: Quan hệ hỗ trợ
2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán
2.2 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số d
2.2.1 Đối chiếu số d đầu năm, cuối năm giữa báo cáo, Sổ cái và Sổ chi tiết
Mục đích là để đảm bảo chứng minh số liệu nợ phải trả trên Báo cáo tài chính là thống nhất với Sổ chi tiết và Sổ cái hay nói cách khác đảm bảo số liệu tổng hợp trên Báo cáo tài chính đợc tổng hợp từ các số liệu chi tiết chính xác và có thực. Nếu số liệu trên bảng cân đối kế toán không thống nhất với Sổ cái hoặc Sổ chi tiết, cần phải tìm hiểu nguyên nhân, thí dụ có thể trao đổi với nhân viên của khách hàng để tìm kiếm sai sót, và có sự điều chỉnh thích hợp. Tuy nhiên sự thống nhất của Báo cáo này với sổ sách cha phải là bằng chứng đầy đủ về toàn bộ khoản phải trả. Thí dụ nh các hoá đơn vào thời điểm cuối năm vẫn có thể không đợc ghi chép cả trên Sổ chi tiết lẫn Sổ cái.
Việc đối chiếu số liệu trên Báo cáo chi tiết phải trả ngời bán với Báo cáo tài chính, Sổ cái TK 331 đợc phản ánh trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên nh sau:
Bảng số 11: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X
Khoản mục: TK 331 Bớc công việc: kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Ngời TH Ngời KT Mã số: Trang:
D đầu năm D cuối năm
Nợ Có Nợ Có
-Trên báo cáo chi tiết TK 331 190.754.574 914.775.334 157.083.280 226.798.647 - Trên BCĐKT 190.754.574 914.775.334 157.083.280 226.798.647 - Trên Sổ cái TK 331 190.754.574 914.775.334 157.083.280 226.798.647
NX: Số tiền trên Báo cáo chi tiết TK 331 khớp với số tiền trên Báo cáo tài chính và Sổ cái TK 331.
Tại Công ty Y, công việc đối chiếu nh trên cũng đợc kiểm toán viên thực hiện tơng tự và kết quả thể hiện trên giấy làm việc của kiểm toán viên nh sau:
Bảng số 12: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y
Khoản mục: TK 331 Bớc công việc: kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Ngời TH Ngời KT Mã số: Trang:
D đầu năm D cuối năm
Nợ Có Nợ Có
-Trên báo cáo chi tiết TK 331 698.254.500 896.217.000 - Trên BCĐKT 698.254.500 896.217.000 - Trên Sổ cái TK 331 698.254.500 896.217.000
NX: Số tiền trên Báo cáo chi tiết TK 331 khớp với số tiền trên Báo cáo tài chính và Sổ cái TK 331.
2.2.2 Khẳng định số d
Để khẳng định số d kiểm toán viên đối chiếu danh sách phải trả nhà cung cấp với sổ chi tiết, biên bản đối chiếu công nợ. Kết qủa đợc phản ánh trên giấy làm việc của kiểm toán viên nh sau:
Bảng 13: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X
Khoản mục: TK 331 Bớc công việc: kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Ngời TH Ngời KT Mã số: Trang:
STT cung cấpTên nhà 31/12/2003 31/12/2004 Ghi chú
Nợ Có Nợ Có 1 Cty ý Yên 27.500.000 12.500.000 a, R 2 Cty vật t kinh doanh tổng hợp 105.546.345 30.029.092 a, R 3 Cty cổ phần xây lắp và TM 24.999.854 10.739.854 a * 4 Cty TNHH Vĩnh Thuận 66.990.655 a* 5 Cty TNHH Hơng Linh 20.000.000 a* 6 Công ty Hoa L 33.754.720 14.343.426 a, R 7 Cty TNHH Trờng Dân 132.000.000 132.000.000 a* 8 Cty TNHH Tiến Minh 319.502.225 45.324.600 a, R 9 Cửa hàng số 15 Minh Khai 244.126.692 51.954.300 a, R Tổng 190.754.574 914.775.334 157.083.280 226.798.647
a: khớp với sổ chi tiết
R: khớp với biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004 *: cha có biên bản đối chiếu công nợ
Bảng 13: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y
Khoản mục: TK 331 Bớc công việc: kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004 Tên Ngày Ngời TH Ngời KT Mã số: Trang:
STT cung cấpTên nhà 31/12/2003 31/12/2004 Ghi chú
Nợ Có Nợ Có 1 Cty CP hoá chất nhựa 112.781.000 119.781.000 a, R 2 Cty Hoà Phát 160.320.200 175.690.500 a, R 3 Cty Asian- paint 184.099.500 309.780.000 a, R 4 Cty TNHH Hơng Chi 81.275.800 80.915.000 a, R 5 Cty Elma 160.033.000 210.050.500 a, R Tổng 698.254.500 896.217.000
a: khớp với sổ chi tiết TK 331
R: khớp với biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004
NX: khoản phải trả ngời bán có biên bản đối chiếu đầy đủ tại ngày 31/12/2004
Nh vậy tại Công ty X có 4 nhà cung cấp không có biên bản đối chiếu công nợ tại ngày 31/12/2004. Để khẳng định số d của các nhà cung cấp này và khẳng định không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót, kiểm toán viên tiến hành thủ tục gửi th xác nhận.
Việc gửi th xác nhận đợc tiến hành theo các bớc sau:
Sơ đồ 7: Các bớc thực hiện gửi th xác nhận
Ghi chú: : Trình tự thực hiện
Sau khi thống nhất với Ban Giám đốc Công ty X và vì số lợng nhà cung cấp cha có biên bản đối chiếu ít, kiểm toán viên quyết định gửi th xác nhận cho tất cả 4 nhà cung cấp trên. Và kiểm toán viên quyết định gửi th xác nhận chủ động, vì khi không nhận đợc th trả lời thì có nghĩa là có điều gì đó bất thờng mà kiểm toán viên cần kiểm tra thêm. Trong khi đó th xác nhận thụ động, kiểm toán viên không thể phân biệt đợc khách hàng không đồng ý hoặc không nhận đợc th xác nhận của nhà cung cấp không quan tâm đến việc trả lời. Sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và nếu thu thập đợc thì công việc kiểm trả chi tiết sẽ bớt khó khăn hơn nhiều. Vì thế nếu không nhận đợc th trả lời sau 2 lần gửi th xác nhận thì kiểm toán viên sẽ yêu cầu khách hàng can thiệp để có đợc tối đa các thông tin phản hồi từ phía nhà cung cấp.
Thống nhất với BGĐ khách hàng Xác định phạm vi và qui mô mẫu
chọn
Theo dõi và xử lý các thư phúc đáp và thực hiện các thủ tục kiểm
toán thay thế
Bảng số 14: Mẫu th xác nhận
Công ty X Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2005
Th Xác nhận Nợ
Kính gửi: Công ty TNHH Hơng Linh
Địa chỉ: 109 Trần Hng Đạo – Hà Nội
Để phục vụ tốt cho công việc kiểm toán tại Công ty X, chúng tôi kính mong qúy Công ty xác nhận số nợ phải thu của Công ty X tại thời điểm 31/12/2004 nh sau:
Theo số liệu trên sổ sách của Công ty X: 20.000.000 đồng Bằng chữ : Hai mơi triệu đồng chẵn.
Việc xác nhận số tiền này chỉ nhằm phục vụ cho mục đích xác nhận chính xác số d nợ trên báo cáo tài chính, không phục vụ mục đích gì khác.
Rất mong qúy Công ty vui lòng xác nhận số d nợ trên và gửi về địa chỉ sau:
Nguyễn Thị Thanh Huế
Công ty AISC – 39B – Thụy Khuê - Hà Nội ĐT: (04).9741481
Trớc ngày 19/3/2005
Số xác nhận của Công ty TNHH Hơng Linh: ...VNĐ Số chênh lệch: ...
Lý do chênh lệch:
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác và giúp đỡ của qúy Công ty Xác nhận của qúy Công ty. Xác nhận của Công ty X Ngời đại diện: Ngời đại diện: (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
Kết quả gửi th xác nhận đợc kiểm toán viên tổng hợp vào bảng sau:
Bảng số 15: Bảng tổng hợp th xác nhận nợ
STT Tên nhà cung cấp Số d trên sổ chi tiết Th XN đã gửi Số d đợc XN Chênh lệch 1 2 3 4
Cty CP xây lắp và thơng mại
Cty TNHH Vĩnh Thuận Cty TNHH Hơng Linh Cty TNHH Trờng Dân 10.739.854 66.990.655 20.000.000 132.000.000 1 1 1 1 10.739.854 68.310.655 20.000.000 1.320.000 Tổng 229.730.509 4 99.050.509 1.320.000
Nh vậy 4 th xác nhận gửi đi, có 3 th phúc đáp - Tổng số d các khoản phải trả là: 97.730.509 - Tổng số d khoản ứng trớc cho ngời bán : 132.000.000 - Số d đợc xác nhận : 99.050.509 - Tỷ lệ % số d đợc xác nhận : 43.1 % - Số CL giữa số đợc xác nhận và và số trên sổ sách là: 1.320.000 đ
Nh vậy, kiểm toán viên phải tiến hành kiểm tra khoản ứng trớc cho Cty TNHH Trờng Dân và khoản chênh lệch 1.320.000 đồng.
Qua kiểm tra, kiểm toán viên nhận thấy rằng khoản ứng trớc cho Cty TNHH Trờng Dân là khoản ứng trớc từ năm 2003 chuyển sang, đó là khoản tiền ứng trớc để Cty TNHH Trờng Dân cấp và ép cọc nền móng công trình khu tập thể An Đông theo hợp đồng kinh tế số K23307 ngày 15 tháng 10 năm 2003. Qua xem xét hợp đồng, kiểm toán viên nhận thấy thời hạn kết thúc hợp đồng là 30/11/2004, kiểm toán viên đã trao đổi với Ban Giám đốc và biết rằng việc cấp và ép cọc nền móng công trình khu tập thể An Đông đến 31/12/2004 cha hoàn thành, theo Cty TNHH Trờng Dân phải đến tháng 5 năm 2005 mới hoàn thành, Công ty cha làm gia hạn hợp đồng.
Còn khoản chênh lệch 1.320.000 đồng của Cty TNHH Vĩnh Thuận, kiểm toán viên sẽ tiến hàng kiểm tra số phát sinh trong năm để tìm xem có nghiệp vụ mua hàng nào bị bỏ sót không.
2.2.3 Kiểm tra số phát sinh
ϖKiểm tra việc phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra việc hạch toán mua hàng và thanh toán
Các nghiệp vụ mua hàng của Công ty X chủ yếu là mua nguyên vật liệu. Để kiểm tra, kiểm toán viên chọn một số nhà cung cấp thờng có số phát sinh lớn, nhà cung cấp mới, nhà cung cấp cha có biên bản đối chiếu công nợ và cha nhận đợc phúc đáp th xác nhận. Sau đó chọn những nghiệp vụ mua hàng điển hình để kiểm tra cách hạch toán bằng cách kiểm tra một số nghiệp vụ hạch toán xem có phù hợp với quy trình hạch toán không hoặc cách hạch toán có gì khác biệt với những cách hạch toán thông thờng không, kiểm tra hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán.
Trở lại vấn đề xuất hiện các nhà cung cấp mới là Cty TNHH Vĩnh Thuận và Hơng Linh, kiểm toán viên đã thảo luận với BGĐ và biết rằng những mặt hàng hai công ty này cung cấp các nhà cung cấp thờng xuyên không có. Vì vậy việc xuất hiện các nhà cung cấp mới này là không có vấn đề gì.
Kiểm toán viên quyết định chọn Cty TNHH Vĩnh Thuận để kiểm tra vì có sự chênh lệch số d cuối năm trên sổ chi tiết với xác nhận của Cty TNHH Vĩnh Thuận và Cty TNHH Tiến Minh vì số phát sinh trong năm lớn.
Kết quả kiểm tra đợc trình bày trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên nh sau:
Bảng số 16: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X
Khoản mục: TK 331 Bớc công việc: kiểm
Tên Ngày
Ngời TH Mã số:
tra chi tiết
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngời KT Trang:
Cty TNHH Vĩnh Thuận
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi
chú SH NT Nợ Có 23 13/3/04 Mua cốt thép 2T28-40/2T40-40 152,133 13.996.344 (1) 25 27/4/04 Mua cặp cáp CSS – 3M 152,133 5.796.000 (2) 27 28/5/04 Mua vòng đệm phẳng M42 152,133 1.233.273 (3) 32 28/7/04 Mua Bu lông M20*60 152,133 1.233.120 (4)
(1): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho hợp lệ
(2): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán hợp lệ
(3): đã kiểm tra hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, không có phiếu đề nghị mua hàng
(4): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán hợp lệ
NX: việc mua nguyên vật liệu thực hiện đúng thủ tục, đợc ghi nhận đầy đủ.
Bảng số 17: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty X
Khoản mục: TK 331 Bớc công việc: kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm toán:
Tên Ngày
Ngời TH Ngời KT
Mã số: Trang:
31/12/2004
Cty TNHH Tiến Minh
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi
chú SH NT Nợ Có 26 3/5/04 Mua thép L đều SS41 – L175x15 152,133 6.618.500 (1) 31 25/6/04 Mua thép đều BCT3 – L90x7 152,133 1.437.297 (2) 32 5/7/04 Mua đầu cốt M95 152,133 2.940.000 (3) 32 26/7/04 Mua thép tròn gai A3 – Phi 25 152,133 9.503.610 (4)
(1) đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ
(2) đã kiểm tra hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ
(3) đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ
(4) đã kiểm tra hoá đơn phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho đầyđủ, hợp lệ
NX: việc mua hàng đúng thủ tục, đợc phản ánh đầy đủ. Công ty Y
Các nghiệp vụ mua hàng của Công ty Y cũng chủ yếu là mua nguyên vật liệu. Căn cứ vào Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái TK 331, sổ chi tiết TK 331, kiểm toán viên chọn mẫu một nghiệp vụ có số phát sinh lớn và liên quan đến nhà cung cấp có số d biến động bất thờng, kiểm tra việc hạch toán và việc ghi chép giá trị hàng hoá. Kết quả kiểm tra đợc thể hiện trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên nh sau:
Bảng 18: Trích giấy tờ làm việc
Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học Khách hàng: Cty Y Tên Ngày
Khoản mục: TK 331 Bớc công việc: kiểm tra chi tiết
Niên độ kiểm toán: 31/12/2004
Ngời TH Ngời KT
Mã số: Trang:
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi
chú
SH NT Nợ Có
HĐ
1437 02/02/04 Mua nhựa của Cty CP hoá
chất nhựa 152,133 25.780.560 (1)
HĐ
1576 12/03/04 Mua Sơn của Cty Asian - paint
152,133 54.249.200 (2)
HĐ 1568 6/05/04 Mua dây điện
của Cty Elma 152,133 12.578.000 (3)
HĐ 1598 5/10/04 Mua nớc sơn JK của Cty
Asian- paint 152,133 16.892.486 (4)
(1): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ
(2): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ
(3): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ
(4): đã kiểm tra phiếu đề nghị mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đầy đủ, hợp lệ
NX: việc mua hàng đúng thủ tục, đợc phản ánh đầy đủ, hợp lệ
ϖ Kiểm tra hàng mua trả lại: mục đích của công việc này là xem việc ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp do hàng mua trả lại là có thật hay không và có đợc ghi đúng kỳ không. Kết quả kiểm tra tại Công ty X và Công ty Y nh sau:
Công ty X
Qua kiểm tra, kiểm toán viên thấy có một nghiệp vụ hàng mua trả lại Cty cổ phần xây lắp và thơng mại trong tháng 12 năm 2004.
Bảng số 19: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi
chú
SH NT Nợ Có
43 25/12/ 04
Trả lại thép tấm dày 16 ly mua của Cty ý Yên (Chứng từ số 21)
152,133 8.093.777
(1)
(1): đã kiểm tra biên bản trả lại hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng NX: hàng mua trả lại có đầy đủ thủ tục và đợc ghi nhận đúng kỳ Công ty Y
Qua kiểm tra, kiểm toán viên thấy rằng không có nghiệp vụ trả lại hàng nào trong năm.
ϖKiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ:
Thủ tục này đợc thực hiện tại các doanh nghiệp có giao dịch bằng