tục sau đó chuyển file về server của cơ quan. Quản lí server có trách nhiệm bảo quản lưu trữ dữ liệu theo quy định, các văn bản nội dung mật có chế độ bảo vệ riêng. Tùy theo mức độ văn bản, văn thư sẽ chỉ chuyển qua mạng hoặc chỉ chuyển bằng văn bản hoặc kết hợp chuyển qua mạng và chuyển bằng văn bản.
- Trong trường hợp chuyển qua mạng, file chuyển về server của quận, và server của quận chuyển đường link văn bản cho cơ quan tiếp nhận.
- Đối với các tổ chức, cá nhân gửi văn bản giấy tờ thì thực hiện scan và chuyển gửi trên mạng như văn bản đến qua đường điện tử.
Trong điều kiện hiện tại, các cơ quan chưa sử dụng đầy đủ các tính năng của mạng nên văn bản gửi đến bằng đường công văn giấy tờ còn nhiều, giải pháp scan không thực hiện được do có quá nhiều văn bản. Chỉ khi thực hiện các cơ quan trao đổi qua mạng bằng văn bản điện tử thì phần văn bản giấy tờ nhận được còn lại thực hiện số hóa bằng cách scan và truyền như văn bản điện tử mới khả thi. Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng về lĩnh vực văn thư thì các hoạt động công tác văn thư vẫn thực hiện, chỉ giảm số lượng văn bản photocopy, phát hành. Khi thực hiện được ứng dụng chữ ký số và bảo đảm các yêu cầu an ninh, bảo mật mạng thì văn bản ít quan trọng sẽ chỉ gửi qua đường điện tử: báo cáo tuần, tháng, báo cáo chuyên đề, công văn xin ý kiến,... mà không cần gửi văn bản giấy tờ. Đối với các văn bản thuộc danh mục tài liệu bí mật nhà nước, các văn bản quan trọng sẽ cần phát hành nhưng chỉ phát hành tại một điểm cơ quan nhận để đối chiếu, kiểm tra và thực hiện, các thành phần theo dõi, đôn đốc chỉ nhận văn bản điện tử theo các quy chuẩn bảo đảm bảo mật thông tin. Hiệu quả sẽ đạt được ở hai yếu tố: quy trình xử lí nhanh và tiết kiệm chi phí trong ban hành văn bản.