I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán
3.Nhận xét đánh giá về hệ thống hồ sơ kiểm toán tại công ty AASC
công ty AASC
Trong suốt thời gian hơn 13 năm từ ngày thành lập, AASC luôn phát huy tiềm lực của mình và luôn đặc biệt quan tâm đến chất lợng các dịch vụ mình cung cấp. Chính điều đó đã nâng cao uy tín của Công ty đối với khách hàng, và AASC luôn là một trong hai Công ty kiểm toán đầu ngành của kiểm toán Việt Nam.
Vấn đề đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thời đại luôn đợc chú ý. Với Hồ sơ kiểm toán, Công ty đã xây dựng cho mình hệ thống Hồ sơ chuẩn từ năm 2002. Đó là mồ hình Hồ sơ kiểm toán của Tây âu có sửa đổi theo quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng của Công ty. Tuy đã có rất nhiều cố gắng để hoàn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán nhng thực tế cho thấy vẫn còn rất nhiều hạn chế yêu cầu Công ty cần nhanh chóng sửa đổi sao cho phù hợp và giúp cho công tác kiểm toán ngày càng tốt hơn.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu là mô hình hồ sơ kiểm toán gắn liền với phơng pháp kiểm toán thủ công. Qua nghiên cứu có thể kết luận rằng chính phơng pháp kiểm toán thủ công này đã đem lại cho mô hình hồ sơ kiểm toán này những - u, nhợc điểm riêng :
* Ưu điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán tại AASC
Thứ nhất: công tác kiểm toán của Công ty đa số đợc thực hiện bằng phơng pháp thủ công nên yêu cầu về trang thiết bị ( trong đó có Hồ sơ kiểm toán ) là không quá lớn. Kiểm toán viên có thể tự mình hoàn thiện giấy tờ làm việc mà không cần sự trợ giúp của hệ thống máy tính, không cần yêu cầu cao về trình độ tiếng Anh và thành thạo về máy vi tính mà chỉ cần sự thông thạo về nghiệp vụ. Chi phí cho trang thiết bị phục vụ kiểm toán vì thế mà thấp dẫn đến chi phí cho cuộc kiểm toán cũng thấp.
Thứ hai: Trong mô hình Hồ sơ này, tính độc lập của kiểm toán viên đợc phát huy cao độ. Tuỳ thuộc vào từng cuộc kiểm toán khác nhau mà kiểm toán viên có thể đa ra những thủ tục kiểm toán sao cho phù hợp nhất. Các giấy tờ làm việc trong Hồ sơ đợc lập một cách linh động phụ thuộc nhiều vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên và đặc điểm của khách hàng. Hồ sơ kiểm toán không nhất thiết phải đầy đủ nh trong Hồ sơ mẫu đã quy định. Tài liệu nào không cần thiết thì không nhất thiết phải thu thập. Điều này đã tiết kiệm đợc thời gian và công sức của kiểm toán viên. Khi kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ cao, có sự am hiểu sâu sắc đối với khách hàng thì kiểm toán viên có thể đa ra những phán xét mang tính nghề nghiệp hết sức nhanh chóng và chính xác.
Thứ ba: Phần lớn khách hàng của AASC là những khách hàng lâu năm. Kiểm toán viên đã có đợc những am hiểu sâu rộng về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, tính liêm chính của Ban giám đốc Công ty khách hàng, về những yếu tố ảnh hởng đến Báo cáo tài chính của khách hàng, về chất lợng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy kiểm toán viên có thể đa ra những nhận xét đánh giá về rủi ro kiểm toán mà không cần quá nhiều các thủ tục kiểm
toán. Từ đó giảm thiểu đợc thời gian, chi phí mà hiệu quả cuộc kiểm toán không hề bị giảm sút.
Thứ t: Kế cấu Hồ sơ kiểm toán của AASC rất khoa học, tiện lợi cho bảo quản và tra cứu. Việc sắp xếp chỉ mục từ chi tiết đến tổng hợp, đánh số tham chiếu cụ thể làm cho ngời sử dụng Hồ sơ có thể dễ dàng tra cứu từ giấy tờ chi tiết đến tổng hợp và ngợc lại.
