III. Kế toán xác định kết quả bán hàng
6.2Kế toán giảm gía hàng bán
6. Kế toán xác định các khoản giảm trừ doanh thu
6.2Kế toán giảm gía hàng bán
* Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ đợc doanh nghiệp (bên bán) chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trên hoá đơn, vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách hoặc không đúng thời hạn ghi trên hợp đồng.
* Chứng từ kế toán sử dụng:
Khi phát sinh khoản giảm giá hàng bán phòng kinh doanh của công ty cùng với khách hàng lập “ biên bản giảm giá hàng bán”
* Tài khoản sử dụng:
Các khoản giảm giá hàng bán đợc phản ánh vào tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán và chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ sau khi đã có Hóa đơn bán hàng. Trong kỳ hạch toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế đợc phản ánh vào bên Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán. Cuối kỳ, kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán vào tài khoản doanh thu bán hàng để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ. Tài khoản 532 đợc chi tiết nh sau:
KT hạch toán:
Nợ TK 5321: 5.278.900đ
Nợ TK 3331: 527.890đ
Có TK 131: 5.806.790đ
Trong trờng hợp công ty trả khoản giảm giá cho khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, thì sau khi nhập Phiếu kế toán trên, kế toán phải nhập Phiếu chi hoặc Giấy báo có của ngân hàng theo định khoản:
Nợ TK 131: 5.806.790đ
Có TK 111: 5.806.790đ
Số liệu vừa nhập sẽ đợc chơng trình tự động kết chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu, kế toán vốn bằng tiền.
Sổ chi tiết TK 532 (Phụ lục 25)
6.3 Kế toán hàng bán bị trả lại
- Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đã xách định tiêu thụ, nhng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hiệp đồng kinh tế nh: hàng kém phẩm chất, sai qui cách, chủng loại. Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của ngời mua ghi rã lý do trả lại hàng, số lợng hàng bán bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại, đính kèm hoá đơn (nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hoá đơn (nếu trả lại 1 phần hàng).
- Hàng bán bị trả lại phải qua kiểm nghiệm của ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại bao gồm cán bộ phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán, cán bộ phòng kiểm tra chất l- ợng. Ban kiểm nhập hàng bán bị trả lại sẽ lập biên bản kiểm nghiệm hàng bán bị trả lại và viết phiếu nhập hàng bị trả lại.
-Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm do ban kiểm nhập lập, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho này, kế toán tiến hành nhập trên phiếu hàng bán bị trả lại trong phân hệ kế toán “bán hàng”.
Để hạch toán hàng bán bị trả lại, kế toán sử dụng TK 531.
Ví dụ: Ngày 16/03/2008 chứng từ số TBHH 02, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm nhập kho về việc hàng đại lý trả về
tự động cập nhật số liệu vào các phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán công nợ phải thu để lên các báo cáo, sổ chi tiết công nợ với ng… ời mua, các chứng từ ghi sổ, sổ cái TK theo các định khoản:
- Bút toán ghi giảm doanh thu:
Nợ 531: 1.573.990đ
Nợ TK 333(1): 157.399đ
Có TK 131: 1.731.389đ
- Bút toán ghi giảm giá vốn: Nợ TK 155- Thành phẩm
Có TK 632- Giá vốn hàng bán.
Trích sổ chi tiết TK 531 (Phụ lục 26) 7. KT xác định kết quả bán hàng
7.1. KT chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
7.1.1 KT chi phí bán hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí bán hàng tại công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm: Lơng nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lơng, chi vật liệu, công cụ dụng cụ, bao bì phục vụ cho việc bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ, chi phí bằng tiền khác, Chi tiếp thị, quảng cáo, chiết khấu bán hàng.
Ngoài ra, hàng hoá của Công ty là do bộ phận bán hàng tự thu mua để tiêu thụ và khoản chi phí mua hàng phát sinh tơng đối nhỏ, do đó, công ty hạch toán luôn khoản này vào trong chi phí bán hàng.
- Tài khoản sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng. Đồng thời có 6 TK cấp 2 Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản: TK 111,TK 152, TK155.
- Trình tự kế toán:
Đối với khoản chi phí nhân viên bán hàng:
Nợ TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng
Nợ TK 6412: 720.000đ Có TK 152 (153): 720.000đ
Đối với chi phí khấu hao TSĐ dùng cho bộ phận bán hàng:
Nợ TK 6414- Chi phí KHTSCĐ Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:
Nợ TK 6417 (6418)- Chi phí dịch vụ mua ngoài (chi phí bằng tiền khác) Nợ TK 1331- Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ
Có TK 1111- Tiền mặt Việt Nam
Cuối kỳ chơng trình tự động kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 theo định khoản:
Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 (6411, 6412)- Chi phí bán hàng.
Sổ cái TK 641 (Phụ lục 27)
7.1.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Công ty sử dụng TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” để phản ánh toàn bộ chi phí phát sinh có liên quan đến việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ khác có liên quan đến hoạt động của công ty.
