13 Bảng cõn đối số phỏt sinh S06-DN x
17 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa S10-DN x18 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa S11-DN x 18 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa S11-DN x
19 Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN x
27 Sổ chi tiết bỏn hàng S35-DN x
28 Sổ chi phớ sản xuất, kinh doanh S36-DN x29 Thẻ tớnh giỏ thành sản phẩm, dịch vụ S37-DN x 29 Thẻ tớnh giỏ thành sản phẩm, dịch vụ S37-DN x 30 Sổ chi tiết cỏc tài khoản 15 S38-DN x
Cỏc sổ chi tiết khỏc theo yờu cầu quản lý của DN
Do cụng tỏc kế toỏn hồn tồn được thực hiện trờn mỏy vi tớnh nờn việc nhập số liệu và tớnh toỏn được nhanh chúng, chớnh xỏc, việc kiểm tra số liệu và phỏt hiện sai sút cũng thuận tiện hơn.
Xử lý cỏc nghiệp vụ Nhập dữ liệu Vào nhật ký chung Vào sổ cỏi Cỏc sổ chi tiết BCĐKT BCTC C. Từ gốc
Sơ đồ 7 : Sơ đồ quy trỡnh kế toỏn mỏy
* Qui trỡnh kế toỏn mỏy HTK
-Chứng từ gốc gồm cú: Phiếu xuất kho, nhập kho thành phẩm, hoỏ đơn mua bỏn hàng (GTGT)
-Xử lý cỏc nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ để mở cỏc thẻ kho.
Nhập dữ liệu căn cứ vào chứng từ, nghiệp vụ mỏy thỡ mỏy sẽ tự định khoản mà kế toỏn viờn khụng cần phải tự tớnh.
- In và lưu trữ: Cuối thỏng hoặc cuối kỳ sẽ in theo yờu cầu của người sử dụng. *Cỏc chức năng chớnh của phần mềm:
+ Chứng từ: Hệ thống cập nhật chứng từ kế toỏn cỏc loại. + Sổ chi tiết: tạo và in sổ chi tiết cỏc loại.
+ Bỏo cỏo định kỳ: Tạo và in cỏc bỏo cỏo theo qui định.
+ Vấn tin tức thời: Cung cấp thụng tin nhanh về cỏc nghiệp vụ kế toỏn và cỏc tiện ớch khỏc.
+ Tra cứu: Tra cứu cỏc danh mục về nghiệp vụ hệ thống kế toỏn.
+ Hệ thống: Phõn chia quyền khai thỏc hệ thống và kiểm tra quyền xõm nhập hệ thống.
Phần mềm kế toỏn cho phộp kế toỏn theo dừi chi tiết theo từng đối tượng bằng cỏch nhập mĩ đối tượng vào cỏc tài khoản cú liờn quan. Chẳng hạn với TK5111- Chi tiết doanh thu bỏn hàng, kế toỏn nhập mĩ phũng kinh doanh, phương ỏn kinh doanh và tờn mặt hàng bỏn. Khi đú dữ liệu sẽ được tập hợp tại tiểu khoản của cỏc đối tượng trờn giỳp kế toỏn cú được số liệu chi tiết theo từng đối tượng.
II.2.2.4. Tỡnh hỡnh tổ chức hệ thống bỏo cỏo kế toỏn:
TCT lập bỏo cỏo quyết toỏn hàng quý nhằm tổng hợp số liệu từ cỏc sổ kế toỏn liờn quan theo cỏc chỉ tiờu tài chớnh, tổng hợp để phản ỏnh một cỏch cú hệ thống tỡnh hỡnh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tỡnh hỡnh sử dụng vốn của mình. Bỏo cỏo tài chớnh được lập bao gồm:
- Bảng cõn đối kế toỏn (mẫu số B01-DN)
- Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN) - Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ (mẫu B03-DN)
- Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh(mẫu số B09-DN)
Ngồi ra TCT cũn sử dụng một số loại bỏo cỏo để giỳp cho việc hạch toỏn được dễ dàng hơn như: Bỏo cỏo nhập - xuất - tồn kho hàng hoỏ, bỏo cỏo qũy,...
