I. Đặc điểm của chu trình mua hàng – thanh toán
2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
2.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
2.2.1. Thực hiện thủ tục phân tích.
Đối với nghiệp vụ mua hàng
Đối với nghiệp vụ mua hàng thủ tục phân tích đợc thực hiện nh sau: - So sánh chi phí mua hàng của kỳ này với kỳ trớc để xem những biến động bất thờng.
- Phân tích xu hớng tăng, giảm hoặc kiểm tra tính hợp lý của các yếu tố chi phí giữa các kỳ kế toán để phát hiện những biến động bất thờng.
- Phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng của từng tháng với nợ phải trả đợc ghi từng tháng hoặc với các khoản mục đã thanh toán.
Đối với các khoản phải trả khi mua hàng:
Để bảo đảm tính hợp lý chung của nợ phải trả, kiểm toán viên có thể tính một số chỉ tiêu dới đây và so sánh với năm trớc để nhận dạng các biến động bất thờng, và tìm hiểu nguyên nhân:
Tỷ lệ nợ phải trả trên tổng hàng
mua trong kỳ
=
Nợ phải trả cuối kỳ
Tổng giá trị mua hàng trong kỳ
Tỷ lệ nợ phải trả trên tổng nợ ngắn hạn = Nợ phải trả cuối kỳ Tổng nợ ngắn hạn Tỷ nợ phải trả
quá hạn = Nợ phải trả quá hạn cuối kỳ Tổng nợ phải trả cuối kỳ
Một thủ tục phân tích khác là kiểm toán viên nghiên cứu số liệu chi tiết nợ phải trả theo từng ngời bán để phát hiện những điểm bất thờng. Chẳng hạn so sánh số liệu của từng ngời bán với số liệu của chính họ trong các năm trớc, nh so sánh số liệu mua vào, số d cuối kỳ...
Kiểm toán viên cũng cần xem xét sự hợp lý của các khoản chiết khấu mua hàng bằng cách tính tỷ lệ chiết khấu bình quân trên tổng giá trị hàng mua, và so sánh với các thời kỳ trớc. Một sự giảm sút đáng kể của tỷ lệ này cần đợc xem xét, vì đó có thể là do sự thay đổi kết cấu hàng mua, nhng cũng có thể là một sai phạm trong ghi chép chiết khấu mua hàng.
2.2.2. .Kiểm tra chi tiết nợ phải trả ngời bán.
Chu trình mua hàng và thanh toán có liên quan đến nhiều khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính, nhng trong đó nhiều khoản mục liên quan đến các chu trình kiểm toán khác nh kiểm toán vốn bằng tiền, kiểm toán hàng tồn kho...Vì vậy nội dung kiểm tra chi tiết số d của chu trình này chủ yếu đề cập tới nợ phải trả ngời bán.
Nợ phải trả ngời bán là những món nợ cha thanh toán về hàng hoá và dịch vụ nhận đợc trong quá trình kinh doanh. Nợ phải trả ngời bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên liệu, thiết bị, điện nớc, sửa chữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận đợc trớc ngày kết thúc năm.
Bảng số 3: Các thủ tục kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bán
Mục tiêu kiểm toán Kiểm tra chi tiết số d nợ phải trả ngời bán -Tính hợp lý chung
Số d tài khoản nợ phải trả ngời bán, các só d chi tiết trong sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả, các tài khoản phản ánh tài sản và chi phí liên quan đều hợp lý.
- So sánh với tổng chi phí mua hàng năm trớc.
- Xem xét các khoản phải trả nhằm phát hiện những khoản bất hợp lý nh không có bên bán và các khoản phải trả có chịu lãi.
- Đối chiếu các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết với các năm trớc (theo
từng khách hàng) để phát hiện các biến động.
- Các mục tiêu đặc thù Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) thống nhất với sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả. Số tổng cộng đợc cộng đúng và thống nhất với sổ Cái tổng hợp.
- Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp bảng số d chi tiết nợ phải trả ngời bán vào thời điểm khoá sổ, sau đó kiểm tra tổng cộng và đối chiếu với sổ Cái và các sổ Chi tiết. Nếu số liệu trên bảng không thống nhất với sổ cái hoặc các sổ chi tiết. Nếu số liệu trên bảng không thống nhất phải tìm hiểu nguyên nhân, thí dụ có thể trao đổi với nhân viên của khách hàng để tìm kiếm sai sót, và có sự điều chỉnh thích hợp.
- Đối chiếu các hoá đơn của từng ngời bán với sổ hạch toán chi tiết nhằm kiểm tra tên ngời bán và số tiền.
Các khoản phải trả trong sổ hạch toán chi tiết phải có căn cứ hợp lý.
