Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành
Với sự đa dạng về NVL đầu vào như hiện nay thì công ty nên có một Hệ thống Sổ danh điểm vật tư. Việc này sẽ giúp cho việc theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ và nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Để lập được Sổ danh điểm vật tư phù hợp, thì điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã hiệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ bổ sung những mã NVL mới.
Việc luân chuyển Chứng từ có thể linh động hơn một chút. Có thể nên đưa thêm quy định là khi nào có những Chứng từ có giá trị lớn thì nên tập hợp và sớm gửi lên phòng kế toán thay vì chờ đến định kỳ rồi mới gửi như thế sẽ gây nên sự chẫm chễ và điều này có thể gây ảnh hưởng đến công tác quản lý NVL. Như vậy sẽ giảm tải công việc cho Phòng Tài chính – kế toán, vì vậy sẽ giảm thiểu rất nhiều việc nhầm lẫn giữa các nghiệp vụ kinh tế với nhau.
Hiện nay, các sản phẩm vật liệu xây dựng không đảm bảo chất lượng đang tràn lan trên thị trường Việt Nam, mà đặc biệt có xuất xứ từ Trung Quốc. Vì vậy, Công ty nên quản lý chặt chẽ hơn nữa trong việc giao nhận và kiểm nghiệm vật tư kỹ càng trước khi nhập kho. Điều này là rất cần thiết cho chất lượng công trình.
Đối với cách tính giá trị NVL nhập khẩu của Công ty, trong trường hợp nhập lô hàng về phục vụ cho một công trình: Công ty nên phân bổ chi phí khoán và chi phí liên quan vào luôn giá trị hàng nhập khẩu chứ không lên tách rời và kết chuyển luôn vào giá trị công trình, dẫu biết sau này sẽ vẫn được tính vào giá trị công trình khi xuất kho NVL. Với việc phân bổ giá trị trực tiếp cho NVL nhập kho như thế thì sẽ tiện cho việc quản lý hơn. Ví dụ như: Khi có một công trình khác của Công ty đang cần NVL nhập khẩu về của một công trình khác mà Công ty không thể nhập hàng về kịp và đành lấy của công trình khác. Khi đó giá trị NVL xuất cho công trình kia mới đúng là giá trị của nó theo quy định. Hoặc khi công ty vì một lý do nào đó mà số nguyên vật liệu mua về dùng không hết mà Công ty khác có nhu cầu mua lại số NVL đó. Thì khi đó giá bán phải bao gồm cả những chi phí khác ( chi phí khoán và chi phí liên quan). Đồng thời với cách tính này thì mới phản ánh đúng giá trị thực của công trình nếu xảy ra các trường hợp trên.
Với đặc điểm là một Công ty sản xuất sản phẩm xây lắp thì Chi phí NVL chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng giá trị sản phẩm xây lắp. Do đó, việc quản lý NVL là hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề theo dõi tình hình sử dụng NVL (nhập - xuất - tồn), để từ đó giúp Công ty có thể theo dõi và đảm bảo kịp thời NVL tránh bị gián đoạn trong thi công. Việc sử dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL tuy đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép gây ra nhiều trùng lặp. Vì những lý do đó, em đề xuất nên hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển, nhằm hạn chế những nhược điểm vốn có của phương pháp Thẻ song song. Khi áp dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển sẽ giúp cho kế toán tiết kiệm được công tác lập sổ kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán toán, đồng thời sẽ tránh được tình trạng ghi chép trùng lặp. Mặc dù vậy nó vẫn có những hạn chế của nó là công việc thường dồn vào cuối tháng, do đó sẽ ảnh hưởng tới việc kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót và làm ảnh hưởng đến các khâu kế toán khác. Nhưng nếu công tác kế toán được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng thì nó sẽ khắc phục được tình trạng này. Với đặc thù là một Công ty chuyên về mảng xây lắp thì việc áp dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển là phù hợp.
Dưới đây là sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển:
Sơ đồ 6:
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển
Về nội dung hạch toán chi tiết:
Tại kho: Cũng giống như phương pháp Thẻ song song thì Thủ kho sử
dụng Thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng NVL nhập - xuất - tồn.