Việc lập bỏo cỏo tài chớnh theo định kỳ giỳp cho TCT quản lý hoạt động tài chớnh một cỏch cú hiệu quả .Trờn cơ sở đú cung cấp thụng tin cho HĐQT trong việc đưa ra cỏc quyết định và phương ỏn kinh doanh cụ thể cũng như đề ra cỏc mục tiờu sỏch lược kinh doanh của DN trong tương lai.
Kết thỳc kỳ kế toỏn, Cụng ty mẹ cú trỏch nhiệm lập Bỏo cỏo tài chớnh hợp nhất để phản ỏnh tỡnh hỡnh tài chớnh, kết quả hoạt động kinh doanh và cỏc dũng lưu chuyển tiền tệ của cả tụ̉ng cụng ty. Do đó kế toỏn TCT cũn tiến hành tập hợp bỏo cỏo tài chớnh của cỏc đơn vị trực thuụ̣c để lập bỏo cỏo chung cho tồn Tổng cụng ty. Cỏc quy định về lập và trỡnh bày Bỏo cỏo tài chớnh hợp nhất được lọ̃p tũn theo quy định và ban hành của chuẩn mực kế toỏn số 25- lập và trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh hợp nhất ra đời theo quyết định số 234/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chớnh ngày 30 thỏng 12 năm 2003. Thụng tư hướng dẫn chi tiết thực hiện cỏc chuẩn mực liờn quan đến bỏo cỏo tài chớnh hợp nhất là thụng tư 161/2007/TT-BTC ngày
31 thỏng 12 năm 2007 Vấn đề hợp nhất kinh doanh được ban hành theo chuẩn mực số 11 được hướng dẫn theo thụng tư số 21/2006/TT-BTC ngày 20 thỏng 03 năm 2006.
Ngồi ra, cỏc vấn đề liờn quan đến hợp nhất bỏo cỏo tài chớnh như: Đầu tư vào cụng ty liờn kết được quy định trong chuẩn mực kế toỏn số 07 – Kế toỏn cỏc khoản đầu tư vào cụng ty liờn kết. Cỏc khoản gúp vốn liờn doanh được quy định trong chuẩn mực số 08 – Thụng tin tài chớnh về những khoản gúp vốn liờn doanh. Vấn đề hợp nhất kinh doanh được quy định trong chuẩn mực số 11 – Hợp nhất kinh doanh. Vấn đề về chuyển đổi bỏo cỏo tài chớnh của cơ sở nước ngồi được quy định theo chuẩn mực số 10 – Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giỏ hối đoỏi., Thuế thu nhập DN được quy định trong chuẩn mực số 17 – Thuế thu nhập doanh ngiệp. Vấn đề về trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh được quy định trong chuẩn mực kế toỏn số 21 – Trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh. Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ được quy định trong chuẩn mực số 26 – Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ. Thụng tin về cỏc bờn liờn quan được quy định trong chuẩn mực kế toỏn số 26 – Thụng tin về cỏc bờn liờn quan...
II.3 Đỏnh giỏ thực trạng cụng tỏc kế toỏn HTK tại văn phũng TCT RQ nụng sản II.3.1. Thực trạng
II.3.1.1.Đặc điểm HTK tại VP TCT rau quả nụng sản
Tại TCT Rau quả Nụng Sản cỏc nhà quản lý tài chớnh rất quan tõm đến mức vốn lưu động vỡ về bản chất chỳng liờn tục thay đổi và liờn quan đến hoạt động kinh doanh của Tổng cụng ty. Vốn lưu động quỏ ớt sẽ đặt TCT vào vị trớ bất lợi: TCT khụng cú khả năng thanh toỏn cỏc húa đơn hoặc tận dụng cỏc cơ hội tăng lợi nhuận. Mặt khỏc, cú quỏ nhiều vốn lưu động sẽ làm giảm khả năng sinh lợi vỡ bản thõn số vốn đú cũn cú chi phớ vốn.
