II. Thực trạng công tác hoạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại xí nghiệp MTĐT số
2. Công tác hoạch toán tiền lơng và các khoản tríchtheo lơng:
2.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:
TK 334: Phải trả cho ngời lao động. TK 338: Phải trả khác.
TK 431: Quỹ phúc lợi và khen thởng. ...
Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Tóm lại, hạch toán lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao động vừa làm cơ sở tính toán tiền lơng phải trả cho ngời lao động. Vì vậy hạch toán lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời mới có thể tính đúng, tính đủ tiền lơng cho CNV trong doanh nghiệp.
2.3. Tính lơng, BHXH và thanh toán tiền lơng BHXH tại Xí nghiệp.
Việc tính lơng, BHXH và thanh toán tiền lơng, BHXH ở Xí nghiệp Môi trờng đô thị số 4 đợc thực hiện định kỳ hàng tháng. Căn cứ trên cơ sở các chứng từ và lao động, kết quả lao động của CNVC nh: bảng chấm công, bảng kê chất lợng công việc hoàn thành, phiếu nghỉ hởng BHXH...
Cho NV TK 622 Cho CNSX trích trước TLNP TK 335 Cho CNVP Tiền lương phải trả TK 334
Thanh toán lương kỳ 2 Tạm ứng lương kỳ 1 Rút TGNH về quỹ TK112 TK111 XX TK 138 Các khoản khấu trừ
Các khoản trích theo lương TK338 BHXH chi tại DN TK627,641,642 Tiền thưởng TK 431 khoản CN đi vắng chưa lĩnh TK3388
a) Đối với bộ phận quản lý hành chính và nghiệp vụ: Bộ phận này Xí nghiệp áp dụng phơng pháp tính trả lơng theo thời gian, gồm số cán bộ gián tiếp làm việc ở các bộ phận nh: Ban giám đốc, phòng kế toán tài vụ, phòng kế hoạch...
Căn cứ để tính trả lơng là các bảng chấm công, các phiếu làm thêm giờ , thang lơng, bậc lơng của CNV và chế độ trợ cấp u đãi, độc hại...
Hàng ngày tổ trởng hoặc ngời chịu trách nhiệm các phòng ban, tổ công tác sử dụng bảng chấm công để theo dõi số ngày công làm việc thực tế của từng nhân viên trong bộ phận. Cuối tháng tính ra số ngày công làm việc thực tế, công hởng BHXH gửi cho bộ phận kế toán.
Căn cứ kết quả lao động đã tổng hợp trên các bảng chấm công theo số công làm việc thực tế, số công nghỉ hởng lơng chế độ và thang lơng, bậc lơng của từng nhân viên, bộ phận tính lơng tính toán số tiền lơng cho từng ngời.
Để tính lơng tháng 4/2000 của từng nhân viên phòng kế toán, thực hiện nh sau:
Tính đơn giá lơng ngày theo lơng cấp bậc của từng ngời theo công thức: Đơn giá Mức lơng tháng theo cấp bậc
lơng =
Ngày Số ngày làm việc bình quân theo chế độ
Nh vậy đơn giá tiền lơng ngày theo cấp bậc của từng nhân viên sẽ là: 1) Trần Thị Hơng = (180.000 đ x 3,22) : 26 = 22.292 đ
2) Vũ Thị Phơng = (180.000 đ x 2,74) : 26 = 18.969 đ 3) Lê Duy Đạt = (180.000 đ x 2,42) : 26 = 16.754 đ 4) Nguyễn Thị Nga = (180.000 đ x 2,56) : 26 = 17.723 đ
Sau đó căn cứ vào bảng chấm công thực tế và đơn giá tiền lơng ngày theo cấp bậc để tính ra tiền lơng phải trả thực tế cho từng nhân viên trong Xí nghiệp theo công thức:
Tiền lơng phải Mức lơng Số ngày công làm
trả thực tế ngày việc thực tế Tiền lơng của từng nhân viên nh sau:
1) Trần Thị Hơng = 22.292 x 28 = 624.176 đ 2) Vũ Thị Phơng = 18.969 x 28 = 531.132 đ 3) Lê Duy Đạt = 16.754 x 27 = 452.358 đ 4) Nguyễn Thị Nga = 17.723 x 21 = 37.183 đ
Sau khi tính lơng phải trả thực tế cho từng nhân viên bộ phận tính lơng lập bảng thanh toán tiền lơng cho từng bộ phận trong Xí nghiệp.
b) Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất:
Việc tính tiền lơng cho nhân viên trực tiếp sản xuất đợc thực hiện trên cơ sở thời gian làm việc thực tế, cấp bậc kỹ thuật va thang lơng của ngời lao động. Về cơ bản việc tính lơng cho nhân viên trực tiếp sản xuất đợc tính tơng tự nh đối với tiền lơng theo thời gian kết hợp với chế độ quy định của công ty và xí nghiệp. Tiền lơng khoán đợc tính đối với từng tổ sản xuất theo định mức, theo tỷ lệ quy định mà Xí nghiệp giao hàng tháng.
Sau khi tính đợc tiền lơng cho từng bộ phận, kế toán lập bảng thanh toán tiền lơng cho phòng, ban, tổ sản xuất để làm cơ sở thanh toán chi phí trả lơng cho công nhân viên toàn Xí nghiệp. Bảng thanh toán lơng cùng đợc làm căn cứ để ghi sổ kế toán, tính toán phân bổ chi phí tiền lơng chi phí kinh doanh của Xí nghiệp. Đông thời căn cứ vào bảng thanh toán tiền lơng kế toán tính ra số tiền trích BHXH, BHYT và KPCĐ, từ đó khấu trừ thu nhập của ngời lao động và trích nộp các cơ quan quản lý quỹ và phân bổ vào chi phí kinh doanh.
c) Đối với chế độ trích thởng:
Xí nghiệp áp dụng chế độ tiền thởng theo quỹ lơng cho các cá nhân trên cơ sở bình bầu trong hội nghị CNVC Tổ Sản xuất. Kế toán tính ra số tiền thởng cho từng nhân viên lập bảng thanh toán tiền lơng tiền thởng của các bộ phận.
Ví dụ trích bản thanh toán tiền thởng của tổ Biểu số 03:
Tháng 4 năm 2001
TT họ và tên Công SX mức thởng Số tiền thởng ghi chú
A B A B C D 1 2 4 1 Trần Thị Hơng 28 5.000 140.000 2 Vũ Thị Phơng 28 3.500 98.000 3 Lê Duy Đạt 27 3.500 94.000 4 Nguyễn Thị Nga 21 5.000 105.000 . . . . . . . . . . . . . . . . 437.000 Ngày ....tháng.... năm ...
Giám đốc Kế toán trởng Lập biểu
d) Chế độ thanh toán BHXH cho công nhân viên:
Theo chế độ quy định về BHXH, quỹ BHXH dùng để chi trả cho công nhân viên trong các trờng hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động nh ốm đau, tai nạn lao động, mất sức, về nghỉ hu. Trong quá trình làm việc tại đơn vị ngời lao động có thể phải nghỉ việc trong các trờng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ... Ngời lao động đợc hởng chế độ trợ cấp BHXH do quỹ BHXH thanh toán theo chế độ hiện hành. Căn cứ để tính toán và thanh toán BHXH là các phiếu nghỉ hởng BHXH của các cơ quan y tế xác nhận cho ngời lao động.