Tại phòng kế toán:
Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL (bản chất chính là Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn) theo từng kho. Theo quy định thì cuối tháng trên cơ sở phân loại Chứng từ nhập, xuất NVL theo từng loại và từng kho, kế toán tiến hành lập Bảng kê nhập nguyên vật liệu và Bảng kê xuất nguyên vật liệu. Rồi tiến hành ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Tuy nhiên nếu để việc ghi chép này dồn hết vào cuối tháng thì sẽ rất kho cho việc kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện những sai sót, đồng thời làm ảnh hưởng tới tính liên tục của chức năng kiểm tra thường xuyên. Do đó, em đề xuất là định kỳ cứ 10 ngày (đối với những công trình ở xa hoặc khó khăn trong việc đi lại … có thể dãn ra tới 15 ngày), kế toán tổ đội tiến hành nộp các Chứng từ về cho bộ phận kế toán, như vậy việc này sẽ giúp cho kế toán tránh dồn công việc vào cuối kỳ. Vì ghi chép định kỳ như thế nên cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp số lượng nhập và xuất trên mỗi bảng kê, rồi sau đó căn cứ vào đó để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tiến hành đối chiếu thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển để xem có khớp không (về mặt số lượng). Nếu có chênh
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Bảng kê xuất NVL Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
lệch thì cả hai bên cần tiến hành xem xét lại nhằm phát hiện ra chỗ sai sót và đưa ra những điều chỉnh kịp thời. Công việc ghi chép của kế toán sẽ trở lên dễ dàng và gọn nhẹ hơn nếu có phần mềm kế toán chuyên dụng hỗ trợ. Tuy nhiên với nguồn lực nội tại của Công ty hiện nay thì phương pháp này sẽ hiệu quả hơn.
Về hình thức sổ kế toán:
Đối với Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và Thẻ kho thì giống phương pháp Thẻ song song. Còn mẫu sổ: Sổ đối chuyển luân chuyển, Bảng kê nhập NVL và Bảng kê xuất NVL được trình bày như sau.
Nếu Công ty vẫn dựa trên nền tảng kế toán cũ (tức là không sử dụng phần mềm kế toán ) thì Bảng kê nhập hoặc xuất sẽ có mẫu như sau.
Biểu số 15: BẢNG KÊ NHẬP VẬT LIỆU Tháng … năm 20… Kho: ………. Danh điểm vật tư
Tên vật tư Số lượng chứng từ
Đơn
vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền
Cộng
Ngày …. tháng ….. năm ….. NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ tên)
Bảng kê xuất nguyên vật liệu cũng có hình thức tương tự như Bảng kê nhập NVL. Với cách ghi định kỳ này thì giúp cho việc theo dõi tình hình sử dụng NVL trong tháng sẽ dễ dàng hơn. Và từ đó giúp cho việc đưa ra các quyết định thu mua nguyên vật liệu sẽ trở lên dễ dàng hơn.
Nếu Công ty sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thì Bảng kê nhập NVL và Bảng kê xuất NVL lên lập cho từng danh điểm vật tư để tiện cho việc theo dõi tình hình sử dụng NVL một cách chi tiết hơn và có thể lập theo từng kho. Cụ thể, em xin đề xuất mẫu bảng kê sau:
Biếu số 16: BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Tên vật tư:……….. Đơn vị tính:……… Tháng …. năm ... Chứng từ Số hiệu Ngày Cộng Ngày …… tháng …… năm ……. NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên)
Đối với Bảng kê xuất vật tư thì làm tương tự như Bảng kê nhập vật tư, nhưng ở cột 3 thì thay chữ “Tên nhà cung cấp” bằng chữ “Diễn giải”. Để giải thích nội dung xuất nguyên vật liệu và tên người nhận.
Cuối tháng kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (như đã nói ở trên: Sổ đối chiếu luân chuyển về bản chất chính là Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, vì thế nên em sử dụng Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn thay vì Sổ đối chiếu luân chuyển theo quy định). Cụ thể nó có mẫu như sau:
Biểu số 17:
Đơn vị: Công ty CP xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Kho: ……… Từ ngày …/…/…… đến ngày …./…./….. STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị
tính Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
A B 1 2 3 4 5 6 7 8
Cộng
Ngày …. tháng …. năm …..
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG
Với hách toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển thì phương pháp này còn giúp kế toán lập được các báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng NVL theo từng tháng của từng công trình. Và chính báo cáo này là căn cứ để công ty theo dõi tình hình sử dụng NVL và tình hình phân bổ NVL trong quá trình thi công công trình. Với những lập luận và trình bày trên em nghĩ Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành nên chuyển đổi quy trình hạch toán chi tiết NVL theo Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển mà vẫn không làm thay đổi tình hình nhân sự cũng như việc chuyển đổi mới này sẽ ảnh hưởng không đáng kể trong thời gian đầu khi tiến hành chuyển đổi.