Giỏ trị HTK là một phần của vốn lưu động. Cũng giống như vốn lưu động núi chung, lượng tồn kho phải được cõn bằng giữa hai thỏi cực quỏ nhiều hoặc quỏ ớt. Lượng tồn kho nhiều sẽ giỳp giải quyết được nhiều vấn đề của TCT như: hồn thành cỏc đơn hàng nhanh chúng, tạo ưu thế chống lại tỡnh trạng ngừng sản xuất. Tuy
nhiờn, lượng tồn kho nhiều cũng ảnh hưởng đến chi phớ tài chớnh và tạo rủi ro phỏ giỏ thị trường của bản thõn HTK đú. Mỗi sản phẩm dư tồn trong kho sẽ tớnh vào chi phớ tài chớnh của Tổng cụng ty, làm giảm lợi nhuận. Và mỗi sản phẩm cũn nằm trong kho cú nguy cơ trở nờn lỗi thời hay khú tiờu thụ hơn theo thời gian. Điều này một lần nữa lại ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận.
Rau quả nụng sản, và những mặt HTK của tồng cụng ty là một vớ dụ điển hỡnh về lượng tồn kho gia tăng cú thể ảnh hưởng nghiờm trọng đến lợi nhuận. Đõy là những mặt hàng dễ hỏng khú bảo quản, bị ảnh hưởng bởi thời tiết trong tất cả cỏc khõu từ sản xuất, vận chuyển, bảo quản đồng thời giỏ cả cũng thay đổi lờn xuống thất thường, đầu vào, đầu ra cũng khụng ổn định.
Tại TCT với đặc điểm kinh doanh đa dạng bao gồm nhiều loại hàng húa sản phẩm dịch vụ khỏc nhau lại rất đặc thự nờn sản phẩm tồn kho tại TCT cũng cú nhiều điểm riờng biệt:
- Bao gồm nhiều chủng loại mẫu mĩ kớch thước khỏc nhau gắn với đặc thự của từng sản phẩm.
- Được hỡnh thành từ nhiều nguồn khỏc nhau - Nhiều mặt HTK phải nhập khẩu từ nước ngồi.
Mụ̣t thực tờ́ là tṍt cả các sản phõ̉m tụ̀n kho đờ̀u được sắp xờ́p tại các kho thuụ̣c các cụng ty, nhà máy sản xṹt chờ́ biờ́n phõn bụ́ khắp trờn cả nước gồm 4 khối:
- Khối cụng nghiệp:
Gồm các nhà mỏy chế biến:
-Sản phẩm đúng hộp, sản phẩm lạnh, sản phẩm sấy khụ, sản phẩm muối và dầm dấm như: rau, quả, dưa chuột, nấm mỡ, thịt, cỏ...
-Gia vị: ớt, tỏi, gừng, nghệ, quế, tiờu -Nước quả cụ đặc: chuối, dứa, đu đủ -Bao bỡ hộp kim loại, hũm gỗ, hũ, carton...
Gụ̀m các nụng trường với hàng nghìn ha đất canh tỏc trờn tồn quốc. Cỏc nụng trường này trồng cấc loại cõy cụng nghiệp ,cõy nụng nghiệp như dứa ,chanh ,chuối ,lạc,cao su ,cà phờ...và chăn nuụi gia sỳc như chõu ,bũ ,lợn..
-Khối xuất nhập khẩu
Gụ̀m nhiờ̀u khu vực XNK: ở Hà Nội, Đà Nẵng và TP. Hồ Chớ Minh. Cỏc mặt hàng nhập khẩu của TCT gồm cú:
- Vật tư nụng nghiệp: phõn bún, thuốc trừ sõu, hạt giống rau.
- Vật tư cụng nghiệp: sắt tấm, hộp rỗng, lọ thuỷ tinh, carton, axi cho thực phẩm và đường.
- Mỏy múc thiết bị cho cỏc nhà mỏy chế biến - Cỏc loại hoỏ chất khỏc
Cỏc mặt hàng XK:
- Quả tươi: chuối, dứa, cam, bưởi... và cỏc loại quả nhiệt đới khỏc. - Rau tươi: bắp cải, cà rốt, cà chua, dưa chuột...
- Sản phẩm đúng hộp, đụng lạnh - Hoa tươi và cõy cảnh
- Cỏc sản phẩm nụng sản khỏc như chố, cafe, cao su...
