c. Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết:
2.3.2.1. Thực hiện thủ tục kiểm soát
Sau khi lập kế hoạch kiểm toán, nhóm kiểm toán viên sẽ thực hiện các thủ tục kiểm toán đã được thiết kế trong các chương trình kiểm toán, KTV tiếp xúc với khách hàng và tìm hiểu những thông tin chung và tiến hành thu thập các bằng chứng và tài liệu liên quan để thực hiện kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên như sau:
* Các tài liệu cần thu thập từ khách hàng :
. Quyết định giao đơn giá tiền lương
. Quỹ lương của Công ty
. Quy chế trả lương tại Công ty
. Sổ Nhật ký tiền lương, Sổ cái TK 334, 338; phiếu chi, séc thanh
toán, Bảng thanh toán tiền lương; ngoài ra thu thập thêm các Hợp đồng lao động, Hợp đồng giao khoán, Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành...
Để thu thập được các bằng chứng kiểm toán KTV tiến hành phỏng vấn BGĐ về chính sách phê duyệt mức lương, bậc lương; Phòng nhân sự về tình hình lao động và thủ tục tuyển dụng; Tổ trưởng các tổ về việc chấm công; Nhân viên kế toán về cách hạch toán tiền lương; CNV về chế độ tiền lương và chính sách đãi ngộ lao động. Ngoài ra KTV tiến hành quan sát và điều tra việc thực hiện chấm công, tính lương, và trả lương trong tháng ở các đơn vị.
Bảng 2.2: Tìm hiểu quy chế tiền lương khách hàng ABC
Quy chế trả lương đối với CBCNV Công ty ABC
(Ban hành theo Quyết định số: CT/HĐQT ngày 20-4-2004) I. Căn cứ xây dựng quy chế trả lương:
1. Công văn số 3420/LĐTBXH-TL ngày 29-12-1998 của Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội, hướng dẫn xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp Nhà nước. 2. Theo Quyết định số: 1023/QĐ- BXD ngày 29-07-2003 của Bộ Xây dựng về việc thành lập Công ty ABC.
3. Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty ABC đã được Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị thông qua 01-08-2003.
II. Mục đích ý nghĩa
1. Nhằm tăng năng suất một cách bền vừng, dẫn đến nâng cao thu nhập của người lao động.
2. Khuyến khích động viên CBCNV tập trung vào công tác quản lý, điều hành sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế ngày càng cao cho Công ty.
3. Nâng cao trách nhiệm của CBCNV về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, công tác quản lý điều hành, chăm lo đời sống cho CBCNV trong Công ty.
4. Khuyến khích CBCNV không ngừng học tập nâng cao trình độ về mọi mặt. 5. Đảm bảo công bằng, đánh giá đúng công sức của người lao động.
Phần I: Đối với bộ phận gián tiếp Đối với bộ phận gián tiếp
1. Các tiêu chí dể xây dựng trả lương:
* Dựa vào các chỉ tiêu sau: TL= TLtg+ TLns* T Trong đó
- TL : Tổng tiền lương được hưởng.
- TLtg : Tiền lương thời gian được hưởng. Được quy định thep cấp bậc, chức vụ đảm nhiệm, việc đang làm do Công ty xây dựng trên cơ sở các quy định của Nhà nước về chế độ tiền lương, phù hợp với điều kiện SXKD của đơn vị và được HĐQT Công ty phê duyệt.
- TLns : Là tiền lương năng suất hàng tháng. - T : Là tỷ lệ tiền lương năng suất được hưởng. 2. Cách xây dựng tiền lương năng xuất (TLns) như sau:
a. Giá trị sản xuất kinh doanh tháng : Tháng = Quý/3
STT Tỷ lệ hoàn thành KH trong tháng (%) số điểm 1 Mức > hoặc = 100% 10 2 Từ <100-90% 7 3 Mức <90% 5
b. Công tác thu vốn trong tháng : Lấy kết quả thu vốn trong tháng để tính điểm trả lương.
