2.3.1.1. Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01-GTGT-3LL) Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT)
Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu (Mẫu số 03 VT) Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06-VT)
Bảng kê xuất kho
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho
-
Căn cứ trên hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường do bên bán cung cấp cán bộ vật tư giao cho thủ kho kiểm nhận hàng, thủ kho nhận hàng thực hiện lập biên bản kiểm kê vật liệu, phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được viết thành 3 liên, liên 1 giữ tại cuống để lưu, liên 2 thủ kho ghi thẻ, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ, người giao hàng giữ liên 3.
Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường
Thủ kho lập phiếu xuất kho theo số lượng, chủng loại của phiếu đề nghị xuất vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, liên 1 giữ lại cuốn để lưu, liên 2 giao cho thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ, và người nhận vật tư giữ liên 3. Cuối tháng, kế toán vật tư tập hợp số liệu trên các phiếu xuất kho rồi lập bảng kê xuất kho.
2.3.1.2. Tài khoản sử dụng và hạch toán
TK 152 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của công ty.
TK 152 có 5 TK cấp 2 sau:
+ TK 1521: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của nguyên vật liệu chính:bắp.
+ TK1522: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của nguyên vật liệu phụ: ngô, khoai, sắn,máu, xương động vật...
+ TK1523: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của nhiên liệu: rỉ mật.
+ TK1524: dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của phụ tùng thay thế ( cho sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải).
2.3.1.3. Sổ chi tiết
Sơ đồ 2.6: Quy trình hạch toán chi tiết tại Công ty CPTM Hoàng Yến
Đề nghị xuất vật tư Thủ kho Kế toán vật tư
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối quý
Đối chiếu, kiểm tra Trong đó:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.Thẻ kho được thủ kho mở chi tiết cho đá vôi, đá sét, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó. Cuối quý, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toánchitiết. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết cho đá vôi, đá sét, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản để ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết . Cuối quý kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ tổng hợp N-X-T Sổ kế toán tổng hợp
kế toán chi tiết với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn .
2.3.1.4. Sổ sách tổng hợp
Sơ đồ 2.7: Quy trình hạch toán tổng hợp tại Công ty CPTM Hoàng Yến
Ghi chú: Phiếu nhập Phiếu xuất NK mua hàng NK chi tiền Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái TK152 Bảng cân đối số
Ghi cuối quý
Đối chiếu, kiểm tra Trong đó:
Tại phòng kế toán: hàng ngày kế toán nhận các phiếu nhập, phiếu xuất kho từ thủ kho, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ và nhập số liệu vào nhật ký chung , căn cứ trên nhật ký chung để ghi và sổ cái TK152. Đồng thời kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày vào nhật ký đặc biệt liên quan, định kỳ cuối tháng tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái TK 152( sau khi đã loại trừ các nghiệp vu trùng bị ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký). Cuối quý, kế toán tiến hành khoá sổ,lập bảng cân đối số phát sinh, sau khi đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp được dùng để lên các báo cáo tài chính.
2.3.1.5. Một số chứng từ của Công ty
Biểu mẫu 01: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty CPTM Hoàng Yến Địa chỉ: Lương Sơn – Hòa Bình
Mẫu số: 01-VT
(ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 4 năm 2010 Số: 125 Nợ: 152 Có: 111