Thứ năm: Hồ sơ chuẩn của AASC đợc lập dựa trên Hồ sơ kiểm toán theo mô hình Tây âu, có sự đóng góp ý kiến của nhiều chuyên gia có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm kiểm toán lâu năm nên vừa mang tính khoa học vừa mang tính trung thực. Hồ sơ chuẩn đợc sử dụng hớng dẫn cho tất cả các cuộc kiểm toán với những quy định chặt chẽ về lập, lu giữ và sắp xếp giấy tờ làm việc. Thông qua hệ thống Hồ sơ kiểm toán, ngời kiểm tra có thể kiểm soát đợc toàn bộ các công việc, thủ tục và quy trình kiểm toán.
Thứ sáu: Trong điều kiện của nớc ta hiện nay nói chung và trong điều kiện của AASC hiện nay nói riêng thì việc tổ chức Hồ sơ kiểm toán theo mô hình này là hoàn toàn phù hợp. Với cơ sở vật chất còn cha đầy đủ, trình độ khoa học công nghệ còn cha cao thì tổ chức Hồ sơ nh thế này sẽ tiện lợi hơn. Không yêu cầu quá cao về trình độ vi tính và tiếng Anh đối với kiểm toán viên, không yêu cầu cao về chi phí bảo quản lu giữ.
Thứ bảy: Qua tìm hiểu thực tế một số Hồ sơ tại Công ty thì nhận thấy có những u điểm nổi bật nh sau:
Hầu hết các Hồ sơ đều lu giữ các giấy tờ làm việc thể hiện kế hoạch tổng thể, đều có sự sắp xếp một cách logic giữa các phần việc, đã lu trữ có hệ thống, đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin chung về khách hàng.
Các Hồ sơ đều có bằng chứng để lại là có sự soát xét kỹ lỡng của chủ nhiệm kiểm toán, của trởng phòng kiểm toán, của giám đốc, phó giám đốc Công ty.
Hồ sơ làm việc của kiểm toán viên đợc lập khá chi tiết từ trang kết luận, trang tổng hợp đến các trang thực hiện. Các trang làm việc đều đợc tham chiếu cụ
thể đến các thủ tục trên chơng trình kiểm toán và tham chiếu đến các trang có liên quan.
* Nhợc điểm của mô hình tổ chức hệ thống Hồ sơ kiểm toán tại AASC
Trong điều kiện hiện nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì mô hình Hồ sơ kiểm toán của AASC cũng đã thể hiện nhiều hạn chế. Nhất là khi mô hình kiểm toán Bắc Mỹ mà đại diện là Hồ sơ kiểm toán AS/2 ra đời và thể hiện nhiều u việt hơn hẳn. So sánh hai mô hình này, ta càng thấy rõ những hạn chế của mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu.
Thứ nhất: Mô hình Hồ sơ kiểm toán AASC sử dụng phơng pháp thủ công trong việc lập các giấy tờ làm việc, do vậy công việc ghi chép tính toán của kiểm toán viên rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức mà độ chính xác không cao. Trong khi đó mô hình AS/2 thì giấy tờ làm việc đợc thiết kế trên phần mềm AS/2, độ chính xác cao mà lại nhanh chóng. Các giấy tờ làm việc đợc hình thành trên máy vi tính và tuân theo những mẫu thiết kế sẵn nên nhanh chóng thuận tiện.
