3.1.1.1. Các yêu cầu của quản lý tài sản cố định
+ Quản lý phát sinh tăng tài sản cố định + Quản lý phát sinh giảm tài sản cố định
+ Quản lý các danh mục liên quan đến tài sản cố định + Quản lý việc tính khấu hao tài sản cố định
+ Lập các báo cáo về tài sản theo các chỉ tiêu + Lập các báo cáo tổng hợp về tình hình tài sản
3.1.1.2. Các báo cáo được sử dụng trong quản lý tài sản cố định
+ Báo cáo tài sản theo nguồn vốn
+ Báo cáo tài sản theo phòng ban sử dụng + Báo cáo tài sản theo mục đích sử dụng
+ Báo cáo tài sản tăng trong một khoảng thời gian + Báo cáo tài sản giảm trong một khoảng thời gian + Báo cáo khấu hao theo từng tài sản
+ Báo cáo khấu hao theo khoảng thời gian
Khí các phòng ban có nhu cầu về phát sinh tài sản cố định, các phòng ban này sẽ gửi các yêu cầu đó tới bộ phận quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp. Tại phòng quản lý TSCĐ yêu cầu sẽ được xem xét tính cấp thiết của việc xử lý phát sinh tài sản cố định đó, đồng thời bộ phận quản lý tài sản cũng lấy thông tin từ phòng quản lý tài chính để xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp và gửi thông báo yều cầu lên lãnh đạo doanh nghiệp. Khi nhận được thông báo từ bộ phận quản lý tài sản thì ban lãnh đạo của công ty xem xét tình hình và gửi thông báo tới bộ phận quản lý tài sản. Nếu việc xử lý phát sinh được chấp nhận, thì bộ phận quản lý tài sản sẽ cập nhật các yêu cầu và thông báo vào cơ sở dữ liệu, sau đó in các thông báo yêu cầu xử lý phát sinh xuống các phòng ban.
Nếu đó là phát sinh tăng hoặc giảm tài sản thì thông báo sẽ được gửi tới hai nơi đó là phòng ban gửi đơn yêu cầu và phòng tài chính của công ty. Nếu chỉ là phát sinh điều chuyển tài sản từ phòng này sang phòng khác thì thông báo chỉ gửi cho phòng ban gửi đơn yêu cầu. Sau khi xử lý xong, các phát sinh bộ phận quản lý bán hàng sẽ yêu cầu các phòng ban gửi một danh sách tài sản cố định và những thông tin liên quan đến các tài sản tới bộ phận quản lý tài sản cố định. Tại bộ phận quản lý tài sản các thông tin về tài sản sẽ được nhập vào quy trình xử lý để tính khấu hao các tài sản hiện có trong doanh nghiệp và còn trong khoảng thời gian khấu hao. Các thông tin này sẽ được tổng hợp, lưu trữ và lên báo cáo gửi cho lãnh đạo và các phòng ban khi có yêu cầu hoặc trong một thời gian nhất định như cuối mỗi kỳ hoạch toán.
Các phát sinh cũng có thể không xuất phát từ các phòng ban mà xuất phát từ ban lãnh đạo doanh nghiệp thì khi đó thông báo sẽ được gửi từ ban lãnh đạo xuống bộ phận quản lý tài sản. Tại bộ phận quản lý tài sản, thông báo sẽ được xem xét cùng với tình hình tài chính của doanh nghiệp sau đó các thông báo đó được lưu trữ tại CSDL và in ra các thông báo tới các phòng ban và quy trình xử lý cũng giống như các phát sinh tài sản xuất phát từ các phòng ban.
3.1.1.4. Sơ đồ chức năng (BFD)
Để hiểu rõ hệ thống thông tin phải làm những gì chúng ta xem xét chức năng của hệ thống trong sơ đồ sau:
Cập nhật và phản hồi thông tin
HTTT Quản lý TSCĐ Quản lý danh mục liên quan Quản lý phát sinh tài sản Thống kê báo cáo Tiếp nhận và tổng hợp Xét duyệt Cập nhật và phản hồi thông tin
Tiếp nhận thông tin
Xét duyệt
Tính khấu hao tài sản
Lấy thông tin
Hoàn thiện thông tin
Sắp xếp thông tin
Hình 3.1: Mô hình chức năng nghiệp vụ của của bộ phận quản lý tài sản cố định