STT Tỷ lệ đạt so với kế hoạch giao trong tháng Số điểm 1 Đạt > hoặc =100% kế hoạch 10 2 Đạt từ 70% đến 100% kế hoạch 7 3 Đạt < 70% 5
c. Lợi nhuận trong tháng : Lấy giá trị quyết toán tài chính trong tháng : STT Mức độ Số điểm
1 Có lãi >3% giá trị sản lợng 20 2 Có lãi <3% Giá trị sản lợng 10 3 Không có lãi 0
4 Lỗ -20
d. Đảm bảo thu nhập CBCNV : Lấy kết quả thu nhập quý trước để làm cơ sở tính lương cho quý sau :
STT Thu nhập Bq 1người/quý Số điểm 1 >4.500.000 đồng 10 2 Từ 3.000.000 đến 4.500.000 đồng 7 3 < 3.000.000 đồng 5
* Tổng cộng mục a+b+c+d+e(nếu có) = Số điểm đạt được trong tháng (Đ) e. Đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh lao động :
Nếu để xảy ra tai nạn lao động nghiêm trọng thì ngoài việc xử lý hành chính, số điểm để tính lương của toàn khối lao động gián tiếp Công ty còn bị trừ đi 3 (ba) điểm, nếu để xảy ra tai nạn chết người trừ đi 5 (năm) điểm/vụ/tháng đó.
3. Cách tính tiền lương năng xuất : TLns = Hk * TLcbbq
Trong đó
. TLns : Tiền lương năng xuất được hưởng. . TLcbbq : Tiền lương cơ bản bình quân đơn vị.
Hk : Hệ số lương khoán Công thức tính:
T = Đi
ĐMax
Trong đó
. T : Tỷ lệ tiền lương năng suất được hưởng. . Đmax : Là số điểm tối đa được (=50 điểm)
. Đi : Là số điểm đạt được tương ứng với các chỉ tiêu trên
Hệ số lương khoán cho từng cấp bậc, chức danh cụ thể do Công ty xây dựng cho phù hợp nhưng phải đảm bảo nguyên tắc : Công bằng, dân chủ, công khai, đúng công sức của người lao động bỏ ra không khống chế tối đa và tối thiểu.
Phần II: Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất
1. Việc trả lương cho bộ phận này cũng được tính theo công thức: TL= TLtg+ TLns* T
TL: Là tổng tiền lương được hưởng
TLtg: Tiền lương được hưởng: Lương theo cấp bậc và các khoản phụ cấp (phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại, phụ cấp thu hút, phụ cấp tiếng ồn, phụ cấp làm đêm, phụ cấp trách nhiệm…)
TLns: Là tiền lương năng suất hàng tháng ( ngày công tính cho 26 ngày công/tháng)
Công ty sẽ tiến hành thành lập Hội đồng lương và khen thưởng, có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra thực hiện các chỉ tiêu trên của các tổ sản xuất, cuối tháng các tổ vận hành tiến hành bình xét khách quan từng cá nhân theo các chỉ tiêu chi tiết, lập biên bản và gửi kết quả đánh giá lên Hội đồng lương của Công ty phê duyệt làm cơ sở tính lương cho bộ phận trực tiếp sản xuất.
Cách tính điểm: Đi = tổng điểm của các mục trên
TLns = LCB* HĐ k
max
TLns : Tiền lương năng xuất được hưởng.
Đi : Là số điểm đạt được tương ứng với các chỉ tiêu trên Đmax : Là số điểm tối đa được
LCB: tiền lương cơ bản của mỗi CBCNV
Hk : Hệ số lương khoán, chức danh quy định cụ thể cho từng công nhân như sau: STT Hệ số (Hk) Chức danh
1 1.7 Công nhân trực chính 2 1.5 Công nhân trực phụ
* Các khoản khấu trừ BHYT, BHXH, KPCĐ theo quy định của Nhà nước.
Sau khi tìm hiểu về quy chế tiền lương và việc thực hiện các quy chế tiền lương tại ABC, KTV nhận thấy: Việc phê duyệt chính sách tiền lương của BGĐ là đúng quy định, việc tuyển dụng nhân viên và quản lý lao động được phòng nhân sự cập nhật liên tục và chi tiết theo dõi đối với từng nhân viên; chấm công và hạch toán tiền lương được tổ chức độc lập, thanh toán lương cho nhân viên luôn có sự kiểm soát và phê duyệt của cấp trên. Nhìn chung việc thiết kế thủ tục kiểm soát trong chu trình tiền lương nhân viên của đơn vị ABC khá chặt chẽ.
Công ty XYZ: KTV tham khảo tài liệu từ cuộc kiểm toán năm trước, xem xét và ghi chú hệ thống kiểm soát nội bộ để thu thập thông tin.
Bảng 2.3: Tìm hiểu quy chế tiền lương công ty XYZ
Quy chế trả lương đối với CBCNV Công ty XYZ
I. Cơ chế quản lý tiền lương:
Đăng ký với Tổng Công ty kế hoạch sử dụng lao động, đơn giá tiền lương.