- Đối chiếu danh sách các khoản pảhi trả với cá hoá đơn và các bảng kê (nếu có) của ngời bán,
- Lấy xác nhận các khoản phải trả có tính chất bất thờng, lớn, có liên quan đến các bên hữu quan. Ngoài ra, việc xác nhận còn đợc thực hiện đối với các nhà cung cấp chủ yếu của đơn vị, dù rằng số d cuối kỳ có thể rất thấp hoặc không có. Để nhận biết các đối tợng này, kiểm toán viên có thể xem trên sổ chi tiết, hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị.
Các khoản phải trả hiện có đều ở trong danh sách (Bảng kê) các khoản phải trả (tính đầy đủ)
- Kiểm tra chi tiết các khoản nợ qúa hạn. - Tìm kiếm các khoản nợ phải trả không đợc ghi chép:
+ Kiểm tra các nghiệp vụ sau thời điểm khoá sổ: thông qua việc xem xét các khoản
chi quĩ cho các nghiệp vụ mua hàng ở niên độ này, ví dụ nh các nghiệp vụ mua hàng của tháng cuối niên độ kiểm toán. Các khoản này đáng lẽ phải đợc đơn vị phải ghi sổ để phản ánh đầy đủ các khoản phải trả cuối kỳ.
+ Xem xét các tài liệu có khả năng ẩn giấu các khoản nợ phải trả không đợc ghi chép: . Trờng hợp hàng về nhng cha có hoá đơn, hay hoá đơn đã về mà hàng cha nhận đợc. . Các hoá đơn của ngời bán nhạn đợc sau ngày kết thúc niên độ, do ngời bán có thể gửi hoá đơn chậm trễ vài ngày sau khi đã gửi hàng đi, do đó có thể những hoá đơn này thực sự thuộc niên độ kiểm toán, và chúng phải đ- ợc ghi vào nợ phải trả cuối năm.
Các khoản phải trả trong danh sách (Bảng kê) đợc đánh giá đúng đắn.
- Thực hiện các thủ tục tơng tự nh đối với các khoản nợ quá hạn với tính có căn cứ hợp lý.
Các khoản phải trả trong danh sách đợc phân loại đúng đắn.
- Kiểm tra sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
- Xem xét các trờng hợp số phát sinh số d bên nợ trên TK 331, ví dụ nh ứng trớc tiền cho ngời bán, trả lại hàng cho ngời bán sau khi đã thanh toán tiền...Những trờng hợp này phải đợc trình bày trong khoản nợ phải thu của bảng cân đối kế toán để đảm bảo trình bày đúng tình hình tài chính của đơn vị.
Việc phản ánh nợ phải trả ngời bán trong chu kỳ mua hàng thanh toán đợc vào sổ đúng kỳ.
- Thực hiện việc kiểm tra nợ quá hạn.
- Sự phân kỳ của nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với sự khoá sổ của hoá đơn mua hàng để xác định số d hàng tồn kho.
Khi quan sát kiểm kê hàng tồn kho vào thời điểm khoá sổ, kiểm toán viên nên ghi chép lại số liệu của các phiếu nhập cuối cùng, chúng sẽ đợc đối chiếu tơng ứng với các hoá đơn của ngời bán theo bảng kê các khoản phải trả vào thời điểm khoá sổ:
. Các hoá đơn tơng ứng với các phiếu nhập trớc phiếu nhập cuối cùng sẽ phải ghi nhận trong khoản nợ phải trả cuối kỳ.
. Ngợc lại, các hoá đơn tơng ứng với các phiếu nhập sau phiếu nhập cuối cùng sẽ không đợc tính vào khoản nợ phải trả cuối kỳ.
Nói cách khác, việc khoá sổ cuối năm phải đảm bảo rằng các lô hàng đã nhận vào ngày cuối niên độ sẽ đợc ghi chép vào nợ phải trả và đợc ghi nhận vào biên bản kiểm kê tồn kho.
Tài khoản nợ phải trả ngời bán trong chu trinh mua hàng và thanh toán đợc trình bày đúng đắn.
- Kiểm tra các khoản phải trả để đảm bảo nợ phải trả ngời bán, nợ ngắn hạn và dài hạn (chịu lãi) đợc tách riêng.
3. Kết thúc kiểm toán
Sau khi hoàn thành công việc kiểm toán tại từng chu trình riêng lẻ, kiểm toán viên chuẩn bị lập báo cáo kiểm toán. Trớc khi lập báo cáo kiểm toán, kiểm toán viên cần tổng hợp các kết quả thu thập đợc và thực hiện một số thử nghiệm bổ sung có tính chất tổng quát.