Chứng từ sử dụng:
Căn cứ pháp lí để kế toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chính là các chứng từ kế toán. Theo đó căn cứ vào chứng từ sau kế toán hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ.
- Chứng từ tăng giảm: là các quyết định tăng giảm của chủ sở hữu.
- Chứng từ TSCĐ:
+ Biên bản giao nhận TSCĐ + Thẻ TSCĐ
+ Biên bản thanh lí TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành
+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ
Ngoài các chứng từ trên còn có thêm một số chứng từ khác tùy theo từng trường hợp như: Biên bản đấu thầu, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, Hóa đơn GTGT, Biên bản đấu giá, Biên bản thanh lí hợp đồng kinh tế…
- Chứng từ khấu hao TSCĐ: là các bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Quá trình luân chuyển chứng từ:
Chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ ra các quyết định tăng, giảm hay đánh giá lại TSCĐ khi doanh nghiệp có nhu cầu đầu tư đổi mới, thanh lí, nhượng bán hoặc các nghiệp vụ khác có liên quan đến TSCĐ. Lúc này doanh nghiệp phải lập Hội đồng giao nhận (trong trường hợp đầu tư mua sắm TSCĐ), Hội đồng thanh lí, Hội đồng nhượng bán (trong trường hợp thanh lí, nhượng bán TSCĐ) hoặc Hội đồng kiểm nghiệm các công trình sửa chữa lớn…Các Hội đồng này có trách nhiệm nghiệm thu, giao nhận TSCĐ và lập Biên bản giao nhận tùy theo trường hợp cụ thể. Với trường hợp mua sắm, đầu tư TSCĐ thì lúc này kế toán tiến hành lập thẻ TSCĐ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, tính và
phân bổ khấu hao, lập kế hoạch và theo dõi quá trình sửa chữa TSCĐ. Còn trong trường hợp nhượng bán, thanh lí TSCĐ thì kế toán tiến hành hủy thẻ TSCĐ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Khâu cuối cùng là bảo quản lưu chứng từ đúng như quy định.
Sơ đồ 2.1. Quy trình tổ chức chứng từ kế toán.
Tài khoản sử dụng:
* TK 211 “TSCĐ hữu hình”: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá. Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ hữu hình theo nguyên giá Bên có: nguyên giá TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp giảm trong kì
Số dư bên nợ: nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có của doanh nghiệp TK 211 được chi tiết thành các tài khoản:
TK 2112 “nhà cửa, vật kiến trúc” TK 2113 “máy móc, thiết bị”
TK 2114 “phương tiện vận tải, truyền dẫn” TK 2115 “thiết bị, dụng cụ quản lí”
TK 2116 “cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm” TK 2118 “TSCĐ hữu hình khác”
* TK 212 “TSCĐ thuê tài chính”: dùng để phản ánh tình hình biến động của TSCĐ hữu hình, vô hình thuê ngoài theo nguyên giá.
Bên nợ: nguyên giá TSCĐ thuê tài chính tăng trong kì Bên có: nguyên giá TSCĐ thuê tài chính giảm trong kì Số dư bên nợ: nguyên giá TSCĐ thuê tài chính hiện có
Hội đồng giao nhận Kế toán TSCĐ Quyết định tăng, giảm TSCĐ Giao nhận TSCĐ và lập Biên bản Lập (hủy) thẻ TSCĐ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp Nghiệp vụ TSCĐ Lưu hồ sơ kế toán Chủ sở hữu
Trường hợp thuê TSCĐ dưới hình thức thuê hoạt động kế toán sử dụng TK 001 “TS thuê ngoài”. Kết cấu TK này như sau:
Bên nợ: nguyên giá TSCĐ thuê ngoài tăng trong kì Bên có: nguyên giá TSCĐ thuê ngoài giảm trong kì Số dư bên nợ: nguyên giá TSCĐ thuê ngoài hiện có
* TK 213 “TSCĐ vô hình”: dùng để phản ánh tình hình biến động TSCĐ vô hình của doanh nghiệp theo nguyên giá.
Bên nợ: nguyên giá TSCĐ vô hình tăng trong kì Bên có: nguyên giá TSCĐ vô hình giảm trong kì
Số dư bên nợ: nguyên giá TSCĐ vô hình hiện có của doanh nghiệp TK 213 được chi tiết thành các TK:
TK 2131 “quyền sử dụng đất” TK 2132 “quyền phát hành”
TK 2133 “bản quyền, bằng sáng chế” TK 2134 “nhãn hiệu hàng hóa”
TK 2135 “phần mềm máy vi tính”
TK 2136 “giấy phép và giấy phép nhượng quyền” TK 2138 “TSCĐ vô hình khác”
* TK 214 “hao mòn TSCĐ”: dùng để phản ánh tình hình biến động của TSCĐ theo giá trị hao mòn.
Bên nợ: giá trị hao mòn của TSCĐ giảm trong kì Bên có: giá trị hao mòn của TSCĐ tăng trong kì Số dư bên có: giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có TK 214 được chi tiết thành các TK:
TK 2141 “hao mòn TSCĐ hữu hình” TK 2142 “hao mòn TSCĐ thuê tài chính” TK 2143 “hao mòn TSCĐ vô hình”