Ví dụ khi nhận đợc giấy nhập viên của nhân viênlà anh Phạm Quốc Hà ở bộ phận tổ sản xuất. Kế toán lập phiếu nghỉ hởng BHXH nh sau:
Biểu số 04:
Phiếu nghỉ hởng bảo hiểm xã hội
Họ và tên: Phạm Quốc Hà Tuổi: 37
tên CQ YT N.T.N lý do số ngày nghỉ YBS
ký số ngày thực xác nhận của phụ T.số Từ ngày đến ngày
BV Saint Paul 11/4 Nghỉ ốm 8 1/4 8/4
Số ngày nghỉ tính BHXH lơng BQ 1 ngày % tính BHXH số tiền lơng BHXH 8 16.654 75% 100.110 Ngày ... tháng 4 năm 2000 Trởng ban bhxh (Ký, họ tên) Giám đốc duyệt (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên)
Từ các phiếu nghỉ hởng BHXH của công nhân viên và số liệu đã xác nhận của cơ quan y tế và cơ quan BHXH bộ phận kế toán thanh toán tổng hợp số liệu tính toán số tiền BHXH phải trả cho từng lao động lập bản thanh toán BHXH trên cơ sở thanh toán BHXH thực hiện chi trả BHXH CNV trong Xí nghiệp.
Biểu số 05
Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
Tháng 4 năm 2000 tt họ và tên nghỉ ốm nghỉ tại nạn ... tổng số tiền ký SN ST SN ST A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Ngô Thị Xuân 8 100.110 100.110 2 Nguyễn Thị Hoa 15 187.706 187.706 Cộng 100.110 187.706 287.816
Tổng số tiền (Bằng chữ): Hai trăm tám mời bảy nghìn tám trăm mời sáu đồng Hà nội, ngày tháng năm
Trởng ban bhxh (Ký, họ tên) Giám đốc duyệt (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Cán bộ bhxh (Ký, họ tên)
Bảng thanh toán BHXH làm căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán. Hàng tháng hoặc cuối quý kế toán Xí nghiệp lập báo cáo quyết toán tình hình thanh toán BHXH với Xí nghiệp BHXH chủ quản.
2.4 Ph ơng pháp tính trích BHXH, BHYT và KPCĐ ở Xí nghiệp Môi tr - ờng đô thị số 4.
Dựa trên quy định về chế độ trích, lập thu nộp BHXH, BHYT, và KPCĐ bao gồm:
+ Tiền lơng cấp bậc, chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lu và các khoản phụ cấp khu vực, đắt đỏ (nếu có). Theo Nghị định 26/CP ngày 25/3/1993 và Nghị định 05/CP ngày 26/1/1994 của Chính phủ mức thu BHXH là 20% tổng quỹ tiền lơng BHXH là 20% tổng quỹ tiền lơng hàng tháng của cán bộ CNV trong Xí nghiệp. Trong đó Xí nghiệp đóng bằng 15% tổng quỹ tiền lơng của CNV, số này đợc hạch toán vào chi phí kinh doanh của Xí nghiệp. Còn lại 5% do ngời lao động đóng, số này đợc khấu trừ vào tiền lơng hàng tháng của CNV. Số tiền trích BHXH tính vào chi phí kinh doanh đợc kế toán phân bổ vào các đối tợng sử dụng lao động.
Xí nghiệp còn có nghĩa vụ tham gia BHYT, số tiền tham gia BHYT đợc nộp lên cơ quan bảo hiểm y tế để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên (khám, chữa bệnh). Theo chế độ hiện hành BHYT ở đơn vị đợc tính theo tỷ lệ % trên tổng số tiền lơng phải trả CNV hàng tháng. Tỷ lệ trích đó là 3%, trong đó ngời lao động đóng góp 1% trừ vào tiền lơng hàng tháng, 2% do Xí nghiệp đóng góp tính vào chi phí kinh doanh.
Nguồn kinh phí của tổ chức công đoàn hoạt động đợc hình thành do trích lập KPCĐ. Theo chế độ quy định kinh phí công đoàn đợc hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ lơng của Xí nghiệp, đợc tính vào chi phí kinh
doanh. Số tiền kinh phí công đoàn đợc phân cấp quản lý nh sau: Một phần nộp cho tổ chức công đoàn cấp trên, một phần để lại đơn vị để phục vụ cho hoạt động công đoàn cơ sở.