Xây dựng Quy chế quản lý và phân phối tiền lương và thu nhập của công ty có sự thống nhất của Công đoàn công ty.
Duyệt Quy chế quản lý và phân phối tiền lương, thu nhập của các Xí nghiệp trực thuộc. Kiểm tra việc xây dựng và giao đơn giá tiền lương của các Xí nghiệp đối với các bộ phận và quá trình thực hiện.
Hàng năm quyết toán quỹ lương theo quy định.
II.Phương pháp phân chia quỹ lương và trả lương cho người lao động:
Phần trả lương theo chế độ nhà nước:
Cán bộ công nhân viên chức được trả lương dựa trên hệ số lương và phụ cấp lương hiện giữ nhân với mức lương tối thiểu mà Nhà nước quy định tại thời điểm, chia cho số ngày làm việc theo chế độ nhân với số ngày công thực tế đi làm của CBCNVC trong tháng.
Mức lương
tháng = (Hệ số lương và phụ cấp* Lmin) *
Ngày công đi làm Số ngày làm việc theo chế độ
Lmin: Là mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định theo thời điểm Phần lương kinh doanh: trả theo cấp bậc công việc, hệ số khuyến khích và ngày công thực tế làm việc.
Hệ số cấp bậc công
việc(CBCV) = Hệ số lương * Hệ số điều chỉnh
Công thức tính lương: Tiền
lương = Quỹ lương trả theo CBCV và HSKKTổng số điểm của đơn vị
Điểm của từng người = hệ số lương theo Nghị định 205/2004/NĐ-CP * Hệ số điều chỉnh* Hệ số KK* Ngày công làm thực tế
HSKK: Hệ số khuyến khích.
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG QUỸ LƯƠNG CỦA CÔNG TY XYZ
Ngày 09/1/2004
Kính gửi:...
Thực hiện Nghị định số: 114/2002/NĐ-CP ngày 31/12/2002 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về chế độ tiền lương. Thông tư số: 13/2002/TT-BLĐ TBXH ngày 30/05/2003 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện một số điều
của Nghị định 114/2002/NĐ- CP ngày 31/12/2002 của Chính phủ về tiền lương đối với người lao đọng làm việc trong doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp.
Công ty cổ phần XYZ xin đăng ký kế hoạch sản xuất kinh doanh sử dụng lao động đơn giá tiền lương năm 2005.
1 Sản lượng tiêu thụ 400.000 Tấn
2 Doanh thu 196.830 triệu đồng
3 Giá trị sản xuất 14.500 triệu đồng
4 Lợi nhuận trớc thuế 1960 triệu đồng
5 Cổ tức 15% năm
6 Lao động trong danh sách 165 người
7 Quỹ lương 5.800 triệu đồng
8 Đơn giá tiền lương 400 đồng/1000đồng GTSX
9
Lương bình quân của
NLĐ 2.929.000 đồng/người/tháng
QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ
v/v: Điều chỉnh đơn giá lương của kế hoạch năm 2005 ngày 9/3/2005
Căn cứ Quyết định số: 222/2003/QĐ-BCN ngày 17/12/2003 của Bộ Công nghiệp về chuyển công ty.... thành công ty cổ phần XYZ.
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty CP XYZ.
Căn cứ Nghị quyết số 05 của HĐQT của Công ty CP XYZ họp ngày 06 tháng 05 năm 2005.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Điều chỉnh đơn giá lương kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2005 từ 400 đồng/1000 đồng GTSX lên 450 đồng/1000 đồng GTSX.
Điều 2: Đơn giá mới được áp dụng kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2005
Điều 3: Các ông/ bà: Giám đốc, Kế toán trưởng Công ty chịu trách nhiệm thực hiện Quyết định này.
KTV nhận thấy ở công ty XYZ có một quy chế kiểm soát tương đối chặt chẽ trong các hoạt động của toàn đơn vị, ngoài việc có sự kiểm tra, giám sát của Tổng công ty, còn có bộ máy kiểm toán nội bộ hoạt động hiệu quả, đáng tin cậy. Về chu trình tiền lương nhân viên: Tổ chức hạch toán tiền lương tuân thủ theo đúng quy định, chế độ kế toán Việt Nam; Hệ thống tuyển dụng lao động của công ty tương đối tốt; Có sự tách biệt giữa bộ phận chấm công và
tính lương, KTV tin tưởng hệ thống KSNB là tốt, có khả năng ngăn ngừa phần lớn các sai phạm.