TK 642 có 7 tài khoản cấp 2 - Trình tự hạch toán:
Đối với chi phí nhân viên QLDN: Hàng tháng khi tính tiền lơng, các khoản trích theo lơng trả cho nhân viên quản lý, căn cứ vào phiếu chi (Phụ lục 28), kế toán ghi
BT1: Nợ TK 642(1): 13.893.000đ
Có TK 334: 13.893.000đ
BT2: Nợ TK 642(2):
Có TK 338(3): 2.361.000đ Có TK 338(4): 277.860đ
Xuất vật liệu, CCDC dùng cho công tác quản lý: Nợ TK 6422 (6423)- Chi phí vật liệu quản lý.
Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận QLDN:
Nợ TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 2141- Hao mòn TSCĐ
Đối với các khoản thuế, phí, lệ phí:
Nợ TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí.
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với khoản chi phí dịch vụ ngoài (tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại...) và chi phí khác bằng tiền (chi phí công tác phí, chi hội nghị...). Ví dụ: Trong tháng 1/2008 tiền điện thoại phát sinh, kế toán đinh khoản:
Nợ TK 6427: 3.050.000đ
Nợ TK 1331: 3.050.00đ
Có TK 1111:3.355.000đ
Cuối kỳ, chơng trình tự động kết chuyển chi phí quản lý sang TK 911 Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Có TK 642 (6421, 6422,...) – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tơng tự nh đối với CPBH, kế toán công ty chỉ theo dõi chi tiết CHQLDN theo từng nội dung của chi phí mà không theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng.
Sổ cái TK 642 (Phụ lục 29)
7.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng
- Tài khoản sử dụng
Để phản ánh kết quả bán hàng trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh và tài khoản 421 – Lợi nhuận cha phân phối.
-Phơng pháp hạch toán
Cuối tháng kế toán tiến hành thực hiện các bút toán kết chuyển tự động để xác định kết quả bán hàng. Hiện tại công ty không theo dõi kết quả bán hàng chi tiết theo từng mặt hàng mà chỉ xác định kết quả cho tất cả các mặt hàng trong công ty.
Chơng trình sẽ tự động kết chuyển theo các bút toán đã đợc đánh dấu và phản ánh số liệu vào sổ cái các tài khoản liên quan theo các định khoản sau:
- Kết chuyển hàng bán bị trả lại Nợ TK 511 (5111, 5112) : 131.487.567đ Có TK 531 (5311, 5312) : 131.487.567đ - Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911 : 11.152.267.608đ Có TK 632 (6321, 6322) : 11.152.267.608đ - Kết chuyển doanh thu thuần:
Nợ TK 511 (5111, 5112) : 16.020.788.550đ
Có TK 911 : 16.020.788.550đ
- Kết chuyển chi phí bán hàng
Nợ TK 911 : 983.058.538đ
Có TK 641(6411 -> 6418): 983.058.538đ - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 911 : 110.861.92đ
Có TK 642 (6421 -> 6428): 110.861.92đ
- Lãi (Lỗ) hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tính theo công thức: Lãi (Lỗ) = DTT – GVHB – CPBH - CPQLDN - Kết chuyển lãi hoạt động bán hàng
Nợ TK 911 : 3.774.600.479đ
Có TK 421 : 3.774.600.479đ
- Kết chuyển lỗ hoạt động bán hàng
Nợ TK 421 :
Có TK 911 :
- Kết chuyển thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ
Nợ TK 33311 : 637.813462đ
Có TK 1331 : 637.813462đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, chơng trình sẽ tự động cho phép kết xuất in ra sổ cái tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. (Phụ lục 30)
Chơng III: Một số ý kiến đề xuất
nhằm góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty gạch ốp lát TháI Bình
i. Nhận xét đánh gía khái quát về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty cổ phần gạch ốp lát Thái Bình.
1. Ưu điểm
Thứ nhất: Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Trong thời đại bùng nổ của công nghệ thông tin, việc công ty ứng dụng phần mềm kế toán máy đã tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Với đặc điểm của công ty là số lợng sản phẩm tiêuT thụ lớn, bao gồm nhiều chủng loại nên việc công ty ứng dụng phần mềm kế toán là rất thuận tiện. Nó giúp giảm bớt khối l- ợng công việc lớn cho các nhân viên kế toán, tăng năng suất lao động kế toán so với kế toán thủ công, mang lại hiệu quả cao. Mặt khác còn đảm bảo độ chính xác cao, giải quyết đợc khó khăn trong tính toán số liệu lớn, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu của các đối tợng sử dụng thông tin, giúp cho nhà quản lý sớm có kế hoạch, biện pháp đối với khâu bán hàng.
