II. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty Lâm
7. Tổ chức các khâu trong qúa trình thực hiện hợp đồng
7.1 Thu thập và xử lý thông tin
Đã tham gia hoạt động thơng mại thì công tác nghiên cứu thị trờng ngày càng trở nên quan trọng đặc biệt là trong cơ chế thị trờng nh hiện nay. Nếu
không có đủ thông tin về thị trờng tiêu thụ thì các doanh nghiệp sẽ không bán đợc hàng. Do đó , vấn đề đặt ra là Tổng công ty muốn bán đợc hàng thì cần xây dựng cho mình một hệ thống thông tin có hiệu quả, nắm bắt đợc các thông tin về bạn hàng. Khi có đợc nguồn hàng Tổng công ty phải nhanh chóng sàng lọc, xử lý và đa ra những quyết định đúng đắn trong việc ký kết hợp đồng xuất khẩu và giao hàng.
Tổng công ty cần phải nắm bắt sâu sắc các thông tin về giá cả trong n- ớc và trên thị trờng quốc tế. Đồng thời Tổng công ty cũng phải nắm bắt đợc thông tin về giá cả của đối thủ cạnh tranh nớc ngoài để hàng của Tổng công ty có thể cạnh tranh trên thị trờng thế giới. Không những vậy Tổng công ty còn phải có những thông tin chính xác, nhanh nhạy về nhu cầu thị trờng. Để làm đ- ợc điều này, Tổng công ty cần phải xây dựng chi nhánh ở các nớc bạn hàng. Việc xây dựng này tuy là tốn kém nhng lại rất cần thiết vì các chi nhánh này không chỉ cho biết thông tin về nhu cầu, giá cả thị trờng mà nó còn là đầu mối giúp ra giao dịch với khách hàng, hơn nữa nó còn giúp Tổng công ty giải quyết nhanh những lô hàng bị khiếu nại.
Tổng công ty cũng cần chú ý đến việc quảng caó hàng, đây cũng là một công việc đòi hỏi tính nghệ thuật, yêu cầu nắm bắt đợc tâm lý khách hàng. Với mỗi khách hàng ở mỗi nớc khác nhau, cần có sự quảng cáo khác nhau phù hợp với tâm lý và tập tục của nớc đó. Để làm đợc điều đó Tổng công ty nên thành lập một phòng Marketing, trong đó nghiên cứu thị trờng là một bộ phận quan trọng. Thành lập phòng Marketing sẽ đảm bảo cho các công tác về thị trờng của Tổng công ty đợc thống nhất , phối hợp đồng bộ , nhịp nhàng, vừa tiết kiệm đợc chi phí và cũng vừa nâng cao đợc chất lợng công tác nghiên cứu thị trờng.
7.2 Nâng cao tính hiệu quả của công tác tổ chức thực hiện giao hàng xuất khẩu xuất khẩu
Khi đã có đợc quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu hợp lý, Tổng công ty sẽ thực hiện giao hàng có hiệu quả tốt hơn nhiều. Tuy nhiên nếu chỉ có quy trình giao hàng hợp lý thì cha đủ. Vấn đề ở chỗ Tổng công ty cần tổ chức thực hiện chúng sao cho có hiệu qủa cao nhất. Để giải quyết đợc vấn đề Tông công ty có những giải pháp thích hợp cụ thể :
- Trong mỗi giai đoạn của quy trình cần giao nhiệm vụ cụ thể cho một hoặc một số cán bộ công nhân viên chuyên môn hoá một công việc nào đó. Điều này sẽ giúp cho việc thực hiện quy trình giao hàng đợc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, tránh những lãng phí không cần thiết.
- Xây dựng mối quan hệ mật thiết với cán bộ điều độ cảng, với các cơ quan kiểm tra chất lợng, các cơ quan hải quan. Xây dựng tốt mối quan hệ này giúp Tổng công ty tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh tình trạng ách tắc trong công tác giao hàng khi hàng giao đến cảng.
- Các cán bộ làm ở các bớc khác nhau trong quy trình thơng xuyên thông tin, liên kết chặt chẽ với nhau, tạo thành một chuỗi các công việc gắn kết với nhau. Chỉ cần trục trặc ở khâu nào đó của quy trình sẽ gây tác động lớn tới chất lợng của việc giao hàng xuất khẩu. Tổng công ty cần phải làm cho mỗi cán bộ hiểu rõ đợc tránh nhiệm, ý thức nhiệm vụ của họ. Bên cạnh đó là những quy chế, quy định thởng phạt cán bộ công nhân viên. Có nh vậy Tổng công ty mới nâng cao đợc ý thức trách nhiệm của họ, kích thích động viên họ làm hết mình cho công việc.