Thứ hai: Giấy tờ làm việc đợc lập theo phơng pháp thủ công nên sau khi lập giữa các giấy tờ không có mối liên hệ chặt chẽ. Sự liên kết giữa các giấy tờ này chỉ là sự liên kết từ giấy tờ tổng hợp đến giấy tờ làm việc chi tiết và ngợc lại. Nhợc điểm là thông tin giữa các chỉ mục không gắn bó chặt chẽ với nhau, không hình thành nên đờng đi của thông tin xuyên suốt Hồ sơ. Khi muốn đa các thông tin liên quan với nhau, kiểm toán viên lại phải tìm kiếm thông tin trên các giấy tờ làm việc khác để ghi chép vào. Điều này khiến cho thông tin bị lặp lại nhiều lần trong Hồ sơ kiểm toán khiến kiểm toán viên phải mất thêm thời gian, công sức cũng nh vật chất để hình thành nên giấy tờ làm việc. Còn với mô hình AS/2 việc liên kết giấy tờ trong Hồ sơ rất chặt chẽ. Việc thiết lập giấy tờ làm việc đợc vi tính hoá giúp cho luồng số liệu chạy tự động nên liên kết chặt chẽ giữa các phần, các chỉ mục của Hồ sơ. Khi kiểm toán viên sử dụng phần mềm, máy tính sẽ yêu cầu điền lần lợt vào các giấy tờ làm việc mà không đợc bỏ qua. Điều này giúp các kiểm toán viên không bỏ sót giấy tờ làm việc.
Thứ ba: Cũng chính vì các giấy tờ làm việc trong Hồ sơ tại AASC chỉ có mối liên hệ dọc mà không có mối liên hệ ngang giữa các giấy tờ cùng cấp độ chi tiết và giữa các chỉ mục tổng hợp nên việc soát xét, giám sát kết quả trong các bớc kiểm toán gặp rất nhiều khó khăn. Công tác kiểm tra tốn nhiều thời gian và hiệu quả không cao.
Thứ t: Hồ sơ kiểm toán đã hoàn thành đợc lu trữ ngay tại phòng làm việc của nhóm kiểm toán viên đã thực hiện cuộc kiểm toán đó. Hồ sơ kiểm toán đợc tổ chức chỉ dới dạng giấy tờ làm việc mà không lu giữ trên các đĩa mềm. Nh vậy Hồ sơ sẽ dễ bị h hỏng, mất mát, thất lạc, việc lu trữ chiếm nhiều diện tích và bất tiện khi phải mang theo bởi kích thớc các Hồ sơ thờng lớn và rất cồng kềnh.Trong khi đó việc lu trữ Hồ sơ kiểm toán trong mô hình AS/2 đợc thực hiện bằng cả hai cách là trên giấy tờ làm việc và trên đĩa mềm. Việc lu giữ nh vậy có độ an toàn cao hơn. Đặc biệt là lu giữ bằng đĩa mềm thì gọn nhẹ, thuận tiện cho tra cứu. Theo mô hình AS/2, các Hồ sơ đợc vi tính hoá, các máy tính đợc nối mạng với nhau nên việc trao đổi thông tin bằng th điện tử về các bớc công việc rất thuận tiện, thuận tiện cho việc kiểm soát của các cấp quản lý đối với tiến độ cuộc kiểm toán.
Thứ sáu: Do Hồ sơ kiểm toán đợc lập một cách thủ công nên công tác kiểm toán phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả năng xét đoán của kiểm toán viên. Đây là u điểm vì nó tăng khả năng hoạt động độc lập của kiểm toán viên, rút ngắn thời gian cho cuộc kiểm toán nhng hậu quả là rủi ro kiểm toán trong trờng hợp này tơng đối cao, nhất là với những khách hàng mới.
Thứ bảy: Qua tìm hiểu thực tế một số Hồ sơ của một số khách hàng thì còn một số tồn tại nh sau:
Việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng chỉ thông qua hệ thống câu hỏi đợc thiết kế sẵn và hoàn toàn không có các giấy tờ làm việc thể hiện công việc đánh giá rủi ro kiểm toán của kiểm toán viên. Việc này chỉ hoàn toàn dựa vào xét đoán của kiểm toán viên và chỉ ghi mức độ rủi ro cao hay thấp trong bảng tổng hợp ở kế hoạch kiểm toán.
Trong các Hồ sơ kiểm toán không có sự đề cập rõ ràng đến phơng pháp chọn mẫu kiểm toán và các thủ tục lựa chọn khác.
Cha chú trọng đến các nguồn tài liệu khách quan từ bên ngoài nh báo chí và các nguồn tài liệu khác (chủ yếu chỉ là nguồn tài liệu thu từ khách hàng).
Chơng III : Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC