Theo giỏo trỡnh Kinh tế chớnh trị, NXB Giỏo dục, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giỏ cả sức lao động. Tiền lương cũng là đũn bẩy kinh tế để khuyến khớch tinh thần lao động của người lao động, nõng cao hiệu quả lao động. Theo giỏo trỡnh, GS.TS.Nguyễn Quang Quynh – TS.Ngụ Trớ Tuệ, tiền lương là phần thự lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trờn thời gian, khối lượng và chất lượng cụng việc. Tiền lương chớnh là một khoản chi chi phớ cấu thành lờn giỏ thành sản phẩm, giỏ vốn hàng bỏn…ảnh hưởng tới lợi nhuận (thước đo hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp). Chớnh vỡ vậy chi phớ tiền lương luụn là một trong những mối quan tõm hàng đầu của donh nghiệp và KTV.
Cỏc chức năng cơ bản của chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn:
Thuờ mướn và tuyển dụng lao động:
Cụng việc này thường được thực hiện bởi bộ phận nhõn sự. Bộ phận nhõn sự phải tổng hợp lờn bỏo cỏo về cỏc trường hợp tuyển dụng, phõn cụng vị trớ, trỏch nhiệm cụng việc, mức lương khởi điểm, phỳc lợi, thưởng khỏc để trỡnh lờn cấp cú thẩm quyền xin phờ chuẩn. Cỏc hồ sơ nhõn sự được lưu tại phũng nhõn sự. Chỉ cú phũng nhõn sự mới cú quyền cập nhật thờm danh sỏch cỏc nhõn viờn mới vào hồ sơ nhõn sự và chỉ cú phũng kế toỏn mới được phộp thanh toỏn tiền lương cho người lao động
Quản đốc, đốc cụng, trưởng bộ phận sẽ là người đề xuất việc thay đổi mức lương, thưởng lờn ban giỏm đốc để xin phờ duyệt dựa trờn sự đỏnh giỏ về quỏ trỡnh làm việc của người lao động. Sau khi được phờ duyệt phũng nhõn sự sẽ cập nhật vào hồ sơ nhõn sự. Việc kiểm soỏt này sẽ đảm bảo việc tớnh toỏn và thanh toỏn lương và cỏc khoản phụ cấo một cỏch chớnh xỏc và đầy đủ.
Theo dừi tớnh toỏn thời gian lao động và khối lượng cụng việc, sản phẩm hoàn thành:
Chứng từ ban đầu để hạch toỏn thời gian lao động, khối lượng cụng việc hoàn thành là bảng chấm cụng và phiếu xỏc nhận sản phẩm hoàn thành, hợp đồng giao khoỏn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũn sử dụng cỏc chứng từ khỏc như thẻ thời gian, giấy xỏc nhận nghỉ ốm, thai sản, hoặc nghỉ phộp.
Tớnh lương và lập bảng lương:
Sau khi nhận được cỏc chứng từ chấm cụng lao động, khối lượng cụng việc hoàn thành, bộ phận nhõn sự hoặc một bộ phận riờng biệt sẽ kiểm tra lại tớnh chớnh xỏc của cỏc chứng từ trờn và tiến hành tớnh lương, thưởng cho từng người lao động. Cỏc khoản trớch theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ được tớnh theo cỏc quy định của phỏp luật hiện hành hoặc theo thỏa thuận với người lao động. Sau khi tớnh toỏn xong, kế toỏn lập bảng thanh toỏn tiền lương, tiền thưởng cho người lao động. Bờn cạnh đú, kế toỏn lập bảng kờ khai cỏc khoản phải nộp về cỏc khoản trớch theo lương.
Ghi chộp sổ sỏch:
Từ bảng thanh toỏn tiền lương, tiền thưởng và cỏc chứng từ gốc kốm theo, kế toỏn tiến hành ghi sổ. Đồng thời, kế toỏn lương viết cỏc phiếu chi lương, sộc chi lương và gửi cỏc phiếu chi lương, sộc chi lương kốm theo bảng tớnh lương cho thủ quỹ.
Sau khi nhận được cỏc phiếu chi lương, sộc chi lương, thủ quỹ tiến hành kiểm tra đối chiếu lại với bảng tớnh lương về tờn người thụ hưởng và số tiền, chữ ký phờ duyệt và tiến hành chi lương cho người lao động và yờu cầu người lao động ký nhận vào phiếu chi lương đồng thời kế toỏn đống dấu đó chi vào phiếu chi lương. Với cỏc phiếu chi lương chưa thanh toỏn, kế toỏn phải cất trữ cẩn thận. Với cỏc sộc, phiếu chi hỏng phải được cắt gúc và lưu lại nhằm ngăn ngừa cỏc phiếu chi giả.