Điều cuối cùng mà rất nhiều bạn đã rất hay nói, nhưng em xin đề xuất công ty nên sử dụng kế toán máy như vậy nó vừa tạo một nền tảng tốt cho bộ phận kế toán đồng thời sau này khi công ty mở rộng quy mô thì sẽ không bị bỡ ngỡ khi chuyển đổi sang sử dụng kế toán máy. Sau một thời gian tìm hiểu, em xin đề xuất ra một số phần mềm như sau:
- Phần mềm Smartsoft.Fa : Nó rất phù hợp với các công ty xây dựng, đồng thời khả năng tự nâng cấp hệ thống khi có luật mới ban hành liên quan tới lĩnh vực công ty. Đặc biệt nó có khả năng theo dõi kinh phí theo nhiều chương trình nhiều loại khoản trên cùng một cơ sở dữ liệu. Đăc biệt là khả năng lưu vết chứng từ khi lập, sửa chữa hay huỷ bỏ giúp người quản lý theo dõi được tính đúng đắn và xác thực của từng nghiệp vụ. Cũng như các phần mềm kế toán khác thì sự tiện ích mà nó đem lại thì rất lớn. Ngoài ra Công ty có thể đặt hàng làm riêng một chương trình kế toán phù hợp với hiện tại và khi mở rộng quy mô.
- Ngoài ra có thể sử dụng một số phần mềm sau: Fast, PMKT simsoft của công ty PM DAMI, hay bạn có thể sử dụng phần mềm MEGA của tổng công ty LICOGI.
Các phần mềm trên đều khá hay và phù hợp cho Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, theo em thì công ty nên sử dụng phần mềm Smartsoft.Fa là phù hợp nhất.
KẾT LUẬN
Một lần nữa khẳng định nguyên vật liệu là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành. Thực tế cho thấy, tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác tổ chức quản lý, nếu thực hiện tốt được điều này thì sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, sử dụng hợp lý, đặc biệt là năm bắt được tình hình biến động của nguyên vật liệu. Từ đó kịp thời đưa ra các quyết định kinh tế, đồng thời giúp chất lượng công trình được đảm bảo. Thấy được những lợi ích đó, nên công ty đã không ngừng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu nhằm đem lại hiệu quả cao hơn nữa trong sản xuất kinh doanh.
Với những lỗ lực không ngừng để hoàn thiện hệ thống kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng thì Công ty đã tạo điều kiện rất nhiều giúp cho người làm kế toán được bồi dưỡng kỹ năng nghề nghiệp và nắm bắt thông tin kịp thời.
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, được tiếp xúc với công việc thực tiễn đã giúp em hiểu ra nhiều vấn đề cũng như tích luỹ được kỹ năng nghề nghiệp kế toán, để phát triển hơn nữa. Vì thời gian thực tập ngắn và lượng kiến thức hạn chế, do đó trong chuyên đề này cũng không tránh khỏi những thiếu sót.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và anh/chị phòng Tài chính – Kế toán đã tận tình chỉ bảo em trong thời gian thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Lý thuyết và thực hành Kế toán Tài chính
PGS. TS Nguyễn Văn Công – ĐH KTQD
2. Chế độ kế toán doanh nghiệp - quyển 2: Báo cáo tài chính, chứng từ, sổ sách kế toán và sơ đồ kế toán
Bộ Tài chính
3. Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2: Hàng tồn kho 4. http://webketoan.com.vn và http://tapchiketoan.info Một số trang thông tin điện tử khác
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
GTGT : Giá trị gia tăng
HTK : Hàng tồn kho
KKTX : Kê khai thường xuyên NVL : Nguyên vật liệu
TK : Tài khoản
TSCĐ : Tài sản cố định TSDH : Tài sản dài hạn TSNH : Tài sản ngắn hạn VAT : Thuế giá trị gia tăng
DANH MỤC SƠ ĐỒ - BẢNG BIỂU
Sơ đồ - Bảng biểu Trang
Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây dựng 8
Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy quản lý 9
Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán 12
Sơ đồ 4: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 15 Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL tại công ty theo phương
pháp thẻ song song 25
Biểu số 1 : Một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất kinh doanh
trong những năm gần đây 17
Biểu số 2 : Hoá đơn GTGT 27
Biểu số 3 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,
hàng hóa 28
Biểu số 4 : Bảng kê mua hàng 29
Biếu số 5 : Phiếu nhập kho 30
Biểu số 6 : Thẻ kho 32
Biểu số 7 : Sổ chi tiết vật liệu - dụng cụ 33
Biếu số 8 : Phiếu xuất kho 35
Biểu số 9 : Thẻ kho 39
Biểu số 10: Sổ chi tiết vật liệu - dụng cụ 37 Biểu số 11: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn 38 Biểu số 12: Nhật ký chung 41 Biểu số 13: Sổ cái ( TK 1521) 43 Biểu số 14: Sổ cái (TK 331) 44 MỤC LỤC Trang DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU...1
PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TRƯỜNG THÀNH...3
1. Khái quát sự hình thành và phát triển của công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành...3
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành...4
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh ...4
2.2. Đặc điểm về sản phẩm sản xuất ...5
2.3. Đặc điểm về quy trình công nghệ...5
Sơ đồ 1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây dựng...6
Ghi chú: Trong phần thi công phần thô thì tùy từng công trình xây dựng mà thứ tự quy trình có thể khác nhau...6
3. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành...6
4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành...9
4.1. Nhiệm vụ của phòng Kế toán...9