-Khối nghiờn cứu khoa học và đào tạo:
TCT rau quả nụng sản Việt Nam cú 1 viện nghiờn cứu rau quả và nhiều trạm thực nghiệm chuyờn nghiờn cứu giống mới, sản phẩm mới, cải tạo bao bỡ, nhĩn hiệu. Khối này chuyờn cung cấp cỏc thụng tin kinh tế và đào tạo cỏc cỏn bộ khoa học, kỹ thuật. Hiện tại tại TCT cú cỏc loại HTK sau:
Về rau quả:
- Sản phẩm rau quả tươi: Là cỏc sản phẩm rau quả được làm sạch để xuất khẩu. Cỏc sản phẩm này giữ nguyờn hương vị tự nhiờn, đặc trưng của từng loại rau quả.
- Sản phẩm đụng lạnh: Là cỏc sản phẩm rau quả được làm sạch và được bảo quản ở nhiệt độ thấp giữ cho rau quả tươi lõu. Sản phẩm này hầu như vẫn giữ được hương vị và chất lượng như sản phẩm tươi ban đầu.
- Sản phẩm muối và dầm dấm: Là cỏc sản phẩm rau quả được làm sạch, dựng dấm, muối và một số gia vị làm phụ gia. Sản phẩm này cú thể để nguyờn hỡnh hoặc gọt vỏ nhưng vẫn giữ được hỡnh dạng của rau quả ban đầu
- Sản phẩm sấy khụ và gia vị, dược liệu: Sản phẩm này cũng là cỏc loại rau quả và cõy gia vị được làm sạch, sấy khụ và chế biến theo cụng thức nhất định
- Sản phẩm đúng hộp: dứa hộp, vải hộp, nước dứa, nước chuối, nước chụm... Sản phẩm đúng hộp cú nhiều loại:
+ Nước quả tự nhiờn (nguyờn chất): Là sản phẩm mà thành phần chủ yếu là dịch quả, trong đú cú một phần thịt quả hoặc khụng chứa thịt quả. Nước quả tự nhiờn cú hàm lượng dinh dưỡng cao, cú màu sắc tự nhiờn và hương vị của nguyờn liệu: nước dứa, nước thanh long, nước tỏo, nước chụm chụm, sữa dừa…
+ Necta quả: Là nước do quả đục ra, nước quả nghiền hoặc nước quả với thịt quả dạng sệt, chế biến bằng cỏch chà mịn những loại quả khú lấy dịch như: chuối, xồi, đu đủ, mĩng cầu,... Đõy cũng là sản phẩm cú giỏ trị dinh dưỡng cao do chứa thành phần quả là chủ yếu.
+ Nước quả cụ đặc: Là nước quả ộp, lọc trong rồi cụ đặc tới hàm lượng chất khụ. Cú thể coi nước quả cụ đặc là một dạng bỏn chế phẩm để chế biến nước giải khỏt, rượu vang quả, rượu mựi, kem,...
+ Xirụ quả: Là nước quả được pha thờm đường.
+ Squash quả: Tương tự như Xirụ quả nhưng chứa nhiều thịt quả hơn, ở dạng đặc sỏnh hơn.
+ Nước quả lờn men: Được chế biến bằng cỏch cho nước quả lờn men rượu. + Bột quả giải khỏt: Gồm bột quả hồ tan và khụng hồ tan.
+ Nước quả giải khỏt: Thành phần chủ yếu là dịch quả, cộng với đường, axớt thực phẩm, màu thực phẩm và hương liệu.