Thứ hai là: Về tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán ở công ty có biên chế 7 ngời, có thể nói công ty đã xây dựng đợc một bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với điều kiện ứng dụng kế toán máy. Các nhân viên kế toán của công ty đều có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, đợc phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, từ đó tạo ra một sự chuyên môn hoá trong công việc góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán cũng nh trong quản lý tài chính.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức chứng từ – ghi sổ với các sổ cái và sổ kế toán chi tiết. Hình thức này không những đơn giản, phù hợp với điều kiện áp dụng kế toán máy mà còn phù hợp với viẹc phân công công viẹc kế toán. Bên cạnh đó công ty đã thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính theo chế độ. Ngoài ra công ty còn tổ chức một số báo cáo quản trị nhằm phục vụ cho công tác quản trị nội bộ. Các báo cáo này giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt đợc thông tin tổng hợp và chi tiết về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo công tác quản lý đợc thực hiện chặt chẽ từ đó xây dựng đợc những chiến lợc, phơng hớng sản xuất kinh doanh một cách chính xác kịp thời.
-Về hệ thống tài khoản: Công ty đã tiến hành khai báo danh mục tài khoản trong phần mềm theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Các tài khoản thành phẩm, hàng hoá, doanh thu, giá vốn, chi phí đợc tổ chức chi tiết một cách linh hoạt, khoa học và phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty.
- Về chứng từ sử dụng: Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì đều đợc bộ phận kế toán có liên quan phản ánh ngay vào các chứng từ và tiến hành nhập liệu vào máy. Các chứng từ gốc đợc công ty sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng phát sinh nh Hoá đơn GTGT, Phiếu thu đều đ… ợc ghi đầy đủ, chính xác theo đúng thời gian, có chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan, đúng chế độ tài chính quy định. Bên cạnh đó, các chứng từ đợc thiết kế trong chơng trình kế toán máy cũng đảm bảo phản ánh đầy đủ các nội dung ghi trong chứng từ gốc.
Thứ t là: Về việc hạch toán, kê khai thuế gía trị gia tăng
Việc hạch toán, kê khai thuế GTGT đợc thực hiện rõ ràng, chặt chẽ. Công ty luôn thực hiện tính đúng, tính đủ số thuế GTGT phải nộp vào ngân sách Nhà nớc. Đồng thời, các biểu mẫu để kê khai thuế GTGT do phần mềm bhiết kế đều phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính. Điều đó giúp cho cơ quan thuế thuận tiện trong việc kiểm tra, theo dõi.
Thứ 5 là: Về phơng pháp hạch toán hàng tồn kho, xác định trị giá vốn hàng xuất kho
Với đặc điểm hàng hóa thành phẩm của công ty là số lợng, chủng loại phong phú, đơn giá không quá cao, số lợng nghiệp vụ nhập xuất tơng đối nhiều, yêu cầu cập nhật các thông tin về nhập – xuất tồn không đòi hỏi liên tục hàng ngày, công ty đã áp dụng phơng pháp tính giá hàng xuất kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Phơng pháp này hoàn toàn thích hợp với những đặc điểm và điều kiện nêu trên của công ty. Thêm vào đó, việc kế toán công ty sử dụng phần mền kế toán máy nên việc tính giá trung bình hoàn toàn đơn giản và vẫn đảm bảo đúng tiến độ công việc.
2. Hạn chế
Thứ nhất là: Đối với các khoản chiết khấu của công ty
+Công ty hạch toán khoản chiết khấu bán hàng vào TK6418 là cha đúng quy định.
+ Công ty đang sử dụng mức chiết khấu bán hàng cho các khách hàng là 7% không tính đến hình thức cũng nh thời hạn thanh toán của khách hàng.việc công ty áp dụng mức chiết khấu nh vậy về thực chất chỉ là chiết khấu thơng mại, có tác dụng khuyến khích khách hàng mua hàng của công ty (tỷ lệ chiết khấu của công ty chỉ đợc thực hiện khi khách hàng đến ký kết hợp đồng với công ty và tỷ lệ này đợc xác định trên doanh số mua hàng của khách) chứ cha khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Ngoài ra, việc tất cả các khách hàng của công ty (trừ khách mua lẻ) đợc hởng chiết khấu bán hàng cũng phần nào làm giảm đi ý nghĩa của chiết khấu này.
Mặt khác, khi phát sinh khoản chiết khấu bán hàng kế toán hạch toán theo định khoản sau:
Nợ TK 6418
Có TK 1111,331
Việc hạch toán nh vậy là không đúng với quy định hiện hành mà còn làm ảnh hởng đến một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh.
Thứ hai là: Việc tổ chức vận dụng hệ thống TK, sổ sách kế toán
Hiện nay tài khoản phản ánh doanh thu, giá vốn hàng hoá, thành phẩm cha đ- ợc theo dõi chi tiết theo từng nhóm hàng, từng mặt hàng, từng bộ phận. Do đó công ty cũng không mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu, giá vốn cho từng chủng loại sản
tiết theo từng nhóm hàng, từng mặt hàng, từng bộ phận. Điều này làm cho tác dụng của thông tin kế toán cung cấp bị hạn chế, ảnh hởng đến quyết định sản xuất kinh doanh và định hớng hoạt động của công ty trong thời gian tới.
Hơn nữa, hiện nay công ty cha sử dụng “ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Viẹc sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ để so sánh đối chiếu với bảng cân đối số