- Tăng cờng liên doanh liên kết với các hãng tàu, cac cơ quan giao hàng trong và ngoài nớc, cụ thể Tổng công ty có thể mời các cơ quan giao hàng tại cảng biển trong và ngoài nớc tham gia liên doanh. Việc liên doanh liên kết tạo thuận lợi cho Tổng công ty
7.3 Giải quyết tranh chấp
Tranh chấp là điều mà cả hai bên đều không muốn xảy ra bởi vì nó không những gây tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài. Hợp đồng xuất khẩu của Tổng công ty với đặc điểm là giá trị hợp đồng khá lớn nên khi tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trớc tiên là tôn trọng lợi ích hai bên và bình đẳng cùng có lợi trong mọi quan hệ.
Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn lại có ràng buộc nhau, do vậy nguyên tắc mà đã đợc nhièu nhà kinh doanh áp dụng thành công ở các nớc khi giải quyết tranh chấp là hãy tập trung vào vấn đề cần thơng lợng, chứ không phải cá nhân ngời thơng lợng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi .
Đồng thời trong quá trình thơng lợng thì ngời tham gia thơng lợng phải có sự kiên trì , khéo léo và những ứng xử, lập luận vững vàng hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ giải quyết tốt đẹp.
7.4 Hạn chế những rủi ro trong khâu thanh toán
Quản lý khâu thanh toán là vấn đề quan trọng trong kinh doanh. Tổng công ty cũng nh nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam đều nhận thấy sự phức tạp trong khâu này và trên thực tế đây cũng là khâu thờng xảy ra tranh chấp. Nhằm tránh và hạn chế những rủi ro trên có thể xảy ra Tổng công ty nên thực hiện quản lý khâu thanh toán theo hớng nh sau :
- Nghiên cứu sự biến động của tỷ giá về đồng tiền thanh toán. Để đảm bảo chắc chắn, khi ký kết có thể thêm vào hợp đồng điều kiện thanh toán đảm bảo giá trị đòng tiền thanh toán ổn định, tức là bảo đảm tỷ giá giao ngay trong khi ký hợp đồng.
- Khi ký kết hợp đồng ngoài việc tìm hiểu kỹ đối tác còn yêu cầu đối tác cho biết ngân hàng mở L/C là ngân hàng nào có đảm bảo khả năng thanh toán hay không, để Tổng công ty nắm chắc đợc quyền hởng lợi và những nghĩa vụ ràng buộc.
- Kiểm tra L/C do ngân hàng phát hành gửi đến, chi tiết từng nội dung nhỏ của L/C.
- Quy định cụ thể lịch trình thanh toán cho từng lô hàng xuất khẩu, để khi ngời nhập khẩu mở L/C chi tiết hoá thời gian thanh toán, Tổng công ty không phải thay đổi lớn trong kế hoạch sản xuất.
- Bộ chứng từ mà Tổng công ty xuất trình cho ngân hàng để thanh toán phải hoàn hảo đầy đủ theo yêu cầu của L/C.
Trong từng trờng hợp cụ thể có những biện pháp giải quyết phù hợp, hạn chế đợc tranh chấp có thể xảy ra.
Tài chính có đóng góp vô cùng to lớn vào tăng trởng và phát triển của Tổng công ty. Để giải quyết thực trạng thiếu vốn Tổng công ty có thể áp dụng các biện pháp chủ động tạo vốn kinh doanh bằng nguồn vốn huy động trong n- ớc và ngoài nớc.
- Ngoài việc huy động vốn từ các ngân hàng Tổng công ty có thể vay vốn từ cán bộ công nhân viên cuả Tổng công ty. Đối với các khoản vay này Tổng công ty sẽ trả một mức lãi xuất cao hơn mức lãi xuất vay ngân hàng nhng Tổng công ty có nhiều thuận lợi, thời gian thanh toán nợ cho cán bộ không bị khắt khe nh ngân hàng, có thể chậm hơn, quan trọng là Tổng công ty không phải thế chấp khi vay.
- Việc huy động vốn từ nớc ngoài là một giải pháp quan trọng và có hiệu quả mà Tổng công ty cần xem xét. Hình thức vay vốn nớc ngoài có tính khả thi nhất là thanh toán trả chậm hoặc ứng trớc vốn cho Tổng công ty khi xuất hàng. Tổng công ty có thể vay vốn từ các khách hàng quen thuộc có mối quan hệ vững chắc lâu dài nhng điều quan trọng là Tổng công ty phải thờng xuyên đảm bảo chất lợng những hợp đồng đã ký kết và tạo đợc uy tín cho khách hàng. Dù việc huy động vốn trong nớc hay nớc ngoài thì điều mấu chốt là Tổng công ty phải có kế hoạch sử dụng, phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý sao cho đạt lợi nhuận một cách hợp lý nhất.
Huy động đợc vốn Tổng công ty có điều kiện đầu t cho các cơ sở sản xuất nhằm cải tiến mẫu mã, đổi mới công nghệ, nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng năng suất lao động, có khả năng cạnh tranh và thực hiện các hợp đồng có giá trị lớn.
III. Một số kiến nghị nhằm nâng cao khả năng xuất khẩu của Tổng công ty Lâm nghiệp việt nam.