+ Hoa cỏc loại: Lan hồ điệp,Lan hồ điệp cỏnh nhỏ, lan vũ nữ, Lan hải, địa lan
Về nụng sản
Macadamia, Mứt , ểc chú, Cơm dừa, Thạch dừa, Quế, Hạt nhựa, Riềng, Dầu cọ, Hồ tiờu( trắng, đen), Hạt điều (nhõn), Mớa, Chố, Cao su, bụng, sữa, muối, thuốc lỏ, gỗ rừng trồng, lạc, cỏc loại thịt, trứng, gia cầm, động vật sống, thúc, gạo đường,sắn, vừng, đậu xanh, long nhĩn, hạt sen, cà phờ…
Ngồi ra cũn cú cỏc loại hạt giống: Su hào Hà Giang, cải xanh lỏ vàng, bắp cải Bắc Hà, Cải củ Hà nội, Xà lỏch Hải Phũng, Cải xanh ngọt Hải phũng, cải bẹ mào gà …
Về hàng tồn khỏc
Cỏc loại mỏy xõy dựng( Mỏy sấn tụn thuỷ lực, mỏy nộn khớ, mỏy ủi, Mỏy khoan đỏ, Mỏy xỳc đào, Mỏy phỏt điện, Điện thoại di động, Linh kiện mỏy tớnh,Thộp cỏc loại, Thiết bị đo lường, Ống cỏc loại, Bỏnh cỏc loại, Rượu cỏc loại, Giấy cỏc loại,Thức ăn gia sỳc, Linh kiện DVD, linh kiện điện tử, Dõy inoc, dõy bọc đồng, dõy cỏp điện, Xoong chảo, Chất tẩy rửa, tỳi lọc bụi, Sữa tắm, dầu xả, gel tắm, Sữa tươi,Cụng cụ đĩ qua sử dụng(xe xỳc lật,mỏy ủi….). Bao bì hụ̣p kim loại, hòm gụ̃, carton …
Vờ̀ mặt bảo quản tại kho:
Do đặc thự của TCT chủ yếu là kinh doanh rau quả tươi, đụng lạnh. nờn việc quản lý và bảo quản những mặt hàng này rṍt quan trọng, nếu quản lý khụng tốt rất dễ bị hỏng và hao hụt nờn việc quản lý sỏt sao là tối cần thiết để giỳp giảm chi phí, hao hụt và nõng cao lợi nhuận.
Một loại hàng cũng chiếm tỷ trọng lớn trong hàng tụ̀n kho đú là lọ thuỷ tinh cỏc loại, hàng này cú đặc điểm là rất dễ vỡ nếu bảo quản khụng tốt.
Một mảng kinh doanh nữa của TCT là kinh doanh vỏ hộp sắt cỏc loại, hàng này với thời tiết của nước ta là độ ẩm cao nờn nếu quản lý khụng tốt rất dễ bị rỉ sột,hư hỏng,mà giỏ trị của loại hàng này lại tương đối cao.
Để đỏp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu đa dạng của khỏch hàng và nõng cao năng lực cạnh tranh trờn thị trường thế giới, trong những năm gần đõy, TCT đĩ rất quan tõm đến việc đa dạng hoỏ cỏc hoạt động kinh doanh và mặt hàng kinh doanh. Sự đa dạng này thể hiện ở cơ cấu sản phẩm còn tụ̀n lại kho của TCT : nhúm sản phẩm rau quả tuy vẫn chiếm tỷ trọng cao trong tổng giá trị sản phõ̉m tụ̀n kho nhưng cú xu hướng
giảm dần; tỷ trọng của nhúm hàng gia vị, nụng sản thực phẩm chế biến và hàng hoỏ khỏc như ớt bột, tỏi bột, hồi, quế, hạt sen, hạt điều, nghệ, gừng cú xu hướng tăng lờn. Đụ̀ng thời xṹt hiợ̀n nhiờ̀u mặt hàng tụ̀n kho mới như : linh kiợ̀n DVD, phõ̀n mờ̀m, dõy cáp điợ̀n, ụ́ng nước. Các mặt hàng điợ̀n tử có xu hướng chiờ́m tỉ trọng và khụ́i lượng giao dịch nhiờ̀u hơn( như điợ̀n thoại di đụ̣ng, linh kiợ̀n máy tính …).
II.3.1.2. Phương phỏp tớnh giỏ HTK tại TCT rau quả nụng sản
Theo chế độ kế toỏn hiện hành kế toỏn HTK tại VP TCT rau quả nụng sản ỏp dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn
Kế toỏn phải phản ỏnh 1 cỏch thường xuyờn, liờn tục và cú hệ thống mọi sự biến động của HTK .
Trị giỏ HTK cuối kỳ = Trị giỏ HTK đầu kỳ + Trị giỏ nhập trong kỳ - Trị giỏ xuất trong kỳ.
Theo phương phỏp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chộp phản ỏnh và theo dừi sự biến động từng ngày của HTK mà khụng phụ thuộc vào kết quả kiểm kờ. Phương phỏp này rất phự hợp trong với thực tế HTK của TCT và phự hợp trong điều kiện tin